如何建立完善声像档案管理工作机制

1、如何建立完善声像档案管理工作机制摘 要声像档案作为机关、企事业单位的档案全宗的一员,可以提供生动的基础和凭证，使科研、生产和管理工作顺利进行。完整的收集、贮存、利用好视听档案是档案工作内容的重要环节。随着社会快速发展和办公条件的信息化改善,在政府和各种各样的活动中，形成了大量的声像档案，以便更好的保护和利用生动形象的特殊载体档案。调查发现，声像档案存在着档案管理制度不健全、档案保存管理不善、管理意识薄弱等问题,直接影响到文件的完整性和声像档案的妥善保存和利用，导致音像档案管理严重滞后于整个档案工作的发展步伐，因此,采取切实有效措施,加强对档案的管理工作势在必行。关键词：声像；档案管理；研究引言

2、声像档案是指国家机构、社会组织和个人参与政治、经济、科学、文化、教育、军事和其他活动,通过特殊设备和特殊的载体材料,借助图像和声音符号来记录文件信息,辅以文字、符号功能和艺术价值作为参考文档,根据文件系统集中管理的一种特殊的文件,也称为音频和视频文件。声像档案来源基本上可以分为两类,一种是传统意义上的档案形式，主要是电影,音频和视频文件,如:磁性材料为轴承照片档案、录音视频文件和视频文件等;另一种是在数字技术的支持形式下的0或1的数据流的音像档案、最典型、最常见的数字照片档案。一、声像档案管理工作开展的缘由以媒体单位发展为鉴，拓展管理思维新视野，声像档案的产生领域很多，涵盖了各机关、企业及事业

3、单位，其中产量最为巨大的是媒体单位，即各报社、电台、电视台等。随着经济的发达，人们对于各媒体节目的需求也越来越多样化。于媒体单位而言，这种多样化的高品质需求越来越难以满足并引发现实工作中的矛盾，即一方面他们苦恼于如何做出更新颖更有竞争力，可以抓住人们眼球的节目；另一方面，能够满足大众多样化需求，可以产生巨大经济文化效益的海量声像档案资源却静静的躺在库房里，依附在报损边缘的胶片上或连播放设备都找不到的受霉变威胁的磁带上，无声息直至走向最终的消失。 过去，媒体领域对于声像档案的认识停留在“历史的见证”上，认为其进入库房后就作用不大了，因而采用传统手工查询模式进行管理，这就造成一旦有节目编辑需要，必

4、须从成千上万的拷贝、磁带中查询符合条件的几组镜头，工作效率之低下可想而知，久而久之，声像档案部门管理部门因无法发挥应有的作用而日益被边缘化。 当数字技术引入声像档案管理工作后，在媒体领域出现了“媒资”概念，“媒资的全称是媒体资产管理 MAM（MediaAssets Management），就是对各种类型的视频资料、音频资料、文字、图表等媒体资料的数字化存储、编目管理、检索查询、非编素材转码、信息发布，以及设备和固定资产等进行全面管理的系统”。借助媒资，媒体领域可以把所有声像档案，无论是传统材质，还是新型载体，通过计算机技术及网络平台存放于内，并以手工无法想像的效率进行运转。或于数据库中查询，或

5、于网络上播放，或于其它材质转移。总之，在媒资概念下，声像档案的利用达到了前所未有的便捷和快速，解决了一直以来困扰媒体工作者的难题。 二、声像档案管理工作存在的问题（一）管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理声像档案的管理主要存在着三种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26% ；二是各科室一年一次移交档案室，占35%；三是由科室分散保管或个人保存，占39%。 由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。（二）保管条件差, 声像档案难以长久保存声像档案管理工作中存在纰漏如下: 声像档案保管不利,

6、有的声像档案长期沦为个人或科室部门保存, 不移交档案部门统一管理, 或人员工作变动, 机构调整时, 不履行移交手续, 造成声像档案失控与流失。归档不及时, 声像档案有较强的时效性, 如照片底片须同时归档, 辅以文字说明, 如不及时归档, 过后摄影人员也难以准确完备追忆; 且照片、底片分家, 又无文字说明, 使珍贵的照片失去宝贵价值。从声像器材使用看, 许多单位是“一盘带子反复用”, 猴子掰棒子, 掰一个扔一个, 录摄后面的删前面的, 导致原始录摄资料人为遗失; 保管条件差, 无恒温、恒湿、防磁、防震、防光、防火、防高温、防尘设施。声像设备存在“以硬一软”现象, 即声像设备较强硬, 但声像设备管

7、理疲软; 声像工作人员队伍存在“一强一弱”现状, 即队伍人员多年龄适中, 文化程度高, 接受专业培训的人员少, 技术含金量不高。声像档案管理不规范, 无标准、无布置、无检查、无评比、无奖罚激励机制, 处于无序状态; 声像档案资源开发利用率低, 缺少编辑重组加工, 许多资料化为静态信息, 束之高阁, 幽居冷柜, 无人问津。单位之间缺少声像档案信息交流, 没有实现信息共享。（三）声像档案难以及时完整归档声像资料拍摄责任者多为办公室秘书和业务部门，由于档案意识薄弱，存在着两种思想认识上的误区。一种是有部分人根本就不知道什么是声像档案，他们一直误以为属于档案资料范畴的只有文书材料的红头文件，而他们在各

8、项活动中拍摄与录制的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需移交本单位档案部门归档保存。另一种认识是，误以为在公务活动中，谁拍的照片、录像等资料就归谁所有，声像资料是为了搞好本单位的宣传工作而拍摄、录制的，将拍摄的录像、录音、照片等送往报社、电台的就算完成拍摄任务了，怎么处理这些声像资料属于个人行为。他们往往从个人实际工作需要出发对声像资料任意处置，加之保管条件等原因，致使照片、底片损伤或丢失，使声像档案资料受到不同程度的损坏。三、加强声像档案管理工作的对策及建议（一）加强管理，制定办法，狠抓制度落实要想改变声像档案管理工作混乱的状态,制定一个实用的管理措施,规范这项工作,需要

9、立档单位建立相应的管理体系,规范管理,对声像材料归档移交档案处管理,制定一套严格的规则,防止档案资料分散错误，保持借款使用记录和声像档案长期保存的永久性。声像档案应定期移交档案馆;在此基础上狠抓实质性工作,确保有关法律法规和系统实现,采取有效措施,明确责任,依法行政,逐渐引导有意识的档案管理行动,以确保档案归档的质量。加强声像档案管理监督、分类指导、注重专业培训。根据音像档案管理现状,档案行政管理部门加强监督档案,并把声像档案管理做为主要档案的主要管理内容。目标管理年度检查的同时,根据不同单位的现状,采用不同的方式分类指导,整体水平提高设备档案管理工作,巩固、发展和利用;以专业视频设备,进行记

10、录管理。声像档案管理落后的单位,应当加强指导和监督，建章立制依照法律规定,管理和促进其逐步规范管理;对于更弱的基本单位,通过输入问题的最后期限,加强监督和指导,注重档案专业培训，全面加强视频档案人员相关专业知识和技能培训,为保管档案打下良好的基础。（二）完善声像档案管理体制声像档案管理服务于声像档案建设, 必须坚持与时俱进, 夯实基础工作。 首先，领导重视, 加大宣传力度。声像档案管理工作滞后, 究其原因是领导认识不足, 重视不够, 管理不力。实践证明, 老大难, 老大去抓就不难。领导要从文化建设高度去认识声像档案建设, 把它列入议事日程, 加大宣传力度, 从上到下都重视声像档案建设, 常抓不

11、懈, 形成规模, 抓出成效。其次， 建章立制, 实行规范管理。声像档案管理法规建设尚处真空, 有关部门应做好制度安排, 尽快出台声像档案管理办法, 规范管理。界定职责,明确任务, 各司其职, 有序工作。坚持实事求是、精简、高效的原则, 做到及时、准确、安全。力争声像档案处理工作规范化, 制度化、科学化。第三，培养人才, 提高业务素质。针对单位掌握声像技术水平参差悬殊的情状, 行摸底, 分类指导, 开展业务培训, 以提高办公自动化水平为宗旨, 对从业人员进行声像技术技能培训, 学习数码相机、扫描仪、光盘刻录机、投影仪、摄像机等视频技术的操作使用。实行持证上岗制度。进行声像设备保管常识培训, 掌握

12、防火、防潮、防光、防磁、防高温、防尘等知识, 营造防火、防潮、防震、防光、防磁的环境。（三）树立声像档案信息资源观意识从信息资源角度来看，机关、企事业单位形成的声像档案内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，作为机关、企事业单位档案门类之一的声像档案是其档案信息资源的重要组成部分，它与纸质载体的文书、科技等档案紧密联系、相互补充，构成了完整的档案资源体系，具有一般文字载体档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。声像档案管理是机关、企事业单位档案业务建设基础性管理工作之一，树立声像档案信息资源观，要实行集中统一管理声像档案信息资源的原则，例如笔者所在单位声像档案资料的管理，与文书、科技、

13、病案、会计等门类档案一样，做到层层有人抓，处处有人管，纳入本单位纵向逐级负责，横向联系紧密，工作协调一致的医院档案信息资源管理网络。结论总之,做好声像档案管理工作不仅是档案部门的工作内容,也是立档单位甚至整个社会的责任,各级领导高度重视是做好声像档案管理工作的重要保证。从管理工作上看，声像档案管理工作的重点是新闻宣传部门单位的大力支持以及社会的广泛关注,从而提高全民加强声像档案管理的意识,特别是各级领导和相关人员的档案文件,创建一个良好的档案管理工作氛围的;其次,做好声像档案管理工作还必须抓住机遇以及服务中心工作，档案部门立档单位必须善于抓住机遇,结合当地的部门实际工作，及时准确地提供声像档案信息，完整安全地保护声像档案信息，并为机关、企事业单位各项工作提供高效的服务。参考文献1 王雪飞,胡莹.声像档案管理学发展的历史回顾与展望 J.兰台世界,2010(12). 2 李勇.系统的集