办公自动化全能一本通-PPT第3章课件

1、Word 排版打印与审校第3章办公自动化全能一本通目录CONTENT3.1排版与打印“员工手册”文档3.2审校“市场调查报告”文档3.3新手加油站3.4高手竞技场3.1.1 样式设计1. 应用样式Word 2016 中保存了多种内置样式，只需选择相应的样式即可为文本套用该样式。3.1.1 样式设计2. 使用格式刷快速应用样式格式刷是编排文档时经常使用的工具，通过格式刷能够快速将已经设置好的样式应用到需要设置的相似文本中。保持标题文本的选中状态，在【开始】/【剪贴板】组中双击“格式刷”按钮。此时，鼠标指针在文档编辑区显示为形状，拖动鼠标选择其他标题文本，即可快速应用相同样式。3.1.1 样式设计

2、3. 修改样式应用样式后，可能发现所选样式不适合该段文本，这时可对所应用的样式进行修改，如调整样式的字体、段落等，使其更加符合用户的要求。修改样式的操作与创建样式过程中的设置类似。选择样式段落，在【开始】/【样式】组中执行“修改”命令，在“格式”对话框中执行“段落”命令，然后在“段落”对话框中修改样式。修改样式3.1.2 插入页眉和页脚1. 插入内置的页眉和页脚页眉和页脚即每页文档的顶部或底部显示的内容，通过插入页眉和页脚可以让文档显得更加专业，同时更利于阅读者查看。在Word 2016 中预设了多种内置的页眉和页脚样式，用户通过内置方式能够快速完成页眉和页脚的编辑。3.1.2 插入页眉和页脚

3、2. 编辑页眉和页脚插入内置的页眉和页脚样式后，用户可进入页眉和页脚编辑状态，在其中设置页眉和页脚的内容，包括设置文本的字体、字号、颜色和位置等。同样，可使用该方法修改已经具有页眉和页脚的文档。在【插入】/【页眉和页脚】组中单击“页脚”按钮，在打开的下拉列表中选择“编辑页脚”选项，可进入页脚编辑状态。3.1.2 插入页眉和页脚3. 删除页眉中的横线在直接进入页眉输入页眉内容或使用某些内置的页眉样式后，页眉处会出现一条横线，即使将页眉中的文本等内容删除也无法去除这条横线。既要保留页眉中的文本内容，同时又要删除横线，这是困扰很多用户的一个问题，可通过删除页眉样式中的边框来解决该问题。执行修改页眉样

4、式命令STEP1设置边框样式STEP 3执行“边框”命令STEP 23.1.2 插入页眉和页脚3.1.2 插入页眉和页脚4. 设置奇偶页不同的页眉和页脚在一些长文档中，经常能见到奇数页和偶数页的页眉内容不同，如在奇数页显示公司名或作者名，在偶数页显示文档名称。要实现在文档中奇数页和偶数页的页眉显示不同的内容，在页眉区域双击鼠标进入页眉编辑状态，在“页眉和页脚工具”的【设计】/【选项】组中单击选中“奇偶页不同”复选框。然后编辑不同的页眉页脚内容。3.1.2 插入页眉和页脚5. 使用分页符分页分页符，顾名思义即对文档进行分页。在Word 中，文字或图形填满一页时，将自动插入分页符并开始新的一页。然

5、而在实际操作中，用户往往还需要根据工作的要求在特定的位置插入分页符来进行分页，避免手动分页的麻烦。文档分页时，应将光标定位到要分页的位置。选择【布局】/【页面设置】组，单击“分隔符”按钮，在打开的下拉列表中选择“分页符”栏中的“分页符”选项。此时光标后的文本被分到下一页中显示，同时在光标定位处显示分隔符符号，且分页符后将不能再输入文本。3.1.3 制作封面与目录1. 插入封面除了能使用手工绘制封面外，还可利用Word 提供的封面库快速插入精美的封面。插入预设的封面时，不管光标定位在文档的什么位置，插入的封面总是位于文档的第一页。3.1.3 制作封面与目录2. 编辑封面内容为文档插入封面后，需在

6、其中输入文本，将该文档的内容在封面中展现。而修改封面的方法很简单，直接在封面的文本框中输入文本或者选择封面中的图片或表格，在“格式”选项卡中对其进行设置即可。3.1.3 制作封面与目录3. 插入目录Word 提供了添加目录的功能，无需用户手动输入内容和页码，只需对相应内容设置相应样式，然后通过查找样式，提取出内容及页码。所以，添加目录的前提是为标题设置相应的样式。12将文本插入点定位到“员工手册.docx”文档的“序”文本前，在【引用】/【目录】组中单击“目录”按钮。在打开的下拉列表中选择“自定义目录”选项打开“目录”对话框，单击“目录”选项卡，在“常规”栏的“格式”下拉列表框中选择“正式”选

7、项，在“显示级别”数值框中输入“2”，其他选项保持默认设置不变，单击“确定”按钮。3.1.3 制作封面与目录4. 更新目录设置完文档的目录后，当文档中的标题文本被修改时，目录的内容和页码都有可能发生变化，因此需要对目录重新进行调整。而在Word 2016 中使用“更新目录”功能可快速更正目录，使目录和文档内容保持一致。在“目录”最后一行的下一行定位光标，选择【布局】/【页面设置】组，单击“分隔符”按钮，在打开的下拉列表中选择“分页符”栏中的“分页符”选项，插入分页符。在【引用】/【目录】组中单击“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框，选中“只更新页码”单选项，单击“确定”按钮。01OPTIO

8、N02OPTION3.1.4 打印Word 文档1. 设置打印页面打印页面设置主要包括纸张、方向和页边距的设置。在Word 文档中默认的纸张大小为A4，在实践中，常用的纸张大小为A4、16 开、32 开和B5 等，不同文档要求的页面大小也不同。纸张方向是指纸张的输出方向，包括横向和纵向。通俗地讲，页边距是指文字距离页面边缘的距离。用户在设置页边距时，可使用 Word 2016 提供的内置样式，也可以自定义页边距值。菜单设置纸张对话框设置纸张3.1.4 打印Word 文档1. 设置打印页面自定义页边距3.1.4 打印Word 文档在打印前，通常需要预览文档打印到纸张上的效果。通过预览，确认是否还

9、需要对文档进行打印调整。在Word 2016 中，可以逐页浏览文档页面效果，也可缩放大小查看页面效果。选择【文件】/【打印】组，或按【Ctrl+P】组合键，即可在打印界面右侧的预览窗格中查看文档打印效果，左下角显示了文档的总页数。2. 预览文档打印效果文档预览界面3.1.4 打印Word 文档查看下一页打印效果缩放页面3.1.4 打印Word 文档3. 设置打印页码范围在Word 中有一项标尺功能，单击水平标尺上的滑块，可方便地设置制表位的对齐方式，它以左对齐式、居中式、右对齐式、小数点对齐式、竖线对齐式的方式以及首行缩进、悬挂缩进循环设置。选择【视图】/【显示】组，单击选中“标尺”复选框，显

10、示标尺。然后选择要对齐的段落或整篇文档内容。单击水平标尺，并按住鼠标左键进行拖动，可将选中的段落或整篇文章的行首移动到水平对齐位置处；拖动上方的标尺，可将段落实现首行缩进；拖动下方的标尺，可将每行文本对齐到拖动到的标尺尺码位置处。3.1.4 打印Word 文档3. 设置打印页码范围在工作中，常会遇到只打印出长文档的部分页面，或者因为缺失文档的部分页面，只将缺失的部分进行打印的情况。此时就需要用户在打印时设置打印的页码范围，从而打印所需部分。选择【文件】/【打印】命令，在打印界面“设置”栏的下拉列表中选择“自定义打印范围”选项。在“页数”文本框中可设置打印文档的页码范围，如打印15 页，输入“1

11、-5”；打印第1 页和第3 页，则输入“1,3”，以此类推，这里输入“3-18”，打印第318 页。3.1.4 打印Word 文档4. 打印文档打印前的设置完成后，即可开始打印文档，打印时可设置打印文档的份数和打印机属性。输入打印份数设置打印方向使用彩色打印目录CONTENT3.1排版与打印“员工手册”文档3.2审校“市场调查报告”文档3.3新手加油站3.4高手竞技场3.2.1 使用导航窗口定位文档位置 导航窗格也称作文档结构图，它是一个完全独立的窗格，由文档中各个不同等级的标题组成，显示整个文档的层次结构。通过导航窗格可以对整个文档进行快速浏览和定位。导航窗格在Word 中是一个强大的工具窗

12、格，在审阅长文档时导航窗格的作用异常突出，通过它可快速定位所需位置。定位标题内容3.2.2 使用大纲视图查阅文档进入大纲视图STEP 1查看1 级标题内容STEP 21. 按标题级别查看在大纲视图中，文档按照标题级别排列，查看时可快速按标题级别显示内容，有利于审阅。查看2 级标题内容STEP 3查看标题下的内容STEP 43.2.2 使用大纲视图查阅文档3.2.2 使用大纲视图查阅文档2. 更改标题级别在大纲视图中，可以快速完成标题级别的更改。进入大纲视图查看标题升级效果3.2.3 文本智能查错1. 检查拼写和语法错误在一定的语言范围内，Word 能自动检测文字语言的拼写和语法有无错误，便于用

13、户及时检查并纠正错误。选择【审阅】/【校对】组，单击“拼写和语法”按钮。进入检查拼写和语法编辑状态。在Word中输入文本时，如果有语法错误，默认在输入的文本下显示波浪线。在波浪线上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中执行“忽略一次”命令，将取消波浪线；也可根据波浪线提示修改。3.2.3 文本智能查错2. 字数统计在做论文或写报告时常常有字数要求，或在制作一些文档时，要求统计当前文档的行数，可是这类文档一般都很长，要手动统计非常麻烦。此时可利用Word 提供的字数统计功能方地对文章、某一页、某一段进行字数和行数统计。选择【审阅】/【校对】组，单击“字数统计”按钮。在打开的“字数统计”对话框中可以看到

14、文档的统计信息，如页数、字数、字符数、行数等，完成后单击“关闭”按钮。01OPTION02OPTION3.2.3 文本智能查错3. 使用自动更正功能取消句首英文字母大写取消路径输入为超链接3.2.4 批注与修订文档内容1. 添加批注内容上级在查看下级制作的文档时，如果需要对某处进行补充说明或提出建议，可添加批注内容。批注如同老师在修改作业时标注的错误说明一样，它主要用于提示他人或自己当前文本的错误、写作思路、如何修改和补充说明等情况。插入批注框输入批注内容3.2.4 批注与修订文档内容2. 修订文本内容在审阅他人制作的文档时，可直接对其进行修改，并将修改的情况用不同颜色的文字和删除线表现出来，

15、让原作者知道修改的内容。 选择【审阅】/【修订】组，单击“审阅窗格”按钮，打开“修订”窗格，在其中可查看所有批注和修订内容。进入修订状态STEP 13.2.4 批注与修订文档内容删除文本STEP 3更改文本STEP 4添加文本STEP 53.2.4 批注与修订文档内容3. 接受与拒绝修订审阅者对文档进行修订并返回给编辑者后，编辑者可以选择接受或拒绝修订建议，接受修订是指接受修改，拒绝修订是指不接受修改，返回为原内容。默认状态下，修订被嵌入在文档中，首先需要将修订显示出来。12显示修订接受修订3.2.4 批注与修订文档内容3. 接受与拒绝修订34拒绝修订完成审校目录CONTENT3.1排版与打印

16、“员工手册”文档3.2审校“市场调查报告”文档3.3新手加油站3.4高手竞技场3.3 新手加油站1. 在“样式”窗格中显示或隐藏样式打开一个Word 文档，可能出现“样式”列表框中的样式较少的情况，如只有“标题1”，而没有“标题2”“标题3”等其他标题样式，这时可以将未出现的样式显示在“样式”列表框中。在【开始】/【样式】组中单击右下方的对话框扩展按钮，打开“样式”窗格。单击“样式”窗格下方的“管理样式”按钮，打开“管理样式”对话框。单击“推荐”选项卡，在样式列表中选择一种样式，如选择“标题2”，然后单击下方的“显示”按钮，可在列表框中显示出“标题2”，单击“使用前推荐”按钮和“隐藏”按钮，可

17、将样式隐藏起来。完成设置后，单击“确定”按钮即可。01OPTION02OPTION03OPTION3.3 新手加油站2. 将设置的样式应用于其他文档为一个文档设置样式后，如果希望将这些样式应用到另外的文档，有一种很简单也很容易操作的方法, 即将文档另存为一个扩展名为.docx 的文档，名称可以为“空白模板”之类，然后删除其中的所有文字内容。再次打开这个文档，在里面输入需要的文字，然后就可以直接通过“样式”列表框选择已经设置过的样式。3. 设置修订内容的颜色和线型选择【审阅】/【修订】组，单击“功能扩展”按钮，在打开的对话框中单击“高级选项”按钮，在打开的对话框中可设置修订内容的颜色、线型等。3

18、.3 新手加油站4. 设置批注人的姓名添加批注时，可以发现批注由两部分组成，一是冒号前，二是冒号后。冒号前表示批注者的名字及批注序号；冒号后表示批注的具体内容。在实际工作中，如果一个文档由多个人批注过，该如何知晓某个批注是谁的呢？其实可以对批注者的名字进行设置，在Word 文档中，选择【文件】/【选项】组，打开“Word 选项”对话框，默认选择左侧的“常规”选项卡，在“对Microsoft Office 进行个性化设置”栏的“用户名”和“缩写”文本框中输入个人的姓名。单击“确定”按钮。此后批注时，冒号前将显示设置好的缩写人名。目录CONTENT3.1排版与打印“员工手册”文档3.2审校“市场调查报告”文档3.3新手加油站3.4高手竞技场3.4 高手竞技场1