《国家行政机关公文格式》培训讲座-主讲：郭孔生-广州南洋理工职业学院

1、 2012年年5月月9日日国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式宽：宽：210210毫米毫米高：高：297297毫米毫米尺寸：尺寸：210210毫米毫米297297毫米毫米A4A4型纸张型纸张天头：天头：3737毫米毫米1 1毫米毫米订口：订口：2828毫米毫米1 1毫米毫米版心尺寸：版心尺寸：156156毫米毫米225225毫米毫米不含页码不含页码右白边：右白边：2626毫米毫米1 1毫米毫米下白边：下白边： 3535毫米毫米1 1毫米毫米在计算机在计算机WordWord的应用的应用眉首眉首-头头主体主体-身身版记版记-脚脚 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市

2、政办发200627号 本页要素公文份数序号本页要素公文份数序号公文份数序号是将同一文公文份数序号是将同一文稿印制假设干份时每份公稿印制假设干份时每份公文的顺序编号。如需标识文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上数码顶格标识在版心左上角第角第l l行。行。下一要素下一要素 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200627号 本页要素秘密等级和保密期限本页要素秘密等级和保密期限下一要素下一要素如需标识秘密等级，用如需标识秘密等级，用3 3号黑号黑体字，顶格标识在版心右上角体字，顶格标识在版心右上角第第l l行，两字

3、之间空行，两字之间空l l字；如需字；如需同时标识秘密等级和保密期限同时标识秘密等级和保密期限，用，用3 3号黑体字，顶格标识在号黑体字，顶格标识在版心右上角第版心右上角第l l行，秘密等级行，秘密等级和保密期限之间用和保密期限之间用“隔开隔开。密级分三类：绝密、机密、秘密密级分三类：绝密、机密、秘密秘密一年秘密一年 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200627号 本页要素紧急程度本页要素紧急程度下一要素下一要素紧急程度分两类：特急、急件紧急程度分两类：特急、急件特急特急如需标识紧急程度，用如需标识紧急程度，用3 3号黑号黑体字，顶格标识在版心右上角体字，

4、顶格标识在版心右上角第第1 1行，两字之间空行，两字之间空1 1字；如需字；如需同时标识秘密等级与紧急程度同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右，秘密等级顶格标识在版心右上角第上角第1 1行，紧急程度顶格标行，紧急程度顶格标识在版心右上角第识在版心右上角第2 2行。行。秘密一年秘密一年 特急特急 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200627号 本页要素发文机关标识本页要素发文机关标识下一要素下一要素秘密一年秘密一年 特急特急由发文机关全称或标准化简称由发文机关全称或标准化简称后加后加“文件文件组成；对一些特组成；对一些特定的公文可只标识发文机

5、关全定的公文可只标识发文机关全称或标准化简称。称或标准化简称。 发文机关标识推荐使用小标宋发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原那么酌文机关以醒目美观为原那么酌定，但一般应小于定，但一般应小于22mm22mm15mm(15mm(高高宽宽) )。发文机关标识的位置发文机关标识的位置 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200627号 本页要素发文机关标识本页要素发文机关标识 平行文或下行文格式平行文或下行文格式秘密一年秘密一年 特急特急上行文格式上行文格式发文机关标识上边缘至版心发文机关标识上边缘至版心

6、上边缘为上边缘为25mm也就是说，在设计文件红头也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页时，发文机关位置应自上页边起留出天头边起留出天头37mm十十25mm62mm的距离。的距离。 1 001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200628号 本页要素发文机关标识本页要素发文机关标识 上行文格式上行文格式秘密一年秘密一年 特急特急联合行文联合行文凡上报的公文发文机关标凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为识上边缘至版心上边缘为80mm80mm 要留出要留出80mm80mm一一25mm25mm55mm55mm的空白供上级机关批示文的空白供上级机关批示文件用件

7、用 也就是说上行文发文机关标识也就是说上行文发文机关标识距上页边为天头距上页边为天头37mm37mm十十25mm25mm十十55mm55mm117mm117mm。 1 博乐市建设局博乐市建设局博乐市卫生局博乐市卫生局 博市建发2006188号 本页要素发文机关标识本页要素发文机关标识 联合行文格式联合行文格式下一要素下一要素文件文件联合行文时应使主办机关名联合行文时应使主办机关名称在前，称在前，“文件文件二字置于二字置于发文机关名称右侧，上下居发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示多，必须保证公文首页显示正文。正文。 1 001博乐市人

8、民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200627号 本页要素发文字号本页要素发文字号下一要素下一要素秘密一年秘密一年 特急特急发文字号由发文机关代字、年份发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空和序号组成。发文机关标识下空2 2行，用行，用3 3号仿宋体字，居中排布号仿宋体字，居中排布 第一个层次是发文机关代字，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字件的部门的代字年份要用全称，不应简化，年份年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号应用六角括号“ 括起括起 序号不编虚位，不加序号不编虚位，不加“第第 字字 1

9、001博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发200628号 签发人：高云燕高云燕 本页要素签发人本页要素签发人秘密一年秘密一年 特急特急上报的公文需标识签发人姓名上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空发文字号居左空1 1字，签发人字，签发人姓名居右空姓名居右空1 1字；签发人用字；签发人用3 3号号仿宋体字，签发人后标全角冒仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用号，冒号后用3 3号楷体字标识号楷体字标识签发人姓名。签发人姓名。多个签发人格式多个签发人格式 1 博乐市建设局博乐市建设局博乐市卫生局博乐市卫生局 博市建发2

10、006188号 本页要素签发人本页要素签发人 多个人签发格式多个人签发格式返回返回文件文件签发人：曲志刚曲志刚 雪格拉提雪格拉提 如有多个签发人，主办单位签发人如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第姓名置于第l l行，其他签发人姓名行，其他签发人姓名从第从第2 2行起在主办单位签发人姓名行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为色反线与之的距离为4mm4mm。 1 博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件

11、博市政办发博市政办发200620062727号号 本页要素公文标题本页要素公文标题下一要素下一要素关于印发博乐市关于印发博乐市20062006年创立中国优秀年创立中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号号小标宋体字，可分一行或小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对要做到词意完整，排列对称，间距恰当。称，间距恰当。 1 博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发博市政办发200620062727号号 本页要素主送机关本页要素主送机关下一要素下一要素关于印发博乐市关于

12、印发博乐市20062006年创立中国优秀年创立中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 标题下空标题下空l l行，左侧顶格用行，左侧顶格用3 3号仿宋号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。上，标识方法同抄送。各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，

13、市政府各部门：区管委，市政府各部门： 1 博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发博市政办发200620062727号号 本页要素公文正文本页要素公文正文下一要素下一要素关于印发博乐市关于印发博乐市20062006年创立中国优秀年创立中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 主送机关名称下主送机关名称下l l行，每行，每自然段左空自然段左空2 2字，回行顶字，回行顶格。数字、年份不能回格。数字、年份不能回行。行。 各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门： 现将?博乐市2006

14、年创立中国优秀旅游城市工作方案?印发给你们，请认真遵照执行。 1 博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发博市政办发200620062727号号 本页要素附件本页要素附件关于印发博乐市关于印发博乐市20062006年创立中国优秀年创立中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 公文如有附件，在正文下空公文如有附件，在正文下空l l行左空行左空2 2字用字用3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“附件附件，后标全角冒号和名，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯称。附件如有序号使用阿拉伯数码数码( (如如“附件：附件：1 1) )；附件名称后不加标点符；附件名称后不

15、加标点符号。号。 各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门： 现将?博乐市2006年创立中国优秀旅游城市工作方案?印发给你们，请认真遵照执行。 附件：附件：1.1.创立中国优秀旅游城市工作责任创立中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表分解明细表 2.2.责任分工明细表责任分工明细表附件页面附件页面 1 本页要素附件附件页面本页要素附件附件页面下一要素下一要素附件应与公文正文一起装订附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第，并在附件左上角第1 1行顶行顶格标识格标识“附件附件，有序号时，有序号时标识序号；附件的

16、序号和名标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。称前后标识应一致。 附件：1. 创立中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表博市政办发200627号附件：1. 创立中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表如附件与公文正文不能一起如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第装订，应在附件左上角第1 1行顶格标识公文的发文字号行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件并在其后标识附件( (或带序或带序号号) )。 1 博乐市人民政府博乐市人民政府办公室文件办公室文件 博市政办发博市政办发200620062727号号 本页要素成文时间本页要素成文时间关于印发博乐市关于印发博乐市20062006年创立中国优

17、秀年创立中国优秀旅游城市工作方案的通知旅游城市工作方案的通知 用汉字将年、月、日标用汉字将年、月、日标全；全；“零零写为写为“；成文日期的标识位置；成文日期的标识位置下一要素详细分解。下一要素详细分解。 各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：区管委，市政府各部门： 现将?博乐市2006年创立中国优秀旅游城市工作方案?印发给你们，请认真遵照执行。 二二六年六月一日六年六月一日下一要素下一要素 1 本页要素公文生效标识本页要素公文生效标识 单一发文印章单一发文印章单一机关制发的公文在落款处单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称

18、，只标识成不署发文机关名称，只标识成文日期。文日期。成文日期右空成文日期右空4 4字字 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空名称，只标识成文日期。成文日期右空4 4字；加字；加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。采用中套方式，即印章

19、中心线压在成文日期上。加盖印章应上距正文加盖印章应上距正文1 1行之内，行之内，端正、居中下压成文时间，印端正、居中下压成文时间，印章用红色。章用红色。当印章下弧无文字时，采用下当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文套方式，即仅以下弧压在成文日期上；日期上； 当印章下弧有文字时，采用中当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成套方式，即印章中心线压在成文日期上。文日期上。 联合行文印章联合行文印章 1 本页要素公文生效标识本页要素公文生效标识 联合行文印章联合行文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。名称。 特殊情况说明

20、特殊情况说明当联合行文需加盖两个印章时，应将当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空成文日期拉开，左右各空7 7字；主办字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过印章间互不相交或相切，相距不超过3mm3mm。 当联合行文需加盖当联合行文需加盖3 3个以上印章时，个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机为防止出现空白印章，应将各发文机关名称关名称( (可用简称可用简称) )按加盖印章顺序排

21、按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最在其上。主办机关印章在前，每排最多排多排3 3个印章，两端不得超出版心；个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空在最后一排印章之下右空2 2字标识成字标识成文时间。文时间。 下一要素下一要素 1 本页要素附注本页要素附注 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空名称，只标识成文日期

22、。成文日期右空4 4字；加字；加盖印章应上距正文盖印章应上距正文1 1行之内，端正、居中下压成行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。公文如有附注，用公文如有附注，用3 3号仿宋号仿宋体字，居左空体字，居左空2 2字加圆括号字加圆括号标识在成文日期下标识在成文日期下l l行。行。 返回返回此件可见报此件可见报 本页要素主题词、抄

23、本页要素主题词、抄送、印发机关和印发时间、送、印发机关和印发时间、版记中的反线版记中的反线 “主题词主题词用用3号黑体字，居左顶格号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用标识，后标全角冒号；词目用3号号小标宋体字；词目之间空小标宋体字；词目之间空1字。字。公文如有抄送机关，在主题词下公文如有抄送机关，在主题词下l l行；左空行；左空1 1字，用字，用3 3号仿宋体字标识号仿宋体字标识“抄送抄送，后标全角冒号，后标全角冒号; ;抄送机抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主机关

24、后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关题词之下，标识方法同抄送机关 位于抄送机关之下位于抄送机关之下( (无抄送机关在无抄送机关在主题词之下主题词之下) )占占1 1行位置；用行位置；用3 3号仿号仿宋体字。宋体字。印发机关左空印发机关左空l l字，印发字，印发日期右空日期右空1 1字。字。印发日期以公文付印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识印的日期为准，用阿拉伯数码标识 版记个各要素之下均加一条反线，版记个各要素之下均加一条反线，宽度同版心。宽度同版心。下一要素版记的位置下一要素版记的位置确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况：确定版记的位置在实际操作中会遇到以下

25、情况： (1)(1)公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要公文主体之后的空白容不下版记的位置，需另起一页标识版记，此时版记要放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。放在最后一面，即使前一面完全空白也没有关系。 (2)(2)公文的篇幅如果在一个折页公文的篇幅如果在一个折页( (即有四面即有四面) )以上，这时公文的页数一般应是以上，这时公文的页数一般应是4 4的的倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少倍数，此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少( (一般不会超一般不会超过过3 3面面) )。 (3)(3)公文有附件。如果附件最后的

26、空白能够容下版记，而该页又正是公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记，而该页又正是4 4的倍数，的倍数，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，此时版记应置于该空白处，以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文该文件后面也有版记，此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。件还应标识自己的版记。 1 21版心下边缘版心下边缘实际效果实际效果 1 1在计算机在计算机WordWord的应用的应用 图例图例 图例图例 1 博乐市人民政府博乐市人民政府 博市政函200

27、627号 本页格式信函式格式本页格式信函式格式下一格式下一格式发文机关名称上边缘距上页边发文机关名称上边缘距上页边的距离为的距离为30mm30mm，推荐用小标宋，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下发文机关全称下4mm4mm处为一条处为一条武武文线文线( (上粗下细上粗下细) ) 秘密一年秘密一年 特急特急距下页边距下页边20mm20mm处为一条处为一条文武线文武线( (上细下粗上细下粗) )，两条线长均为，两条线长均为170mm170mm。发文机关名称及双线均。发文机关名称及双线均印红色。印红色。 发文字号置于武文线下发文字号置于武文线下l l行版心行版心右边缘顶格标识。如需标识秘右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武密等级或紧急程度，可置于武文线下文线下1 1行版心左边缘顶格标识行版心左边缘顶格标识。发文字号下空。发文字号下空l l行标识公文标行标识公文标题。两线之间其他要素的标识题。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。方法从本标准相应要素说明。 博乐市人民政府