医疗行业物资、设备管理制度

1、整合资源，再造流程医院物资设备管理制度建议书院物资管理现状及对策:医院物资、设备管理是一项复杂而又至关重要的工作，医院在物资、设备管理中存在着无计划采购、入库、出库及盘存制度不健全，人员分工不合理等问题，建立健全医院物资设备管理制度控制物资、设备 流失，势在必行。近年来，金算盘对医院物资、设备管理工作一直在做不懈地努力，跟随国际医院管理制度 前进，形成了一套比较行之有效的物资设备管理系统。现将相关要求做法浅述如下:1、医院物资管理中普遍存在的问题 1.1采购管理不健全：物资无计划采购现象严重，各物资库库存额普通过高。1.2物资、设备入库制度不健全：目前仍有许多单位运用付款入库方式核算购进物品，

2、货到票未 到和货到票到，尚未付款到物资得不到反映，账面数反映不出实际库存量，甚至出现库存数为负库存的现 象。1.3物资、设备出库制度不健全：出库审批签字确认手续不严格，甚至出现物资采购后直接送 交领取人的现象。1.4物资、设备盘存制度不健全，或者盘存制度执行不力，物资盘点没有采取严格的操作流程， 盘点流于形式，事前没有盘点清单，事后没有盘点报告，盘盈盘亏情况是否属实，无从加以考核。1.5人员分工不明确，牵制制度不健全，一人身兼数职，采购、验收、保管、出库由一人完成， 容易出现未经授权的采购和盗用商品的风险。1.6保管账及保管卡片设置不健全：特别是保管卡，存在未及时登记或完全没有登记的问题， 账

3、、物、资金是否是一致无从考核。2、医院物资管理所应采取的对策针对上述问题，应多方面的采取措施，以建立健全物资设备库房管理制度，包括人员分工、计划、 采购、验收、保管、账务处理、期末盘存等几个方面的问题。2.1人员设置：建立授权申请审批、计划采购、验收、保管，会计分别由不同的人员负责，特 别是要将保管与采购的其他职责相分离，以利于不分工的人员之间相互牵制，保证财产物资的安全完整。2.2物资采购应建立授权审批制度：分为一般授权和特别授权。对于日常耗用的物资，实行一般 授权，由采购部门根据再订货点或科室的采购计划表做出采购计划，报分管负责人授权批准后采购；一些 大额、重要的采购项目，要经过调查研究后

4、，应由院长实地特别授权。2.3物资采购应建立计划采购制度和物资申购制度：物资应按日常耗用情况核定最佳库存限额， 保管和物资会计应在总量控制下核定出各种物资的最佳库存量。当各项物资达到再订购点时，保管人员应 及时提出申购计划，既要保证各项物资的不间断供应，同时又要保证物质不致积压浪费资金。物资采购应 建立申购制度，对于日常耗用物资，达到再订购点时，由物资保管人员提出采购申请，报有关人员批准后， 交由采购人员购置。对特殊用品由相关科室填制申购单，报有相关人员审核批准，交采购人员编制采购计 划报批后购置。采购人员应据批准后的申购单，确定最佳供货来源，购货业务应做到：质量好、价格低、数量清、 供货及时

5、、运输方便、就地就近。2.4健全物资入库制度：取消以往的付款入库方式（1）采购物资到货后，要由仓库和质量检验 部门进行数量和质量的验收，并由仓库和质量检查员及有关负责人在验收单上签字，物资会计根据验收单 编制入库凭证，由验收、保管人员、库房会计签字完整后，分别报送保管、财务科和留底做账。2）采购 人员所购品必须全部验收入库，坚决杜绝将物资直接送交申购科室直接使用行为的发生。（3）健全采购付 款报销制度，由采购人员持手续完备的订货单、验收单、发票附在请购单之后，报院长签批后到财务部门 办理审核报销转账手续。2.5严格物资出库制度：各科室领用物品由有关人员填制领用出库单，报科室负责人批准后到仓 库

6、办理领用手续，库房会计根据领用出库单编制出库单交保管人员据以出库，领物人当面清点后签字。出 库单上制单人、出库人、领取人必须签字完整，不许以简称替代。2.6健全物资保管制度：严格落实保管人员的工作职责，切实保证物资的安全完整。物资要分类 摆放有序，及时登记实物卡，定期核对卡物是否相符。同时要定期查看物资的有效期限及物资储存情况， 避免过失和变质现象的发生。严格无关人员接近实物，保证物资的安全。2.7严格实物账管理制度：货到验收后，物资会计要及时入账报账。对尚未付款的入库单，要分 别票到、票未到建立好往来账，月终同财务对账，同时定期同供货商核对往来款项。对已经发出尚未收回 货款的物资，同样要建立

7、往来账记录并上报财务科，按时同财务及对方对账。避免无关人员接近账本。会 计和实物管理人员的职责要严格分开，管账的人不许接近实物，管物的人不许接近账簿。特别是实行电算 管理物资以后，更应注意这个问题，防止他人篡改账簿和会计保管共同作弊问题的发生。年终，库房会计 要将账簿和凭证装订成册后，按照档案管理制度严加保管。2.8健全物资盘存制度：所有物资至少每半年要盘存1次。盘点前要成立物资盘点小组，由相关 人员组成。盘点前要制定严格的操作规程。盘点前物资要停止流动，盘点清单要事先编制完整，盘点人员 要严肃认真，抽盘和全面盘点结合进行，盘点结束后，盘点人员应根据盘点情况撰写盘点备忘录，将盘点 程序、盘点中

8、的重大问题及处理结果加以记录，连同盘点表经负责人审批后报财务科进行盈亏及相关的责 任处理。建立健全物资盘存制度是保障物资安全完整和考核会计和保管人员工作职责的一项重要制度，坚 决扼制流于形式的物资盘点。二医疗物资设备采购管理制度（一）医疗设备（固定资产）采购管理1.请购申请（计划）（请购部门必须认真填写）（1）请购类别：新增；添置；更新。（2）论证内容：应用论证：重点说明学科应用必需理由。市场论证：重点描述所请购设备的市场应用及普及状况。配置论证：提供详细的需求配置清单。人员和场地基本条件论证：效益论证：更新设备应对原在用设备的采购金额、使用时间、收费标准情况、诊断或治疗数量合计、毛收入合 计

9、、设备耗用水电支出合计、与设备辅助相关的水电支出合计、人力支出合计、维修支出合计等进行计算。对新增设备的采购金额、拟启用时间、收费标准情况、诊断或治疗日均数量、单次诊断或治疗有效 工作时间、单次平均参加诊断或治疗人员及工种数量、单次平均人力支出预计、单次平均设备耗用水电支 出预计、单次与设备辅助相关的水电支出预计、包含在收费标准中的耗材平均支出预计、年度维修支出预 计、年均毛收入合计、年均纯收入预计、投资回收年限等进行计算。审批医疗设备主管部门（设备科）或院长进行审核和批复采购由主管院长、最终用户负责人、院内部审计人员、医疗设备科主管人员、采购中心人员与供货商谈判 及签约后，医疗设备科执行采购

10、。（二）医疗物资采（低值易耗品、发出卫生材料）采购管理请购（1）常用库存发放物资：医院各科室填写物资采购计划表，由仓库保管员、申请科室科长、设备 科签字确认，然后转采购中心进行采购。（2）非常用库存发放物资：临床科室根据业务需求填写物资采购申请表上报设备科审核汇总。（3）内植入材料：由于内植入材料（如骨科材料及眼科材料等）金额较大，且需要根据患者具体情况 进行选择和实施手术。因此采取：医院根据临床科室论证及需求确定长期供货商。临床科室根据患者及手术需求选择内植入材料。手术后将患者姓名、住院床号、住院单号、植入材料名称、植入材料金额汇总制表报其业务主管部 门审核。（4）维修零配件：常用小额维修零

11、配件:医疗器械工程技术维修部负责人根据日常维修需求，填写物资采购申请表 报库房保管和设备科进行审批，审批通过后转采购中心进行采购入库。大额维修零配件：由设备最终用户根据设备故障诊断情况填写采购申请表，设备维修部主管负 责人附加故障情况技术说明，其负责人及设备科负责人进行确认后上报主管院长。审批（1）常用库存发放物资：物资采购申请表由设备科审核，主管院长批准后方可实施采购。（2）非常用库存发放物资：由设备科主管部门审核后的物资采购申请表上报主管院长批准后方可 实施采购。内植入材料：经设备科审核后的物资采购申请表，上报主管院长批准后，由设备科完成采购 手续。维修零配件：常用小额维修零配件：无需请购

12、手续。大额维修零配件：故障设备科室填报的物资采购申请表，经设备科审核，主管院长批准方可实 施采购。采购上述请购除常用小额维修零配件外，均需见主管院长批准，设备科审核员登记后，由采购中心完 成采购工作。(2 )用于设备维修的常用小额维修零配件，由维修部填写物资采购申请表，报设备科审批，然后进 行采购。凡属于列入政府采购项目的物资严格执行政府采购。医疗设备试用管理论证：临床科室应对所需要试用的医疗器械以及用户情况和市场准入情况进行细致的了解。申请：拟试用部门需向其业务主管部门提出详细的试用申请书。审批：设备科对医护主管部门批复的试用申请书就其产品市场准入情况及供货商企业合法性进行 审核，并加注意见

13、，上报主管院长。引进执行：主管院长批准后，由设备科(采购中心)与供货商签订试用协议书，执行引进验收。结论：试用部门应严格控制试用期时间，试用期满需及时向医疗设备科提交试用结论报告书，并 终止试用。对于接受医疗器械生产企业委托进行临床试验的临床科室，必须事前向院医务科办理申请，并严 格执行国家颁布的医疗器械产品临床试验管理办法。.医疗物资设备库房管理制度仓库管理入库（1）卸货及运输：外包装检查：对于大型及精密医疗设备在装卸货物前，医院在场人员首先应对货物外包装情况进行 认真查看，重点查看外包装有无受撞击痕迹、倒伏痕迹、水浸痕迹和破损，如发现应予以详细记录，并由 交货人现场确认。货物装卸：对于大型

14、及精密医疗设备卸货时，医院在场人员应严密观察装卸过程，如发现危险行为 或情况应及时停止装卸，以防止货物损坏。货物运输：货物到院后运输时，医疗设备科在场人员应跟踪院内运输全过程，发现货物有倒伏等危 险迹象应及时制止，以防止货物损坏，直至货物安全落位。（2）开箱及验收：医疗设备固定资产物资开箱验收应有供货商、最终用户代表、医院主管工程师和医疗设备科固定资 产管理人员共同在场。医院主管工程师和医疗设备科固定资产管理人员应控制开箱现场，严格遵守逐件开箱、逐件清点、 逐件登记的原则。设备包装箱在验收未结束前严禁移离验收现场，直至全部验收工作结束，且对包装箱进行认真查看 后，方由设备科处理。设备验收文件需

15、现场由最终用户代表、设备科、采购中心等参加验收人员和供货商验收人员共同签 名确认后方可归入档案。对于随设备的操作手册、维修手册等重要文件，需进行仔细登记，并由保管人在验收文件上签名确 认。（3）入库手续办理设备科仓库保管员根据验收完成文件和发票原件及时办理货物入库手续。出库设备科仓库保管员需在入库手续办理完成后在归定的工作日内，督促使用部门办理固定资产领用手续。库存保管（1）暂存物资保管：对于无法进入医疗设备科仓库的大型精密医疗设备，仓库管理员及固定资产管理 员应对其开箱安装前存放场地进行经常查看，防止碰撞、雨淋和水浸。并要与存放地（最终用户所在科室） 及医院保安部进行交代。（2）备用物资保管

16、：对于医疗设备仓库库存备用物资，应按类存放，先进先出，保持整洁，通风防潮， 并做好防火防盗工作。（二）在用物资管理分户帐管理：严格执行医疗设备固定资产分户帐管理，医疗设备科医疗器械物资供应部应按期对 最终用户分户帐及帐下固定资产进行盘点，做到帐帐相符，帐物相符。年度盘点：设备科医疗器械物资供应部每年对全院医疗器械固定资产进行一次盘点，目的是在尽 可能对一线临床科室影响小的前提下保证医院固定资产帐帐相符，帐物相符，防止固定资产流失。分户财产保管人员更换：医疗设备固定资产使用科室财产保管人员更换前，必须通知医疗设备科 医疗器械物资供应部，由该部人员协助做好帐物移交工作。如未办理固定资产管理移交手续

17、而导致的后果， 由接替者及科室负责人承担相应责任。（三）固定资产移动管理（变动管理）1 .跨科借用：由于医疗需要，经借与被借双方负责人同意将医疗器械固定资产跨科借用，固定资产 借出方需由财产保管人保留借方财产保管人借条。该借条必须注明设备名称、固定资产编号、设备完好状 况、设备归还日期等。如未办理借条事宜或借条丢失所造成帐物不符等结果，将由借出方财产保管人承担 相关责任。资产转科：医疗器械固定资产因临床业务需要进行转科使用，主动提出一方需向医疗设备科提出 书面申请，设备科审核，医疗设备主管院长批准，才能实施财产转移由双方财产保管人携带分户帐到医疗 设备科医疗器械物资供应部办理固定资产帐目变更后

18、，方可移交相关资产。资产出院：医院医疗器械固定资产因支援或捐赠转移出院外，设备科、医疗器械物资供应部必须 根据医疗器械主管院长的批准相关文件，凭接受方接受文件及时办理固定资产帐目变更手续。（四）固定资产报废管理1 .报废申请：对于不能继续使用的医疗器械固定资产，资产所有方负责人需认真填写固定资产报 废申请单，并提交维修部门进行工程技术鉴定。报废物资鉴定：维修部门主管工程师应本着严谨的科学态度，对需报废的医疗器械固定资产给出 实事求是的鉴定意见。报废申请审批：固定资产报废申请单经设备科负责人审核，医疗设备主管院长及财务主管部 门批准，方可实施办理报废手续。固定资产帐目变更：设备科物资库房保管将已

19、完成的固定资产报废申请单进行归档，并凭此单 进行医疗器械固定资产帐目变更。（五）固定资产（万元以上）档案管理1 .卷宗建立：医疗器械固定资产卷宗是从医疗设备科接到医院批准采购的申请书开始，由采购执行 者建立。该卷宗包括：论证、申请、批复、联系、招标、签约及相关全部资料。档案建立：设备到货验收后，由设备科固定资产管理员将其卷宗全部文件与设备验收文件一并装 订、编号，建立医疗器械固定资产档案，并由专人负责管理。档案调用：医疗器械固定资产档案是医院医疗器械固定资产的原始纪录，因接受检查、维修等事 宜需调用档案，必须征得档案保管人员同意，并在借出当日归还。四.医疗器械维护及维修管理制度（一）设备维修管

20、理设备维修实行专人分工负责制。维修责任工程师对所管设备要及时认真做好：设备开箱验收登记、设备索赔登记、保修期内维修登 记、保修期到期前设备状况总结、设备维修情况登记（自修或外修）、关键零配件来源记录、设备清洁及 消毒方法。维修责任工程师对所管设备，应尽可能采取下修方式（除故障特别复杂外）。维修中由于故障特别复杂或零配件采购困难，主管工程师应及时通知设备使用科室，以便及时采取 应急措施。维修中遇到难以判断或一时无法解决的问题，责任工程师应及时向上级领导汇报。维修负责人应及 时召开问题讨论会，群策群力解决问题。对返修率高的医疗设备，维修技术人员也应及时向上级报告。维修工程人员应严格把好报废设备鉴定

21、关。维修工程人员应经常与所管设备的使用人员进行操作和保养工作交流，积极听取设备使用人员对所 用设备的反映，从中判断设备的使用现状。维修工程人员应经常与厂商维修工程人员进行联系和交流，虚心求教，尽最大可能地了解所管设备 的常见及特殊故障的判断及维修方法。维修工程人员应及时了解所管设备代理商或维修工程师的变更情况，并及时与新的代理商或工程 师取得联系，以保证零配件的索取和维修联系。（二）工程技术图纸及档案的管理严格执行大型医疗设备的验收报告、工程技术图纸、维修日志及联系记录和报废鉴定文件归档制度。工程文件档案实行集中存放和维修负责人管理的方法。严防档案丢失。3 .医疗设备工程技术保障部负责人应定期

22、对下属的工程文件档案进行审核。对最终用户保存的使用手册应严格进行登记确认。（三）保养及维修质量控制医疗设备科工程技术保障部负责人负责针对各类不同设备，制定保养工作要点及程序。该负责人根据设备返修情况，调整保养周期。医疗设备科工程技术保障部需定期召开“设备状况讨论会”，重点找出维修及保养工作中的漏洞并 加以弥补。对维修及保养工作不负责任的工程技术人员进行及时的批评指正。医疗设备工程技术保障部负责人应定期地对全院大型医疗设备进行巡视，充分听取最终用户部门的 意见和建议。工程技术人员下修及保养工作结束后，需填写工程登记表，在表中详细写明工作过程及结论。并由 使用设备科室专管人员签字确认。各最终用户部门应对所使用的设备发生的故障向及时通报，尤其是待用抢救设备。对抢救设备（呼吸机、心脏除颤器等）实行定期巡检及最终用户确认登记。设备的返修率作为维修工程人员的工作业绩考核标准。（四）操作及保养培训管理医院最终用户部门应认真对待厂家或供货商对其相关产品的应用培训。并对参与培训及日后使用者 进行考核和登记。医疗设备科工程技术保障部工程技术人员应对厂家或供货商对最终用户的培训过程及参加人员进行 详细记录，并对培训总结记录文件确认归档。对于涉及使用安全