ap物料管理-采购管理课件

1、采购管理物料管理模块图物料需求计划（MRP）外部采采购购内部生采产购发票校验收货发货库存管理转储记帐财务模块销售 分销模块主数据物料批号供应商总分类帐客户库存地点供应商主数据供应商银行采购订单发票发票校验验票机收货维护物料采购供应商 从采购和会计的角度来说，供应商主数据中包含了一个供应商的信息； 供应商主数据中的数据是按组织级别进行结构化的； 供应商主数据要包括一般数据，采购数据和财务数据；付款供应商主数据结构图常规数据- 地址- 电话采购数据- 采购条款- 最小订单量财务数据- 银行- 付款条款供应商主记录：科目组 字段选择指定编号类型业务伙伴方案状态（供应商或一次性供应商）内部间隔 供应商

2、子域或特定场地数据科目组现在系统中使用的科目组，分为贸易类，非贸易类和服务类三大类，每一类下面又按照公司的性质分为9个小类。基本涵盖了集团内所用到的所有供应商的类别。一次性的帐户组x供应商地址？供应商科目组：例子可以为一批供应商使用单一的一次性主记录。一般说来，一次性主记录只用于一次性供应商。供应商供应商供应商供应商一次性的供应商采购订单供应商主数据描述预览统驭科目货币银行细目？发票核实验票机SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收货/库存管理验票机发票校验采购流程两种类型物料的采购维护物料1维护物料2库存物料采购库存物料

3、是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记录.(例如，库房收到或发出物料后)。而且,在物料主记录中会更新库存物料的价值和 数量。要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。消耗型物料的采购当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配 (例如，成本中心) 来指定消耗目的.在收货时,所收到的物料或服务已被计入消耗。如果物料为直接消耗而采购，则输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。采购申请采购申请请批

4、示采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验采购申请内部使用文件，对某种物料的需求可以自动或手动地转化为采购订单授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料采购申请需经上级批准采购申请请批示采购申请的产生采购申请请批示部门1部门2由用户部门手动创建自动创建OR采购申请流程建立采购申请采购申请批准建立询价/供应商价格比较选定供应商建立采购订单供应商报价维护科目设置（如果必要）：成本中心、总帐科目、工程编号、资产号等创建采购申请 各个项目的缺省数据： 发货日期、采购组、工厂等在概览屏幕中维护项目数

5、据：物料、数量、交货日期、采购组等检查数据保存询价 维护物料1维护物料2询价包括：物料价格送货时间其它贸易条款供应商A供应商B供应商C一个报价例子 供应商 A 供应商 B 供应商 C 报价 1物料 A报价: RMB 400/吨折扣: RMB 50报价 2物料 A报价: RMB 400/吨额外费用: 20%报价 3物料 A报价: RMB 500/吨额外费用: RMB 20输入报价和价格条件1对报价进行价格比较2价格 2吨钢 报价 350/吨 1报价 480/吨 2报价 520/吨 3平均 450/吨 报价建立信息记录和拒绝信3供应商 A-订单-物料数量价格钢2 吨350/吨拒绝信供应商 C,BT

6、hank you for your Offer . We cannot place an order at this time.采购申请A项目请批示转换采购申请采购申请请批示采购订单有参照模板采购申请请批示分配资源分配处理采购订单手动自动采购订单采购订单采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验什么是采购订单?采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准的采购业务它包括:- 供应商 - 物料- 数量 - 价格要求送货时间- 贸易条款- 付款条款采购订单订单历史采购订

7、单处理无参考采购申请请批示合同询价采购订单价格-条件信息记录供应商供应商一次性供应商采购订单结构采购订单项目:? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ?.表头数据采购订单编号。?付款期限采购订单日期供应商货币.?项目30: ? 物料编号 ? 发货日期? 短文本 ? 采购订单价格? 采购订单数量 ?.项目20项目10项目分类Item Category & Account AssignmentPurchase orderItemMaterialQuantityAI.SL-01.D.20.200Item categoryStandardConsignmentSubco

8、ntractingThird-partyTextServicePText Item categoryKLSTDA: AssetK: P: ProjectF: OrderC: SalesorderOthersAccount Assign. Categ.物料接收维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验库存类型 非限制使用货物 质量检验货物 冻结货物物料接收采购凭证供应商物料接收仓库物料移动凭证物料凭证维护物料维护物

9、料维护物料维护物料维护物料维护物料会计凭证维护物料维护物料维护物料维护物料维护物料仓库物料凭证和财务凭证物料凭证会计凭证凭证表头 物料 表头 79000757凭证项目 日期 04/06 数量 物料 工厂 001 10liter paint 3000 002 25pcs mirror 3000凭证表头 物料 表头 79000642凭证项目 日期 04/06 帐目 简称 金额 001 300000 Stock 75- 002 300000 Stock 400- 003 400000 Consumption 475-物料移动的物料和会计凭证是同时创建 的。收货的效力采购订单：50 pcs UNI 2

10、.00/pc 物料接收：50 pcs库存值 +100数量 +50估价会计帐目库存帐目总分帐目100100物料主数据采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验发票校验验票机发票校验什么是发票校验在物料管理中，采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。 但是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送到其它部门了。因此， 发票校验在物料管理和外部或内部帐目之间建立了一个链接。当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物料接收中

11、提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数据提示用户。如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定付款发票。发票过帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。发票校验发票凭证 发票 物料接收物料凭证验票机付款程序采购订单主数据发票校验的环境采购订单物料物料物料物料物料收款发票发票校验验票机物料主数据主数据条件总分帐目资产成本中心工程订单发票校验的种类发票校验验票机物料物料物料物料物料 确 认采购订单交货注释oror 发票基于采购订单的发票校验采购订单100 pcs发票校验物料接收采购订单NO. 4500012345收

12、货单1收货单2收货单3 按采购定单存取选择屏幕采购定单x 4500012345 100基于收货凭证的发票校验 发票采购订单100 件收货单1 校验：收货凭证NO 50194333收货凭证过帐NO 50194333物料接收查找收货凭证发票差额 发票采购订单100 件允许差额10% 10%差额过帐：发票凭证号 5100012345冻结付款收货发票差额：例子实收40采购订单RMB 5采购订单计划 送货时间04/21/94 发票50件 发票单价 RMB 6 发票04/11/94数量价格时间数量差额收货发票随后收货存货科目GR/IR 科目供应商科目500 +500 -800 +800 -300 +300

13、 -采购订单100件 RMB10/件收货50件 发票 80件 RMB 10/件= RMB 800 收货价格差额收货发票随后收货存货科目GR/IR 科目供应商科目价格差额130+130 -130 +124 -130 +124 6 -采购订单100件 RMB1.3/件收货100件 发票 100件 RMB 1.24 /件= RMB 124价格控制付款条款供应商主数据采购定单发票采购数据条件付款条款订单文件头送货条款和付款条款5天内付款 -3 % 15天内付款 -1.5%超过15天付款 0%付款控制 付款条款 days %days %days net运输成本运输成本计划内计划外采购订单 4500012

14、345100 件 RMB 1000运费 RMB 2/件Purchase order 4500023456100 件 RMB 1000运费发票 100 件 RMB 1000运费 RMB 200 RMB 1200发票100 件 RMB 1000运费 RMB 50 RMB 1050发票允许差额范围采购订单RMB 100维护90维护105发 票发 票冻结冻结记帐过帐。00采购订单50件 2.00UNI/件相应订单的物料接收50件发票50件 2.00UNI/件库存帐目物料接受/发票校验科目供应商物料接收100 +100 -发票100 +100 - 发票UNI 100.00发票校验的效力 发票（针对采购订

15、单）记帐库存帐目总分帐目100100物料主数据平均移动价格价值采购订单历史物料接收预付订金发票凭证编号51000123100-物料接收/发票校验100+在其将各一项张目发将票会过发帐送时到，相将应会的创科建目一 。个 凭 证 。 价格差异合同与框架协议框架协议合同总量合同总值合同计划协议什么是框架协议?框架协议是一个SAP术语，它用于描述与供应商之间的长期采购行为。框架协议的两种类型:合同: 没有指定送货的时间和每一次送货的数量。合同仍然需要使用采购订单从供应商处购买货物计划协议: 已经具体确定每一次送货的时间和数量.计划协议合同采购框架协议 协议有效期 物料 数量 价格 收货时间(小时，天，

16、 周，月)合同总量合同总值合同 物料 数量 价格 收货时间批准定单收货计划协议送货计划收货批准订单批准订单是一种参考合同的采购订单批准订单复制合同上的所有数据到其订单 随着批准订单的产生，合同也随之更改(数量上或总值上)送货计划对于基于计划协议的采购，我们不会给供应商采购订单或批准订单，供应商只会收到送货计划。送货计划的每一行代表指定的送货要求，它包括： 送货数量 送货时间计划协议的好处减少纸面工作: 一个送货计划可以代替许多订单。减少库存: 确定的送货时间和数量，提高仓库的管理减少供应商生产/送货时间送货计划送货计划Item 10 数量 17012/12. 9.00am 10012/21 1

17、.00pm 50W01 20 计划协议大宗订单大宗采购订单采购订单有效期为2000年1月至2000年12月 发票 1998.2.3 CCtr 1 8，000.00 CCtr 5 1，000.00 CCtr 3 1，000.00 10，000.00 发票 1998.11.9 CCtr 2 4，000.00 4，000.00 系统内系统外货源采购流程SAP物料管理确定采购需求货源确定供应商供应商供应商选择供应商采购订单采购订单采购订单采购定单处理采购定单跟踪收获/库存管理验票机发票校验货源货源清单配额协议合同总量合同总值合同计划协议采购信息记录货源清单 货源清单对采购提供决策支持货源清单包括：有效

18、期供应某一物料的所有供应商对于某一物料优先选择的供应商已经被冻结的供应商货源清单货源清单货源清单货源清单通过以下方式得到更新： 手动维护框架协议 采购信息记录货源清单对采购提供决策支持货源清单货源清单配额管理配额管理 Vendor A Vendor B40 %60 %配额管理例子 物料 : 1234工厂: 0001有效期从: 04/07/93至： 12/31/93供应商 1 30% 150供应商 2 40% 180供应商 3 30% 100.供应商配额管理 采购信息记录采购信息记录 记录物料与供应商的关系货源分析价格比较手动维护采购订单框架协议询价/报价采购信息记录 历史采购订单 条件 计量单

19、位 文本 价格历史价格供应商条款采购信息记录采购信息记录对于物料与供应商之间的关系，提供持续更新的信息它会记录如：订单单位，价格，价格变化，历史采购数据等信息采购信息记录的更新可选择自动或手动方式自动订单管理采购订单自动生成 1-MRP原理相关需求预留生产定单仓库计划定单MRP转换销售定单计划独立需求采购定单计划协议采购申请采购订单自动生成 1-MRP原理 在运行MRP时，根据物料的类型确定是对外采购还是内部生产。 相关需求的传递是以生成BOM的结构为基础，向下展开。 MRP视图定义的各种参数（批量策略、策略组)来确定该物料的采 购细节（生产细节） BOM采购订单自动生成 2对数据的要求 为采

20、购类型的物料 给物料维护了采购视图，并且视图中确定了该物料能够自 动采购。 该物料已经存在货源清单，以及这些货源的信息纪录 如果希望该物料的采购申请能够根据配额协议分割给相应 的供应商，则还需要维护配额协议并且定义该配额协议能够在运行MRP时生效 维护了生产BOM。 SAP AG 2000MRP Data in the Material Master RecordProcurement DataProcurement DataGeneral DataGeneral DataStorage Location Storage Location DataDataForecast DataForecast DataConsumption dataAccounting DataAccounting DataMRP DataMRP DataMaterial DescriptionUnit of measureMRP typePlanned delivery time / inhouse production timeLot-size indic