采购管理及谈判技巧专业培训班

1、采购管理及谈判技巧实战研修班主讲: 雷卫旭先生广州市倍德企业管理咨询有限公司企业采购实务1课程大纲前序3.第一壇: 采购管理理念7.第二壇: 采购控制系统12.第三壇: 降低采购物料成本43.第四壇: 供应商交货期管理56.第五壇: 采购品质管理60.第六壇: 供应商管理64.第七壇: 采购询价/比价/议价工程81.第八壇: 采购谈判过程及技巧92.2花絮 -物料成本演算启示材料成本5855变动前变动后人工成本1010制造费用1212营销费用1010毛 利10131001003结论:欲获得相同毛利可采行手段有:材料成本:-5%人工成本:-30%制造费用:-25%营销费用:-30%营业收入:+3

2、0%花絮 -物料成本演算启示4机会钱管理钱售价成本CostDown利润后知后觉先知先觉不知不觉花絮 -物料成本演算启示5供应商流行诉求对联不做白不做弃 之 可 惜食 之 无 味谜底?6第一壇: 采购管理理念Cost Improvement Imperative成本上涨Rapidly Changing CustomerExpectation顾客期望迅速改变Accelerated Competitive Pressure竟争加剧Global competitors in local markets竟争来自世界各地Customer is king顾客须全面滿足Quality is a given质量

3、为必须之要素New technologyIntroductions新技术的出现Stockholders pressure for dividends, profitability股东对盈利及分红的要求Change is constant and here to stay 改变为必然Speed is essential 迅速反应. But business environment has changed但是业务经营环境现已起了明显之变化采购经营环境变迁:7采购理念更新建立良好及长远的供应商伙伴关系重视更积极及策略性关系 重视长远目标及关系,重视減少总成本五项“适当”的要求适当的物料：质量良好适当

4、的数量：物料的管制，经济订购量，资金的调动适当的地点：供应商越近越好适当的时间：按照生产计划适当的价格：多渠道询价、比价、自行估价、议价第一壇: 采购管理理念8强化采购管理采购5R存量合理市场行情供应商辅导发挥储存运输功能确保材料品质安全库存合理储存收发管理第一壇: 采购管理理念采购目标计划用料配合销售预防呆料控制用料比例降低成本物尽其用开发替代品余料再使用采购储存成本提高效率处理呆料确保产品质量进货验收增强材料的使用性适当存量重点管理(ABC法)存货周转率存料率提高仓库使用率9采购管理工作职能和职责 分析行情,汇报決策层,制定年度策略 寻找来源和供货渠道 供应商管理和辅导 报价/议价/估价/

5、定价 控制交期、质量和成本 呆/废料的预防和处理第一壇: 采购管理理念-富士高控股有限公司范例10分组讨论和角色发表从采购功能来看,您公司采购功能有否不同.为何?第一壇: 采购管理理念11管理层次采购方法谈判预算训练员工減少成本工作层次跟催做纪录处理付款处理物料申请处理报价单比较价格策略层次采购研究长远计划评估供应能力制定政策传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性采购策略事项第二壇: 采购控制系统12采购作业流程及內容采购作业主要包括:第二壇: 采购控制系统请购单资料分析寻找时机收集资料询/比/议价签订合约评估/跟进退货管理按期按量现场辅导13采购作业內容:第二壇: 采购控制系统采购作

6、业流程及內容1. 搜集信息了解规格行情厂家资料替代品资料核定资金预算2. 询价对象价格整理资料选择议价对象14第二壇: 采购控制系统采购作业流程及內容采购作业內容:4. 货比三家信誉度售后服务供应能力寻新厂商或外购3. 比价/议价设定目标条件其他厂商比较价格涨跌因素估算其他费用付款条件交货期限15第二壇: 采购控制系统采购作业流程及內容采购作业內容:5. 索样/请购检验比较数量与交期买价条件交货时间表6. 订购/协调订单函寄或传真确定品质和交期供应商回复合适的交期16第二壇: 采购控制系统采购作业流程及內容采购作业內容:7. 交收交期异常控制催交督促收料单品质数量验收8. 整理付款核对手续发票

7、抬头和金额预付款或暂借款扣款171. 材料特性导向:依材料使用特性来区分主原料副料和一般物料机器设备零配件、杂项购置工程发包第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向182. 重要性导向:依材料使用或价值之重要程度来区分大宗材料(A类材料)由主管亲自采购常用材料(B类材料)由资深人员采购非常用材料(C类材料)由被授权者采购第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向193. 采购方式导向:依采购大类別区分內购外购合约采购统购第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向204. 作业功能导向:依采购作业內容区分询价组: 负责询价及开标作业议价组: 负责议价及订购作业催交组: 负责交

8、期控制及追缺料进出口组: 负责进出口事务作业第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向215. 人力资源导向依采购人员专业区分外购(含主原料、副料、包材及机器设备)主原料內购副料內购包材內购机器设备內购第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向226. 管理需求导向依管理上的需求来区分集中制: 集中于总公司统购分配分散制: 由分公司或分厂各自采购混合制: 兼具上述二者之长处,凡属大宗或共用物料采集中采购制,其余授权分公司自理第二壇: 采购控制系统建立架构和制度-依六种导向23采购方法种类及实施第二壇: 采购控制系统采购政策: 集中采购 分散采购采购方式: 直接采购 委托采购 调拨采

9、购采购性质: 公开采购 秘密采购 特殊采购 投机性采购 计划性采购 市场性采购24第二壇: 采购控制系统采购方法种类及实施订约方式: 订约采购 口头电话采购 书信电报 试控性订单采购时间: 长期固定性 非固定性 紧急采购 预定采购即时现金采购价格方式: 招标采购 询/比/议价 订价收购 公开市场采购25最佳采购量第二壇: 采购控制系统适当采购数量办法采购量的大小決定生产与销售的順畅与资金的调度.过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压少量采购则停工待料而造成再采购成本提高26如何计定最佳采购量第二壇: 采购控制系统适当采购数量办法最佳采购量是指从某固定时期內,能确保配合生产所需的物料数量的最低

10、界限安全存量 = 紧急订货所需天数 每天使用量最佳采购量 = 购备时间 每天使用量 + 安全存量27采购时间按采购方式決定:第二壇: 采购控制系统适当采购时间细则现用现购时,以合理的购备时间決定存货控制时,按存量控制方法決定定量订购制下,到订购点时即行采购时间定期定购28前置购备时间第二壇: 采购控制系统适当采购时间细则供应商备料时间供应商生产时间供应商交货运输时间进货检验时间前置购备时间指从下订单给供应商到物料入库的时间段.它包括:29采购适当时间由哪方面決定第二壇: 采购控制系统适当采购时间细则等物料消耗到安全存量水平的时候,订购的物料刚刚入仓,采购适当时间是一个物料存量基数,而非一个时间

11、含义采购适当时间 = 最低存量= 购备时间 每天使用量 + 安全存量30第二壇: 采购控制系统适当采购数量办法如某公司螺丝(38规格),每天平均使用10袋(1000pcs/袋),紧急订货需时7天.正常订货需时15天.例:安全存量 = 10袋/天 7天 = 70袋采购适当时间由哪方面決定订购点的时间 = 10袋/天 15天 +70袋 = 220袋31第二壇: 采购控制系统采购价格采购适当价格应为在既定物料品质、交期或其他条件下,所能得到的最低价格.32第二壇: 采购控制系统影响采购价格的八大因素物料成本物料供求关系季节变动经济循环5. 內部条件变动6. 交易条件7. 供应商关系程度8. 对采购品

12、认识程 度33第二壇: 采购控制系统分组对应游戏影响采购价格的因素:1. L.T(缩短购备时间)2. 货源3. 供给限定4. 多批少量5. 品质依赖程度6. 品质过剩7. 技朮输出入成熟度8. 采购穩定性11.采购策略选用12.市道好坏价格变动13.付款期长短14.伊拉克打仗,化工升价9. (设计)商品化程度10.技朮依赖度15.采购授权程度16.供应商认识(资讯)程度17.采购品之附加值18.买卖双方立场軟硬19.自制与外包采购立场34第二壇: 采购控制系统采购价格管理十大原则一. 勿随时无根据要求降价.杀得愈低,调涨风险愈高二. 材料价格变动是管制之点三. 接近成本价只有开发一途(替代品、

13、新供源、新材料)四. 最低价供应商为监控点:穩:降价之根据.不穩:准备应付后遗症五. 采购失败成本的控制:实质单价的反应,采购著重內外部品质失败、效率35第二壇: 采购控制系统采购价格管理十大原则六. 采购物成本表控制:成本因素价格变动、ABC管理七. 采购成本列入单价決定因素內八. 价格评价依管制目标不同而异 A.阶段管制:成本价分阶基准/目标价分阶基准 B.点的管制:点检表(与市价、行情价)比九. 价格分析报告的沟通: 努力度、行情及政策、采购策略十. 供应商利益与采购成本策略的一致性.供应商利益的需求36第二壇: 采购控制系统采购价格对采购人员压力不斷要求降价非能降的條件要求降价不愿降,

14、也不愿賣价格變動的困懮所有項目均要求降价同一水准的要求降价單一採購价格被左右皇親國戚供應商妨礙降价需求實力不足,無力降价小角色,降价無功面对不受歡迎的降价降了.有輸不起的動作37第二壇: 采购控制系统采购价格管制工具报章、杂志等资讯淡、旺季循环-了解供应商的淡旺季原材料结构ABC分析表成品利润率表5. 每月需求量实绩统计表6. 货源变化统计图表7. 成品成本变动实绩表8. 成品售价实绩表9. 市价、行情价、同业价等比较表10. 原材料控制(价格)表11. 供应商报价成本分析表38第二壇: 采购控制系统显性的采购价格反应时机原材料价格变动时(含稅率)季节性:淡、旺季下档品:低利润成品需求变化:大

15、小,小大,异常货源供应变化:多少,少多,异常(单一供应、生产)成本变动:价格,利润行情变化优势卖方策略性抢单(与竟争对手抢单时与供应商联手降低成本)联盟等利益的结合:策略联盟-和供应商合作特殊采购:专用、报废-不常用或一次性物品单一采购39第二壇: 采购控制系统非显性采购价格反应时机 价格因素变动管理: a. 原材料 b. 新三M(工艺、材料、设备) c. 配件景气及市场变异淡旺季需求优势卖方管理批量管理与选用同业采购资讯管理:同行比较才有合理性供需特异事件:天气、环境变化等市场(行情)价管理失败成本分摊管理:特采/折扣等40第二壇: 采购控制系统如何取得采购产品资讯工商指南采购指南工商刊物黃

16、页供应商营业代表展览顾问互联网宣传单张同行介绍41第二壇: 采购控制系统采购成本Some components other than price of the overall cost除价格外，其他构成总成本的元素Freight 运输Receiving and inspection 收货及检查Storage and warehousing 储存Material handling 搬运Insurance 保险Warranty 保证Cost of processing any scrap, or rework 扔掉、返工Inventory obsolescence 存货变坏Cost of plac

17、ing a purchase order 落采购单成本42第三壇: 降低采购物料成本采购价格因应涨价/独家采购/紧急采购之道涨价独家紧急善用合约采购适当采购现货(spot)善用合约采购活用采购谈判技巧开发新供应商/新材料缩短购备时间(L.T)做好“产销协调”,化解“销售预测”不准的压力43第三壇: 降低采购物料成本节约采购资金的要訣缩短购备时间请购作业请购单自动处理简化作业流程避免退件采购作业把握细节,澄清疑点,省去会签时间缩短比、议价时间查记录,缩短议价时间交运缩短待运、交运时间下订单前预告,缩短备料时间采购标准规格品,缩短备货时间验收事先备妥报关提货文件预先办妥报关准备动作,确保通关順利4

18、4第三壇: 降低采购物料成本节约采购资金的要訣实施零库存与JIT安全存量零库存45第三壇: 降低采购物料成本降低采购单价十五方式集权采购: 量的优势 / 供商成本2. 联合: 量的优势 /搭便车 /互通有无 /消化呆料3. 弹性地域供应: 调节优势 / 政策优势4. 替代品策略: 询价单重要附加条件5. 內外部授权采购6. 财务导向运作方式: 投资抵減 / 关稅 /外汇操作7. 分散采购8. 成本加值法46第三壇: 降低采购物料成本降低采购单价十五方式9. 产业专区采购: 物料生产之成行成市区域10. 数量区隔法采购11. 品质分级采购12. 工作改善果分亨制:给供应商辅导,介绍加工厂给供应商

19、13. Second Sources逼迫法:找原始供应源以外的第二、三家供应商14. 自制与外包之选择15. 籍供应商之专业知识降价(低成本)47第三壇: 降低采购物料成本分组模拟应对48第三壇: 降低采购物料成本降低采购成本的途径有哪些采购技朮物料来源寻更优秀的供应商对原设计检讨改进寻替代品6. 加工作业7. 维护费用8. 标准化9. 储运方法采 购 成 本49第三壇: 降低采购物料成本从非采购角度減少产品成本六大分析成本过高而产品性能较差找价廉物美的供应商不影响产品品质的其他制造方法更节省成本的设计性能相同,产品更简单新客戶或新市场50第三壇: 降低采购物料成本JIT(JUST IN TI

20、ME)与实施零库存任何东西多於最少的需求 (例如工具,物料,零件,空间,工人的时间) 便是“浪费” ;最少的需求是指可以增加产品的价值“Waste” is anything other than the minimum amount of equipment, materials, parts, space, and workers time, which are absolutely essential to add value to the product. President, ToyotaJIT 概念的来源51第三壇: 降低采购物料成本管理概念 - 不断地解決问题一个以“拉”形式的生产

21、系统理想的生产环境 适当及适量的物料, 在适当的时间供应到生产部门生产及运到市场上销售切合时宜 (JIT)系统是 JIT(JUST IN TIME)与实施零库存52第三壇: 降低采购物料成本針对浪费 (无关及无效率的工作 对产品沒有增值功能 (须由顾客角度去考虑)暴露问题及樽颈由“变化”所引起以视觉 (visual recognition) 来做控制 (即 Jidoka (工序机械化)使工作环境整齐及整洁佳化 (streamlined) 的程序切合时宜 (JIT)系统的目标提升竟争能力JIT(JUST IN TIME)与实施零库存53第三壇: 降低采购物料成本JIT(JUST IN TIME)

22、与实施零库存安全存量不是万灵丹缺料不见得可恥!高库存才是真要命54第三壇: 降低采购物料成本零库存不是幻想大宗材料可做到实质零库存,包材也可做到JITJIT(JUST IN TIME)与实施零库存55第四壇: 供应商交期管理供应商交期管制十大之道计划审核法生产会议逼迫法实绩管理法盯人逼迫法分批采购法量购批入法责任赔偿法进度表监控法预警法:35日管理,出货提示法异状报告法56第四壇: 供应商交期管理采购物料跟催方法按定单跟催联单法统计法跟催箱定期跟催57第四壇: 供应商交期管理采购物料进度监控评估供应商生产力并和物控协商协调采购计划安排计划制定采购进货进度表据进度计划及时跟催异常处理58采购进度

23、落后应采取什么措施协调供应商,确定进货时间告知物控准确进货时间有无替代品必要时,变更生产计划第四壇: 供应商交期管理59改善供应商品质十大手段第五壇: 采购品质管理厂外品管厂外品检巡回辅导稽核及评鉴参与其品质检讨会客诉回复制度成品品质资料品保法失败成本求偿法利益审核扣分法:预警法悬案追踪法品 质 改 善60供应商物料品质管制实施手法检测方式、仪器同步标准一致,品检頻率合理按批按阶段抽验品质鉴別及标识系统同步化特采管理退货原则不合格处理原则不良追踪系统重工处理原则品质检讨会首件及自主检查记录及分析第五壇: 采购品质管理61采购品质控制应检查项目品质控制书面程序供应商标准合格供应商档案采购文件齐全

24、采购文件的审批检查控制和记录第五壇: 采购品质管理62采购物料验证方法协议第五壇: 采购品质管理检查方法品质要求样板、规范资料检查设备工具工作条件允收水准解決品质争议方法63供应商调查第六壇: 供应商管理供应商的找寻来源:参见教材第40页64供应商调查第六壇: 供应商管理好供应商具备六方面特质:优秀的领导人高素质的干部稳定的员工良好的设备娴熟的技朮完善的制度65供应商评核因素第六壇: 供应商管理公司声誉历史财务状況管理层地区或位置产品质量价格生产设备生产量及能力质量系统员工质素后勤的支援服务送货是否准时送货量是否符含指定要求技术支援训练66新供应商的评核和开发流程步驟第六壇: 供应商管理初选及

25、选择条件品质保证能力样品品质鉴定确定评估內容及步驟审核与批准评估结论合格供应商的批准建立合格供应商档案交期监督与考核优胜劣汰或辅导监督和处置问题67供应商评估项目和控制要点第六壇: 供应商管理生产能力现场品质体系样品类似产品的历史类似产品的检验和试验结果其他使用者的经验派常驻代表监督检查关鍵或特殊工序检查与客戶联合检验掌控重大变更情況辅导进货检验评估控制68供应商评估后必要措施第六壇: 供应商管理复评制度实施审核制度实施异常追踪系统实施獎惩制度实施辅导监控并行采购政策做后盾供应商开发/过滤措施69供应商监管方法第六壇: 供应商管理根据采购金额的大小，物料的种类，进行ABC的分类计分系统 可简单

26、或很复杂价格、品质、逾期率、合作性持续监管系统可变监管程度系统 (Switching Rule) e.g. MIL 105E70转变监管程度规则(Switching Rules)正常转严紧 (Normal to Tightened) - 连续五批有二批或以上被退严紧转回正常 (Tightened to Normal) - 连续五批收货正常转減少 (Normal to Reduced) - 连续十批收货(在正常情況)及其它有关条件許可減少转回正常 (Reduced to Normal) - 有一批被退或及其它有关条件需要第六壇: 供应商管理71理想的供应商关系与有良好表现供应商建立长远而穩定的伙

27、伴关系減少供应链(supply chain)在供应商的数目共同发展产品共用资料库协助主要供应商提高质量減少不必要的开支供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理72一般常用的策略多个供应商单一供应商切合时宜 (JIT)合资或合营策略垂直整合虛拟整合策略全面品质(作为一个部门参与与辅导)Plan常用供应链控制的策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理73多个来源不良关系的发展短暂及不坦诚的关系不连续的订单高价钱(量少订购)多个供应商采购策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理74一个或数个的供应来源伙伴关系 长远穩定现场审核穩定合约低价钱(大量订购

28、)单一供应商采购策略供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理75原材料(供应商)BackwardIntegration目前情況ForwardIntegration制成品(供应商)垂直整合程度愈高，表示公司依赖市场供应愈低垂直整合策略 (Vertical Integration)76垂直整合：自制或外购的決定较低的生产成本供应商不可靠供应商数目不多较高的合约监管成本较容易及较佳的管理较佳的品质控制平衡生产避免供应商勾结保障设计不会外洩维持或扩充企业规模对整个生产过程有更多的了解更能夠掌握整个生产的技术需求量不高或不穩定标准而较简单的物料较低的获取成本保留供应商的合住获得技术援助沒有

29、足夠生产容量或技术避免过量的投资建立互惠关系集中主要业务，減少管理成本 自制的原因外购的原因供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理77虛拟整合策略(virtual Integration)不要自行制做所有东西注重与供应商的联繫工作，並建立长远的伙伴关系与有资料共享及连繫，例如，生产计划供应商工程师参与产品开发及设计，解決技问题产品由供应商直接送到顾客手上与顾客建立紧密关系，提供技术支援供应商制造商顾客分销商供应商关系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理78与供应商合资或合营可利用供应商的生产经验，亦可降低被供应商要胁的风险可降低协调供应商所需的成本合资或合营策略供应商关

30、系管理与常用供应链控制策略第六壇: 供应商管理79准时交货 交货率 逾期率质量 退货率 平均合格率合作性服务滿意度第六壇: 供应商管理供应商的表现测量方法測量方法商的表現80适价必遵法则第七壇: 采购询价/比价/议价工程一.決定价格的方法成本分析法投资报酬率法比价法 适用于关系企业产品订货 适用于独占性或专利产品订价 按市场供需状況而订,即依卖方市场或买方市场而定81适价必遵法则第七壇: 采购询价/比价/议价工程二.选择有利的交易条件出厂价到厂价三.选用适当付款条件內购-期票外购-预付资金周转关系82四.物权及风的转移物权(TITLE)及风险(RISK) 物权与风险的转移通常都不在同一时间发生

31、,必须视交易条件和付款条件而定适价必遵法则第七壇: 采购询价/比价/议价工程83适价的采购策略第七壇: 采购询价/比价/议价工程数量策略时间策略成本策略 如现用现购、预购、投机采购等争取数量折扣货源策略品质策略 如长期合约、短期批购、买现货 如外购、內购、联合采购、统购等 如独家采购、多家供应 买适质产品,未必最好84询价/比价/议价作业內容第七壇: 采购询价/比价/议价工程询价对象价格整理相关资料选择对象成本分析比较其他厂商价格涨跌因素运费和保险费及关稅付款条件交期设定议价目标采购条件85询价前准备工作第七壇: 采购询价/比价/议价工程基准明确一致回收期限一致广泛发掘询价对象品质状況充分掌握

32、供方市场资料收集广征替代品公平规格验收标准采购頻率及穩定性供应责任其他86询价必要项目第七壇: 采购询价/比价/议价工程产品条件(材料、方法)数量/次付款条件品质要求:精密度交付方式产能承担风险最低请购量标准规格验收方式87比价方法/原则/方式第七壇: 采购询价/比价/议价工程 比价方法 货比三家:不能所有用此法:在量大情況下用 化整为零 化零为整 品质标准设定 比价原则 按相(等)同基准比价务实核对:规格、生材等询征同业情报市价、参考价、标准价 预算差异88 比价方式 最低总价比价法成本表內单项比价法最低零件汇总比价法重点比价法 原材料、特点、精密度、利润、耗材费用最低订量、最小L.T比价方

33、法/原则/方式第七壇: 采购询价/比价/议价工程89议价原则第七壇: 采购询价/比价/议价工程最低价非唯一決标条件只重视议价內容、结论及其优、缺点要有“根据”的议价考虑決标时价格占其他因素比重议价时须留詳细痕跡(合约及決标的基准清楚)议价犹如人之用人面试、资料、态度很重要90角色表演-活學活用第七壇: 采购询价/比价/议价工程分组进行询价/比价/议价的模拟表演91成功的谈判人员的特征第八壇: 采购谈判过程及技巧计划充足可抵受压力认真及小心聆听明白谈判对手小心观察可处理冲突及对立准確的判断创新的思维能处理危机良好的发问技巧良好的管制92采购谈判技巧模式第八壇: 采购谈判过程及技巧谈判前的准备 准

34、备及分析资料制定谈判目标及策略会议 讨论、分析、達到目标谈判后 推行合约条件93采购谈判技巧方式第八壇: 采购谈判过程及技巧集体议价:大量、重要、特殊之采购无价议价:(心中无标准价) 、新品种、材料之采购标准价及预算价法估价单比较法:择优为基准、择劣为缺点、相互对照之议价法94采购谈判技巧方式第八壇: 采购谈判过程及技巧成本加值法:成本LIST+利润、大量采购、独占采购用景气、市场趋势运用:景气好坏、淡旺季目前供应商实力借力法:新供应商议价用评价(鉴)后议价功能发挥:评鉴之缺点切入法95采购谈判之时机第八壇: 采购谈判过程及技巧职责所在采购对象非最低价材料成本结构不合理购备时间(L/T)充裕时厂商来公司拜访时周期性或计划性降价时96采购谈判之时机第八壇: 采购谈判过程及技巧客观环境利用新厂商/料源开发成功时有副料(对抗品)或代用品开发成功时采购量增加时行情变化价格看跌时汇