采购管理过程及控制(ppt 43页)

1、采购过程与成本绩效管理前 言常言道千方百计的挤破脑袋瓜来改善工程提升效率降低成本比不上一位采购专家一句话一签字来的有效所以做与買差别即一目了然可见采购是非常重要的课题.一、采购概论在企业里采购部门的重要,有那些因素呢?1. 物料成本最少占总成本的65%以上而这些费用金额都由采购部门负责购入,所以物料或设备无法以合理的价格购入时那么会影响公司的经营如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场反之购的单价偏低其材料品质过差会影响到市场的竟争甚至造成公司关门倒闭。2.采购的周转率高那么资金的使用效率也可以提高所以合理的采购数量及适当的采购时机可避免生产车间停工待料且又能降低库存并减

2、少资金的积压.3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息随时掌控物料单价免除材料升或降都不知而造成公司的损失.4.采购在收集市场信息不是只有单价也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代来降低成本并提升品质与确保交期.5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享让公司的成本可以随时降低促使公司业绩成长.6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件都必须站在公司的立场谈判并要知彼知已才能百战百胜所以要谈判时要沙盘推演做好准备才能满载而归。7.在交期成本质量上的运用须用任何技巧与智慧才能达到目的并使双方面共识进而达到双赢才是上上策.二、采购的组织结构与职能1.采购的组织要明确并要把职能规范说明清楚.2.

3、采购主管主办助理等工作内容要明确规范.3.采购部门所有人员应具备相关资料并不是每位人员都可以当采购故要规范该部门人员的基本条件才不会造成部门与公司的伤害.4.采購組織(參考)圖 采購經理 原 材 類經理助理五金類包材類 塑 膠類采購課長三、供应商管理1.采购部门的组织结构职能都完成后接着要找寻供货商而好的供货商是公司的好伙伴不好的供货商是公司的要害所以要如何要选对供货商是重要的工作.2.我们选择供货商有什么重要的意义 供货商对公司对采购工作者是一项非常重要的工作它有如“女人嫁错郎男人娶错老婆”一但嫁错娶错一生不如意过苦日子相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图选择错供货商即叫苦连天所以我们选择供

4、货商的重要意义 2.1. 供货商供应物料的顺畅 2.2. 进料品质的稳定 2.3. 交货数量的符合 2.4. 交期的准确 2.5. 合理的成本 2.6. 各项工作的协调.3.一个好的供货商应包括哪几项主体? 好的供货商应有下列几项主体 3.1 优秀的企业领导人 3.2 高素质的管理干部 3.3 稳定的员工群体 3.4 良好的机器设备 3.5 良好技朮 3.6 良好的管理制度 3.7 良好的互动.4.寻找和评估供應商 4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料采购部必须以实际需要寻求供货商。 4.2.采购部在寻找供應商中必须要了解该公司的设备制造能力配合度等。 4.3.当采购确定新的供應商可以与

5、公司配合后必须会同品质部技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴。 4.4.该厂商评鉴中必须依据公司进行考核经相关主管判定合格或不合格。4.5.供應商判定不合格者给予通知限期改善不合格项目改善后通知重新评审要求收到评审要求后另行约定时间重审. 4.6.判定合格的供應商采购部列入合格供應商名录下单开始列入供货商管理办法。4.7.采购部必须随时寻求新的供應商以利于公司的运作以降低公司的成本。4.8.供應商評估主要有哪些控制要點 a. 供應商的遷擇條件 b. 供應商的品質保証能力 C. 供應商的樣品品質鑑定 d. 供應商評估內容及步驟的確定 e. 供應商評估結論的審核與批准 f. 合格供應商的批准 g.

6、合格供應商檔案的建立 h. 合格供應商的供貨情況 i. 根據供應商定期考核情況進行優勝劣汰或輔導 j 監督以及發現問題的處置4.9. 供應商的控制方法主要有哪些 a. 駐廠 b. 定期或不定期到工廠進行檢查 c. 設監督點對特殊的工序進行檢查 d. 要求供應商及時報告生產狀況 f. 組織管理技朮人員對供應商進行輔導 g. 進料檢查5供货商管理办法 5.1.供货商必须依公司下达的采购任务保质保量准时的送货. 5.2.供货商的绩效考核评分. 5.3.供货商每满一年必须重新评审一次不合格者经限期修改合格后依然可与配合重审不合格者终止合作。 5.4.经评审合格的供货商必须先行打样确认合格后才能正式成为

7、供货商。5.5.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。5.6.供货商的考核交期占30%品质占40%成本占15%配合度占15%。5.7.供货商每月的考核由品质部负责评估成本由采购部评估。6.报价比价议价 6.1. 新品(旧品)材料配件都须经过供货商的报价后再议价。 6.2. 任何报价都须三家供货商以上才不会吃亏. 6.3. 每家供货商报价单上应要求成本分析未能分析者我们必须给予说明尔后可依照我们的思路完成那么应给予单价与质量双方都能有保障与共识. 6.4. 当各供货商报价采购部必须进行比价议价.6.5. 要比价议议除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确否则要议价谈

8、判相当成功是有因难的.6.6. 所以在议价中采购不员无法达到指对标的或者已达标但还有空间可以用后兵之计请示上级再确定或先把信息带回给主管老板请示后再给信息相信对我们较有保障.6.7. 但有些供应或材料必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多这种状况的事项必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.6.8. 在議價談判中的技巧有那些 以下提供參考 6.8.1.带一点疯狂酌量情势； 6.8.2. 高目标达成要求； 6.8.3. 装得小气一点让步要慢； 6.8.4. 不以大权在握的口吻进行谈判； 6.8.5. 不要轻易亮出底牌； 6.8.6. 运用竞争的力量；6.8.7. 伺机喊暂停；6.8.8

9、. 当心快速成交谈判进行太快；6.8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼；6.8.11. 柔性哀情战略；6.8.12. 积砂成塔，小利也是利；6.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；6.8.15. 到供應商要降價不要立即做下即請降價的事6.8.16.大幅的降價最好到供應商公司去不要請他到自己公司才是上策除非不得已.7. 供應商確認為合格后還要那些事項7.1. 應給予圖紙或現階樣品做打樣確認.7.2. 再確認評估是否真正有實力有能力可承做公司質量要求.7.3. 確認打樣

10、答應的時間是否准時.7.4. 打樣送來的物件必須經技朮部質量部確認合格后即為是合格的供應商.四. 采購控制1.采購要求有那些原則? 1.1. 適價大量使用與少量使用長期使用與短期的價格往往有差別所以一個合適的價格有下列步驟 a. 多方面詢價 b. 比價 c. 自行估價 d. 議價 1.2. 適時在訂購與采購計划中要恰到好處采購過早會增加資金積壓與場地的浪費過慢造成停工待料所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢又可以提高市場竟爭力與節約成本. 1.3. 適質采購材料的成本是直接的一般老板都非常重視而品質成本是間接的這是一般老板所忽略的俗話說 “價廉物美”才是最佳的選擇所以偏重任何一方都會增加成本.

11、1.4. 適量采購量多價格便宜但不是量大就好必須考慮資金場地以及周轉率及成本所以物料需求計划采購必須以最經濟的采購量.1.5. 適地供應商要在公司附近因為這樣降低運費與配合度高如果無法在公司附近必須與5公里划圓以此類推才是上策.2. 采購有哪些方法 2.1. 采購地區分類 a. 國內采購 b. 國外采購 2.2. 按采購方式可分為 a. 直接采購 b. 委托采購 c. 調撥采購 2.3. 按采購政策可分為 a. 集中采購 b. 分散采購2.4. 按采購性質可分為 a. 公開采購 b. 秘密采購 c. 大量采購 d. 零星采購 e. 特殊采購 f. 普通采購 g. 正常性采購 h. 投機性采購

12、i. 計划性采購 j. 市場性采購 2.5 按采購時間分為 a. 長期固定性采購 b. 非固定性采購 c. 計划性采購 d. 緊急采購 e. 預定采購 f. 現金采購2.6. 按采購訂約方式可分為: a. 訂約采購 b. 口頭電話采購 c. E-mail 采購 d. 試控性訂單采購 2.7. 按采購價格方式采購 a. 招標采購 b. 詢價現購 c. 比價采購 d. 議價采購 e. 訂價收購 f. 公開市場采購 3. 采購交易條件有哪些? 3.1. 交期地點 3.2. 包裝及送輸方法 3.3. 付款方式 3.4. 品質標准 3.5. 不可抗力的天災異常處理 3.6. 違約責任 3.7. 訴訟地點

13、 3.8. 其它 4. 什么是經濟訂購量 經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量存貨總成本有哪些 4.1. 訂購成本: 隨訂購量的增加而減少 a. 請購手續成本 b. 采購成本 c. 驗收成本 d. 入庫成本 e. 其它成本4.2. 存貨儲備成本隨訂購量的增加而增加. a. 存貨的品質為持需要資金的投入 b. 搬運成本 c. 倉儲成本 d. 折舊與呆滯成本 e. 其它4.3. 物料訂購價格在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決確.4.4.經濟訂購量的公式 經濟請購數量= 2年用量(設置成本+采購成本)(每零件成本儲備成本)5.采購品質 5.1. 采購對任何供應商與

14、下單前須說明清楚材質功能規格等要求不可任意與隨便差不多的心態而處理采購作業. 5.2. 當供應商接到訂單后要求買方提供說明品質要求條件時買方應提供相關資料或樣品給予依據. 5.3. 采購對供應商過去交貨品質狀況要清楚上一次出狀況的品質與再下單時必須注明加強提醒供應商不可再犯同樣的錯誤. 5.4. 采購對供應商可要求自已無法檢驗的配件材料供應商要提供檢驗報告或品質保証書以確保品質與生產的順暢. 5.5. 供應商所交材料配件無法達到公司的標准但退已來不及出貨時供應商必須派人前來處理及最迅速的補貨來達到出貨准時的目的. 5.6 供應商與買家應不定期的檢討質量成本等問題以迎合雙贏的走勢.6. 采購時間

15、 6.1. 采購對供應商的交期應嘹若如掌才不會造成停工待料. 6.2. 采購對供應商的備貨時間要詳知才知如何下單以及插單是否可行. 6.3. 采購下單后對交期的跟催與掌控,必須到位 6.4. 采購購料時間,在計划生產的狀況下必須依據采購方式來決定之.7. 采購價格 7.1. 采購最適當的價格? 最低單價總不是采購是適當的如依最低單價采購可能品質會差交期會延誤配合會不好所以最適當單價是在既定品質交期或其它條件下所能得到的價格為最適當. 7.2. 會影響物料價格的因素有哪些? a. 物料成本影響物料價格的高低中間不可能有大的差距. b. 物料供需問題會影響物料價格的高低 c. 季節性變動會影響物料

16、的高度 d. 經濟循環會影響物料的價格 e. 內部條件的變更會影響物料價格 f. 交易條件變更會影響物料的價格 g. 戰爭或天災也會影響物料的價格 h. 不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格7.3. 采購降低成本的途徑有哪些? a. 改變采購技朮 b. 尋找新廠商 c. 尋找物料的來源 d. 改變設計 e. 尋找替代的配件或材料 f. 改善加工作業 g. 標准化的進行 h. 降低維護費用 i. 改變搬運或儲運的方法7.4. 產品成本要從哪方面降低? a. 設計結構的改變 b. 找尋新的廠家 c. 找尋新的客戶與市場 d. 改變制造方式 e.找尋替代品.7.5. 成本如何分類? a. 按因素分類物

17、料成本人工成本制造成本 b. 按產品關系分類:直接成本間按成本 c. 按業務機能分類制造成本管理成本銷售成本. 7.6. 工廠常見浪費成本? a. 人員過多3人能做完的事安排5人做 b. 組織系統不明確工作難以協條權責不分. c.生產無計划生產的時候頻頻更換機型浪費時間. d.物料無計划庫存積壓過多造成資金周轉不靈 e. 品質不良率過高 f. 產品無標准化 g. 工廠流程排配不當.8.采購程序 8.1. 采購程序包括哪些步驟 a. 物控根據BOM與庫存計算出物料需求量后提出請購單交給采購部門 b. 尋找合適的購買時機 c. 收集供應商資料 d. 詢價比價議價確認供應商價格 e. 與供應商簽定采

18、購合約并開具訂購單 f. 跟催供應商交期 g. 根據進貨驗收單了解供應商質量狀況并對不良品設法加以處理. h. 根據訂購單送貨單驗收單發票等做核對單價數量的請款作業.8.2. 采購程序有哪些控制點? a. 采購計划如何制定 b. 采購文件的准備 c. 采購文件的基本內容和要求 d. 采購文件的審批 e. 如何向合格的供應商提交采購文件 f. 采購合同的審批 g. 采購合同的簽訂 h. 如何控制供應商提供的采購文件 i. 如何向供應商反饋采購物質的品質狀況 j. 如何在供應商處驗証采購產品 k. 如何安排客戶對供應商的產品驗証 l. 采購文件的保管8.3. 物料跟催的方法有哪些? 采購跟催的方法 a. 按訂單跟催(聯單法統計法) b. 按交期跟催 c. 在跟催當中必須用不定期或定期到廠商處做生產進度狀況了解以確認廠商是否有欺騙 d. 在跟催當中廠商有任何欺偏行為時造成公司所有損失由廠商全部負責