进出口业务操作流程1ppt课件

1、1.大货前预备 我们在接到一笔订单之前是要做充分而又繁琐的预备的， 不论什么公司，不论是哪个国家的客人都时要根据样品确实定来定制所需求的产品， 所以我们每天必需做很多事情，这也是导致外贸业务员非常忙碌的缘由之一。1.1 必要幕后预备1.1.1 收发邮件： 将本人的邮箱设成每5-10分钟收邮件一次，并且及时回复，每天必需保证收到的反响及时回复完，由于时差，要尽能够保证回复的及时性。有时晚上加班不可防止，但是可以与客户同步，加快沟通的频率，占的先机机。1.1.2 做好客户信息管理： 建立一个excel表格，将一切收到的客户信息及时填写到表格中，并且做好客户分类任务，将询盘内容，质量比较高的客户做为

2、A类客户重点跟踪。但是也不要忽略小客户，任何客户都是从小做到大的，就象卖东西，要把客户从头回客户做到回头客户-忠实客户-传代客户。此外，要将客户以国籍分类， 各国客户的习惯及交易要求不同， 特别是客户有特别习惯的更需求注意， 以便在买卖过程中防止其忌讳点。1.1.3 自动到相关商务网站里寻觅买家 要整理分类，针对不同地域的客户进展不同的发盘，做到简约，有针对性。1.1.4 每隔几天到相关商务网站发布一条具有商业价 值的信息。 虽然能够效果不是很好，但是也花不了多少时 间，假设他更新的快的话，产品信息就会出现目 录的首页，说不定会有所收获。1.1.5每个季度定期改换网页内容。 将新产品信息发布上

3、网，或者将产品的图片交换 一下。这些都会让买家及时了解公司的最新信 息，吸引新客户。 1.1.6 定期给老客户或者潜在的客户发送公司的最新产品信息。 坚持就会有报答。据统计开发一个新客户所破费 的费用相当于维持十个老客户所破费的费用，在 开发新客户的时候一定不要忽视老客户的维持可 以在节日的时候给客人发送卡片祝愿，客人都会 觉得很亲切，协作的愉快。1.1.7 业务人员每周汇报反响询盘及跟进情况。 把这些表一致整理，留做备份，至少这些都是以后 的潜在客户。1.2 邮件格式留意点 1.2.1发邮件无subject主题, 或者随意找一个以前的邮件直接回复一下 以前的邮件是针对以前的某一件事情，邮件正

4、 文和主题都和如今的事情无关导致买家一头雾 水，无法快速识别无主题那么会被客人忽略，有 什么情况都不能及时沟通。1.2.2 邮件下方无签名包括人名，公司名字，联络方式等或者只需中文名字 导致买家不知道他是谁？要知道，买家会接触， 联络很多国家的不同供应商，他在一段时间没有 和买家联络后，忽然发过去个邮件，对方很难判 断他是谁？来自什么国家的什么公司？1.2.3 邮件的发件人不要用中文 如 爱普赵玺zhaoxieup, “爱普赵玺很有可 能会在买家那里显示乱码，哪怕不是乱码，对方也 不一定可以看懂中文，改成 Tracyzhaoxieup,那么合理的多。 1.2.4 买家假设曾经，把邮件抄送给第二

5、个 人，或者抄送给2个人以上能够是买家的同 事或者主管，他回复的时候要按“reply all ， 而不要只回复发件的那个人 买家发邮件的目的是希望多个人了解到目前此事的进展情况，他有义务回复全部的人1.2.5 回复买家邮件的时候要 reply with all history, 不要把历史记录删除，否那么买家不知道先前 发生的事情和交流的内容也不要随意改动 邮件的主题一件事情，一个产品的邮件要 坚持一个邮件主题1.2.6 不要用晦涩难懂的缩写，我们不是在发电 报如hv: have等以免产生误解也不要 用俚语1.2.7 重要的内容可以用粗体加粗或者用大写1.2.8 不要全部用大写字母写邮件正文如

6、 THANK YOU FOR YOUR DATED NOV17,20061.2.9 假设事情比较复杂，繁多的话，可以用1 234注明 表达要简约，直接，明确不要把很多事情写在 一段中，显得非常冗长，没有条理性1.2.10不要用过多的感慨号 他在一个邮件中用了过多的感慨号，效果是和他 一个都不用是一样的1.2.11 每一段中间要空一行，方便他人阅读1.3 询盘处置技巧 不是他回复的好客人就会下订单给您，但您回复的不好一定不会得不到客户的订单1.3.1 回复技巧 回复时间本卷须知：今天的今天一定要回 香港、台湾、韩国2个小时内回复；澳大利亚收 到后马上回；欧洲下午三点前一定要回；美国下 班前回。

7、根据各国的时差和任务习惯统计注：假设不能回复询盘一定要给客户一个回应，通知他目前 不能回的缘由和什么时候可以给客户回1.3.2 回复原那么 3C原那么 Clearness清楚；Conciseness简约；Courtesy礼貌1.3.3 需求思索的问题： 专业度 professional(多了解本人的产品，在每一封邮件中表达您的专业度) 满足需求度 meet demands 表达诚意show your sincerity1.3.4 询盘邮件留意点 规范的格式paragraph, capitalization ,spelling , grammer . 主题 Subject 点睛之处用之前客户给的主 题/本人总结的主题如:公司称号+for哪几个产品问候语礼节、呼应有问必答不能回答要给客户解释重点突出，意思明确落款要有完好称谓1.3.5询盘回复专业报价完好、针对性/报价谨慎、完好专业图片明晰、方便阅读和接纳向客户提要求谨慎，tell why 可以向客户报两