耐火材料企业之档案管理制度

1、.;标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第1页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理归档范围外部资料机关事业单位颁发的需要贯彻执行的各种文件；各级领导来厂视察时形成的重要指示、讲话、题词及有关音像图片等资料；上级机关事业单位转发本公司的文件；代上级机关单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本；其它有保存价值的材料。公司内部资料121） 公司召开的各种会议形成的文件材料；122） 公司内部颁发的各种正式文件（包括签发稿、印刷稿和修改稿等）； 123） 公司各职能部门形成的各种文件；124） 与其它公司签订的条约、合同、协议书等和外事工

2、作中形成的各种文件材料；125） 公司基本建设工程、购置大中型设备及特殊设备的文件材料；126） 公司内部人事资料， 包括人员录用、考核、评定、奖惩、调动、任免等形成的资料；127） 其它有保存价值的资料。2、 归档时间21） 采购部、技质部、机动部、生产部、销售部于次年二月份将前一年度整理完毕的档案向行政部移交。此外， 各部门应随时对各类资料进行归卷， 以防止档案的遗失及缺损。档案的移交31） 公司采购部、技质部、机动部、生产部、销售部将档案整理完毕后连同资料明细（列明“文件名称”，“页数”， “完整与否”）一并移交到行政部， 在移交时由行政部档案管理员填写“文件资料收进登记簿”，并核查所收

3、资料的完整性及有效性。档案的保管41） 档案形成后，立成案卷，统一编号，并做出标识，以便于检索利用；42） 除财务部外， 其它各部门的档案交由行政部统一保存；43） 为延长保管时间，所有手抄文件须用钢笔、碳素笔或圆珠笔书写；44） 档案在保管时应注意防潮、防蛀， 对此，档案管理员应采取相应的措施加以预防。档案的保管期限51）长期保存反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司有长远利用价值的档案，主要包括：公司召开各种重大会议（董事会）形成的文件材料；公司制发的各种制度标准规程等和重要业务问题的文件材料；签 收编制/日期夏雪梅2003/3/10审核/日期陈鹏2003/3/10批准/日期陈鹏200

4、3/3/10标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第2页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理反映公司主要职能活动的年度和年度以上的工作总结、报告、计划、规划、控制数字、统计报表等；重要的专题报告和统计材料；公司注册，机构组成、演变，董事会成员任免的文件材料；重大问题处分材料；职工名册有关区域变化、土地边界、工程建筑、大中型设备及特殊设备的文件材料；有历史意义和长远利用价值的合同协议等；重大外事活动中形成的主要文件材料；机关单位下达的重要批示批复等；机关、董事会颁发的属本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；机关单位、董事、客户

5、等视察公司形成的重要文件及音像材料；其它有长远利用价值的档案。52） 中期保存 （ 3-5年）反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，主要包括：521）公司制发的一般业务问题的文件材料；522）各种原始记录、凭证、存根等；523）半年的、季度的、一般专题的工作总结，报告；524）与国外有关单位签订的重要的合同协议等；525）外事活动中形成的一般文件材料；526）财产、物资、档案的交接凭证；527）上级领导、其它公司送来的重要文件；528）其它在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料。53） 短期保存（1-2年）在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，主要

6、包括：531）公司一般事务性的文件材料；532）公司内部人员的任免材料；533）重要会议文件中的小组会议记录、参考文件、会议计划、总结等；534）一般专门会议的典型材料、发言材料等；535）季度及月份的计划、规划、控制数字、统计报表；536）与国内外有关单位签订的一般的合同协议；537）上下级之间，公司之间协商工作的往来文书；538）董事会、其它公司制发的非公司主管业务，但要贯彻执行的文件材料；签 收编制/日期审核/日期批准/日期标题档案管理制度DAL/GL/01/10版 本 第A版页 码共3页， 第3页受控状态 受 控受控编号执行主体档案管理员监督主体行政部考评主体总经理539）其它在较短时

7、间内对公司有参考利用价值的文件材料。54）各类文件的保管期限均从文件产生后的第二年算起， 其它文件如合同，协议标明有效期的文件从失效后算起。档案的借阅61）借阅者在使用过程中应爱护、保护档案，不得在档案原件上作记号、涂改和撕页等，借阅后及时完整送回。62）经所在部门的主管同意后，可以借阅档案，机密文件经总经理在“文件借阅审批”上签字许可后可以借阅。 63） 一般情况下，档案只为公司内部人员提供和利用，公司外部人员如因特殊原因必须使用档案，经总经理在“文件借阅审批表”上签字后， 可以在公司内查阅档案，如必须将档案带出公司，则须按照63有关规定办理相关手续；64） 对使用率频繁的档案，借阅人可以复制使用。641） 公司内部人员复制档案， 须经其所在部门主管审批同意，机密档案还须总经理审批同意； 642） 外部人员复制档案，须经总经理批准同意。复制的档案应做出“档案副本”或“档案摘录”等标识，以便与原件相区别。 档案的销毁71） 保管期限届满及保管期限未满，但已作废的档案， 经总经理审批后可以销毁，销毁