第六章_企业行政协调与沟通管理ppt课件

1、经过学习了解企业行政协调与沟通的位置及作用 ；了解有效行政协调与沟通的特殊意义；掌握掌握行政协调与沟通的含义、内容以及相关的原理和方法。前往主 要 内 容第一节 企业行政协调 第二节 企业行政沟通 第三节 企业行政协调与行 政沟通的艺术 前往一、企业行政协调的含义及特点 二、企业行政协调的位置与作用三、企业行政协调的原那么四、企业行政协调的内容五、企业行政协调的方法第一节 企业行政协调 前往一企业行政协调的含义 企业行政协调，是指企业行政管理过程中的协调，是企业为到达一定的预期目的而引导有关部门、单位及员工在利益上、行动上、数量上和时间上最大限制地协同起来，使他们之间建立良好的协作与配合关系，

2、以实现共同的目的，完成共同使命的管理行为。 一、企业行政协调的含义及特点 前往 企业行政部门作为一个综合部门，具有联络上下、沟通左右的枢纽和桥梁作用，是参与管理、辅助决策的顾问和助手。这种特殊的位置决议了 企业行政部门实践上就是协调部门。 二企业行政协调的特点 目的导向性 权威性 约束性和强迫性 本钱性广度性深度性二、企业行政协调的位置与作用 企业行政协调是企业行政管理的重要职能之一，企业行政协调既涉及到企业行政管理的各个方面，又贯穿于企业行政管理的整个过程。企业组织管理层次和方案协调关系图 最高管理层中间管理层执行管理层从企业组织中三个管理层的分工可以看出，企业的最高管理层必需对中间管理层制

3、定出的各项方案有所了解，并且要尽量使各项方案之间能相互协调。因此，企业行政协调活动开展好坏与否，往往对以后企业各项方案的执行以及企业整体预期目的的达成有着非常艰苦的意义，它往往成为企业行政活动迈向胜利的重要一步。企业行政协调的作用 整合关系 一致方案 调整组织 行政控制 前往三、企业行政协调的原那么 一目的性原那么 企业制定的各项方案都是实现企业整体目的的手段，因此，企业行政协调的根本目的是使企业目的得以实现，这是企业行政人员进展协调的根本着眼点。良好的协调开场于正确的观念和态度。 二效益性原那么 企业行政协调的目的是提高经济效益和社会效益。作为独立的经济实体，企业的效益如不能提高，就是最大的

4、失败，企业行政协调的综合后果应能使企业获得最大限制的效益。 三现实性原那么 企业在制定各种方案时，自然应对本人提出高规范、严要求。但现实上，制定方案会遭到各种各样的限制，企业不得不根据本人的实践才干制定方案。在制定方案时，每种方案的目的都存在一个可以接受的范围，即每一方案的制定都具有一定的灵敏性。企业行政协调人员在进展协调时，应该根据必要性和可行性，根据各个部门方案的可变性或灵敏范围来协调，找到一个最正确协调点，使企业的各项活动都令人称心。 四周全性原那么 在企业行政实施之前的方案阶段就应做到“未雨绸缪，思索到未来各项活动之间能够发生的关系，预先有所预备，免得“暂时抱佛脚。所以，在企业行政协调

5、过程中，应尽量思索与协调问题有关的其它问题。因此，企业行政协调者不要把目光局限在一个问题上，应坚持联络的、整体的、开展的观念，看到能够发生的有关问题，弄清不协调的性质和缘由，从各种能够的协调方案和方法中选择不会引起其他更严重问题的方案和方法。 五灵敏性原那么 企业组织的内外关系是不断开展变化的，我们该当以动态开展的观念来对待这一现实。一方面，企业内部的各种活动经常随着时间的推移而发生一些变化，另一方面，企业外部的环境要素也处在不断地变化之中。因此，企业行政组织要经常留意内部各部分之间及其与外部相关要素之间的变化，灵敏地进展企业行政协调，以加强企业的灵敏应变才干。前往 (六) 参与性原那么 企业

6、各部门的每一个员工都应清楚了解本企业所从事活动的目的、方针、政策和规范等，并能积极参与实际，这样才干到达有效协调。 七授予参与协调者适当权限原那么 派代表参与协调时，应授予该代表适当权限，使他能真正代表企业组织对协调问题发表意见，并对协调结论阐明态度。假设所派代表无实权，对结论不敢置否，须回去请示后再作决议，将使企业行政协调失去意义。被派代表应以书面方式或口头方式报告主管协调结果，同时，企业行政主管对所派代表参与协调后所达成的结论应采取支持态度，加强协调的效果。 八留意非平衡要素的影响原那么 企业对本身内外各种关系进展协调，只是为使组织降低内耗，坚持平衡，添加整体功能，而非使企业对矛盾采取逃避

7、或调和态度，亦非使它对错误行为一味妥协退让，不讲原那么地搞一团和气的“平衡。现实上，各方面都处置得四平八稳却呈“一潭死水形状的企业不能够发扬良好的整体功能。行政协调追求组织的动态平衡，而非静态平衡，因此不可防止地要兼顾两方面的任务： 行政协调追求组织的动态平衡，而非静态平衡，因此不可防止地要兼顾两方面的任务：第一，抑制非平衡的恶性要素。 第二，适当引入一些非平衡的良性要素，如引见新颖阅历，扶持新惹事物，必要的人员调动，设立有争议的管理方式或话题等。 四、企业行政协调的的内容一企业内部关系的协调 二企业组织机构之间的协调 三企业组织机构与环境之间的协调 一 企业内部关系的协调 内部系包含两个涵义

8、，一是指行政部门本身任务关系，二是指企业内部各种关系。 行政部门内部要充分调动每个员工的积极性，做到既要明确分工，又能相互配合，拾遗补缺，保证其高效正常运转。 二企业组织机构之间的协调 企业组织机构之间的协调包括上下协调和左右协调。 (1) 企业上下关系协调。上下关系即纵向关系，本企业与上级主管部门、上级企业或下级分支企业、部门之间的协调，简称为上下关系协调。上级企业采取沟通和其他有效措施协调严下级分支企业间的关系，从而构成良好的任务次序和权责分工与配合。(2) 企业左右关系协调。本企业与平级的企业、单位的相互协调，简称为左右协调，它包括本企业与兄弟单位之间的协调、本企业与友邻单位之间的协调、

9、本企业与协作单位之间的协调。例如：跨国性企业往往会出现企业总部与驻各国的分支企业之间的协调关系，对于在各国的分支企业而言，与企业总部之间的协调就为上下协调，与平级的驻其他国家的分支企业之间的协调那么为左右协调。三、企业组织机构与环境之间的协调 企业的一举一动都受环境的影响，企业作为一个组织机构必需首先与外界进展物质、能量和信息的交换，方能获得生存的条件。在企业行政协调中，要着重协调行政管理过程中的总分关系、上下关系、左右关系和内外关系。 总分关系：总分关系是指企业行政层级的指点与职能部门的关系。协调总分关系，主要采取三种方式：1、集权制度2、分权制度3、责任中心制，又称集中效力的分权制。 上下

10、关系：上下关系是指一个企业内各层级指点之间、指点与行政人员之间的关系。协调上下关系，普通采取如下方法： 1、实施分层担任制度 2、实施例外管理原那么 3、加强上下级之间的意见交流左右关系：左右关系是指一个企业行政组织机构中各部门之间的协调关系。这种横向协调关系对企业行政任务效率的影响极大。企业行政要协调好这种横向关系，普通采取如下措施： 1、企业各部门间职责清楚，经过办事细那么和岗位责任制，对各部门的职责作出合理的划分，从而防止扯皮和推诿景象发生。2、实施法约尔式的阶梯联络，即各职能部门的部门经理之间、部门担任人之间等，根据彼此之间的权限，在规定的范围内发生横向联络，从而协调部门与部门之间的关

11、系。3、经过确定任务的程序和时限，使企业各个部门的任务环环相扣，亲密协作。 内外关系：内外关系是指企业与其他企、事业单位、机关所发生的协调关系。这属于企业外协调部分。企业处于市场经济竞争的环境之中，它是一个开放系统，必然与外部环境发生联络。在企业内外交往过程中，冲突和矛盾难以防止，于是对协调任务又提出了更高的要求。 五、企业行政协调的方法一企业行政协调的任务方法 1、组织体系协调法 2、公共关系协调法二企业行政协调的技术方法一企业行政协调的任务方法1、组织体系协调法：它包括职权等级协调系统和部门间协调系统。1职权等级协调系统。企业行政对企业职权等级的设计提出三个准那么，即命令链、命令一致、垂直

12、职权渠道，每个准那么都各有优点和局限，应该结合运用。在职权等级协调系统中最为常见的是指点者抉择法。 指点者抉择法是由指点者全权担任协调企业组织的各项行为活动。这一方法的特点是以指点者为中心，指点者的抉择高于一切，而制定各项方案的各个企业职能部门都要绝对地、无条件地服从指点者的抉择，执行指点者所确定的协调方案。这是一种新型的管理方式。指点者抉择法中指点者与企业各职能部门的关系E部门D部门C部门B部门A部门领导者指点者抉择法的程序第一，各职能部门根据企业组织目的制定各项方案。在这一阶段，由于企业各职能部门都有本人独立的义务、目的，而企业组织目的只是对企业未来开展作了普通性规定，因此各部门制定的方案

13、存在许多不协调的方面；第二，各职能部门制定出方案后，将方案上交指点者，成为指点者进展抉择的“根底资料；第三，指点者审阅上交的各项方案后，加以比较，发现各方案的不协调之处；第四，指点者对各项方案进展综合平衡，修正方案，使方案到达协调；第五，指点者将修正后的(已协调的)方案下达给各职能部门；第六，各部门执行下达的方案。2部门间协调系统。它可经过部门间协调企业规程、联席会议、指点者与智囊团抉择和方案部门抉择来进展。 企业规程：企业规程用于指点企业员工的行为，其协调作用表如今：第一，保证企业行政任务按规律进展，防止客观蛮干；第二，保证企业行政任务按合法程序、有条不紊地进展，防止杂乱无章的景象；第三，规

14、定企业行政人员的协调责任或协作义务。 联席会议法：这是最为常用的协调方式。协调会之所以必要，其缘由是：第一，企业行政业务日趋复杂，对复杂业务的处置非依赖于有关人员共同研讨不可；第二，分工日趋精细，随着专业化程度的提高，很多任务需求专家处置，但他们往往受专业和部分情况影响。如何综合其意见，使各方面任务亲密配合，顺利到达企业目的，依赖于会议商讨；第三，现代企业行政组织机构庞大，一项决策的执行，一个问题的处置，常会涉及到很多部门，如何获得相互了解与协作，加强协调，最好的方式为举行会议。 联席会议法的步骤： 第一，各职能部门根据组织目的制定方案； 第二，企业务部门在联席会议上提交方案； 第三，各部门根

15、据已有的方案发现互不协调之处； 第四，各部门提出对其他方案的修正意见、建议和对本部门方案的修正方案，反复磋商； 第五，由指点者在各部门磋商根底上归纳意见，最后抉择； 第六，各部门根据指点者的最后抉择修正方案，加以实施。 指点者与智囊团抉择法。指点者与智囊团抉择法是较前几种更为有利的方法。它是由企业指点者及附属于企业指点者的智囊团来进展协调，而企业各部门没有协调方案的权益。指点者与智囊团抉择法的程序和指点者抉择法的程序一样，只是协调方案不再由指点者单独进展。 2、公共关系协调法：它包括内部协调和外部协调。企业公关部是承当协调职能的机构，其主要义务是经过提供效力，反响信息，消除矛盾，交融企业内部与

16、外部、企业与员工、企业与群体的关系。 对内协调主要是正确处置企业内部上下级、部门、任务人员之间的矛盾，实现内部信息交流，发明一个团结协作、暖和调和的内部人事环境。 对外协调主要是借助有效的沟通手段协调企业与政府的关系，企业与其他企、事业单位的关系，企业与社区、团体的关系，协调好企业整体利益和不同公众对象各自利益的关系，缓和矛盾，争取相互了解，为企业发明良好的外部环境。 企业行政公关的沟通协调方式有下行沟通、上行沟通、横向沟通、前后沟通和内外沟通。二企业行政协调的技术方法 在企业行政协调的方法体系中，除了任务方法以外，还包括协调的技术方法。要作好企业行政协调任务，不仅需求选择适宜的任务方法，而且

17、需求选择适宜的技术方法。前者是企业行政协调的组织保证，后者是企业行政协调的技术保证。企业行政协调的技术方法种类繁多，有系统分析法、线性规划法和方案评审技术等。 一、企业行政沟通的含义及特点 二、企业行政沟通的过程 三、企业行政沟通的类型 四、企业行政沟通的改善第二节 企业行政沟通前往一企业行政沟通的含义沟通是指人与人之间进展交换信息和传达思想的过程。企业行政沟通是指企业行政任务中，部门与部门之间、任务人员之间为了达成某种目的，用言语、文字、图片、动作等交换有关问题之内心感受、观念、意见、现实与信息等，以期获得相互的了解并产生一致行为的过程。沟通是双方的行为，同时也是一个过程，这个过程通常伴有鼓

18、励和影响行为的意图。一、企业行政沟通的含义及特点前往 二企业行政沟通的特点 1心思要素对企业行政沟通影响大。 2企业行政沟经过程既是一个信息传送过 程，同时又是培育感情、交流感情的过 程。 3企业行政沟通主要是以言语为载体，通 过言语来进展的。 前往1、发送者志愿的构成 2、选择发送志愿的媒介3、将志愿转化为符号4、决议发送的途径与时间 5、接受者留意并收受信息 6、接受者对志愿的了解7、接受者采取配合行动二、企业行政沟通的过程前往 沟经过程就是发送者将信息经过选定的渠道传送给接纳者的传播过程，及接纳者对发送者的信息做出反响的反响过程。 管理沟通的根本架构企业沟通顾客、上下游企业、竞争企业、金

19、融机构、股东、政府、社区、新闻媒体其他方案组织指点控制内部沟通外部沟通沟经过程发送者接纳者编码解码编码解码信息反响信息噪音噪音 噪音指的是妨碍沟经过程的任何要素。 三、企业行政沟通的类型按组织系统划分正式沟通非正式沟通上行沟通平行沟通下行沟通按反响与否划分双向沟通单向沟通按沟通方向划分工具式沟通感情式沟通口头沟通书面沟通非言语沟通电子媒介沟通按功能划分按沟通的方法划分 一按沟通的组织系统分为正式沟通与非正式沟通正式沟通 正式沟通指由组织内部明确的规章制度正规的组织程序所规定的沟通方式。非正式沟通 非正式沟通是指以社会关系为根底，企业内的非正式组织系统或个人为渠道的信息传送。这种沟通不受组织监视

20、，也没有层次构造上的限制，是由员工自行选择进展的，如员工之间的交谈，议论某人某事，传播小道音讯、流言等。二 按沟通的方法可分为：口头沟通、书面 沟通、非言语沟通、体态言语沟通、语 调沟通及电子媒介沟通等沟通方式举 例优 点缺 点口 头交谈、讲座、讨论会、电话快速传递、快速反馈、信息量很大传递中经过层次愈多信息失真愈严重，核实越困难书 面 报告、备忘录、信件、文件、内部期刊、布告持久、有形、可以核实效率低、缺乏反馈非言语声、光信号(红绿灯、警铃、旗语、图形、服饰标志)、体态(手势、肢体动作、表情)、语调信息意义十分明确。内涵丰富，含义隐含灵活传送距离有限，界限含糊。只能意会，不能言传。电子媒介传

21、真、闭路电视、计算机网络、电子邮件快速传递、信息容量大、远程传递一份信息同时传递多人，廉价单向传递、电子邮件可以交流，但看不到表情 (三) 按沟通能否进展反响分为单向沟通和双向沟通所谓单向沟通是朝着一个方向的沟通。它的特点是速度快、次序好、无反响、无逆向沟通，实收率低，接受者容易产生波折，埋怨和抗拒。所谓双向沟通是指来回反响式的沟通，如一个人把一个信息通知另一个人，另一个人经过本人的思想又把本人的觉得通知前一个人，如此往复，这就是双向沟通。双向沟通的特点是速度慢、气氛活泼、有反响、实收率高，接受者能表达意见，人际关系较好，但传达者有心思压力。(四) 按沟通的流动方向分为上行沟通、下行沟通、平行

22、沟通、斜向沟通 上行沟通是指组织中信息从较低组织层次流向较高组织层次的一种沟通。 下行沟通是传统组织中最主要的沟通流向，普通以命令方式传达上级组织或其上级所决议的政策、方案、规划等信息。 平行沟通也称横向沟通，是指在组织中同一层次不同部门之间的沟通。 斜向沟通是指组织中不同组织层次之间的不同部门之间的信息沟通。 (五) 按沟通主体的不同分为人际沟通、群体沟通、组织沟通和跨文化沟通1、人际沟通 人际沟通是指人与人之间的信息和情感相互传送的过程。它是群体沟通、组织沟通、乃至管理沟通的根底，从某种程度上来讲，组织沟通是人际沟通的一种表现和运用方式，有效的管理沟通都是以人际沟通为保证的。 人际沟通本质

23、上是人与人的心思沟通，是一种受多种心思的作用和影响的复杂的心思活动。 当个体接受了外界刺激所带来的信息后，将从三个方面展开其分析过程。 一个是认识过程 一个是情感过程再一个是生理过程。 人际沟通涉及到两个或两个以上的人，沟通效果如何与进展沟通的人之间的思想才干、情感、动机、精神情况和态度亲密相关。个体行为对沟通的影响主要表如今以下几个方面：1个人倾向态度2个人品性个性3自卫机制心情4了解才干知觉 管理者注重个体行为对沟通的影响，对于提高沟通的有效性是非常重要的。忽视这一方面经常是人际沟通和组织沟通不良的根本缘由。 人际沟通的三个层次和四个阶段 人际沟通对于人际关系是在三个层次和四个阶段上进展的

24、。(1)人际沟通的三个层次信息层次。 情感层次。行为层次。(2)人际沟通的四个阶段 从纵向看，人际沟通还可以划分为四个阶段，这四个阶段的衔接，社会心思学称之为社会浸透过程。定向过程。探求情感交换阶段。 情感交换阶段。稳定感情阶段。 在上述四个阶段中，无论哪一阶段出现缺点，都能够导致沟通的中断或人际关系的破裂。2、组织沟通组织沟通可以分为组织内部沟通和组织外部沟通两大类。1组织内部沟通 在一个组织内部，既存在着人与人之间的沟通，也存在着部门与部门之间的沟通。在组织中，其流动通道可分为正式通道和非正式通道，且这两种通道同时存在，管理者应该有效地利用这两种通道来提高组织沟通的效率。正式沟通渠道的方式

25、包括轮型、链型、环型、全通道型。轮型： 在轮型网络中，信息流向或来自于组织的一个中心成员，其他成员没有必要相互沟通，一切成员经过与中心成员沟通来完成群体目的。链型: 表现为信息逐级传送，只需上行和下行沟通，是典型的上下级权益关系。 在链型网络中，成员们按照原先设定的顺序相互沟通，链型普通出如今流水线群体这样义务有先后顺序、相互依赖的群体中。环型 在环型中，允许每一个成员同时与临近的两侧的成员沟通，基层又可相互沟通，它可以看成是三个层次间存在上下沟通，并在下层允许横向沟通的一种信息沟通方式。全通道型每一个团队成员与其他成员进展交流。高层管理团队、跨职能管理团队、自我管理团队经常有全通道型非正式沟

26、通渠道的方式包括单窜型、集合型、饶舌型和随机型 单串型：经过一长串的人把信息传给最终的接纳者。饶舌型 积极自动的寻觅和通知任何他人。集合型 某人把信息通知经过选择的人，此人又依次把信息转告其他经过选择的人。随机型 个人之间随机的转告。信息由某一个人随机的传送给某些人，某些人再随机地传送给另一些人。2组织外部沟通组织外部沟通包括组织与客户的沟通，组织与其他组织之间的沟通。顾客是企业最重要的外部公众。组织间沟通简单地说就是组织之间如何加强有利于实现各自组织目的的信息交流和传送的过程。组织间沟通的重要根底，普通不是建立市场买卖关系根底上的契约关系，而是建立互置信任的互惠关系四、企业行政沟通的改善1、

27、沟通要有仔细的预备和明确的目的性。 2、沟通的内容要确切。 3、沟通要有诚意，获得对方的信任并和被沟通者建立感情。 4、提倡平行沟通。 5、提倡直接沟通、双向沟通、口头沟通。 6、设计固定沟通渠道，构成沟通常规。 一、企业行政协调与沟通艺术的方式二、企业行政协调与沟通艺术的内容第三节 企业行政协调与行政沟通的艺术前往一辩证思想与战略头脑二相互尊重，获得沟通三换位思索四以诚相见，以心换心五冷静泠静，切忌暴躁六灵敏善变，捕捉有利时机七适度的幽默感和良好的人际关系一、企业行政协调与沟通艺术的方式二、企业行政协调与沟通艺术的内容 掌握沟通艺术的重要性。 管理以人为中心，但它不是简单的我管理他，管理者管

28、理被管理者的活动是相互作用的过程，在这个过程中，自始至终都伴随着相互沟通的活动。因此，掌握沟通艺术是非常重要的。 无论是人际沟通、组织中的沟通还是组织之间的沟通，有效沟通的实现取决于沟通技艺的开发与改良。改善沟通也需求从个人和组织两个方面来进展。 一个人方面1、言语艺术提高沟通效率的首要问题。 言语是信息的载体。掌握言语表达艺术的前提是经过学习和训练，使本人运用言语的程度到达较高的程度，到达运用起来熟练自若、得心应手。 要求做到：沟通中言语的运用要与沟通内容相一致；沟通中言语的运用要与沟通对象相一致；留意言语文字净化，不用不规范、不正确的字；学会用体语表达。前往体语 体语指的是在面对面的直接沟

29、通中，信息传送者的身体动作、姿态等传送出的信息。 假设体语运用得当，有强化沟通效果的作用。研讨阐明，在面对面的沟通中，仅有7%的内容经过言语文字表达，另外93%的内容经过语调38%和面部表情55%。由此可见，字词与非言语暗示共同构成了全部信息。 遗憾的是，人们往往偏重于书面文字的沟通，而忽略了面对面的交往。在不多的面对面的交谈中，也低估了非言语暗示的作用。2、倾听的艺术信息接纳者对传送的信息主 要经过两条途径来接纳：一是眼看，二是耳听。 倾听方式从信息接纳者的倾听态度来看，可分为3种： 第一种是漫不经心式； 第二种是争论式，即信息接纳者一边听，一边反 馈信息，同信息发送者进展争论； 第三种是全神贯注式。 普通说来，第三种全神贯注式的沟通