电子文件和电子记录管理规定OK

1、电子文件管理规定编制金敏强审核 柳俊镐/John RYU扑匕准 关B明秀/Meangsoo Jung文件性质 发放日期文件修改控制厅P修改页码及条款修改状态修改人审核人批准人修改日期一.目的：为 进一步规范 我公司电子文件的归档及管理工作，保障 归档的电子文件安全有效地利用，根据中 华人民共和国档案法等有关法律法规，特制 订本 暂行办法。二.范围：本规定适用于公司所有电子文件的管理三.电子文件：是以 数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖 计算机等数 字设 备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。四.内容：.人事行政部对电子文件归档及管理工作实行监督和指导。.凡有保存价值的电子文件，形成

2、部门均必须归档。电子文件的归档范围、保 管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。.电子文件一般应在办理完毕后，即时向人事行政部传递并归档。.电子文件物理归档的基本要求:办理完 毕的 电子 文件应 在三 个月 内进 行 物理 归档 ；电 子文 件应 按照 本 单位 纸质 文件 的分 类 方案 和整 理方 法进 行 分类 、整 理，下载到耐久性的载体上，(按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、 硬盘等 )； TOC o 1-5 h z 经过过程中的情况随时记录在相应的文件中；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级及

3、保管期限；电子文件归档时， 有 效文件清单 、机读目录、相关软件、其 他说 明等应与相对应的电子文 件一同归档保存。电 子 文 件 形 成 部 门 必 须 将 具 有 永 久 和 长 期 保 存 价 值 的 电 子 文 件 制 成 纸 质 文 件 ，与原电子文件的存储 载体一同归档，并使 两者互联。电子文件在无纸化 办公过程中，应采取 安全措施，保证不 会 非正 常改 动。各 电 子 文 件 形 成 部 门 应 在 运 行 电 子 文 件 处 理 系 统 的 硬 件 环 境 中 设 置 足 够 容 量 ，安全 的专 用存 储器 ，存放 处理 完毕 应当 归 档保 存的 电子 文件 ，以保 证归

4、 档电 子文件整与 安全归档电子文 件移 交 前，文件形成部门必 须认真检测电子文件 ，并填写 有效文件清单，清 单 一式两份，一份随电 子文件移交给人事行 政部，一份由 电子文件形 成 部 门 保 存。电 子文 件的 检验 应包 括以 下项 目： TOC o 1-5 h z 载体有无划痕、是否清洁等；有无病毒；核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关软件、版本、操作 手 册等 是否 完整 ；人事行政部按照检验要求对电子文件 逐一验收，对检验不合格者，应退回形成部门 重新 制作 。移交人事政部的电子文件应一式三套

5、，一套封存保管，一套异地封存保管， 一套 提供 利用 。归档电子文件的保管除应符合纸质档 案的要求外，还应符合下列条件：1) 归档载 体应 作防 写处理 ，避 免擦 、划 、 触摸 记录 涂层 ；2) 单 片载 体应 装盒 ，存放 ，且 避免 挤 压；存 放时 应防 磁、 防 光、 防潮 、防 有害 气 体；环 境温 度控 制范 围 为 17 -20 ， 相对 湿度 控制 范围 为 35%-45%。电 子文 件归 档每 满 1 年对 涉及 的电 子 文件 形成 部门 和设 备 更新 情况 进行 一次检 查登 记。设 备环 境更 新时 应确 认库 存 载体 与新 设备 的兼 容 性，如 不兼 容

6、，应 进行电 子文 件的 载体 转 换工 作， 原载 体保 留 时间 不少 于 3 年。行 政部 保管 的电 子文 件应 定期 进行 检 验、 转存 并将 检验 结 果填 入 有效 文件清 单 。对磁性载体每满 2 年 ，光盘每满4 年进 行 一次 抽样 机读 检验 ， 抽样 率不 低于20%，如发现问题应及时 采 取恢复措施；磁 性载 体上 的电 子 文件 ，每 4 年 转存 一 次， 原载 体同 时保 留 不少 于 4 年 。归 档电 子文 件的 封存 载体 不得 外借 ， 未经 批准 ，任 何 部 门 和个 人不 得擅 自复制 电子 文件 。利 用归 档的 电子 文件 ，应 使用 拷贝 件 。对 具有 保密 要求 的 归档 电子 文件 采用网 络方 式提 供利 用 时，应 遵守 国家 有关 保密 规定，采取身份 认证、权限控制 等安全措 施。归 档电 子文 件的 鉴定 销毁 ，参 照国 家 关于 档案 鉴定 销毁 的 有关 规定 执行 ，在办理审批手续后实 施属于保密范围的 归 档电 子文 件的 销毁 ，如存 储在