办公室日常事务20150413

1、第三章 行政(xngzhng)秘书日常事务 办公室管理 通讯(tngxn) 日程安排 接待 印信 值班 应急工作 共五十八页接待(jidi)：接待工作程序：接受任务了解来宾(libn)（来宾(libn)的基本情况、来访意图、抵离时间、日程安排）制定计划预订食宿迎接来宾(libn)商议日程拜访宴请正式会谈陪同参观赠送礼品欢送来宾(libn)接待小结。共五十八页案例(n l)：省教育厅领导派检查组来我校检查实践基地建设情况。背景是近期省教育厅非常注重高等教育的实践工作(gngzu)，2009年准备专门资助一些重要的实习基地建设，率先在一些高校建立样板基地，及时推广实习的先进经验。本次考察是一次重要

2、的考察。（检查组成员中，一位是基建财务处副处长，一位是高等教育处副处长，另两位是重点大学的专家。）共五十八页分析(fnx)：接受任务：校长；校长办公室；教学科研基地管理处；学生工作处；各学院。接待方针；接待规格；接待目标。接待形式：迎送；会见；宴请；座谈；参观等。安排日程任务分工(fn gng)：材料、宣传、接待、组织协调、后勤、财务共五十八页接待工作计划(jhu)的制作格式标题：由接待事项+“方案”组成。如“关于接待香港中文大学代表团的方案”。正文：来访的起因和背景；来访者的基本情况和来访目的、意图；接待的方针、规格、活动安排和接待责任；接待的经费问题。附件：如来访者名单，有关对方的背景材料

3、(cilio)。提交方案的单位。呈交时间。接待方案拟好后，呈报领导者审阅批准。共五十八页案例分析： 某单位经有关部门牵线，与某外商达成初步意向，欲共同投资，合作经营。于是邀请外商来沪考察并作具体洽谈。领导将接待任务交给办公室全权负责，办公室将三天的接待任务作了如下安排： 第一天上午，派王秘书驾车去机场接回两位外宾，安排到一五星级宾馆(bngun)住宿，中午全体党政领导出席欢迎宴会。下午参观市容，重点参观浦东新区。晚上，再次举行晚宴。 第二天，安排客人去苏州游览，共有5人陪同。 第三天上午，由党政领导和翻译组成的5人小组与外商洽谈，因时间有限，没有涉及具体事项，只达成初步协议。领导表示将择日再邀

4、请外商前来洽谈。中午，全体领导出席欢送宴。下午，王秘书开车送客人去机场。共五十八页1办公室管理(gunl)1.1办公室环境管理1.1.1办公室自然环境(z rn hun jn)最优状态的标准：方便 舒适整洁 和谐统一 安全 共五十八页1.1办公室环境(hunjng)管理1.1.2办公室布局设计(shj) 办公室布局分为开放式和封闭式两种。 （1）开放式办公室开放式办公室是大的空间，包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具、椅子、电话、计算机等设备的存放空间。包括全开放式办公室和半开放式办公室两种形式。共五十八页1.1.2办公室布局(bj)设计(2)封闭式办公

5、室又称为传统办公室，是指分隔(fng)成若干带有门、窗的独立的小房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应的设备。共五十八页1.1.2办公室布局(bj)设计分析：某企业准备在广州成立一销售(xioshu)分公司，租用了某写字楼的一层大厅。其中，要设计包括产品展厅与销售(xioshu)分公司办公区两大区域。销售(xioshu)分公司办公区又包括正副经理办公室、接待区、销售(xioshu)部、技术部、财务部等部门。请您为其设计布局并说明理由。 共五十八页1.1.2办公室布局(bj)设计开放式办公室的优点： 降低建筑成本；场地利用率高；重新布局灵活；易于沟通，便于交流；易受上司的监督；容易集中化服务(

6、fw)及共享办公设备。开放式办公室的缺点： 缺乏单独办公的机会；不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰；很难进行机密性工作；噪音太大。共五十八页1.1.2办公室布局(bj)设计封闭式办公室的优点： 比较安全，便于锁门；可以保证工作的秘密性；易于员工集中注意力，专心致志于细致和专业的工作；保护私人空间，易于保护隐私。封闭式办公室的缺点： 建筑成本高，隔墙( qin)、门、走廊等占用空间多并要装修；难以监督员工的活动；难以进行沟通；员工被隔开，易于感觉孤独。共五十八页1办公室管理(gunl)1.2办公用品的管理1.2.1库存控制最大量库存：以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量，库存

7、物品的数量在任何时候都不能超过这个最大量。最小量库存：是以防物品全部被消耗完而保存的该项物品的最小数量，这样能够(nnggu)保证购买者在所有物品用完之前有充分的时间补充库存量。共五十八页1办公室管理(gunl)重新订购线：这是提醒购买者库存(kcn)需要重新订购的标准，它由以下几个因素决定：日用量运送时间+最小量库存。 例如：每天用去A4纸一包（令） ，运送时间需要2天，最小库存量为10包（令），因此重新订购线就是：12+10=12 包。共五十八页1办公室管理(gunl)1.2.2办公用品的采购分析：秘书决定为自己的办公室购买一台新的计算机，经过有关领导的同意，他看了一位操作员的演示以后(y

8、hu)，选好了满意的机型号，开始订购。请问：这次订购，关系到哪些职员的工作？共形成哪些商业文件？共五十八页1办公室管理(gunl)相关职员：秘书、有关领导、采购部职员、财务部职员、仓库保管员、计算机公司的销售部门职员 文件流：“购买申请表”（请购单）“询价函件(hnjin)”“报价单” “订购单” “发货单” “收货票据” “入库单” “发票” 共五十八页1办公室管理(gunl)1.2.3登记库存 办公(bn gng)耗材的购买在库存控制卡上有记录，但非耗材，例如：机器、固定设备、各种装置以及家具等要记录在库存目录单上，这个库存目录用于组织财产的审查。 库存目录所含信息： 库存目录系列序号；财

9、产描述；财产消耗；供应商名称；接收时期；存放位置 共五十八页2通讯(tngxn)事务2.1电话(dinhu)沟通原则简明礼貌机智热情声音清楚语速放慢共五十八页2通讯(tngxn)事务2.2打电话的步骤 准备通话提纲(tgng)核查号码拨出电话自我介绍陈述内容解答疑问汇总确认内容结束通话挂断电话整理记录2.3接电话步骤 准备电话记录迅速摘机呼叫主动自报家门辨明对方身份听记对方陈述及时提出疑问复述来电内容礼貌结束电话轻轻放下听筒整理电话记录共五十八页2通讯(tngxn)事务2.4电话(dinhu)处理单 编号 来电单位来电人来电时间 年 月 日 时 分职务来电号码接话人来电内容拟办意见处理情况领导

10、批示备注共五十八页2通讯(tngxn)事务2.5传真机的使用传真机主要用来传输文件、报纸(bozh)、相片、图表及数据等信息。2.5.1传真件的书写格式标题（单位名称+传真文件）传真件编号收件单位、收件人及传真和电话号码发送单位、发送人、传真和电话号码、地址和邮编发送日期和时间事由页数和页码共五十八页2.5传真件的书写(shxi)格式 （单位名称）传真文件编号：收件人姓名传真电话收件单位发送人姓名传真电话发送单位地址邮编发送日期时间 时 分页数事由（以下书写传真的内容）共五十八页2通讯(tngxn)事务2.5.2传真件登记发传真件登记（发文(f wn)顺序号、标题、发送日期和时间、签发人、密级

11、、紧急程度、收件单位、收件人、存档号）收传真件登记（收文顺序号、收件日期和时间、标题、来文编号、来文单位和发送人姓名、密级、紧急程度、承办单位、承办人、复文编号、存档号）共五十八页3日程安排3.1时间管理工作条理性训练： 周一上班，秘书小李需要完成以下工作，这些工作让小李又忙又累，请你对此做出评价与建议：1.给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；2.为下午部门经理会议复印(f yn)所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）；3.向人力资源部门写报告，申请今年的休假日；共五十八页3日程安排4.复印一份将给某客户(k h)的答复信以备存，原件邮寄给对方；5.拆

12、封、分类和传递今天收到的邮件；6.布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡；7.为上司预定周末去天津的火车票；8.将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅；9.在做这些事情的同时，还接待了3位访客，接打了数个电话。共五十八页3日程安排有效利用时间原则：1.明确自己的工作任务和职责。2.区分常规工作和非常规工作。3.分清工作的轻重缓急，以判断工作的先后次序。4.运用合并或穿插等方法，合理分配精力(jngl)以提高效率。5.使用办公辅助手段处理工作，如工作日志、时间表、计划表、备忘录、日程安排等。共五十八页3日程安排3.2日程安排日程安排的内容是把领导或组织每月

13、、每周、每日的主要活动纳入计划，并下发给组织相关(xinggun)单位或部门。领导或组织日常工作一般涉及的内容有：各种接待、约会、商务旅行活动、参加各类会议、到车间等地进行实际检查或指导、组织各类重大活动、领导私人活动等。共五十八页3日程安排3.2.1工作日志的内容 （上司）上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间(shjin)、地点、内容；上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等；上司个人的安排；上司私人的信息。共五十八页3日程安排3.2.1工作日志的内容 （秘

14、书）以上各项上司日志；上司的各项活动(hu dng)需要秘书人员协助准备的事宜；上司交待的工作；自己职责中应做的工作与活动，如工作计划、工作总结、值班等。共五十八页3日程安排3.2.2日程安排的基本要求(yoqi)：统筹兼顾安排规范效率原则突出重点留有余地事先同意共五十八页3日程安排某公司工作十分繁忙，以下是该公司总经理秘书为总经理安排的日程表，请分析：8：00-8：30，公司高层会议，地点(ddin)：总经理办公室9：00-9：30，主持新产品新闻发布会，地点：本公司礼堂，所有部门经理参加10：00-10：30，接待有合作意向的美国B公司高层代表团参观考察，地点：公司接待室，部门经理作陪11

15、：00-11：30，宴请B公司代表团，地点：贵都宾馆，公司派车，主要部门经理作陪共五十八页3日程安排12：00-12：30，视察联营工厂，联营厂地点(ddin)：松江，部门经理同行，公司派车13：00-13：30，出席合作项目的剪彩仪式14：00-14：30，出席员工婚礼，地点：浦东新区，公司派车15：00-15：30，约法律顾问谈话，地点：和平饭店16：00-17：30，日常工作，地点：总经理办公室18：00-19：00，19：30-20：30，共五十八页3日程安排3.2.3时间计划表的编制根据需求确定编制时间的周期；收集并列出该阶段所有工作、活动或任务；发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及

16、时调整；按时间顺序将任务排列清晰(qngx)；绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目；用简明的文字将信息填入表格，包括内容、地点、预定事项、备注等几项内容。共五十八页3日程安排工作(gngzu)日志时间 年 月 日记录人日志内容重要活动一般事务备注共五十八页3日程安排约会卡 年 月 日星期 10：00会见张，商谈下一年度销售(xioshu)问题，地点：公司会议室13：00与公司王经理共进午餐，地点：白云大酒店三楼14：30与律师商谈租赁位于中环大街的假日别墅事宜，地点：瑞金路18号16：00去白云机场接公司董事长周先生及其夫人，客房定在白云大酒店19：30赴白云大酒店三楼晚宴（宴请20：0

17、0开始，服装：套装，附请柬）共五十八页3日程安排旅行(lxng)计划表日期 具体时间交通工具地点事项备注3月8日星期三8：00-10：30民航班机广州-北京出发11：00-12：00北京出席分公司业务报告会12：00-13：00北京与分公司工作人员午餐15：00-16：00北京拜会某公司领导16：00-17：00北京参观某公司共五十八页3日程安排差旅事宜： 制订(zhdng)差旅计划；准备文件资料； 领取经费；办理票务； 预备用品与药品； 联系业务单位；预订目地的客房； 其它事项。共五十八页4印信(ynxn)工作印信工作(gngzu)是指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作(gngzu)

18、。4.1印章管理印章是国家行政机关和企事业单位、社会团体职权的重要凭证，是国家行政机关和企事业单位、社会团体权力的象征。共五十八页4印信(ynxn)工作4.1.1印章的种类与样式种类：正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、专用章、办事章、收发(shuf)章、校对章等。样式：质料、印章的形状、印文、图案、规格。共五十八页4印信(ynxn)工作4.1.2印章的刻制与启用刻制：凡机关、单位的公务印章，一律不得私自刻制。刻制公章时，必须由本机关、本部门申请，开具公函，并详细写明印章的名称、式样和规格，经上级机关批准(p zhn)，到单位所在地的公安部门办理登记手续。一登记后，由专门刻制厂刻制。启用：启

19、用印章须经上级机关或主管部门批准并正式发文。应提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模。共五十八页4印信(ynxn)工作4.1.3印章的保管与使用保管：专人保管，印章管理人员对保证印章正常(zhngchng)使用和防止印章滥用、盗用负有责任。使用：盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记。有如落款章、更正章、骑缝章、骑边章、密封章、封存章等。常用“落款章”，“上不压文件，下要压日期”，要“齐年盖月”。共五十八页4印信(ynxn)工作4.1.4印章的停用与销毁凡单位名称变更、机构撤销、合并或因其他原

20、因不复存在时，原公章应立即停用，应立即通知有关单位，并宣布原章失效(sh xio)。通知中要说明停用原因，并附上印模，写明停用日期。公章停用后，及时送交原制发单位或经主管部门批准后销毁。经销毁的公章应留下印模，以备日后查考。共五十八页4印信(ynxn)工作4.2信函管理办公室常开具的信函有：介绍信、证明信、邀请函、聘书等。介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用(shyng)的一种专用书信。正式介绍信通常专门印刷并有编号。开具介绍信时，秘书应填写领用人姓名、身份、去往何单位、联系何业务、领用日期、有效期等项，正本和存根必须一致。不得使

21、用空白介绍信。共五十八页 介 绍 信 字 号（华农人字180号）_： 兹介绍我单位_同志，共_人，前往贵单位联系_事宜，敬请接洽并予以协助。 此致敬礼! 单位（单位公章） 年月日 （有效期：天）- （华农人字壹佰捌拾号） - 介绍信（存根） 字 号（华农人字180号）_部门_等_人，因_事宜，前往_，有效期_天。共五十八页 聘 书 兹聘请_为_学科教授职务，任期_年。特颁发此聘书。 学校（公章） 校长（印章） 年月日 聘 书 为了需要，特聘为本公司（职务），现将商定的有关事项写述如下： 一、我公司不干涉同志的正常工作，不增加除职务以外工作。 二、我公司给予同志每月酬金(chujn)元，不另付其

22、他补贴。如因我公司工作出差，则出差费由我公司按规定实报实销。如对本公司作出重大贡献，另行酌情发给奖金。 三、聘期自年月日至年月日，暂定年。到期后如需聘请，另发聘书。 四、聘期内，未经双方同意，一方不得中断聘约。 五、本聘书一式三份，受聘人、聘请单位、监证单位各执一份。 此聘 公司（公章） 年月日共五十八页（单位名称）用印(yng yn)申请单文件标题发往机关份 数用印日期用印申请人批 准 人备 注共五十八页（单位名称）用印(yng yn)登记表顺序号用印日期文件标题发往机关份数批准人用印人备注共五十八页5值班(zh bn)工作5.1值班工作的任务来访接待通讯联络：接听记录电话，接受登记文件，收

23、受转送电报处理突发事件安全(nqun)保卫共五十八页5值班(zh bn)工作值班记录表时间日 时 分 日 时 分值班人 记事处理结果承办事项函电收件总数待办事项共五十八页6应急(yng j)工作6.1突发事件的处理6.1.1火灾的处置报告相关领导通知公安部门派人到现场通知电信部门，保证(bozhng)电话线路畅通保证消防力量，如不够用，立即向外求援共五十八页6应急(yng j)工作分析：某公司原仓库保管员夏明，出生于年月日，现年岁，夏明在年月日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没

24、。夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员奋力(fnl)扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约万元。请根据以上材料，宣布对这起事故的处理意见（依据员工管理条例，给予除名处理）。共五十八页6应急(yng j)工作6.1.2风雹灾害(zihi)的处置报告相关领导和受灾地区密切联系，详细了解灾害情况根据领导意见，通知有关部门做好救灾准备把救灾准备情况随时报告领导做好准备，随时跟随领导一起赴救灾现场共五十八页6应急(yng j)工作6.1.3偶发性人为事故的处理(chl)6.1.3.1中毒事件的处理立即向领导报告中毒地点、人数、病情通知卫生防疫部门和医院做好救治准备报告上级领导机关和主管部门协助医疗部门联系抢救药品和运送中毒人员共五十八页6应急(yng j)工作6.1.3.2交通事故的处理立即向领导报告事故地点、大致(dzh)情况根据领导意见通知