文印中心制度培训课件

1、文印中心制度培训主讲人：没有制度，不成方圆。军队的战斗力来自于铁的纪律，企业的活力来源于各级员工良好的精神面貌和崇高的职业道德。目 录会议制度试卷印刷保密制度试卷印制工作流程图试卷印刷管理办法采购管理办法仓库管理办法微笑之星评选办法应聘与离职管理办法会议制度一、中心办公会1. 议事范围议事范围（1）贯彻落实上级部门的指示精神，商议具体落实措施。（2）审议中心发展战略、中长期规划、年度计划，审议重大采购项目。（3）审议中心各项规章制度的修订。（4）研究中心内部管理体制、组织机构设置与调整方案。（5）研究中心生产经营和管理中的重大问题。（6）讨论、审议有需要上报上级有关部门的重要工作事项。（7）其

2、他需要提交中心办公会议讨论的事项。2. 会议组织会议组织会议由中心经理召集并主持，会议根据实际工作需要召开。3. 出列席人员出列席人员会议人员由中心经理、中心副经理、综合办公室主任组成。其他列席会议人员由主持人根据会议内容确定。会议制度4. 4. 会议要求会议要求（1）会前要充分准备。提前向与会人员通知会议议题，与会人员要根据议题内容和要求，认真思考，提前做好发言准备。（2）充分讨论。汇报问题应开门见山，简明扼要；各出列席人员要畅所欲言，充分发表意见。（3）集中决策。会议主持人要在充分听取和集中讨论意见的基础上，及时做出决定。（4）会议记录。会议由综合办公室主任记录。记录人员要对会议议题、出列

3、席人员、发言、决定等作如实记录。（5）会议决定的事项要及时编发纪要和文件。会议的决定以会议纪要和文件为准。会议纪要由办公室主任起草，由会议主持人签发。（6）决策实施。会议做出的决定，由中心领导根据分工组织实施，各相关部门负责落实，办公室要加强督促检查和信息反馈。根据工作进展和出现的新情况和新问题，需对某项决定作调整或变更时，应及时上报中心经理。会议制度二、中心例会1. 议事范围议事范围（1）通报上级部门的重要指示、决定和会议精神。（2）通报中心重要工作情况，简要总结上一阶段工作，安排、布置下一阶段的重要工作。（3）商议中心的重大事务，部署专项工作，并听取专项工作完成情况汇报。（4）其他需要提交

4、中心例会议讨论的事项。2. 会议组织会议组织会议由中心经理召集并主持，或由中心经理委托中心副经理召集并主持，办公室负责组织。会议召开时间一般在集团公司中心经理例会后，如遇工作需要，可随时召开。3. 出列席人员出列席人员会议参加人员为中心领导、办公室成员、各部门负责人。其他列席会议人员由会议主持人根据会议内容确定。会议制度4. 会议要求会议要求（1）会前要充分准备。提前向与会人员通知会议时间，与会人员认真思考，对前一阶段工作进行简要总结，对下一步工作计划简要汇报，提前做好发言准备。（2）会议记录。会议由办公室指定专人记录。记录人员要对会议议题、出列席人员、发言、决定等作如实记录。（3）与会人迟到

5、罚款50元。（4）与会人手机必须关闭或调到震动状态。（5）不能参加会议需提前向主持人请假，无故缺席按照旷工论处。会议制度三、部门班前会1. 中心各部门每天早上8点准时召开班前会。2. 班前会由各部门负责人主持，负责人请假，应提前委托其他员工主持班前会，主持人应提前准备好会议的大致内容，必须提前5分钟到岗。3. 通报上级部门的重要指示、决定和会议精神。4. 对前一天工作中出现的问题进行处理，对当天的工作进行简要的安排。5. 班前会的时间控制在5分钟左右，一般不超过10分钟。6. 主持人要按要求及时、认真填写班前会记录，每月1日将上月班前会记录交综合办公室。7. 班前会原则上每天准时召开，遇特殊情

6、况不能召开的，要在班前会记录上写明原因。8. 中心办公室人员每周至少参加1次部门班前会。试卷印刷保密制度1.学生考试试卷在使用前属于校级保密资料，为保证试卷印制过程的安全保密，特制订本制度。2.印刷厂作为学校指定的试卷印制点，全体员工必须自觉遵守国家保密法规，自觉承担试卷印制过程的保密责任和义务。3.试卷的接收、制版、印刷、装订、存放、领取全过程必须实行专人负责，禁止工作人员以任何方式向任何人暗示或透露试卷的任何情况，禁止以任何形式谈论有关试卷内容。4.试卷印制过程中非工作人员禁止进入试卷印制场所，门锁钥匙由专人负责管理，并做好开门、锁门记录。5.因工作需要进入试卷印制场所的非工作人员须严格进

7、行登记，并接受工作人员的监督与检查，禁止携带手机等具有通讯、摄像、录音等功能的设备。6.试卷印制场所必须是单独的或相对隔离的房间，试卷印制期间要求安装视频监控设备。7.配置试卷印刷专用的计算机、复印机、制版机，安排专人负责管理，禁止连接互联网。8.每周安排专人对计算机进行1次检查、杀毒，并做好检查、杀毒记录。计算机设备要求：无调制解调器、红外线、蓝牙等上网设备，只允许接收教务处或学院试卷专用的U盘或其它存储设备。9.下班后，试卷工作室必须拉上窗帘，所有与试卷有关的物品必须与窗户保持两米以上的距离。试卷印刷保密制度10.试卷存放室需具备防盗、防火、防潮、防鼠功能，配备铁门、铁窗、铁柜，安装视频监

8、控设备和警报装置，24小时实施监控。11.试卷在任何一个环节都必须严格保密，严防泄题、漏题。对于违反试卷印刷保密制度的员工，若没有造成泄题或不良影响的，对当事人提出警告，并罚款100元；对于有泄题现象或造成不良影响的，成建制员工停职离岗，聘用制员工直接开除，情节严重或造成严重后果的，按照学校有关保密规定进行处理，并依法追究其法律责任。 试卷印刷工作流程图试卷印刷管理办法第一章第一章 总总 则则第一条 为加强印刷厂试卷印制管理工作，使试卷印制工作进一步规范化、制度化，保障试卷的印制质量和安全，特制定本办法。第二条 课程考试试卷在使用前属于保密资料，全体工作人员必须高度重视、时刻警惕，严格遵守本办

9、法和河南理工大学印刷厂试卷印制保密制度、河南理工大学课程考试试卷保密管理暂行规定（校教20138号）。第三条 印制试卷使用的电脑、打印机、制版机等设备要求专机专用，专人管理，所有设备不得连接互联网、不得用于其他工作。第四条 试卷印制过程实行专人负责，成品试卷要字迹清晰、无缺页、漏印、重印、损坏等情况，试卷要按照教务处或学院的要求按时保质保量完成。第五条 从事试卷印制的工作人员须具备以下条件：思想政治觉悟高；工作原则性强；严格遵守国家保密法律、法规；身体健康且无直系亲属为在校学生。第六条 试卷印制包括试卷样稿接收、试卷样稿制版、制版试卷印制、印制试卷装订、装订试卷打包封存、封存试卷领送等环节。试

10、卷印刷管理办法第二章第二章 试卷接收试卷接收第七条 教师凭借教务处或学院开具的试卷印刷审批单由本人亲自将试卷电子稿件送至印刷厂试卷印刷工作室。第八条 工作人员使用专用电脑接收、查看教师送达的试卷电子稿件，电子样稿要在专用打印机打印成纸质试卷样稿，纸质试卷样稿交教师审查，确定无误后签名。试卷接收工作人员填写试卷接收登记表。第九条 试卷交送登记结束后，工作人员要在送卷教师的监督下彻底删除试卷电子稿件，然后为教师开具试卷领取单。第十条 工作人员按照试卷接收登记表上的信息认真填写试卷印制工作单并在相应位置签名。试卷印制工作单跟随试卷印制的全过程，是试卷印制过程中各环节工作人员的工作依据。第十一条 经教

11、师签名确认的试卷纸质样稿随试卷印制工作单交试卷制版室制版，制版前不得出现试卷废稿，若有废稿必须进行粉碎处理，并对粉碎过程进行详细登记。 试卷印刷管理办法第三章第三章 试卷制版试卷制版第十二条 试卷样稿和试卷印制工作单送达制版环节后，负责制版的工作人员需认真查看、核对试卷接收登记表，确定无误后签名认可。然后填写试卷制版工作登记表。第十三条 工作人员按照试卷印制工作单要求使用试卷专用制版机进行制版、固版，然后将试卷样稿与试卷印刷版进行对比检查，确定无误后在试卷印制工作单的相应位置签名。试卷印制工作单、试卷样稿和试卷印刷版要一起交试卷印刷车间。 试卷印刷管理办法第四章第四章 试卷印刷试卷印刷第十四条

12、 负责试卷印刷的工作人员接到试卷印制工作单、试卷样稿、试卷印刷版后，要认真检查、核对，确认无误后在试卷制版工作登记表上签名，并填写试卷印刷工作登记表。第十五条 试卷印刷要严格按照试卷印制工作单要求进行印刷，每一张试卷要字迹清晰、无重影、无污点、无损坏，试卷数量要足数。印刷结束须在试卷印制工作单上签名确认。第十六条 印刷过程出现的废片要粉碎处理，使用过的试卷印刷版整理后存入试卷保管室(等待考试结束后统一进行处理或销毁)，此过程要详细登记。试卷半成品、试卷样稿、试卷印制工作单要一起交试卷装订车间。 试卷印刷管理办法第五章第五章 试卷装订试卷装订第十七条 试卷装订工作人员接到试卷印制工作单、试卷样稿

13、、试卷半成品，要根据试卷印刷工作登记表检查、核对，确认无误后签收，并填写试卷装订工作登记表。第十八条 装订过程是试卷印刷质量的再次检查过程，空白页、字迹不清、重影、有污点、有损坏的试卷不得装订为成品试卷，装订结束后需由专人进行质量检查。第十九条 装订完毕并检查无误后，试卷按照学院或教务处提供的课程考试考前试卷打包登记表规定的数量、考场教室号、考场楼名称、AB卷标示等进行分级封装打包，每个考场须装两张考场报告单和一张监考工作流程及要求，分装过程至少由两名工作人员监督流水核对，封口处须加盖河南理工大学印刷厂试卷密封专用章。密封加章的试卷袋须写清单位名称、试卷编号、试卷名称、AB卷标示、考场楼名称、

14、考场教室号、试卷份数、要求领取日期、工作人员姓名签名等内容。第二十条 工作人员认真检对填写的信息，确保无误后，在试卷印制工作单的相应位置签名，试卷装订过程发现的不合格试卷和多余的试卷要及时粉碎处理并对过程详细登记。试卷成品、试卷印制工作单要一起送交试卷保管室存放。 试卷印刷管理办法第六章第六章 试卷存放试卷存放第二十一条 成品试卷需存放在试卷印制专用场所中独立设置的密闭环境中，试卷保密场所实行专人负责，存放成品试卷的柜钥匙和保密场所大门钥匙分别由两名专职人员保管，领取试卷时需两人同时到场签名开启大门和柜锁。第二十二条 保管试卷的工作人员接到试卷成品、试卷印制工作单，要检查、核对试卷装订工作登记

15、表，确认无误后签收，并填写试卷存放与领取登记表。第二十三条 保管试卷工作人员将试卷成品放入试卷存放柜中，然后在试卷印制工作单的相应位置签名，最后将试卷印制工作单交试卷生产负责人。 试卷印刷管理办法第七章第七章 试卷领取试卷领取第二十四条 学院或教务处指派的教师凭试卷领取单到试卷保管室领取试卷，在核实领取试卷教师的身份后，负责试卷存放管理的人员凭试卷领取单到试卷保密室为教师领取试卷。第二十五条 领取试卷的教师要对试卷的考场数量进行核查，核查无误后，领取试卷教师要在试卷存放与领取登记表的相应位置签名确认。第二十六条 需要印刷厂运送的统考试卷，运送过程必须请教务处或学院指派教师全程随行。第二十七条

16、若试卷领取单丢失，教务处或学院需及时通知印刷厂，领取试卷的单位或个人需提供教务处或学院开具的试卷领取单丢失证明，凭补开的试卷领取单方能领取试卷。印刷厂做好相应的详细记录。 第八章第八章 附则附则第二十八条 本办法自公布之日起执行，最终解释权归河南理工大学印刷厂。 采购管理流程图办公室管理员填写清购单 中心经理批准采购员采购 提货 验货验货中心各部门将所需材料报管理员 验货N 退货 入库 仓库审核 填写入库单 填写领料单 出库检验、复核 Y Y 补货 N 采购管理办法一、采购的基本原则质量第一、价格优先、宁近勿远、公开透明。二、监督检查1. 成立采购小组，由中心经理、副经理、综合办公室主任、各部

17、门负责人组成。2. 中心的日常生产采购工作由副经理分管，具体采购工作由中心办公室负责落实，大宗采购由中心经理组织召开采购小组成员专题会议研究决定。3. 中心的采购过程要规范、透明，相互监督、相互协作。4. 采购人员严禁收取供货商的礼品和回扣，不准向供货商吃、拿、卡、要，违者严肃处理。采购管理办法一、采购的基本原则质量第一、价格优先、宁近勿远、公开透明。二、监督检查1. 成立采购小组，由中心经理、副经理、综合办公室主任、各部门负责人组成。2. 中心的日常生产采购工作由副经理分管，具体采购工作由中心办公室负责落实，大宗采购由中心经理组织召开采购小组成员专题会议研究决定。3. 中心的采购过程要规范、

18、透明，相互监督、相互协作。4. 采购人员严禁收取供货商的礼品和回扣，不准向供货商吃、拿、卡、要，违者严肃处理。采购管理办法三、采购程序1.采购人员要求采购人员具备较高的素质修养、职业道德、讲诚信，热爱本职工作，任劳任怨，要熟悉市场、掌握市场行情的变化，有一定的谈判技巧和市场预测能力。2.商品要求（1）质量要求：所购商品要符合国家的质量标准要求。（2）价格要求：做到货比三家，在保证质量的前提下，争取价格最低。3.供方评价准则与过程评价准则：（1）经营的合法性、公司的性质、注册资本、公司规模、经营情况；（2）质量保证体系、产品验证、供方的服务承诺；（3）供方的价格要求；（4）供方提供物资的质量情况

19、，服务质量。评价过程：每年组织对供货商进行一次供方评价，供方需提供评价准则中的相关材料，作为评价依据，评价时要做好评价记录。认证过程：按评价准则评价后填写供方评价表，满足要求后，参评人员分别在评价表上签字，最后由中心经理审批后列入文印中心的合格供方名录。采购管理办法四、日常采购过程1.各部门需要生产材料时应与仓库管理员沟通，由仓库管理员填写请购单报中心副经理审批，由综合办公室安排采购人员统一进货，或通知合格供方进行供货。2.办公用品等非生产材料由综合办公室人员进行办理。3.采购人员接到请购单应及时了解市场行情，积极向主管领导汇报，尽快完成采购任务。到焦作以外地方采购需两人一起采购，报账票据上需

20、两人共同签字有效。4.采购人员所购商品，必须由仓库管理员或负责人进行验收、签字，若发现物资有质量问题，要及时退货或调货，退不掉的物资由采购人员负责处理。5.中心验货由仓库管理员或部门负责人与采购员共同进行检验，检验物资全部合格，并由双方在入库单或票据上签字后，物资才允许进入仓库。采购管理办法五、借款与报销制度1.流动资金采购员可借部分现金作为机动使用（暂定5000元），作为日常的零星物资采购。2.借款大量物资采购时，应事先计算好数量和价款，填写借款单等，由中心副经理、经理签字后，经主管领导、总经理签字后到集团公司财务部借款。3.报销（1）采购人员所采购物资经仓库管理员或部门负责人共同验收后分别

21、签字，报由中心副经理审核无误后，报中心经理审批，中心经理审批后交中心办公室，由办公室人员到集团公司办理报销手续。（2）采购人员要保管好支票、现金和票据，购货后要及时报帐，采购材料及物品，从收到购物发票之日起10日内必须办理完验收报账手续；购置固定资产、设备等，从收到购物发票之日起30日内必须办理完验收报账手续。仓库管理流程图入库管理库内管理出库管理核对货单，登记准确装卸规范，堆放标准签字验收定期检查库存物品维护仓库清洁，做好安全防范定期盘库、清点、及时补货货物出仓手续齐全出库货物数量准确按出库单先后发放货物出库单据保存归档仓库管理办法“一、材料的入库1.材料入库时，仓库管理员要认真验收物资的数

22、量、名称、质量等是否与票据相符，严把材料质量关，严格按照入库手续执行。2.材料验收过程中发现有关数量、质量、规格、品种、价格等不相符现象，仓库管理员有权拒绝办理入库手续，并视具体情况报告中心领导处理。二、材料的出库1.领料人根据生产需要到仓库领料，库管人员要认真填写出库单（一式两份），由库管人员和领料人共同签字后方可出库。2.手续不全的领料，仓库管理员有权拒绝提货，并视具体情况报告中心领导处理。3.为了保障中心工作的正常运行，提高工作效率，各部门需要领取生产材料，原则上在每周一上午领取（紧急或特殊情况除外）。4.各部门领取材料时要有计划，不得出现重复补领或过量积压的现象。5.材料的配送由印刷部

23、负责，材料出库需要配送时，由仓库管理员通知印刷部负责人安排配送。仓库管理办法“三、材料的保管1.仓库管理员要及时将各类材料明细录入电脑库管系统并认真登记材料台帐，做到日清月结，达到帐帐相符，帐物相符。2.每月月底之前，仓库管理员要对当月各种材料收发予以汇总，并编制报表经中心经理签字后上报集团公司财务部。3.仓库管理员对库存材料进行认真检查和对照台帐，发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因，分清责任，及时上报中心处理。4.根据各种材料的不同种类及其特性，结合仓库条件，保证仓库材料定置摆放，合理有序，保证物资的进出和盘存方便。仓库管理办法“5.严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗、防霉、防潮

24、、防损坏工作，保证仓库和物资财产的安全与完好：（1）仓库管理员每天上下班前要做到“四检查”，确保财产货物的完整。如有异常情况，要立即上报中心；上班必须检查仓库门锁有无异常，物品有无丢失；下班检查是否锁门、拉闸、断电等不安全隐患；必须经常检查调整库内温度、湿度，保持通风。（2）严格遵守仓库保管纪律、规定，仓库保管纪律内容规定：严禁在仓库内吸烟，严禁酒后值班；严禁无关人员进入仓库；严禁涂改账目；严禁在仓库堆放杂物、废品；严禁在仓库内存放私人物品；严禁私领、私分仓库物品；严禁在仓库内闲谈、嬉戏、打闹；严禁随意动用仓库消防器材；严禁在仓库内乱接电源，临时电线，临时照明。6.根据中心的实际情况，控制好库

25、存数量，及时上报各种物料的补货情况。微笑之星评选办法“为进一步提升文印中心服务窗口员工的服务形象，端正服务态度，提高服务质量，营造员工爱岗敬业、积极向上的良好工作氛围，经中心研究决定开展“微笑之星”评比活动，具体办法如下：一、参与对象一、参与对象文印中心服务窗口全体员工。二、活动目的二、活动目的1、强化员工对“微笑”与“服务”的思想认识，促使员工与客户主动沟通，逐渐养成微笑服务的习惯，提升员工的精神面貌。2、突出服务过程中礼仪、礼貌的重要性，提高员工的主动、热情服务意识，提升员工综合素质。三、评选办法三、评选办法文印中心“微笑之星”评选实行月评选制，分别从客户评价、中心抽查、部门推荐、个人绩效

26、、综合评价五个方面来对窗口员工进行评价，具体办法如下：微笑之星评选办法“第一个方面：客户评价第一个方面：客户评价(50分）分）1、窗口服务人员要根据实际情况，在接待服务对象完成任务后，主动邀请服务对象填写文印中心微笑服务满意度调查表，请顾客对自己的服务进行客观评价，或对中心的产品、服务方面提出意见或建议。2、办公室负责对各服务窗口服务满意度调查箱内的调查表进行汇总、整理、统计，结果以分数形式体现，此项总分值的50分。3、凡是满意度调查表中有一项不满意评价或遗漏评价的都将视为无效票，每月月底满意度调查表有效满意票不足15票者，没有参评资格。4、客户填写的满意度调查表中为中心提出了合理化建议或提出

27、宝贵意见的，可考虑奖励1票，具体审核由办公室负责。5、每月的有效满意票1票折合1.25分，票数达到40票以上者（含40票），此项均视为满分，员工此项最终的分值为0-50分。微笑之星评选办法“第二个方面：中心抽查（第二个方面：中心抽查（20分）分）1、中心领导、办公室人员、监督检查员以及中心临时指定的人员不定期对服务窗口的微笑服务情况进行抽查，检查所填写的文印中心微笑之星活动检查表的结果也以分数形式进行体现，此项总分值的20分。2、中心抽查次数每月不低于20次。3、此项每位员工的基础分为10分，在文印中心微笑之星活动检查表的结果出现1次不合格扣2分，出现1次优秀加0.5分，员工此项最终的分值为0

28、-20分。微笑之星评选办法“第三个方面：部门推荐（第三个方面：部门推荐（10分）分）1、中心监督检查员和三个服务窗口负责人根据日常的工作情况分别可以客观的推荐1名“微笑之星”候选人，可以是本部门的也可以是其它部门的，也可以不推荐。2、推荐人按照要求认真填写文印中心微笑之星评选推荐表，推荐表应在1号之前交到办公室。3、只要被推荐的“微笑之星”候选人不论几票此项得分均10分，没有被推荐的员工此项为0分。微笑之星评选办法“第四个方面：员工绩效第四个方面：员工绩效1、办公室人员月底需尽快将窗口人员本月的个人绩效考核情况进行汇总统计，标明奖罚情况以及原因。2、通报表扬1次加1分，奖励绩效分1分加2分，通

29、报批评1次扣1分，扣绩效分1分者减2分。3、上月微笑之星所加分值不计算在内。4、此项得分为额外得分，最终得分直接加在总积分上。微笑之星评选办法“第五个方面：综合评定（第五个方面：综合评定（20分）分）1、办公室原则上在每月5日之前组织召开上月度微笑之星评选会。2、会议召开之前，办公室需要对各类数据进行整理、分析、总结，对窗口人员的日常检查情况等进行书面总结。3、评委根据办公室的综合汇报以及自己对窗口人员的服务表现，客观公正的对窗口人员进行综合评定打分。4、此项的总分为20分，员工的最终得分为0-20分。经过五个方面的评定，总分前三名将被评为文印中心的月度“微笑之星”，中心以通报的形式正式公布、奖励，并及时在中心的员工风采栏里进行张贴宣传。微笑之星评选办法“四、具体要求四、具体要求1、文印中心微笑服务满意度调查表表格内容除接待人员一栏外，必须由服务对象进行填写。2、办公室人员要及时对票箱的满意度调查表进行整理，及时对顾客进行回访并要求员工进行整改，统计结果在召开评比会议前必须做好保密工作，不得向他