会议管理艺术

1、 会 议 管 理 艺 术 资料来源-自由漫步：1 一、 开会的重要性 二、 成功会议管理 三、 会议组织与管理艺术 2 一、开会的重要性 1.会议业概述 2.会议的涵义3 会议业概述理论观点之一： 会议经济是市场经济的阶段性产物 每年全世界举办的参加国超过4个、参会外宾人数超过50人的各种国 际会议有40万个以上，全世界国际会议的消费总额达到多亿美元。 间接经济效益： 1：9 欧美会议市场份额从下降到家；亚洲市场正快速的发展趋势： 会期变短，平均4天，与会人数减少 中国十年内将成为世界会议领头羊 1998年 34位 2004年 18位 上海成为世界会议业关注的热点 每两天就有一个国际性会议召开

2、，的居民能用英语和老外交流，半 数市民有机会接受大学教育，每天有万旅客从天上“飞”来，每年入境 游客要占本地人口数量的，平均每位居民一天能赚上美元。 国际会议协会ICCA 4浙江东南部会议战略子生态 上海宁波台州温州南京杭州苏州义乌沪宁杭会议战略生态群 图 资料来源CEI 2003年3月 5会议业 指为会议业直接提供物质、文化、信息、人力、 智力、管理等服务和支撑的部门和行业的总称。会议业所包括的部门和行业涉及到第一产业、第二产业和第三产业的众多部门和行业。 6会议行业 国家会议经济会议产业链 会议场馆 与会者 会议企业三大效益会议服务7 城市会议经济定位5要素 城市经济 城市会议经济水平 场

3、馆 城市会议行业现状 相关产业成熟度8 城市会议业发展机制 环 境 吸引力 效 益 组 织 基 础政策、经济、社会、基础设施会议知名度、主题、与会者等经济效益、社会效益、环境效益会议管理机构 会议行业协会场馆、专业公司和人才、配套服务设施等9 我国会议市场供需矛盾与新的市场发展趋势 垄断利润走向平均利润，市场秩序逐渐走向规范 会议市场进入由数量级增长向质量型结构性调整阶段的前期 提高会议服务能力成为会议企业市场竞争的法宝，优质 服务是企业生存的根基 10什么是会议 汉字“会”： 合、聚合、会合。书禹贡：“会于渭讷”。 会见、会客。谢惠连雪赋：“怨年岁之易暮，伤后会之无因” 时机、际会。后汉书周

4、章传论：“将从反常之事，必将非常之会” 为一定目的而成立的团体、组织集会。 现代会议的含义： 指围绕一定主题、在一定时间和地点由特定的人群聚会而形成的各种类型会议，如国际会议、研讨会、论坛、年会等。11会议的特点 群体活动 规定地点 主题明确 时间限制 交流信息为目的12会议类型 Convention: 会议 Congress：大型会议 Conference：专业会议、学术会议 Meeting：大会、集会、聚会、研讨会 Group:小组会议、培训班13大型会议（Congress）一大型会议： 大会；专业人员代表大会 （美国等国）国会、议会；国会（或议会）会议（期） 聚会、会议举办条件：1、多数

5、在不定的地点、在一定的时间内举办的人数较多的聚会。2、 题目限定在一定的范畴之内3、 每次举办的含有多种的交流方式。 导入式的讲演 采取开放式的交流沟通形式4、 大型会议的规模大、组织复杂、筹备期长、组织工作的水平较高。5、 场馆要求高6、 对技术和人员的服务要求极高7、 参与者为企业公差或个人自愿 14国际会议：International congress1、定义：至少四个国家参加的大型的会议称为国际会议。 德国对“国际会议”按以下三个标志来加以界定： 在德国的国际组织的成员举办的 国内或国际组织共同举办的 德国国内与国际机构共同在德国以外举办的 2、国际会议的基本标准：参会者会期由不同的专

6、业服务构成筹备时间备注：综合性的、较长的准备期是对举办会议活动计划的必须条件15中、小 型 会 议 举办特点：中、小的规模举办期较短题目选择有限目标的确定和题目的确定与大型会议大同小异通常只举办一次 计划和准备时间要求不多 “中、小型会议”, 以国内与会者居多 组织工作和场馆的要求不高交流对话的方式简单中小型会议的基本标准： 参加者会期 会议服务的内容不复杂计划周期 16会议举办的基本条件 较好的基础设施 国际性的场馆 四通八达的公路网络 酒店等接待能力 酒店综合信息 旅游资源丰富 城市环境优美 第三产业发达 定票系统先进17波纹效应开会的重要性 信息就是权利 精神领袖价值 理念价值. 体验价

7、值 第三方认证价值信息传播价值18 二、成功会议管理 需要有效的组织技巧 19导致会议举办效果不佳的六大误区 主题不明或者多个主题 过程控制松散 缺乏权威主持人 会议主导者误导 群体冲动决策 与会者角色含糊 20 会议产品 通过会议举办活动由会议组织机构开发的一种产品，是由会议组织、与会者、会议场所、会议服务4个基本要素构成的服务，具有主题性、无形性、生产与消费同步性、易逝性和体验性等五大特点。 21主题性 会议以主题为产品设计的前提。 无形性 区别于工业产品有形性特征，会议产品因一个主题概念而 存在，因提供会议服务而产生效益，其服务主体是由人的 行为构成。 时间性 会展服务产品不可能用仓储的

8、杠杠来调节市场，服务产品 一旦被出售或者消费，其价值就永远消逝，因此具有很强 的时间性。 22 体验性 举办活动的服务于消费同时进行。服务质量很大一部分取 决于服务者和消费者接触的一刹那 Moment of Truth (真像 时刻) 。波动性 服务质量因为服务提供者和消费者双方的个人因素发生变 化波动。 23会议服务产品开发和生产过程 产品开发（价值设计） 产品生产（组织服务） 产品销售（会议营销服务） 现场服务（会议消费服务） 绩效评估（服务评估） 24 会议成功的两大定律 会议产品设计定律 “六一律” 主题、类型、场所、时间、人物、价格 会议举办定律 “三一律” 时间、地点、人物 25判

9、断会议是否成功的2种方法 会议组织效果：预期目的是否实现了比如：解决了什么问题？做出了什么决策？方案或者决策有无创新？会议过程控制效果：会议管理能力与水平的体现比如：问题是如何解决的？决策是如何做出的？人们对会议的感觉如何？大家是否机会均等地参与会议还是某个别人操纵会议？开会愉快吗？与会者得到激励了吗？会议上是集思广益还是一言堂？ 26我们需要什么?各类提议：筛选筛选标准会议详细的目标起草计划大纲环境研究竞争问题先例或类似案例信息收集日期费用与税收场地人员系统地详尽计划财政计划预算收费收入赞助者投资现金流转操作性计划操作来源团队，人员场地，场馆物流设备进度表卫生防预，安全和保安市场计划市场调研

10、促销与公关市场进度表反馈：讨论计划组织与准备会议发展准备活动，确定时间下限会议执行操作，控制与活动会后工作 闭会，评估，反馈与记录，奖励目标会议准备流程图27会 议 类 型 一 览 表 为资讯分享 员工会议 紧急会议 常设委员会 专题讨论会 教学式会议2. 为达成决议与解决问题集思广益式会议单一问题讨论会议电子邮件会议书写议事会议最佳决议斟酌会议3 为激发创意各抒己见会议旁观者清会议4 为资讯分享贴布告式会议排树状图会议集思广益状况排除会议5 为混合不同议事法之好处公司布告法集思广益座谈会“旁观者清”兼与顾问讨论会28固定费用项 场地设施费 讲演者酬金，旅费和餐费市场开拓费（宣传手册，邮寄广告

11、，新闻稿，广告，记者招待会） 办公费（电话，传真等） 视听费 租用费（如家具，设备与灯光） 展览费 人员劳务费全体服务人员 路标，鲜花和其他用来制造气氛的项目 运输费 保险费 审计费非固定费用项 餐饮 住宿 娱乐 会议装备（如文件夹，徽章等） 文件费（如材料邮寄，注册） 29三、会议组织与管理艺术 30 主持人 主管人员 与会者 记录人 31主持人 角色定位：会议服务者任务：是引导与会者把注意力集中在主题上角色原则：灵活性、适应与会者需要角色基本素质： 个性 经验 环境营造技巧 把握与会者特点 把控会议讨论的能力 协调性 对议题较熟念 负担较多行政与社会责任 社会地位较高 具有领导力 声音洪亮

12、 32主持人应该做什么和不应该做什么？ 三大本职工作 如何让与会者把注意力集中到同一个问题和过程上来 如何保护与会者不受到攻击并保证每个人都能够参与 如何保持中立和建立信任33四个关键工作 对开会方法和议程提出建议 鼓励与引导参与 帮助与会者寻找双赢方案 协调会议前后的有关工作349种技巧 清楚阐述自己的角色 会议开始前让大家对讨论的问题和程序取得一致 不提出自己的意见，也不评论他人意见 不回答有关会议内容的问题 态度积极鼓励大家畅所欲言 不要讲话太多 始终不偏不移 支持记录人工作 不怕出错 帮助教育大家35成功会议策划15问 1. 围绕什么主题开会？2. 会议规模多大？与会人员多少？让谁参加

13、？3. 与会者由哪些部分构成？4. 开一个什么类型的会议？5. 要让与会者采取何种方式和程度介入？6. 会议在哪儿开？7. 会议室如何布置？8. 每个人在会议中的任务和职责是什么？9. 谁有权最后决策？10. 会议上采用什么方法进行讨论和决策？11. 会议开多长时间？12. 是否列出议程表？13. 有必要做会议陈述？14. 以什么方式记录？15. 如何决定任务、期限和任务？ 36 常用发言时间的分配 成功会议组织锦囊237良好的发言时间分配图 成功会议组织锦囊338 “日式无异议决议通过法” 理清问题与议事目标 咨询所有关系人意见；筛选出较好的意见 比较所筛选出的意见成功会议组织锦囊439 能够有效地达成决议 用“足够多“的时间检视困难所在，并使与会者达成共识列举或图示个案并开始讨论客观比较个提案优劣，避免意气之争估计个提案获益率评估有无采集更多参考资料的需要。如需要，议定搜寻方向征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对个提案的认同要点对议案做适当的修正与妥协10 确认议事结果11 组成或指定议案执行的督导单位 40 不压制相左的意见 消融自以为无懈可击的错误观念 能够合理化地逃避问题 避免在负面刻板印象下做决定而导致的可能危机 集 思 广 益 41如 何 发 挥 影 响 力发挥影响力的方法