Office系列办公软件培训EXCELppt课件

1、第2电子表格 在日常办公事务中，人们经常要“写和“算。“写写通知，写报告等可经过文字处置软件进展，而“算计算，统计数字等那么应运用电子表格来实现。 Excel 之所以被称为电子表格，是由于它采用表格的方式来管理数据。 Excel以二维表格作为根本操作界面。 Excel 2003第二讲 电子表格处置软件Excel 2003本章主要内容 退出Excel概述任务表的根本操作公式与函数图表的制造数据管理与统计讨论题 概述 标题栏 菜单栏“常用工具栏“格式工具栏 编辑栏任务表标签Office助手形状栏滚动条任务窗格“全选按钮二维表Excel 2003主窗口 (1) 任务簿 任务簿由一至多个相关的任务表组

2、成 (2) 任务表 任务表是由行和列组成的一张表格。任务表中的行以数字1，2，3来表示，列以一个英文字母A，B，C来表示 每个任务表最大可达256列65,536行 切换当前任务表的方法 (3) 单元格 单元格是指任务表中的一个格子。每个单元格都有本人的坐标(即行列位置)，也称为单元格地址。单元格地址表示为：列标+行号单元格及其地址(如A1，B3等) (4) 单元格区域 一组相邻的呈矩形的单元格。如A1:C3，B2:D5等) 任务簿、任务表和单元格 任务表任务表任务表.任务簿 例如 统计学生的总评成果 普通操作步骤： 1. 新建空白任务簿 2. 在任务表中输入和编辑数据 3. 计算 运用公式或函

3、数 例如：计算总评成果 (公式为： = C2*0.4 + D2*0.6 ) 对总评成果取整数 (公式为：= Round(C2*0.4 + D2*0.6, 0) ) 4. 可以对任务表中的数据进展挑选、排序、 汇总、制造图表等 5. 保管任务簿Round函数能按指定位数四舍五入见P154知机试成果和笔试成果，计算总评成果 任务簿的建立、翻开和保管 (1) 新建一个任务簿 单击“常用工具栏上的“新建按钮，或选择“文件菜单中的“新建命令 新建的任务簿文件取名为Book2,Book3等 文件名默许的扩展名为.xls (2) 翻开一个任务簿 (3) 保管一个任务簿 例4-1 建立如下所示的任务表内容 输

4、入数据的根本方法 先选定单元格 输入/编辑数据 进入修正形状的方法：按F2或双击 任务表的根本操作 1、 选定单元格 “先选定，后操作是Excel重要的任务方式 选定单元格 常用的方法有： (1)单击；(2)运用光标挪动键 选定一个单元格区域 选定不相邻的多个区域 选定行或列 选定整个任务表 吊销选定 在单元格中输入数据 1. 数据类型 处置数据时，会遇到各种不同类型的数据。例如，一串文本(如姓名)、数值(如成果、年龄和体重等)、逻辑值(如能否大学毕业)等等 五种根本数据类型 数值型、文本型、日期/时间型、逻辑型和数组型 (1) 数值型数据(简称数字) 用09和特殊字符构成的数字。右对齐 科学

5、记数法，如1.23457E+11、3.27835E-08 (2) 文本型数据 任何数字、字母、汉字及其他字符的组合。左对齐 (3) 日期/时间型数据 表示各种不同格式的日期和时间 如21-Oct-96、1999-5-29等 (4) 逻辑型数据 描画事物之间的成立与否的数据 只需两个值：FALSE(假值)和TRUE(真值 当向单元格输入数字格式的数据时，系统自动辨以为数值型数据。任何输 入，假设包含数字、字母、汉字及其他符号组合时，系统就以为是文本型。 假设输入的数字有效位超越单元格的宽度，必需调整列宽 输入分数，应在分数前参与0和空格。如“0 2/3 把输入的数字作为文本处置，可在数字前加单引

6、号。如“1234 在单元格中既要输入日期又要输入时间，那么用空格分隔开 输入日期时，可按yyyy-mm-dd的格式输入 在单元格中输入当前系统日期时按Ctrl+；键 输入当前系统时间时按Ctrl+Shift+；键 以12小时制来显示时间，需后加AM或PM。 如“8:20 PM 按Alt+Enter组合键可强迫在某处换行 2. 直接输入数据 (输入时要留意的一些问题) 3. 数据的填充 运用数据序列填充功能，可以在任务表中快速地输入有一定规那么的数据 (1) 填充序列 Excel可以自动填充日期、时间及数字序列，包括数字和文本的组合序列 例如：星期一，星期二， ， 星期日 一月， 二月， ， 十

7、二 1， 2， 3， 例4-2 要在单元格A1:A10中填入序列数字10, 13 ,16, , 37(1) 在单元格A1中输入起始数“10(2) 选定区域A1:A10(3) 选择“编辑菜单中的“填充命令(4) 从“填充级联菜单中选择“序列选项，翻开“序列对话框(5) 选择“序列产生在为“列，“类型为“等差序列，在“步长值 框中输入3 。 执行结果： 单元格的插入和删除 1插入空白单元格或区域 选定要插入新单元格的位置或区域。 选择“插入菜单中的“单元格命令，翻开对话框 从对话框中选择一种适宜的插入方式 (2) 插入空白行或列 (3) 删除单元格或区域 (4) 删除行或列 数据的复制、挪动和去除

8、 1复制数据 方法一：运用“常用工具栏上的命令按钮复制数据 方法二：用鼠标拖放来复制数据 2挪动数据 挪动单元格区域的数据，其操作方法与复制操作根本一样 3 选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性，数据复制时经过“选择性粘贴可以只需求复制它的部分特性 先将数据复制到剪贴板，再选定待粘贴目的区域中的第一个单元格，选择“编辑菜单中的“选择性粘贴命令，翻开对话框。从对话框中选择相应选项即可 4 去除数据 5 吊销与恢复 1设置文本格式 字体、字号、字形、对齐方式等 2设置数字格式 例如，数字1234.56在格式 #,#.# 下为1,234.6 调整单元格的行高和列宽 方法一：采用菜单命

9、令 选择“格式菜单中的“行命令(或“列命令)根据需求进展设置 方法二：采用拖放操作 拖动鼠标来调整行高(或列宽) 数据格式设置 设置对齐方式 默许情况下，Excel根据单元格中数据的类型，自动调整数据的对齐方式。 用户也可以选择“格式/“单元格命令，利用“单元格格式对话框的“对齐选项卡进展设置。 表格框线的设置 运用“格式工具栏上的“边框各按钮，或执行“格式/“单元格命令，可以为表格设置线条和边框线。 单击“格式工具栏上“边框按钮右边的小箭头，屏幕出现“边框各小图标。 公式和函数 一、 公式的运用 公式是用运算符将数据、单元格地址、函数等衔接在一同的式子，以等号“=开头 =5*10-20 常数

10、运算 =A6+B1 对单元格A6和B1中的值相加 =SQRT(10+A2) 运用SQRT函数，求开方根 1. 运算符 算术运算符、文本运算符和关系运算符 =83*25% 表示8的立方再乘以0.25，结果为128 =5*8/23-B2/4 假设单元格B2的值是12，那么结果为2 =计算机 & 电脑 运算结果是计算机电脑 = A1 & A2 把单元格A1和A2中的文本进展衔接 而生成一个新的文本 = B242 比较结果为TRUE (设B2的值是12) = B2=32 比较结果为FALSE = B212 比较结果为FALSE = A3+80 假设A3为日期型数据，那么A3+80表 示日期A3加上80

11、天 公式举例 用于描画一个条件。例如 5 =ABCD 或写成 =ABCD =计算机 或写成 计算机 或写成 计算机 比较条件式 二、 公式的输入和复制 当在一个单元格中输入一个公式后，Excel会自动加以运算，并将运算结果存放在该单元中。以后当公式中援用的单元格数据发生变动时，公式所在单元格的值也会随之变动 例4-4 计算出学生的总评成果(=机试40%+笔试60%) (1) 单击总评成果第一个单元格E2，使之成为活动单元格 (2) 键入计算公式“=C2*0.4+D2*0.6后按回车键，此时在单元格E2处显示出计算结果82.2 (3) 再次单击单元格E2使之成为活动单元格；单击“复制按钮 (4)

12、 选定区域E3:E6；单击“粘贴按钮 三种表示方式 (1) 相对地址：以列标和行号组成，如A1，B2，C3等 公式复制时，假设援用公式的单元格地址发生变动，公式中的相对地址会随之变动 (2) 绝对地址：以列标和行号前加上符号“$构成，如$A$1，$B$2等。公式复制时，公式中的绝对地址坚持不变 (3) 混合地址：它是上述两种地址的混合运用方式 如$A1(绝对列相对行)，A$1(相对列绝对行)等。公式复制时，公式中相对行和相对列部分会随援用公式的单元格地址变动而变动，而绝对行和绝对列部分坚持不变 出错信息 当公式(或函数)表达不正确时，系统将显示出错信息 单元格地址 格式： =(, ,.) 举例

13、： = SUM(C2:C6) = AVERAGE(A1:A3,C2:C6) SUM 求和数 AVERAGE 求平方值 MAX 求最大值 MIN 求最小值 COUNT 求数值数据的个数 COUNTIF 条件求数值数据的个数 FREQUENCY 频率分布统计 IF 条件选择 函数的运用 函数运用举例 例4-5 计算根本工资总数，并将结果存放在单元格D8中 (1) 单击单元格D8，使之成为活动单元格 (2) 键入公式“=SUM(D2:D7)，并按回车键 例4-6 计算扣款总数，将结果分别存放在单元格E8中 (1) 选定E2:E8区域 (2) 单击“自动求和按钮，即可对该列求和，和数存放在该区域的最后

14、一个单元格上 函数运用举例 例4-7 计算根本工资的平均值，并将结果存放在D9中 例4-8 利用函数MAX求出根本工资数的最大值，并将结果存放在单元格D10中 举例 假设单元格A1，A2，A3，A4的内容分别为1，2，空，ABC，那么COUNT(A1:A4)的值为2 举例 假设要求出根本工资数大于等于3000的职工人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D7, =3000) 举例 在任务表(A1:D9)中，要求出班号为21的班学生人数，可以采用： = COUNTIF(D2:D9, 21) 或 = COUNTIF(D2:D9, D3) 频率分布统计函数FREQUENCY 频率分布统计函数用于

15、统计一组数据在各个数值区间的分布情况 格式：FREQUENCY(data_array,bins_array) 功能：计算一组数(data_array)分布在指定各区间(由bins_array确定)的个数 例4-9 在成果表A1:D9中，统计出成果60，60成果70，70成果80，80成果90，成果90的学生数各有多少 (1) 在区域(如F4:F7)中建立统计的间距数组(59,69,79,89) (2) 选定作为统计结果的数组输出区域G4:G8 (3) 键入函数“=FREQUENCY(C2:C9，F4:F7) (4) 按下Ctrl+Shift+Enter组合键 例4-9的执行结果 格式： IF(

16、条件, 值1, 值2) 功能：本函数对条件进展测试，假设条件成立，那么取值1，否那么取值2 举例 知单元格C2中存放考试分数，现要根据该分数判别学生能否及格 =IF(C2=80,优良,IF(C2=60,中,不及格) 条件选择函数IF 例4-11 在工资表中，按级别计算“补贴，教授补贴1500元，副教授补贴1200元，讲师1000元，助教及其他人员补贴800元，然后计算每个人的实发数。操作步骤如下： (1) 计算第一个记录的“补贴。在F2单元格中输入函数： =IF(C2=教授, 1500, IF(C2=副教授, 1200, IF(C2=讲师, 1000, 800) 按Enter键后，该单元格显示

17、1500。 留意：上面函数不能写成“=IF(C2=教授“,1500“,，即不能用双引号把数字数值型数据括起来。只是用到文本数据时才需求用双引号括起来，如“教授。 (2) 计算第一个记录的“实发数。在G2单元格中输入函数： = D2 + F2 - E2 按Enter键后，该单元格显示5600 (3) 用复制公式的方法，可以把单元格F2和G2中的公式复制到其他单元格中，以计算出其他教师的“补贴和“实发数。 图表的制造 图表是任务表的一种图形表示，它使任务表中数据表示方式更为明晰直观。当任务表中的数据被修正时，Excel会自动更新相关的图表内容 (1) 图表的根本知识 可以生成嵌入式图表和图表任务表

18、 数据源中的数据可以按行或者按列分成假设干个数据系列 根据任务表区域A2:D6中的数据绘制的一个图表 柱形图图表。有3个数据系列，分别对应于数据源中的3个列：B2:B6(计算机系)，C2:C6(电子系)，D2:D6(信管系)。 每个数据系列中都有4个数据点，因此构成4 个数据分类: 99级、00级、01级和02级(2)图表的根本元素图表标题绘图区图表区域数值轴 标题数值轴分类轴数据点数据系列图表标题图例标示图例网格线分类轴 标题 (3)图表类型 Excel提供了多种图表类型，有平面图表，也有立体图表。常用的图表类型主要有柱形图、折线图、饼图和XY散点图等 柱形图：柱形图是用柱形块表示数据的图表

19、，通常用于反映数据之间的相对差别 饼图: 饼图用于表示部分在整体中所占的百分比，能显示出部分与整体的关系 折线图: 折线图是用点以及点与点之间的连成的折线表示数据的图表，它可以描画数值数据的变化趋势 XY散点图: 散点图中的点普通不延续，每一点代表了两个变量的数值，适用于分析两个变量之间能否相关(4) 运用图表导游来制造图表 例4-12 利用2004年及2005年的数据来制造“消费产值表柱形图 先选定区域A1:C5(其中包括列标题)，然后单击“常用工具栏上的“图表导游按钮。用户可以在“图表导游指引下一步一步地实现图表制造 制作图表 (5) 图表的编辑 图表完成后，用户可以对它进展编辑修正，比如

20、改动图表的大小、位置、类型、增删数据系列、改动标题等 (1) 改动大小、移位和删除 (2) 增删图表的数据系列 (3) 修正图表类型 (4) 修正图表标题和坐标轴标题 (5) 修正图例和网格线 Excel数据库又称数据清单，它按行和列来组织数据(二维表) 行记录；列字段 1、 数据清单的建立 直接键入 利用“记录单输入 2、 记录的挑选 (自动挑选/高级挑选) 运用到各种运算符 西文符号 比较符: =, , , =, 逻辑符: AND(与), OR(或) 通配符: ?(代表单个字符), *(代表多个字符) 数据管理与统计 与(And)运算 及 或Or运算 a And b a 和b均为真值时，经

21、过And运算 后得到真值；否那么其中有一个 假值为假值。 举例: (13 And 03 And 0=5)的结果为假值 a Or b a 和b只需有一个真值，经过Or运 算后得到真值； a 和b同时为假 值时， Or运算后为假值。 举例: (13 Or 0=5)的结果为假值举例: 成果小于60: 成果=90 成果在6080之间: 成果=60 AND 成果=80 OR 班号=11 B. 成果=80 AND 班号=11 班11及班21的学生 A. 班=11 OR 班号=21 B. 班=11 AND 班号=21 班11一切不及格的学生 A. 成果60 OR 班号=11 B. 成果=80 11 不同条件行的条件互为“或(OR)的关系，表示挑选出满足任何一个条件的记录 例4-16 查找英语和计算机课程中至少有一科成果大于90分的记录 英语90 OR 计算机90，条件区域表示： 对一样的列(字段)指定一个以上的条件，或条件为一个数据范围，那么应反复列标题 例4-17 查找成果大于等于60分，并且小于等于90分的姓“林的记录 英语 计算机 90 90 姓名 成绩 成绩 林* =60 =90 判别(条件区域) 班11及班21的一切不及格学生 A. (成果60 AND 班号=11) OR (成果60 AND 班号=21) B. (成果60 AND 班号=11) AND