电脑文件管理

1、电脑文件管理培训为什么要管好电脑文件？为什么要管好电脑文件？工欲善其事必先利其器这些悲催的情况有木有？老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了电话的一端客户的资料怎么也找不到？应聘人来了，收到的面试简历在茫茫的文件中分不清！电脑文件最容易乱的地方在哪里？系统中用户的文件夹有木有？有木有？我的文档有木有？有木有？桌面有木有？有木有？个人下载目录有木有？有木有？理想中文件是什么样呢？ 存放方便、查找便捷存放方便、查找便捷文件管理的本质？ 科学分类、命名规范科学分类、命名规范对无用文件清理你做到了吗？对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件进行处理！有用文件无用文件进行整理！果断删除！对有用文件整

2、理你做到了吗？对同一个有用的不同版本的文件，确认后保留一个最终版本！有效版本多余版本保留归档！确认删除！在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机，在平时的工作和日常生活当中，我们经常使用到计算机，包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于包括在办公室、家中等，每个使用的人都会建立一些属于自己的文件，有各种内容和各种格式。随着时间的延长，自己的文件，有各种内容和各种格式。随着时间的延长，日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自日积月累，电脑内的文件日渐增多，如何有效地管理好自己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能有一己的文件是很多人面临的一个问题，每个人也都可能

3、有一套自己的切实可行的办法，我也见过许多人的文件管理方套自己的切实可行的办法，我也见过许多人的文件管理方式，发现还有很多人管理文件的方式和方法不是很恰当，式，发现还有很多人管理文件的方式和方法不是很恰当，不够清晰和明了，当你打开他的计算机时，看到桌面上文不够清晰和明了，当你打开他的计算机时，看到桌面上文件到处都是，硬盘和目录中到处是文件和大量目录，进入件到处都是，硬盘和目录中到处是文件和大量目录，进入目录后，即使是目录后，即使是WORDWORD文件而从文件名字也根据看不出来是文件而从文件名字也根据看不出来是什么内容。什么内容。 总结了一下，综合起来大概有以下几个方面的问题：总结了一下，综合起来

4、大概有以下几个方面的问题： 1 1、不会起文件名、不会起文件名 2 2、不会建文件夹、不会建文件夹 3 3、不良习惯、不良习惯 专用名词的解释专用名词的解释硬盘硬盘- -一棵树一棵树分区分区- -大的枝桠大的枝桠文件夹文件夹- -分枝分枝子文件夹子文件夹- -小枝桠小枝桠文件文件- -树叶树叶文件管理的真谛文件管理的真谛在于在于文件方便文件方便、快速提取快速提取、科学地分类、规范化命科学地分类、规范化命名名是文件管理的精髓所在是文件管理的精髓所在文件管理的目的文件管理的目的便于查找便于查找保持电脑桌面的清洁保持电脑桌面的清洁规范文件名规范文件名规范文件夹结构规范文件夹结构某一个文件所在的地方：

5、分区某一个文件所在的地方：分区/ /文件夹文件夹/ /子文件夹子文件夹/ /文件名文件名文件规范化命名目的文件规范化命名目的 沟通的需要沟通的需要 让让接收方一眼明白文件的主题接收方一眼明白文件的主题 索引的需要索引的需要 方便快速检索到所需要的文件方便快速检索到所需要的文件 回回溯的需要溯的需要 区分版本并随时回溯以前版本区分版本并随时回溯以前版本 2013.xls文件规范化命名分析文件规范化命名分析部门年终总结部门年终总结.xls员工工资表员工工资表.xls不能反映文件的主题不能反映文件的主题不能反映文件的归属部门不能反映文件的归属部门不能反映文件归属时期不能反映文件归属时期错误原因错误原

6、因2013.xls文件规范化命名模板文件规范化命名模板部门年终总结部门年终总结.xls员工工资表员工工资表.xls2013年年度培训计划表年年度培训计划表2013年人事行政部门年终总结年人事行政部门年终总结2013年年12月份员工工资表月份员工工资表电子文件三要素电子文件三要素电子文件文件文件文件文件文件文件文件文件文件怎样快递怎样快递找到文件找到文件文件怎样文件怎样存放才好存放才好文件存放路经、文件保存属性、电子文件分类文件与文件夹文件电脑中各种数据的表现方式就是文件。文件的各类很多，但其外观都是由文件图标和文件名称组成，其中文件名称由文件名和扩展名（包括小黑点）两部分组成。文件夹文件夹的作

7、用是存放文件或其他文件夹。文件夹文件夹文件文件文件可以是文字、图形、图像、声音等，也可以是一个程序。每个文件文件可以是文字、图形、图像、声音等，也可以是一个程序。每个文件必须有名字，操作系统对文件的组织和管理都是按文件名进行的。必须有名字，操作系统对文件的组织和管理都是按文件名进行的。电脑合理区分电脑合理区分电脑硬盘中有电脑硬盘中有C C、D D、E E、F F四个硬盘，我们可以将它们标四个硬盘，我们可以将它们标准规划为：准规划为：C C：操作系统盘：操作系统盘D D：应用软件盘：应用软件盘E E：工作文件盘：工作文件盘F F：私人文件盘：私人文件盘文件夹结构的建立文件夹结构的建立 根据文件的

8、不同内容信息及类型建立合适的阶梯结构，根据文件的不同内容信息及类型建立合适的阶梯结构，将同类型的文档存放于相同的文件夹将同类型的文档存放于相同的文件夹文件夹合理结构文件夹合理结构骨架骨架层级层级数量数量 适合的文件夹适合的文件夹科学的分类科学的分类适中的层级数适中的层级数结构的深度结构的深度控制文件夹与文控制文件夹与文件的数目件的数目针对于工作盘（针对于工作盘（E E盘）进行讲解盘）进行讲解我们可将我们可将E E盘中的文件夹的结构分级分为三等：盘中的文件夹的结构分级分为三等： 一等：一级目录（文件夹）一等：一级目录（文件夹）二等：二级目录（文件夹）二等：二级目录（文件夹）三等：文件三等：文件注

9、：文件夹的数目不宜过多，过多的分级会造成注：文件夹的数目不宜过多，过多的分级会造成操作上的不便，也不便于记住文件夹的结构！操作上的不便，也不便于记住文件夹的结构！ 文件命名原则文件命名原则 使自己和工作组的每一个成员能够方便的理解每使自己和工作组的每一个成员能够方便的理解每一个文件的意义。一个文件的意义。 名称在能知道意义的情况下越短越好。名称在能知道意义的情况下越短越好。 当我们在文件夹中使用当我们在文件夹中使用“按名称排例按名称排例”的命令时，的命令时，同一种大类的文件能够排列在一起，以便我们查同一种大类的文件能够排列在一起，以便我们查找、修改、替换等操作。找、修改、替换等操作。 电脑排序

10、时会按照文件名称从左到右的顺序进行电脑排序时会按照文件名称从左到右的顺序进行排列。排列。 主题主题+ +部门部门+ +日期日期 部门部门+ +主题主题+ +日期日期 日期日期+ +主题主题+ +部门部门 日期日期+ +主题主题 6 6个原则个原则1.1. 文件夹结构分级不超过三级文件夹结构分级不超过三级2.2. 同级别文件夹不超过同级别文件夹不超过1515个个3.3. 文件夹中文件不超过文件夹中文件不超过5050个个4.4. 文件夹名称统一字数（文件夹名称统一字数（4848个字符）个字符）5.5. 办公文件命名适用这种型式的命名办公文件命名适用这种型式的命名主题主题+ +部门部门+ +日期日期

11、6.6. 图片命名适用这种形式的命名图片命名适用这种形式的命名日期日期+ +主题主题 定期归档定期归档1 1. .发辉快捷方式的便利：如果我们经常要快速访问文发辉快捷方式的便利：如果我们经常要快速访问文件或文件平面，那可以右击选择件或文件平面，那可以右击选择“创建快捷方式创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你想要的地方。再将生成的快捷方式放置到你想要的地方。2.2.定期归档文件：将电脑保持在无垃圾文件、桌面整定期归档文件：将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态洁的状态3.3.发挥发挥E E盘的作用：能快速的找到自己想要的文件盘的作用：能快速的找到自己想要的文件 1.1. 看看你的电脑中计算

12、机的文件，到底有哪些，一个看看你的电脑中计算机的文件，到底有哪些，一个一个的找出来。一个的找出来。2.2. 将这些文件按文件命名原则重新命名。将这些文件按文件命名原则重新命名。3.3. 根据文件类别设置文件夹名称参考文件夹名称设根据文件类别设置文件夹名称参考文件夹名称设置原则。置原则。4.4. 设置文件夹层次类别。设置文件夹层次类别。5.5. 将文件放入新设置文件夹中。将文件放入新设置文件夹中。那么通过上面的讲述那么通过上面的讲述怎样保持电脑文件景然有序？怎样保持电脑文件景然有序？结构命名归档建立完善的文件结构规范化地命名文件夹周期性地将文件归档123培养每天清洁的良好习惯培养每天清洁的良好习

13、惯1.下载软件下载软件下载时，把软件存放并安装在下载时，把软件存放并安装在规划好的盘中规划好的盘中2.安装软件安装软件卸载软件后要到软件安装盘中卸载软件后要到软件安装盘中将目录彻底删除将目录彻底删除1.下载资料下载资料下载的各种资料放在临时文下载的各种资料放在临时文件夹件夹2.归档资料归档资料对资料要及时看阅，有用的对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中要整理到分类文件夹中电脑电脑的空间因整理变大！的空间因整理变大！ 生活生活的空间因清理变宽！的空间因清理变宽！ 思想思想的空间因总结变扩！的空间因总结变扩！整理整理电脑电脑清理清理环境环境管理管理工作工作总结总结思想思想 科学的电脑文件管

14、理带来什么科学的电脑文件管理带来什么！高效高效工作工作优秀优秀成绩成绩避免避免失误失误 良好良好状态状态个人个人品牌品牌科学的管理电脑文件让我们的工作更轻松和效率更高！科学的管理电脑文件让我们的工作更轻松和效率更高！看，这就是我要找的文件！看，这就是我要找的文件！l访问快捷访问快捷l清晰导航清晰导航 文件管理的最大问题在于：文件管理的最大问题在于：贵在坚持：贵在坚持：人总是相信自己的记忆人总是相信自己的记忆人总是很难坚持好习惯人总是很难坚持好习惯光说不练 假把式真把式 永远是又会说又会练分享分享经验经验1 1：听话的文件名：听话的文件名 文件名或目录中的数字如果采用阿拉伯数字会使文件名或目录中

15、的数字如果采用阿拉伯数字会使计算机显示时按数字大小顺序显示。会更有利于计算计算机显示时按数字大小顺序显示。会更有利于计算机显示的排序，不会出现显示顺序混乱的问题。机显示的排序，不会出现显示顺序混乱的问题。分享分享经验经验2 2：操作方便与文件安全兼容：操作方便与文件安全兼容 有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中，有的时候，文件已经放入其本身的分类目录中，而又经常编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间，而又经常编辑，反复到原始目录中去找，很浪费时间，可以采用将其选中，右击选择可以采用将其选中，右击选择“发送快捷方式到桌发送快捷方式到桌面面”，文件夹或其他计算机通过网络共享过来的也可，文件夹或

16、其他计算机通过网络共享过来的也可同样建立快捷方式，这样既方便使用又便于分类存放。同样建立快捷方式，这样既方便使用又便于分类存放。分享分享小经验小经验3 3：方便另类的移动存储：方便另类的移动存储 如今网络存储的方式也多种多样了，像如今网络存储的方式也多种多样了，像360360云盘，云盘，百度云、钉盘等等。大家可以利用这些网络存储的方百度云、钉盘等等。大家可以利用这些网络存储的方法来存储资料。不管走到哪只要一键登录就可随时查法来存储资料。不管走到哪只要一键登录就可随时查看资料了。看资料了。分享分享小经验小经验4 4：经常整理计算机：经常整理计算机 经常整理自己的计算机，整理自己的文件夹，删经常整

17、理自己的计算机，整理自己的文件夹，删除系统垃圾文件，不会影响系统的运行，并有利于系除系统垃圾文件，不会影响系统的运行，并有利于系统的稳定和快速运行，至少下面文件名的文件是可以统的稳定和快速运行，至少下面文件名的文件是可以可安全删除的，他们都是临时文件：可安全删除的，他们都是临时文件：* *.tmp.tmp， * *. .* *。分享分享小经验小经验5 5：经常升级计算机杀毒软件：经常升级计算机杀毒软件 经常升级杀毒软件会及时有效的阻止计算机病毒经常升级杀毒软件会及时有效的阻止计算机病毒对计算机的入侵，很大程度的避免了因计算机病毒的对计算机的入侵，很大程度的避免了因计算机病毒的入侵造成的文件被破坏、文件丢失、系统瘫痪和系统入侵造成的文件被破坏、文件丢失、系统瘫痪和系统崩溃，所以及时有效的升级计算机杀毒软件就等于是崩溃，所以及时有效的升级计算机杀毒软件就等于是给计算机上了一道安全锁。给计算机上了一道安全锁。 综上所述，切实有效的管理计算机文件对大家在综上所述，切实有效的管理计算机文件对大家在工作和生活上所起到的作用和成效是巨大的。工作和生活上所起到的作用和成效是巨大的。分享分享小经验小经验6 6：文件一定要进行备份：文件一定要进行备份 很多人做文