浅谈八二法则与时间管理（ 39页）ppt课件

1、淺談八二法則 與 時間管理蔡文能Agenda沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉了一圈晴天終於出現轉變 .為何需求時間管理?八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣時間管理的問題有效管理時間的四大關鍵時間管理案例: 假设沒有 該有多閒 設定SMART的目標附錄 傳奇人物王品集團的戴勝益我沒有時間?胜利與否不是才干問題，而在意願能否堅定沒有時間只是藉口， 沒有意願才是失敗的主因 !時間可以培育人格， 可以成就事業，也可以儲積功德 - 證嚴法師其實只需20%的時間就可以完成80%的事情為何需求時間管理?為何他我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?1.無奈 2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是他我最

2、熟习的當他開始不滿於現狀時, 表示他很想改變(change)但是要用對 “新的思索方式 。 正確分配時間i.e., 時間管理什麼是時間管理？一、時間管理不是要把一切事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定他該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提示與指引。八二法則 - by 社會學家柏雷多(Pareto; 巴烈圖)80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二法則，他確認義大利國家 80%的

3、土地(財富)由 20%的人口所擁有 !國家80% 的人口被20%的人統治 。80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。 企業80%的利潤來自20%的客戶! (其它 80%客戶是澳門來的)80%的人只运用軟體20%的功能。(Word, PPNT,)通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。什麼是八二法則？80/20原理用在生活 表示圖80% 時間20%時間80% 效果20%效果重要的少數事物瑣碎的多數事物我是學生, 八二法則干我屁事前面的80分通常只需花20%的努力努力成果邊際成效遞減沒有人要他每科拿 100 分程式(習題)20%的時間可以完成80%儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做完 8

4、0% 普通。 每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣) 剩下的時間優先分配於有興趣的或成效大的 ! 1 st 急2 nd重3輕4 th緩請排出正確的行事優先順序1?4?23時間管理矩陣低高緊急度高低重要性? 要把時間用在對的地方 !艾森豪法則 美國艾森豪將軍指出，人們的精神，往往被緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全或儘能够的將時間與精神用在重要的事。艾森豪法則的啟示：留多一點時間給重要的事情。 ?1?緊急 4重要不緊急不重要45%35%5%15%But How ? 說的容易 .降低右表中3和4的時間!錯誤的時間分配緊急的事不緊急的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 t

5、h緩正確的行事優先順序與時間分配時間管理矩陣35%50%12%3%留多一點時間給重要的事情主管明智的時間配置121.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能緊急的事不緊急的事重要的事設備故障或生產停擺員工產生肢體衝突有期限的任務突然停電顧客抱怨計畫之研擬公關之促進技能之提升問題之調查誤會之澄清不重要的事有些會議之出列席有些不速之客到訪有些臨時的邀約有些無謂的請託有些無聊的電話有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作個人嗜好的沈迷無關緊要的信件各類輕重緩急事情範例時間管理不

6、是什麼?時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。時間是無法累積與增值的資源。所以時間管理的問題本身不在於時間，而是在於本人如何善用及分配他本人的時間。時間管理是什麼?時間管理就是自我管理。自我管理即是改變習慣，以令本人更富績效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率。把事情很快又很對地做完，叫做效能。Do the thing right! Do the right thing!時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。他的時間管理出了什麼問題？一、無法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的任务去做別的事情。擔任主管的責任

7、之一就是集合多人的努力，共同完成一份任务。換句話說，主管的任务有很大的一部份需求與別人互動，外界的干擾是主管任务的一部份。他可以排定某些時段做為他的緩衝時間，當有人臨時找他需求討論事情時，可以請他在他有空的時間再來。1/3缺乏說 “不 的勇氣。他的時間管理出了什麼問題？二、做事沒有方法我們常運用本人所熟习或直覺想到的方法做事，但事實上，這並不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點在於他能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有效率的完成事情？2/3 儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 普通。 他的時間管理出了什麼問

8、題？三、過度溝通而沒有想法假设真要開會，要防止毫無結果的討論。當我們遇到問題時，第一個想到的是找人開會，希望多一點人一同商量討論。但是會議的中心目的在於做出決策，而非討論。主管應該事先分析問題的能够缘由、能够的解決方法，然後在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這樣可以讓他原先的思索更為完好，而且可以當下做出決策，開完會後一切就能立刻開始任务。3/3有效管理時間的四大關鍵從自我可掌控的部份開始釐清不同性質的任务排定ABCDE優先順序留點時間給本人See next 4 slides有效管理時間的四大關鍵一、從自我可掌控的部份開始主管在進行時間管理時，可以從本人能够掌握的部份開始，包括與

9、下屬的互動時間、和完全屬於本人的時間。最直接的方法，就是有效管理與屬下之間互動的方式。讓屬下遇到問題時，能夠提出建議並採取雙方都赞同的做法或是主動採取行動並向上報告。1/4有效管理時間的四大關鍵二、釐清不同性質的任务根據美國密西根大學心思學和神經學科學家最新研讨發現，人的大腦在持續不間斷處理一件事情時，才干發揮最正确功能。因此，最正确的任务方式就是將性質類似的任务集中在同一時段完成。他可以將任务分成兩大部份：需求高度專注力的任务，如撰寫報告、擬定計畫等。相對而言不需求太多專注力的任务，像是開會、處理文書作業、電話連繫等。2/4有效管理時間的四大關鍵三、排定優先順序可以採取 ABCDE 方式：A

10、級任务：非常重要且緊迫、必須立刻完成。B級任务：很重要，但有較多緩衝的時間。C級任务：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。委派Delegate緊急但不重要任务：將緊急但不重要的任务分派給適當的人執行。刪除Eliminate沒有時間做的任务：假设排不上時間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。3/4有效管理時間的四大關鍵四、留點時間給本人記住! 他無法做一切的事情， 要學習何時該說不。儘管任务再忙，都應該留給本人一點時間，在不受打擾的狀況下，專心的思索一些問題。4/4主管不僅是做事的人，更要成為思索者，主管任务很重要的一部份就是战略的規劃，像是團隊未來的發展或是新市場的開發等。預

11、留 Buffer (緩衝區)並不是每件事情都那麼的急。假设我們每件事情都要即時地處理掉，置信我們會變得神經兮兮的。 所以應該要有一個地方，緩衝區，讓我們放一些比較不用馬上處理掉的事情，但是時間到時又要能提示我們。 學會拒絕拒絕要求四部曲傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬鼓勵部屬指出衝突所在，並提出變通辦法；必要時支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老闆提示他他目前處理中的任务，並請他協助決定新任务的優先次序。假设沒有 該有多閒 1.他一天花多少時間在看 ?2.他進 會不會看廣告信?3.他看Email 的時間是連續的, 還是片斷的?4.他的Email 有沒有做分

12、類?5.他回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信?6.他進 信箱, 是先看信還是先發信?葛洛夫: 他的時間是不是被 切成零零碎碎的片段? 其實他應該集中處理它!Andrew S. Grove安德魯葛洛夫為Intel主要創始人如何提高 的處理效率一進信箱第一個動作就是把一切信件的主題瀏覽一遍，然後做分類的動作。 (或設定自動分類)除了真正急件以外，集中時段回信。養成習慣，一天只在三個時段看 , 例如 :時段信箱回信備註08:30公事V13:00公事X急件才回17:20公事V21:45私人V今天必須做的事今天應該做的事今天可以做的事 今日三件事設定SMART的目標目標設定要 SMART Speci

13、fic 要明確Measurable 要可量測Attainable / Achievable 要可達成Realistic / Relevant 要務實 / 要切題Time bound 要有時限Acronym 頭字語時間管理 就是 要有好的規劃。養成良好的任务習慣行動才是企劃的開始。用兵貴在速戰速決，時機稍縱即逝。可以早上做完的事，決不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。養成做備忘錄與思索的習慣。開始任务之前，假设能花費15分鐘仔細思索他要做些什麼，就能節省四小時的時間浪費。將性質類似的任务集中在同一時段完成。需求高度專注力的 vs.不需求太多專注力的每天至少完成一件事情，特別是在

14、任务情緒低潮時。記住- 拖延必須付出代價不断不去看牙醫 - 牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機械修缮 - 缺点後花費更大。遲遲運動計畫 - 容易縮短生命。延遲答覆詢問 - 將失掉顧問。拖延開發新產品 - 將被對手超越。延誤重要的事情 - 將喪失豐富的人生。 如何處理情緒低潮每天至少完成一件事情。完成事情的定義 : 完好的 + 相關的 + 善後的 + 記錄的文件通常完成一件完好事情就會有力氣再做第二件事情不要因為花了時間去度假而覺得內疚，度假使他心境愉快所以會讓他更能有效的任务。 莫非定律(Murphy s Law)If anything can go wrong, it will

15、.會出錯的事終歸要出錯 不要杞人憂天 !開始任务之前，假设能花費15分鐘仔細思索他要做些什麼，就能節省四小時的時間浪費。時間管理是一種任务習慣的養成，它就是生活的一部份，而非是額外的任务。當他有了良好的任务習慣，對他本人、對周遭的人都是好事一樁。Summary先做不想做但必須做的事。好心境才有好效率王品集團老闆戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌任务失去生活樂趣。他清楚知道如何分配任务與休閒時間，假设把本人弄得很忙，就無法思索公司的未來和大方向。己經遍覽全球八十多個國家的戴勝益說，他不但添加本人的國際觀，也強制主管必須休假，因為忙碌疲備，會降低服務品質。註: 戴勝益為三勝製帽(扁帽工廠)老闆戴勝通

16、的弟弟認識王品戴勝益1993年創立王品集團，至2006年王品集團旗下已擁有7個餐飲品牌、59家分店。2007年營收更超過新台幣40億，各品牌分店數突破100家大關。王品台塑牛排的主力產品是中國口味的精緻牛排餐；西堤牛排標榜新都會時尚西式精緻套餐；美國PorterHouse為牛排西餐；陶板屋訴求和風創作料理；原燒為現代日式風格燒肉店；聚為北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒套餐。2003年7月正式進軍大陸市場。 戴勝益創立王品的因緣際會在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺後亂投資又賠光光.某次機會中品嘗到台塑牛排，戴勝益發現，有些人像王永慶，並不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。而台塑三娘自行改良過的中式全熟牛排，獲得許多老闆和消費者喜愛，也就是在這種因緣際會下，讓戴勝益從中得到創業靈感單一產品也能成為商機。 重賞之下必有勇夫王品集團戴勝益的海豚領導學捨得給 是他對待員工的方式。給得起 也讓他吸引了許多優秀人才跳到這個愈來愈大、愈來愈深的池子裡。當個餐廳店長也能年薪千萬？上菜的鞠躬幅度、浅笑程度都有計算？這不是天方夜譚，而是戴勝益十幾年來的餐