办公自动化技术及应用第6章-用Excel创建电子表格课件

1、第6章 用Excel创建电子表格.认识Excel并设计表格结构表格数据和输入和编辑修饰表格内容增加阅读效果保存电子表格数据表格数据的打印输出1第6章 主要内容第一部分数据管理规则及概述第二部分按规则建立电子表格第三部分复习总结和作业2第一部分数据管理规则及概述准确、量化、逻辑管理者表(Table)表单(Form)窗体(Form)AccessExcel优势灵活，可添加理论算法可以发挥管理的创造性处理手段与操作简单安全，可以设置数据权限数据的存储容量大数据的运算速度快劣势安全性差反映较迟钝数据的基本特征数据管理工具的使用对象电子表格的结构3制表准备工作认识窗口工作界面标题栏菜单栏工具栏工作区任务窗

2、格作用操作作用操作“常用”栏“格式”栏“编辑”栏“状态”栏列标行标网格区滚动条标签栏作用控制方法大小、位置、打开、关闭确定工作窗口名称选择操作命令逐级选择操作命令罗列日常操作命令组合修饰操作命令建立并查看输入内容显示当前操作状态256 列，A-IV65536 行垂直、水平用于形成三维结构工作区4第二部分按数据管理规则创建电子表格表格设计及结构搭建数据输入及准确控制表格内容的编辑表体格式的修饰表格数据的保存表格数据的输出表体结构要求合理表格数据要求准确保证数据结构与位置的准确性保证原始数据的准确性（调用）保证加工数据的准确性（公式）保证表格数据的可读性保证电子文档使用的重复性用传统方式提供输出信

3、息制表工作流程目 标基本要求：结构:合理、数据准确5规范建表的工作流程表格设计与创建原则表格数据的输入规则表格内容的编辑技巧表体格式的修饰技巧表格数据的保存表格数据的输出目标明确、独立列原则含头、文本、不空三种保存方法结构合理数据准确格地址输入原则简单函数建立公式复制及取值关系检查三维加法原始数据，调用加工数据，公式保存另存为另存为工作区数字格式对齐方式格线背景颜色条件格式小表格大表格超大表格居中压缩 打印 显示表头跨页冻结表头强制打印强制分屏选择对象编辑操作移动、复制、删除、清除61. 表格设计及结构搭建原则和方法设计原则与目标逻辑关系的运用表体创建的原则上表头字段名： 显示于图表X轴底部，

4、轴标签左表头项目名： 显示于图表右侧，图例说明含表头文本型不空为管理项目设置表头名称表头内容不允许数字类型表头内容应避免填写空值准确描述目标，必须含关键词认识管理项目，必须独立成列信息抽象过程，必须符合逻辑72. 数据输入及准确控制原则和方法输入数据原则创建公式公式监控公式复制关于加法问题先确定公式位置再下“=”号最后输入算术式凡现存数据凡可计算数值公式复制的意义复制公式的方法复制公式的注意事项单维数据加法二维数据加法三维数据加法简单函数连续选择多工作表统一各工作表格式设置三维表格加法调用输入通过公式输入=用数值输入公式用格地址输入公式点选单元格输入公式通过“编辑”栏双击法查看83. 表格内容

5、的编辑移动复制删除清除区别对象 如何选择 选中状态 单元格 用 光标 单击 单元格光标 表格区 用 光标 拖拉 区域反白 工作表 用 光标 单击 标签反白 表文件 用 光标 单击 标题栏反白 列 用 光标 单击 通列反白行 用 光标 单击 整行反白 编辑对象操作行高/列宽隐藏/显示插入/删除清除针对列行其他对象结构内容其他技巧常规编辑结构编辑命名填充区域或单元格工作表,其他2000年8月1日94. 表格格式的修饰数字格式对齐方式边框与背景条件格式作用技巧作用技巧作用技巧保证表格数据的可读性“RMB”常规数字格式精确值表示方式百分数格式货币格式自定义格式保证表体结构的可视性水平对齐垂直对齐文字方

6、向特殊对齐左、中、右、填充上、中、下自动换行、压缩、合并手工设置分隔效果自动套用表格格式有利于数据的分割阅读。包括表头、数据和统计信息作用技巧提供信息的预警效果可选择条件类型可设置多重条件105. 表格数据的保存保存另存为保存工作区更名保存改变文件的名称定位保存将文件存入指定位置类型保存改变文件的保存类型模板：文本：命名保存针对新文件覆盖保存针对旧文件作用保存当前工作环境（文件）效果116. 表格数据的输出小表格大表格超大表格冻结表头强制分页跨页表头强制分屏打印显示处理方法：压缩通过“页面设置”对话框在“页面”标签页选择处理方法：居中通过“页面设置”对话框在“页边距”标签页设置12第三部分制表

7、工作流程总结及作业规范化制表工作总结人机交流的基本方法本课作业13规范化制表工作总结按规范流程认识软件功能表格设计与创建原则表格数据的输入规则表格内容的编辑技巧表体格式的修饰技巧表格数据的保存表格数据的输出目标明确、独立列原则含头、文本、不空三种保存方法结构合理数据准确格地址输入原则简单函数建立公式复制及取值关系检查三维加法原始数据，调用加工数据，公式保存另存为另存为工作区数字格式对齐方式格线背景颜色条件格式小表格大表格超大表格居中压缩 打印 显示表头跨页冻结表头强制打印强制分屏选择对象编辑操作移动、复制、删除、清除14软件功能与菜单布局文件编辑视图插入格式工具数据窗口帮助与在屏幕上添加对象相

8、关的操作命令必会命令：名称、分页符与操作对象修饰相关的操作命令必会命令：单元格、自动套用格式、条件格式特殊的操作命令及管理用高级工具必会命令：保护与数据库管理相关的操作命令本课对此区无要求与控制窗口相关的操作命令必会命令：重排窗口与文件整体操作相关的命令必会命令：新建、另存为、页面设置与文档内容编辑相关的操作命令可以不记忆命令与屏幕显示状态相关的控制命令必会命令：任务窗格、批注；页眉和页脚15人机交流的基本方法屏幕操作对象：要想操作谁（操作对象） ，先要选中谁（反白）鼠标与光标：不见兔子（光标形态），不撒鹰（鼠标左键）屏幕分区：内容在（屏幕）中间，工具在（窗口）周边16第6章 作业作业：创建一份电子表格1. 设计并创建电子表格结构要求：控制表格结构的合理性（包括上表头和左表头信息）。2. 输入表格数据并进行简单编辑要求：掌握正确选择操作对象的原则，准确输入表格的原始数据（要有含意且真实）；针对单元格内容进行常规编辑操作