项目采购管理概述课件 (ppt 51页)

1、项目采购管理中煤能源集团煤化工公司筹备组 2013年3月目录项目采购管理概述 一 项目采购过程管理二一、项目采购管理概述1.项目采购管理的定义 采购一词是翻译过来的。采购（buy；purchase）：大量选购。采购（Procurement）：努力获得，或设法搞到，或采办。 世界银行指以不同方式通过努力从系统外部 获得货物、土建工程和服务的整个采办过程。不同于一般意义上的商品购买，采购包含以不同方式通过努力从系统外部获得货物、工程和服务的整个采办过程。一、项目采购管理概述项目的采购可以定义为从项目组织外部获取产品（包括货物和服务）的整个过程。项目采购管理就是针对这一过程而实施的管理。项目采购管理

2、是项目管理的重要组成部分。项目采购管理几乎贯穿整个项目生命周期，项目采购管理模式直接影响项目管理的模式和项目合同类型，对项目整体管理起着举足轻重的作用.一、项目采购管理概述2.项目采购的内容货物采购（设备及材料等）工艺设计、土建及设备安装工程采购咨询服务采购（项目投资前期准备工作的咨询服务、施工监理、技术援助和培训、法律顾问等）一、项目采购管理概述3.项目采购当事人项目采购当事人是指在项目采购活动中享有权利和承担义务的各类主体，包括采购供应商和采购代理机构等。项目采购人是指依法进行项目采购的法人、其他组织或者自然人。项目采购供应商是指向采购人提供货物、工程或者服务的法人、其他组织或者自然人。项

3、目采购代理机构是指接受项目采购人的委托，在其委托范围内行使其代理权限的组织机构。一、项目采购管理概述4. 项目采购人的职能编制采购文件 采购文件应包括：所需采购产品的类别、规格、等级、数量；有部件编号的图纸、检验规程的名称、版本；技术协议、检验原则及质量要求；代码、标准及标志；采购的技术标准、专业标准；是否为有毒有害产品；有无特殊采购要求等。编制采购管理制度 采购管理制度是指为了规范采购行为，由采购部门根据企业自身状况，综合考虑采购活动中可能用到的各种资源要素，为了方便处理采购活动中可能遇到的各种问题而提出的书面的规章制度。一、项目采购管理概述编制采购管理工作程序 采购管理应遵循下列程序： a

4、. 明确采购产品或服务的基本要求，采购分工及有关责任； b. 进行采购策划，编制采购计划； c. 进行市场调查，选择合格的产品供应或服务单位，建立名录； d. 采用招标或协调等方式确定供应或服务单位； e. 签订采购合同； f. 运输、验证、移交采购产品或服务； g. 处置不合格产品或不符合要求的服务； h. 采购资料归档。一、项目采购管理概述5. 项目采购管理的作用项目采购管理是工程项目管理中必不可少、具有关键性作用的内容。这是由于任何项目的实施都离不开采购行为，在项目实施的全过程中都要进行采购。由于项目采购活动要占用大量的资源，包括人力、财力等来获取工程项目以及与项目实施相关的货物与服务等

5、，因此，对这一过程的管理不仅关系到工程项目的质量、进度等，而且关系到工程项目投入与产出的关系，从而直接影响到项目收益，影响到各参与方的经济利益。二、项目采购过程管理1. 采购过程分为：采购计划编制询价计划编制询价（招标、非招标）供方选择合同管理合同收尾二、项目采购过程管理确定是否采购和何时采购编制产品要求文件, 确定可能来源获取相应报价、标价、报盘和建议书从潜在承包商中选择管理与卖方之间的关系合同完成和纠纷处理。采购计划编制询价计划编制询价供方选择合同管理合同收尾里程碑：自制-外购决策里程碑：发布建议邀请书里程碑：收到报价、投标文件里程碑：签署合同里程碑：完成大部分工作里程碑：正式结束合同二、

6、项目采购过程管理-采购计划编制2. 采购计划编制 采购计划是指企业采购部门通过识别确定项目所包含的需从项目实施组织外部得到的产品或服务，并对其采购内容做出合乎要求的计划，以利于项目能够更好地实施。采购计划的编制依据 采购计划的编制依据是：项目合同，设计文件，采购管理制度，项目管理实施规划(含进度计划)，工程材料需求或备料计划等。二、项目采购过程管理-采购计划编制项目采购计划的内容 产品的采购应按计划内容实施，在品种、规格、数量、交货时间、地点等方面应与项目计划相一致，以满足项目需要。项目采购计划应包括：项目采购工作范围、内容及管理要求；项目采购信息，包括产品或服务的数量、技术标准和质量要求；检

7、验方式和标准；供应方资质审查要求；项目采购控制目标及措施；采购进度。 采购计划编制的结果采购计划编制完成后就会形成采购管理计划（包括采购进度计划）和采购工作说明书。采购采购进度计划可对采购过程造成重大影响。二、项目采购过程管理-采购计划编制范围说明书产品描述采购资源市场条件其他的计划输出约束、假定 工作说明书采购管理计划采购计划编制是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少、何时采购 二、项目采购过程管理-采购计划编制什么是采购管理计划？采购管理计划描述如何管理从编制采购文件直到合同收尾的各个采购过程。 采购清单；采用什么类型的合同评判标准；采购职责；卖方管理；协调工作；二、项目采购过程管理-采购

8、计划编制什么是采购工作说明书？采购工作说明书定义了与合同相关的部分项目范围，每个采购工作说明书来自项目范围基准。要描述足够的细节，以便预期的卖方确定是否有提供所需产品成果或服务的能力；要有规格说明书、期望的数量、质量等级、性能数据、履约期限、地点等要求；应清楚、简单、明了；随着采购的进展，可进一步修订和明确二、项目采购过程管理-采购计划编制工作说明书是对项目所要提供的产品或服务的叙述性的描述。对内部项目而言，项目发起者或投资人基于业务需求，或产品或服务的需求提出工作说明书。对外部项目而言，工作说明书作为投标文档的一部分从客户那里得到，如：邀标书，投标的信息，或作为合同的一部分得到。 二、项目采

9、购过程管理-采购计划编制工作说明书是一份简短的文档。它既不是一份设计文档，也不是一份完整的法律合同。工作说明书的作用是奠定工作范围,开始定义最终产品。工作说明书保证客户与高层管理者能充分评审并批准工作陈述，然后才有可能切实地着手进行项目的其他活动。 一份工作说明书获得批准，便应对这份文档进行版本控制，并将它作为软件项目计划的一部分。二、项目采购过程管理-采购计划编制采购工作说明书的内容（1）业务需求：一个组织的业务需求可能基于需求的培训，市场需要，技术的进步，法律的要求和政府的标准；（2）产品范围描述：技术项目所要创建的产品的需求以及产品或服务的特性。通常产品需求在项目的启动过程中并不是很详细

10、，在后续的过程中随着产品的特性的明晰会逐渐细化。这些需求也要记述项目所创造的产品或服务与业务要求或其他因其产品要求的刺激因素之间的关系。虽然产品需求文档的形式和实质内容各不相同，但它应该总是保持足够详细以支持后续的项目规划。（3）战略计划：所有项目支持组织的战略目标（执行组织的战略计划作为项目选择的一个要素来考虑）。二、项目采购过程管理-采购计划编制采购工作说明书实例工作说明书模板1.工作范围详细地描述所要完成的工作，详细说明所用的硬件和软件以及工作的确切性质。2.工作地点描述工作进行的具体地点，详细说明硬件和软件所在的地方，以及员工必须在哪儿工作。3.执行期限详细说明工作预计何时开始、何时结

11、束、工作时间、工作必须在哪儿完成以及相关的进度信息。4.可交付成果和时间表列出具体可交付成果，详细地描述他们，并详细说明它们何时能到位。5.适用标准详细说明与执行该工作有关的任何特定公司或特定行业的标准。6.验收标准描述买方组织如何确定工作是否能被接受。7.特殊要求详细说明任何特殊的要求，比如，软硬件产品质量保证书、人员最低学历或工作经验或差旅费要求等。二、项目采购过程管理-询价计划编制3. 编制采购询价计划该过程为下一步招标所需要的文件做准备，并确定选择供方所需要的评定标准。编制询价计划涉及编写支持询价所需要的各种文件，这种文件被统称为“采购文件”。这些文件主要用于一些潜在的承包商或者是向潜

12、在的卖方征求建议书，征求报价 。采购什么？潜在的供方？各家商务和技术特点？何时招标？如何选择供方？合同的形式与格式？二、项目采购过程管理-询价计划编制编制询价计划的输入1、采购管理计划2、采购工作说明书（SOW：Statement of Work）3、谈判决策4、项目管理计划编制询价计划的工具和技术1、标准表格2、专家判断二、项目采购过程管理-询价计划编制编制询价计划的输出1、标准化的采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书2、评估标准3、工作说明书（更新）二、项目采购过程管理-询价计划编制 询价计划编制包括准备询价所需的文件和确定合同签定的评判标准。采购管理计划工作说明书其他的计划输出询价文档评

13、估标准工作说明书更新询价计划编制二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）4. 询价（招标、非招标）采购方法分为： 招标采购 非招标采购 询价采购 直接采购 自营工程二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）招标采购 中华人民共和国招标投标法明确规定：在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等的采购，必须进行招标： 大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目； 全部或部分使用国有资金投资或者国家融资的项目； 使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标） 为了进一步明确招标

14、范围，国家发改委在颁发的工程建设项目招标范围和规模标准规定中规定，以上招标范围的项目勘察设计、施工、监理以及与工程有关的重要设备、材料等的采购，达到下列标准之一的必须进行招标： 施工单项合同估算价在200万元人民币以上的； 重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在50万元人民币以上的； 勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上的； 单项合同估算价低于、项规定的标准，但项目总投资额在3 000万元人民币以上的。二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）招标采购的程序是：（1）刊登采购公告（2）资格预审 投标人应当提交如下资料 ： a. 有关确立法律地位原始文件的副本

15、(包括营业执照、资质等级证书和非本国注册的企业经建设行政主管部门核准的资质条件)； b. 企业在过去3年完成的与本合同相似的工程的情况和现在正在履行的合同的工程情况； c. 管理和执行本合同拟配备的人员情况； d. 完成本合同拟配备的机械设备情况； e. 企业财务状况资料，包括最近2年经过审计的财务报表、下一年度财务预测报告； f. 企业目前和过去2年参与或涉及诉讼的材料； g. 如为联合体投标人，还应提供联合体协议书和授权。二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）资格预审的程序是： a编制资格预审文件； b邀请有资格参加预审的单位参加资格预审； c发售资格预审文件； d提交资格预审申请；

16、e资格评定，确定参加投标的单位名单。（3）编制招标文件（4）刊登具体招标通告（5）发售招标文件（6）投标 投标准备 投标文件的提交二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）（7）开标（8）评标 初评 对投标文件的具体评价（9）授标二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）非招标采购 非招标采购主要包括询价采购、直接采购和自营工程等。（1）询价采购 询价采购，又称为货比三家，是指在比较几家供货商报价的基础上进行的采购。询价采购的程序是： 成立询价小组。 确定被询价的供应商名单。 询价。 确定成交供货商。 二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）询价的工具和技术包括： 举行供货商会议 供货商会议

17、又称为标前会议，是指在编制建议书之前采购人与所有可能的供货商一起举行的会议，其目的是为了保证所有可能的供货商都能对采购要求有一个明确的理解。 刊登广告 如果对有能力的供货商名单不是非常清楚，也可通过在报纸等媒体上刊登广告，以吸引供货商的注意，得到供货商的名单。 询价的结果是建议书。建议书是由供货商准备的说明其具有能力并且愿意提供采购产品的文件。二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）直接采购 直接采购是指不通过竞争，直接签订合同的采购方式。 直接采购的适用情况有： 对于已经按照世界银行同意的程序授标并签约，且正在实施的采购项目，需要增加类似的货物的情况； 为了使新采购部件与现有设备配套或与现

18、有设备的标准化方面相一致，而向原供货商增购货物； 所需采购货物或设备等，只有单一货源；二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标） 负责工艺设计的承包人要求从一特定供货商处购买关键部件，并以此作为其保证达到设计性能或质量的条件； 在某些特殊条件下，例如不可抗力的影响，为了避免时间延误而造成更多的花费； 当竞争性招标未能找到合适的供货商时也可采取直接采购方式，但需经过世界银行的同意。二、项目采购过程管理-询价（招标、非招标）自营工程 自营工程是指项目采购人不通过招标或其他采购方式而直接采用自己的施工队伍来承建土建工程的一种采购方式。自营工程的适用情况有： 土建工程的工程量无法事先准确得出的情况；

19、由于土建工程的工程量小，施工地点比较偏远、分散，而使承包商不得不承担过高的动员调遣费的情况； 要求将要进行的施工活动对正在施工中的作业无影响的情况； 没有任何承包商感兴趣的工程； 如果已经预知工程必然会产生中断，则在此情况下，由项目采购人来承担风险更为妥当的情况。二、项目采购过程管理-供方选择5. 供方选择指接受投标书或报价书，并根据评估标准选择一个或多个可接受的合格供应商。（评标）报价书：技术方案商务方案管理二、项目采购过程管理-供方选择 供方选择的过程评估投标者的报价书选择最佳投标者进行合同谈判签订合同报价书评价表建议1建议2建议3标准权重评分评分评分技术手段30管理方法30历史绩效20价

20、格20总分数100供商选择标准可能分值123背景和经验10869证书有无5505管理方法介绍5435组织方法10749总分30241328二、项目采购过程管理-供方选择合同谈判的技巧尽量寻找对方利益与自己的损失，让对手妥协有限的权利：宣称权力不足以拍板确定对手关心的问题及其优势尽量摸清对方底牌，自己的筹码何在？努力将谈判放在己方所在地举行让对方在会上多发言，出错或暴露底线争论时说话不要激动：目标导向既成事实：宣称某个问题已经决定下来，不能再改变公平、合理：提供与其它情形所做的比较二、项目采购过程管理-供方选择战略延迟：拖延可以使谈判平静下来转移方向：对某个问题做一次攻击，再退却确定最后期限：谈

21、不成就结束吃惊：让对手对新信息感到吃惊避免泄露一些重要信息和情报，使对手由于缺乏情报而陷入被动发言时要井井有条：简洁、清楚、谨慎、有条理要相互顾全大局满足谈判对手情感上的需要避免过早摊牌二、项目采购过程管理-合同管理6. 合同管理 合同关系是一种法律关系，在书写和管理合同过程中有法律和合同专业人士的参与是非常重要的。合同管理的目的：目的是确保本身与对方都履行合同义务，并确保自身合法权利得到保障。合同管理中还有财务管理部分，用以监督对卖方的付款。 合同管理过程指依据合同和既定的纠正措施，审查并记录卖方当前的绩效或截至到目前的绩效水平。二、项目采购过程管理-合同管理合同管理涉及到的项目管理过程1.

22、项目计划执行（project plan execution），在适当时候授权合同方的工作。2.执行报告(performance reporting)，监控合同方的成本、进度和技术绩效（technical performance）。3.质量控制(quality control)，检验合同方的产品是否合格。4.变更控制(change control)，确保变更被正确地批准，以及需要了解情况的人知晓变更的发生二、项目采购过程管理-合同管理合同管理主要作用1 合同确定了信息系统实施和管理的主要目标，是合同双方在工程中各种经济活动的依据；2 确定了双方的经济关系，包括实施过程中的经济责任、利益和权利；3 是监理的基本依据，可以对工程进度、质量和成本实施管理和控制；二、项目采购过程管理-合同管理采购合同管理的要点1.指导管理项目的执行；2.绩效报告；3.质量控制；4.整体变更控制；5.风险监控；6.财务管理等；二、项目采购过程管理-合同管理合同管理的主要内容1.合同签订管理；2.合同履行管理；3