金属复合板有限公司 文件管理程序

1、文件编码：BDFH/CX/01状态发放号程序文件文件管理程序版/委:A/0起草：田保生 刘福义 刘纯2014年03月27日发布2014年03月27日实施山东鲍德金属复合板发布BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：7/10文件与体系有效运行不适宜或体系发生变化时，由该文件管理部门组织评 审。6. 8. 2评审结果适用、可继续延用的在原审批表中或以清单方式确认。6. 8. 3评审结果需修改且条款较少的填写文件更改表进行修订，修 改内容或修改次数较多时填写文件审批表进行换版，修改/换版须按要 求审核、批准后通知原文件持有人更换或更改（换页或划改），并在文件更 改履历中记录

2、，综合办公室保存文件更改履历表。以电子媒体贮存的文件 应进行适当标识、编目、备份，由专人负责，必要时予以备份，更改或换 版时及时修改。6. 8.4评审结果作废的文件由综合办公室按发放记录进行回收并填写 文件回收记录，确保回收手续完备、交接清楚；作废但需要作为资料保存 的文件需由综合办公室加盖“作废”印章并签署日期。6.8. 5文件回收后，综合办公室即可对失效的文件进行销毁；文件销毁 要经有关领导批准，综合办公室建立销毁记录，有关人员进行监督，保证 平安销毁。6. 8. 6文件换版时，文件的原编号保存；文件作废时，文件的原编号一 并废止。6. 9文件的归档BDFH/CX/01BDFH/CX/01

3、文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：8/106.9. 1管理类和行政类文件的原稿由综合办公室归档。6. 9. 2技术类文件由生产技术部负责整理。在工程或课题完成后，装订 成册交档案室存档。6. 9. 3各部门发放文件时应向综合办公室提供一份存档。6. 9. 4文件的保存期限由文件提供部门会同综合办公室做出规定。6. 10 外来文件的管理6. 10. 1外来文件由综合办公室进行登记、处理，并识别其适应性，如 需分发由总经理批示发放范围。6. 10. 2外来文件的发放、使用、更改和废止方法与公司内部文件相同。7、相关文件记录管理程序8、记录文件更改申请文件更改通知单受控文件清单外来文件登

4、记表文件发放登记表 记录清单BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：9/10附件1 ：文件的编写/修改、审批、发放部门职责表文件类别编制/修改 控制部门审核批准发放部门方针、目标综合办公室管理者代表总经理综合 办公室管理手册综合办公室管理者代表总经理综合 办公室程序文件职能归属部门管理者代表总经理综合 办公室作业文件职能归属部门管理者代表总经理综合 办公室它件 其文产品标准/技 术条件/质量 计划生产技术部、质 量管理部管理者代表总经理综合 办公室工艺规程生产技术部管理者代表总经理综合 办公室检验试验计划质量管理部管理者代表总经理综合 办公室设备规程设备部管理者代表总

5、经理综合 办公室平安操作规程平安部管理者代表总经理综合 办公室检定规程质量管理部管理者代表总经理综合 办公室部门内部 作业文件各部门管理者代表总经理综合 办公室外来文件各部门识别管理者代表总经理综合 办公室BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：10/10附件2：文件管理基本流程销毁或保存标识修改履历版次/修改号章节修改理由条款/修改内容修改人 审核人批准人修改/实施日期 TOC o 1-5 h z 目的1/10 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 适用范围1/10术语1/10引用文件1/10职责1/10 HYPERLI

6、NK l bookmark16 o Current Document 管理内容2/10 HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 相关文件8/10记录8/10 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 附件1文件的编写/修改、审批、发放部门职责表 9/1010/1010/10附件2文件管理基本流程BDFH/CX/01BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：1/101、目的本程序规定了文件的编码、标识、审批、发放、使用、更新及作废的 要求，适用于公司质量、环境和职业健康平安体系有关文件的控制

7、。到达 对质量、环境、职业健康平安体系文件进行有效控制，确保有关部门、人 员能得到并使用有效版本的目的。2、适用范围适用于山东鲍德金属复合板质量、环境和职业健康平安管理 体系文件及外来文件的控制和管理。3、术语4、引用文件5、职责1总经理负责组织制定管理方针，批准管理手册及其它作业文件。5.2管理者代表负责审核管理手册，组织制定管理目标（质量、环境、 职业健康平安）。3管理者代表负责审核主管业务的程序文件。综合办公室负责管理类文件的控制、公司文件及收到的各类受控 （外来）文件的管理。平安部负责组织环境和职业健康平安的法律法规的识别和控制。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数

8、/总页数：2/10生产技术部负责技术类文件的控制。质量管理部负责产品质量类文件的控制。各部门负责本部门与三体系有关的文件编制、使用和保管整理、 归档等。6、管理内容文件的分类1. 1管理体系文件按其性质和用途分为四类：a）管理手册。包括方针/目标、指标。b）程序文件。c）作业文件。包括：管理类文件、技术类文件、行政类文件。d）记录。文件的编制a）公司总经理负责制订我公司的质量/环境/职业健康平安/方针及其 总目标，并说明其含义，目标应是可测量的。b）各部门负责制订本部门的质量/环境/职业健康平安的分目标，该目 标应满足我公司总目标的要求，以分保总。c）管理手册由管理者代表负责组织编写小组进行编

9、制。d）程序文件、作业文件由各部门编写。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：3/10外来文件的识别/发放外来文件一般包括：由公司外部进入本公司的文件，包括法律法规文 件、上级下发的与质量、环境、职业健康平安管理体系有关的文件等。综合办公室负责组织对外来文件的适宜性、充分性进行识别/确认，并 负责收发登记，以控制其发放。同时执行法律法规和其他要求管理程序。6. 4文件的审批文件在发布前要得到授权人的批准，以确保文件的充分性与适宜性。a）方针、总目标由总经理审批。b）管理手册由管理者代表组织各部门负责人会审，最终通过管理者 代表审核后，由总经理批准。c）涉及多个部门的

10、程序文件、作业文件应由相关部门会审，会签后， 由管理者代表批准。d）外来文件适用性的识别由主管部门负责人负责。6. 5文件的标识6. 5. 1文件编号管理手册的编号：BDFH / zhsc布年份管理手册代号我公司代号BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：4/10程序文件的编号：BDFH / CX / X X序号程序文件代号我公司代号作业文件的编号：BDFH / ZY / X X X / X X序号部门名称缩写作业文件代号我公司代号例如：综合办公室-BGS;生产技术部-JSB;质量管理部-ZGB;平安部-AQB;设备部-SBB;制造部-ZZB;市场部-SCB;财务部-

11、CWB。记录的编号：BDFH / JL / XXX / X X序号部门名称缩写记录代号我公司代号例如：综合办公室-BGS;生产技术部-JSB;质量管理部-ZGB;平安部-AQB;设备部-SBB;制造部-ZZB;市场部-SCB;财务部-CWB。外来文件采用原文件标识。文件状态的标识管理体系文件分“受控”和“非受控”两种:BDFH/CX/O1文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：5/10a）受控指文件持有人必须按照文件的批准、发放、使用、更改、作废 程序严格执行，并按规定管理。其受控方式分编号受控和无编号受控两种; 编号受控方式适用于质量、环境、职业健康平安管理手册和程序文件，受 控方法为

12、：由综合办公室对该文件进行统一编号、登记发放。同一文件受 控编号要予以区分，不得重号；除质量、环境、职业健康平安管理手册和 程序文件外的其他受控文件可采用无编号受控方式，发文单位不编号、直 接登记发放。b）仅供学习、参考等目的使用、不作为过程控制使用的按“非受控” 发放，文件修订时不予修改。c）作废文件因正当原因需要留存的，在首页加盖“作废”印章。d）文件的修订状态标识：修订状态/修改次数。如：A/0为A版。次修 改。6. 6文件的发放6. 6. 1经批准执行的文件，由其主管部门确定发放范围，综合办公室负 责发放，并在“文件发放登记表”上登记；下发文件为复制件，原稿要留 档。各部门应有兼职文件

13、管理员，对接受和使用的文件进行分类登记，对受控文件建立受控文件清单。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改号：A/0页数/总页数：6/106. 6. 3综合办公室对更改或换版的文件及时从使用部门收回或进行更 换，并在“文件发放回收登记表”上做好记录，确保在文件使用处均为有 效适用版本。6. 6. 4外来文件由主管部门按需要发放，并跟踪其有效性。及时更新， 确保使用处均为现行有效版本。6.7文件的使用文件一经颁发，各部门都要认真执行，不能擅自修改。7. 2应确保使用有效版本，在使用场所无作废或失效文件。3应确保文件标识清楚，目录清楚，易于识别和检索。6. 7. 4受控文件只在我公司内部使用，任何部门和个人不得擅自复制和 对外提供，如确需复制，应由原发放部门复制，并办理领用手续。6. 7.5文件应妥善保