数字资产的建设与管理DigitalAssetCreationandManagement-PPT课件

1、数字资产的建设与管理Digital Asset Creation and ManagementJian QinSchool of Information StudiesSyracuse University7/21/20221DACM - 2019Content数字资产的建设与管理概述数字资产建设的管理为存档、管理、检索、及剔除数字资产的元数技术支持：标记语言、数据库、实用分类系统数字资产建设与管理的过程结语7/21/20222DACM - 2019数字资产的表现形式mWebPhotographsFile systemsE-mail systemsHard disksDocument mana

2、gement repositoriesWeb serversDocument imaging repositoriesVideo libraries有的是原生数字资源，有的需要被转换成数字形式为长期保存和快速传送7/21/20223DACM - 2019数字资产的特点数字资产可以是任何数字文件，并且具有潜在的价值或未来再利用的潜在价值数字资产包括:声像图文件网页、结构化的文件（如以标记语言标记的文件）PDF, 艺术图形, MS Office文件 文本文件，广告，推销、小册子，产品包装设计等7/21/20224DACM - 2019数字资产的主要问题数量庞大常含错误形式格式不一致有风险（如安全风

3、险，财务风险）难以迅速准确地查找到所需要的数字资产数字资产往往是由许多不同的人共同创造的尽管数字资产有这些问题，它们仍然是各种组织机构中有重要价值和地位的资产7/21/20225DACM - 2019一些与数字资产有关的概念内容管理系统 Content Management Systems数字资产管理 Digital Asset Management网络内容管理 Web Content Management企业内容管理 Enterprise Content Management数字资源库 Digital Repositories数字图书馆/数字档案馆 Digital Libraries/Arc

4、hivesThese terms do not represent just a product or suite of products, nor simply a group of technologies. Instead, these terms also encompass concepts and strategies that describe Next Generation” large-scale, enterprise web implementations and how they will be managed.(Michael J. Halm & Michael Pe

5、likan. (2019). Enterprise Content Management Systems: Beyond Digital Asset Management and Web Content Management Systems. /dmr/notes/ECM%20finish-c.pdf )7/21/20226DACM - 2019“管理”在数字资产建设与管理中的含义“管理”是指 对某个组织机构的资源的有方向有目的的利用; 对某个组织机构的资源及其组成部分的有效率、有效益的处理，包括与资源的创造、转换、存储、保存、及检索的一系列任务。7/21/20227DA

6、CM - 2019内容管理与数字资产管理数字资产管理要涉及到比内容管理：更大的存储容量要求更复杂的知识产权和使用权 更复杂的内容，往往具有多层次的内容 任何组织机构在今天的数字环境下需要有一个统一的内容管理/数字资产管理策略来避免不必要的重复开销（硬件、 licensing, 软件开发与支持）7/21/20228DACM - 2019数字资产管理的“公式”资产 = 价值可以出售或租用可以被再利用，因为重新创造会非常昂贵具有社会、文化、教育、科研价值资产 = 信息 + 元数据元数据决定资产的价值没有元数据你就无法发现找到你所需要的数字资产数字资产管理 = 元数据管理数字资产的元数据包括版权许可、

7、使用信息、Metadata can be rights & permissions, usage information, workflow instruction, or other.7/21/20229DACM - 2019数字资产管理的用途档案再利用的档案， 如为印本或多媒体再利用的档案设计、计划文件、报告等市场行销工具销售数字资产的副产品， CD-ROM, DVD, etc.利用数字资产来促销产品网络档案研究性出版物库学习物件库提高数字资产生产的流程效率，如文件版本管理，订单管理7/21/202210DACM - 2019数字资产管理的内容政策和程序哪些属于数字资产管理的范围？谁负责哪

8、些过程（如元数据、数据输入用的模板、审核数字资产， 等等）流程：需要按照哪些程序进行数字资产的管理工作各种工作委员会及与用户和作者联系的联络人技术标准元数据标准：综合的和专业的标记语言程序设计语言为创造、存储、查找、和检索用的数字资产管理系统文件格式: photographic images, presentations, audio files, video files, graphics files模板 (templates)标记、存储、显示7/21/202211DACM - 2019数字资产管理系统作为一种基础软件集中管理大量的多样化的内容并且为把数字资产向各种渠道发放数字化资产的内容数

9、字资产管理系统吸收、标引、分类、保护、查询、转换、组装、并且输出有经济上或文化上的价值的内容数字资产管理系统为创收和提高管理效益效率提供了许多机会7/21/202212DACM - 2019数字资产管理的三个基本要素组织原则元数据必需为数字资产的描述、安全、查询检索、买卖、权限、及其它系统功能服务构建（architecture）以组成成分和企业价值为基础，可以很方便的扩展系统，提供分散式获取数字资产功能特点数字资产管理系统的每一个功能模块（如吸收、标引、编目、浏览漫游、转换和输出）必须对各种各样的文件类型和格式通过各种渠道提供完善的支持7/21/202213DACM - 2019数字资产的管理

10、过程 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示这些步骤由数据库和最新信息技术支持， 如HTML, XML, COBRA, JAVA7/21/202214DACM - 2019数字资产的创造艺术家、作家、编辑、管理人员、研究人员、教学人员利用现有资源为基础创造的新资源或者是全新的资源将现有的纸本资源通过扫描建立数字资源 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202215DACM - 2019元数据元数据框架元数据标准局部特殊应用的元数据规范词表元数据工具为作者或元数据输入人员所用的工具为系统人员所用的工具元数据的维护 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/20221

11、6DACM - 2019存储存储系统数据库文档存储管理外包 Outsourcing自建 In-house存储在数量和复杂性方面的增长 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202217DACM - 2019发放影响发放的几个因素网络网速网络发展趋势显示装置MonitorPrinter 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202218DACM - 2019显示格式和压缩浏览器网络规模 Scaling图像质量 Image quality 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202219DACM - 2019再利用资产组成部分的再利用用于不同的显示 (e

12、.g., print, online, CD)用于不同的目的 (teaching, learning, research, preservation, resale) 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202220DACM - 2019评审评审数字资源 collections质量保护保存使用评审数字资产管理系统为本单位需要服务是否能将相关的数字资源联系起来安全性对数字资源的建设和管理过程的评审政策、规程、规则支持建设和管理的工具 创造 元数据存储 发放 评审 再利用 显示7/21/202221DACM - 2019总结数字资产的创建与管理是一个复杂的过程，要求:切实的规划典藏

13、来源和选取技术上和财务上的计划在保存、数字资产增长、系统和应用的可扩展能力，以及人员培训方面的长期计划组织机构内部的各部门之间的合作与协调图书馆在数字资产的创建与管理方面应该起领头的作用7/21/202222DACM - 2019个案研究: John Hopkins University (JHU)数字资产管理项目来源: Boyce, P., Felton, M., Hiltner, B., Qalawee, M., and Williamson, J. (2019). Business Plan For The Implementation and Equitable Cost Sharin

14、g For a Digital Asset Management System at Johns Hopkins University. /dam/SPSBE_CapstonePresentation.ppt 7/21/202223DACM - 2019JHU的用户数字资产的用户：ArchivalAcademicAdministrative/CommunicationsImage source: /jhuniverse/information_about_hopkins/visitor_information/how_to_get_here/Camp

15、uses_in_the_Baltimore-Washington_Area/ 7/21/202224DACM - 2019Transition of librarys roleThe Johns Hopkins University Center for Scholarly Resources (CSR)Coordinating the management of digital assets (images, video, etc.)Image sources: grove/images/services/consulting_collaborate.jpglibrary.shef.ac.u

16、k/icons/stackpic.gifPrint-based repositoriesDigital “collaboratories”7/21/202225DACM - 2019How Many Digital Assets?University units: Communications and Public Affaires, Medical Archives, Art History, Design and Publications, Development Communications, Homewood Photography, etc.Total file size (phot

17、os, slides, digital audios/videos): Low resolution: 930,000 MB (2.5 MB per image)High resolution: 17,856,000 MB (48 MB per image)Video MB suggested for T1/LAN transfer: 57,600 MB Altogether: 9,450,600 MB7/21/202226DACM - 2019Digital Asset Management SystemImproved accessibility of digital media asse

18、ts Shared costs of maintaining and distributing digital media assetsReduced redundancyImage source: webwarecorp/products_services_activemedia.html7/21/202227DACM - 2019Business Problem “Should the DAMS be brought in-house or outsourced?”Which solution best meets JHUs requirements?What is the total c

19、ost of ownership?How should costs be shared?7/21/202228DACM - 2019Fundamental Questions“How do the in-house and outsourced solutions differ?”Image source: orbitalis/images/benefits-image.jpg/ Costs Business benefits Technical issues Risks Security Management“How should JHU define and measure value?”

20、7/21/202229DACM - 2019MethodologyResearchRelevant WebWareSolutionsAnalyzeCurrent JHUEnvironment toDetermine UserRequirementsEvaluatePros/cons of Bringing DAMS In-houseRecommendEquitable MethodFor Cost SharingOutsourced WebWare Outsourced ServiceIn-House Licensed WebWare ActiveMediaDeliverable: Techn

21、ical Requirements DocumentDocument required system architectureCollect information via user surveysDeliverable: User Requirements DocumentUnderstand the qualitative and quantitative differencesGenerate a recommendation for the location of the DAMSDeliverable: Analysis and Recommendations DocumentRes

22、earch cost apportioning strategiesAnalyze relevancy and effectiveness for JHURecommend a strategyDeliverable: Cost Apportioning Recommendations Document7/21/202230DACM - 2019StorageTotal need: 9.5 terabytesIn house costs1.8 terabytes (Microsoft): $13,705 .8 terabytes (Sun): $34,916Total cost: Betwee

23、n $72,000 - $415,000One-time investmentOutsourced$250 per 10 GB per monthTotal cost: $25,000 per month / $300,000 per yearRecurring costResearch Analyze Evaluate Recommend7/21/202231DACM - 2019Total Cost of OwnershipResearch Analyze Evaluate Recommend7/21/202232DACM - 2019Managing Digital AssetsRese

24、arch Analyze Evaluate Recommend7/21/202233DACM - 2019Meeting JHUs Requirements Value Measuring MethodologyFederal Chief Information Officer Council Best Practices Committee (October, 2019) Research Analyze Evaluate Recommend7/21/202234DACM - 2019Value MatrixDirect user value scoreSocial value scoreF

25、inancial value scoreOperational value scoreStrategic / political value scoreCreate a detailed list of benefits for each of these items and assign a score ranging from 1-10. The higher the points, the more value the item has.7/21/202235DACM - 2019Asset Management OptionsURL AssetStoreVaultBrowserPowe

26、rPointZip AssetStore2 PDF ProcessorLeonardo ModuleXML Metadata Bridge7/21/202236DACM - 2019Recommendation: Bring the DAMS In-HouseKey benefits to bringing the DAMS in-house Significantly reduced storage costsReduced download timeImproved securityIncreased tracking capabilitiesMore easily customized2.3 year payback periodResear