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文档简介

1、标准标准 进步进步管理人员公文写作暨处理技巧培训办公室办公室 王新鹏王新鹏第一页,共49页。v公文概述v公文写作v办公自动化OA目录目录第二页,共49页。 公文即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和施行管理过程中形成的具有法定效用与标准格式的文件材料,是办理公务的重要工具。标准性公文:在公务活动中经常使用的制发程序比较标准、行文格式有明确规定、约束力较强的公文。非标准性公文:制发程序、行文格式不严格,不具约束力的公文。如调查报告、工作方案和总结、讲话稿/贺信、简报信息等。 公文概述公文概述公文的概念第三页,共49页。公文概述公文概述公文的特点 写作的受命性:文学写作具有自主性。而公文

2、写作却是受命行为,公文必须反映单位指导班子的意图、集体和群众的共同意志,代表的是单位而非个人。 内容的政治性:公文是政治的传声筒。必须符合公司企业文化和公司制度。 特定的程式性:公文要按照标准的程式进展,不得随意打破。标准的格式和程序和利于进步效率,防止内容的偏颇。 效用的权威性:公文享有法律赋予的权威地位,从而到达令行制止的目的。第四页,共49页。指导作用:传达大政方针、法令规章,传达对某项详细工作的施行意见。指导作用:传达大政方针、法令规章,传达对某项详细工作的施行意见。标准行为:通过先进人物典型和错误事实对群众施行教育。标准行为:通过先进人物典型和错误事实对群众施行教育。沟通信息:上下级

3、之间、不相隶属单位之间沟通和联络工作。沟通信息:上下级之间、不相隶属单位之间沟通和联络工作。凭据记载:具有法定效力,可以作为办事的根据。凭据记载:具有法定效力,可以作为办事的根据。公文概述公文概述公文的作用第五页,共49页。1.1.命令令;命令令;2.2.议案;议案;3.3.决定;决定;4.4.指示;指示;5.5.公告、通告;公告、通告;6.6.通知;通知;7.7.通报;通报;8.8.报告;报告;9.9.请示;请示;10.10.批复;批复;11.11.函;函;12.12.会议纪要。会议纪要。公文概述公文概述公文的种类 2001年国务院办公厅发布的?国家行政机关公文处理方法?规定行政机关的公文种

4、类为12类13种:第六页,共49页。下行文:上级机关向下级机关发送的公文包下行文:上级机关向下级机关发送的公文包括:命令、决定、通知、通报、批复括:命令、决定、通知、通报、批复上行文:下级机关向上级机关呈报的公文包括:上行文:下级机关向上级机关呈报的公文包括:议案、请示、报告、意见议案、请示、报告、意见平行文:用于不相隶属机关之间互相往来的公平行文:用于不相隶属机关之间互相往来的公文最典型的平行文是函,一部分通知也可作文最典型的平行文是函,一部分通知也可作为平行文为平行文泛行文:没有固定行文方向的行文公告、通泛行文:没有固定行文方向的行文公告、通告告 会议纪要是没有一定行文方向的文种,但也不会

5、议纪要是没有一定行文方向的文种,但也不是泛行文,如附在报告中呈报是泛行文,如附在报告中呈报上级,那么作为上行文,反之,假设附在通知之上级,那么作为上行文,反之,假设附在通知之中下发,那么可作为下行文。中下发,那么可作为下行文。 公文概述公文概述公文的分类按行文方向分第七页,共49页。指挥性指挥性公文:命令、决定公文:命令、决定知照性知照性公文:公告、通告、通知公文:公告、通告、通知报请性报请性公文:请示、报告公文:请示、报告纪要性纪要性公文:会议纪要公文:会议纪要公文概述公文概述公文的分类按客观作用的不同分第八页,共49页。v 公文概述v 公文写作v办公自动化目录目录第九页,共49页。公文写作

6、公文写作-常用公文写法常用公文写法目前公司应用较多的公文类型:一通知公司、部门二函公司函、部门联络单 三请示公司、部门四通报业务通报、部门业务通报五报告公司发文、公司内部、部门内部六会议纪要公司 七公告公司第十页,共49页。 批转下级的公文;转发上级、同级和不相隶属机关的公文;批转下级的公文;转发上级、同级和不相隶属机关的公文;传达上级的指示;下达指示、要求下级办理或共同执行的事项;传达上级的指示;下达指示、要求下级办理或共同执行的事项;需要有关单位周知的事项,用通知。需要有关单位周知的事项,用通知。1 1、为下行公文,即下发给下级单位,对上级行文不能用通、为下行公文,即下发给下级单位,对上级

7、行文不能用通知形式。知形式。2 2、适用范围非常广泛,下达指示,布置工作,传达有关事项,、适用范围非常广泛,下达指示,布置工作,传达有关事项,决定详细问题,任免或聘用干部等,都可以用通知。决定详细问题,任免或聘用干部等,都可以用通知。3 3、注意:对合作单位和同级单位行文一般不能用通知,而应、注意:对合作单位和同级单位行文一般不能用通知,而应用用“函;函;在通知事项上本部门负有指导、管理责任,可以对同级单在通知事项上本部门负有指导、管理责任,可以对同级单位使用通知。位使用通知。一、通一、通 知知公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第十一页,共49页。 标题的写法标题的写法 1 1、发文机

8、关、发文机关+ +事由事由+ +文种。文种。 2 2、事由、事由+ +文种。如:文种。如:? ?转发集团公司关于信息平安管理规定的通知转发集团公司关于信息平安管理规定的通知? ? 3 3、发文机关、发文机关+ +文种。如:文种。如:? ?中国挪动广东深圳分公司通知中国挪动广东深圳分公司通知? ? 4 4、直接标出文种。即、直接标出文种。即“通知。通知。 5 5、省略文种。这是由于被批转转发文件标题中已有、省略文种。这是由于被批转转发文件标题中已有“通知二字,通知二字,此时可省略文种即此时可省略文种即“通知二字。通知二字。 如如:?:?转发集团公司关于进一步强化短信平安管理的紧急通知的通知转发集

9、团公司关于进一步强化短信平安管理的紧急通知的通知? ? 注:第注:第3 3、4 4种标题写法不提倡,应少用种标题写法不提倡,应少用 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法一、通一、通 知知第十二页,共49页。 批转性通知正文的写法见例文一:批转性通知正文的写法见例文一: 例文例文1 1:批转通知:批转通知.doc.doc 批语部分批语部分+ +批转文件部分批转文件部分 1 1、批语部分先写明转发或批转什么单位的什么文件,然后写明发文单位的态度,提出贯彻执行的要求。、批语部分先写明转发或批转什么单位的什么文件,然后写明发文单位的态度,提出贯彻执行的要求。 2 2、被转发或批转的文件是批转文件

10、部分的主体内容,一般以附件形式出现。、被转发或批转的文件是批转文件部分的主体内容,一般以附件形式出现。 事项性通知正文的写法见例文二:事项性通知正文的写法见例文二: 例文例文2 2:事项通知:事项通知.doc.doc 原由原由+ +事项事项+ +结尾结尾 1 1、原由要写明发通知的原因、根据、意义和目的。、原由要写明发通知的原因、根据、意义和目的。 2 2、事项把通知的详细内容一项一项地列出来。、事项把通知的详细内容一项一项地列出来。 3 3、结尾一般提出执行要求,假设以事项的结束而完毕,可省略结尾。、结尾一般提出执行要求,假设以事项的结束而完毕,可省略结尾。 公文写作公文写作-常用公文写法常

11、用公文写法一、通一、通 知知第十三页,共49页。 会议通知正文的写法见例文三:会议通知正文的写法见例文三: 例文例文3 3:会议通知:会议通知.doc.doc 1 1、写明召开会议的单位、会议名称、会议内容、议题;、写明召开会议的单位、会议名称、会议内容、议题; 2 2、开会的时间、会期、地点、参会议人员的范围和人数,报到的时间、地点,会议要求或本卷须知等。、开会的时间、会期、地点、参会议人员的范围和人数,报到的时间、地点,会议要求或本卷须知等。 任免通知正文的写法见例文四:任免通知正文的写法见例文四: 例文例文4 4:任免通知:任免通知.doc.doc 1 1、写明决定任免的机关、时间、会议

12、或根据文件,任免人员的姓名、详细职务。、写明决定任免的机关、时间、会议或根据文件,任免人员的姓名、详细职务。 2 2、注意党政分开。、注意党政分开。 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法一、通一、通 知知第十四页,共49页。涉及政策性重大问题,恳求上级给予明确和详细解释;工作中遇到涉及政策性重大问题,恳求上级给予明确和详细解释;工作中遇到困难和疑惑无章可循,向上级恳求指示;提出建议或解决方案,需困难和疑惑无章可循,向上级恳求指示;提出建议或解决方案,需要上级同意后执行。要上级同意后执行。1 1、上行公文、上行公文2 2、凡遇超出本单位或本人职权范围以外、无权做出决策,或无力解决、凡遇超出

13、本单位或本人职权范围以外、无权做出决策,或无力解决的一切问题,都用请示。的一切问题,都用请示。3 3、按照规定必须由上级审核或批示后才能办理的事项。、按照规定必须由上级审核或批示后才能办理的事项。请示不能只讲问题、不表看法、不提建议请示不能只讲问题、不表看法、不提建议二、请二、请 示示公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第十五页,共49页。 标题的写法: 1、发文机关+事由+文种。 2、事由+文种 正文的写法:原由+事项+结尾见例文五例文5:请示.doc 1、原由。必须写清楚和写得充分,让上级理解请示的必要性和重要性,便于得到批准。 2、事项。恳求上级机关批准、帮助、解答的详细事项,要表

14、达详细明白清楚。 3、结尾。一般用常用语结尾,如:“以上请示妥否,请批复等。 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法二、请二、请 示示第十六页,共49页。 标题的写法:标题的写法: 1 1、发文机关、发文机关+ +事由事由+ +行文对象行文对象+ +文种。如:文种。如:? ?中国挪动广东公司关于深圳分公司建立综合楼问题给深圳公司的中国挪动广东公司关于深圳分公司建立综合楼问题给深圳公司的批复批复? ? 2 2、发文机关、发文机关+ +事由事由+ +文种。文种。 3 3、事由、事由+ +文种。文种。 正文的写法:原由正文的写法:原由+ +事项事项+ +结尾见例文六结尾见例文六 例文例文6 6:

15、批复:批复.doc.doc 1 1、批复的原由。指批复的原因或根据,一般写明应下级某一请示而作出批复。、批复的原由。指批复的原因或根据,一般写明应下级某一请示而作出批复。 2 2、批复事项。一是说明态度,即同意或不同意所请示事项,二是说明理由或作出解释。、批复事项。一是说明态度,即同意或不同意所请示事项,二是说明理由或作出解释。 3 3、批复的结尾。一是批复事项写完即止,不写结语;二是写上结语,如、批复的结尾。一是批复事项写完即止,不写结语;二是写上结语,如“特此批复等。特此批复等。公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法三、批三、批 复复第十七页,共49页。表彰先进;批评错误;传达重要情况

16、用表彰先进;批评错误;传达重要情况用“通报通报1 1、为下行公文。、为下行公文。2 2、表彰先进集体或个人;上级对违背规定的下级单位和个人进、表彰先进集体或个人;上级对违背规定的下级单位和个人进展批评或处分;对出现的新情况、新问题及发现的重要问题进展展批评或处分;对出现的新情况、新问题及发现的重要问题进展通报,即表彰性通报、批评性通报和情况通报。通报,即表彰性通报、批评性通报和情况通报。标题的写法标题的写法1 1、发文机关、发文机关+ +事由事由+ +文种。文种。2 2、事由、事由+ +文种。如文种。如? ?关于表彰关于表彰20022002年度先进工作者的通报年度先进工作者的通报? ?3 3、

17、发文机关、发文机关+ +文种。文种。四、通四、通 报报公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第十八页,共49页。表彰性通报正文的写法见例文七:表彰性通报正文的写法见例文七: 例文例文7 7:通:通报报.doc.doc 1 1、先进事迹和经历。、先进事迹和经历。 2 2、评价先进事迹和分析先进事迹的意义。、评价先进事迹和分析先进事迹的意义。 3 3、表彰决定。、表彰决定。 4 4、希望和要求。、希望和要求。公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法四、通四、通 报报批评性通报正文的写法:批评性通报正文的写法:1 1、错误事实事故的根本情况。、错误事实事故的根本情况。2 2、原因和教训。、原因

18、和教训。3 3、处理决定。、处理决定。4 4、希望和要求。、希望和要求。事项性通报正文的写法见例文八:事项性通报正文的写法见例文八: 例文例文8 8:事项通报:事项通报.doc.doc 1 1、通报的原因。、通报的原因。 2 2、通报的事项。将通报的事项一项一项列出来,讲清情况,、通报的事项。将通报的事项一项一项列出来,讲清情况,说明道理。说明道理。 3 3、希望和要求。、希望和要求。 第十九页,共49页。向上级汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级单位的询问或向上级汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级单位的询问或要求。为上行公文。要求。为上行公文。标题:关于标题:关于XXXXXX的报告;关

19、于的报告;关于XXXXXX的专题报告;的专题报告;正文包括两部分内容:正文包括两部分内容: 1 1、简要说明报告的原由、目的和意义,然后用、简要说明报告的原由、目的和意义,然后用“现将现将* * *情况报情况报告如下,转入第二部分。告如下,转入第二部分。 2 2、第二部分是核心,注意三个问题:实事求是;中心突出;陈述问、第二部分是核心,注意三个问题:实事求是;中心突出;陈述问题发生原因要先内后外,先主观后客观;题发生原因要先内后外,先主观后客观; 3 3、完毕语:另起一段。工作报告和情况报告用、完毕语:另起一段。工作报告和情况报告用“特此报告;答复特此报告;答复报告多用报告多用“专此报告;递送

20、报告用专此报告;递送报告用“请审阅、请审阅、“请收阅。请收阅。五、报五、报 告告公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第二十页,共49页。标题的写法:标题的写法: 1 1、事由、事由+ +文种。文种。 2 2、发文机关、发文机关+ +事由事由+ +文种。文种。 3 3、有的内容紧急可在文种前冠以、有的内容紧急可在文种前冠以“紧急两字。紧急两字。 正文的写法:原由正文的写法:原由+ +事项事项+ +结尾结尾 见例文九见例文九 例文例文9 9:报:报告告.doc.doc 1 1、原由。写明报告的目的、根据和意义等。、原由。写明报告的目的、根据和意义等。 2 2、事项。是正文的核心内容,如汇报工

21、作、反映情况、提出意、事项。是正文的核心内容,如汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问的事项。见和建议、答复询问的事项。 3 3、结尾。一般用习惯的固定用语,如工作报告和情况报告用、结尾。一般用习惯的固定用语,如工作报告和情况报告用“特特此报告,答复报告用此报告,答复报告用“专此报告等,有的报告那么写完即专此报告等,有的报告那么写完即止。止。 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法五、报五、报 告告第二十一页,共49页。 平行的或不相隶属的相关单位之间互相商洽工作、询平行的或不相隶属的相关单位之间互相商洽工作、询问或答复问题等,用问或答复问题等,用“函。函。1 1、最常用的是同级行函

22、,或没有上下级关系的不相隶、最常用的是同级行函,或没有上下级关系的不相隶属单位之间行函。属单位之间行函。2 2、上级向下级询问情况,而不是指示工作,也可以用函、上级向下级询问情况,而不是指示工作,也可以用函3 3、下级向上级答复问题,而不是报告工作,也可以用、下级向上级答复问题,而不是报告工作,也可以用函函六、函六、函公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第二十二页,共49页。 标题的写法: 1、发文机关+事由+回复函对象+文种。 2、事由+文种。 3、发文机关+事由+文种。 正文的写法:原由+事项+结尾见例文十例文10:函.doc 1、原由是指发函的原因、根据、目的等。 2、事项是指商洽

23、、问答、恳求批准和审批的详细内容。 3、结语一般使用固定套语,如“特此函告,“特此函达,“特此函复等。 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法六、函六、函第二十三页,共49页。传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,用用“会议纪要。下行公文或平行公文会议纪要。下行公文或平行公文标题:标题:XXXXXX会会议纪要会会议纪要正文分三部分:正文分三部分: 第一部分:写明时间,地点,会议主题。第一部分:写明时间,地点,会议主题。“现将会议纪要整理下发,请现将会议纪要整理下发,请各单位各单位.或或“现将会议纪要整理如下:现将会议

24、纪要整理如下: 第二部分:整理归纳会议形成的决议,达成的一致意见,提出的问第二部分:整理归纳会议形成的决议,达成的一致意见,提出的问题等,惯用题等,惯用“会议强调、会议强调、“会议指出、会议指出、“会议要求、会议要求、“会议希会议希望望 第三部分:对与会单位提出要求第三部分:对与会单位提出要求七、会议纪要七、会议纪要公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第二十四页,共49页。 标题的写法: 1、会议名称+文种。 2、正标题+副标题。 3、发文单位名称+会议名称+文种。正文的写法:会议概况+会议内容+结语 见例文十一例文11:会议纪要.doc 1、会议概况。介绍会议根本情况,如会议名称,时间

25、地点,与会人员,会议主持人或召集人,会议的主要内容和成果等。 2、会议内容。写明会议的情况和议定的事项。 3、结尾。对与会者的希望和要求,多数会议纪要不写结语。 公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法七、会议纪要七、会议纪要第二十五页,共49页。管理机构对某些重大问题或重要事项经过一定的会议的通论、表管理机构对某些重大问题或重要事项经过一定的会议的通论、表决通过并要求贯彻执行而制发的指令性公文。决通过并要求贯彻执行而制发的指令性公文。下行公文,一定要经过相应会议讨论通过的决定下行公文,一定要经过相应会议讨论通过的决定标题:标题:XXXXXX会决议,标题下一定要写明通过决议的日期,通过会决议

26、,标题下一定要写明通过决议的日期,通过决议的大会名称决议的大会名称正文分三部分:正文分三部分: 第一部分:写明会议的时间,地点,会议的主题。第一部分:写明会议的时间,地点,会议的主题。“大会决大会决议如下:议如下: 第二部分:整理记录会议形成的决议。第二部分:整理记录会议形成的决议。 第三部分:结尾要号召。第三部分:结尾要号召。八、决八、决 议议公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第二十六页,共49页。 对重要事项或重大行动作出安排时使用的公文。对重要事项或重大行动作出安排时使用的公文。 为下行公文。为下行公文。 1 1、对特定的重要事项或问题作出的规定,要求必、对特定的重要事项或问题作

27、出的规定,要求必须执行,须执行, 2 2、具有权威性、命令式特点、具有权威性、命令式特点 3 3、布置日常工作不宜用、布置日常工作不宜用“决定文种决定文种 4 4、我公司内部一般适用于表彰决定、处分决定,、我公司内部一般适用于表彰决定、处分决定, 如:关于表彰如:关于表彰20032003年度工会积极分子的决定年度工会积极分子的决定 关于对关于对XXXXXX同志违背方案生育政策进展处分的决定同志违背方案生育政策进展处分的决定九、决九、决 定定公文写作公文写作-常用公文写法常用公文写法第二十七页,共49页。v行文内容不同:v 请示是向上级机关恳求批准、指示的公文,具有请示性质。报告是向上级机关汇报

28、工作、反映情况、答复上级机关询问的公文,具有陈述性质。v行文目的不同:v 请示的目的是恳求上级机关批准、指示,恳求上级机关作出明确的答复,具有求复性。报告的目的在于让上级机关理解掌握有关方面的情况,不必要求上级机关答复。公文写作公文写作-几种容易混淆文体的区别几种容易混淆文体的区别“请示与“报告的区别第二十八页,共49页。v行文时机不同:v 请示必须事前行文,只有等待上级机关答复后才可贯彻施行请示的相关事项。报告是在事后或事中行文,一般不在事前行文,写报告时,工作已经开展,情况已经发生,问题已经存在。v行文事项要求不同:v 请示要求一文一事;报告可一文一事,也可一文数事。公文写作公文写作-几种

29、容易混淆文体的区别几种容易混淆文体的区别“请示与“报告的区别第二十九页,共49页。公文写作公文写作-几种容易混淆文体的区别几种容易混淆文体的区别v内容范围不同:v 通知是用来批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办和需要有关单位周知或共同执行的事项;任免人员。通报是用来表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。v目的要求不同:v 通知的目的是要下级机关按通知内容、要求,遵照执行;要相关单位周知或共同执行。通报的目的主要是通过正反面的典型事实去教育有关单位及人员,传达重要精神或情况,指导和推进各项工作。v表现方法不同:v 通知的写作主要是直叙式;通报的表现方法那么常

30、常兼用表达、说明和议论。第三十页,共49页。 复函用于不相隶属机关之间商洽工作,答复问题,答复审批事项,使用更灵敏,更广泛。 批复那么是上级机关用来批准、答复下级机关的请示,批复的事项一般比较重要,上级机关只能针对下级机关的请示时,才能使用批复。“复函与“函对应,“批复与“请示相对应。 公文写作公文写作-几种容易混淆文体的区别几种容易混淆文体的区别第三十一页,共49页。v会议纪要以会议记录为根底和根据,但会议纪要只是择要发布,许多内容不必公布的就不加以记载和传达,会议纪要是要向相关单位公布或传达的,是行政公文之一。v会议记录那么是如实记录会议的情况,它只作为机关内部使用的文书,不属行政公文,不

31、对外公布。公文写作公文写作-几种容易混淆文体的区别几种容易混淆文体的区别第三十二页,共49页。 目的明确、注重实效 逐级行文,一般不得越级请示、报告 “请示应当一文一事,一般只写一个主送机关,抄送机关包含执行或知晓的机关,但不得抄送其下级机关 除上级机关指导直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关指导个人报送“请示、“意见、“报告 受双重指导的机关向上级机关行文时,应当写明主送和抄送。特别注意公文写作公文写作行文规那么行文规那么第三十三页,共49页。公文写作公文写作如何写好公文如何写好公文公司门面公司门面机关工作程度机关工作程度影响指导工作效能影响指导工作效能掌握公文程式掌握公文程式加以套用

32、加以套用结合公司开展实际结合公司开展实际虚心请教虚心请教参考政府公文参考政府公文第三十四页,共49页。?国家行政机关公文处理方法?国家行政机关公文格式?广东挪动通信有限责任公司公文处理施行细那么?广东挪动通信有限责任公司机密载体保密管理规 定?广东挪动通信有限责任公司商业机密确定密级的程序与规那么试行?省公司各部门发文类型及定密一览表?广东挪动通信有限责任公司企业办公管理系统EOAS管理方法?公文写作公文写作参考资料参考资料第三十五页,共49页。v公文概述v公文写作v办公自动化目录目录第三十六页,共49页。办公自动化(OAOffice Automation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起

33、来的一种新型的办公方式。办公自动化是企业信息化的重要组成部分,公文处理是办公自动化的核心应用 公务活动/经营管理工作的电子化、网络化、无纸化理解办公自动化的关键:功能、流程、才能办公自动化办公自动化OA概念概念第三十七页,共49页。公司发文 流程是否否是是否开始室经理审改拟稿部门领导审核是否公司发文(传真)会签否会签秘书室审核公司领导签发综合部领导审核是否重要行文是否公司传真否是秘书室登记、编号、排版,OA系统发送,纸介文件印制、封发公司盖印传真室发出归档结束否是办公自动化办公自动化OA流程流程第三十八页,共49页。公司收文 流程登记新建收文办理单是 否 重 要 文件收文开始秘书室督办部门接收

34、 退文归档结束秘书室分发部门办理呈公司领导批示是否办公自动化办公自动化OA流程流程第三十九页,共49页。 序号OA形式应用适用文种1公司发文贯彻上级重大决定和措施,转发有关上级部门的重要文件;向上级请示和报告事项;公司重大改革措施;其它需以公司名义发出的公文由公司领导签发。各市公司主送省公司的文件,必须统一为公司文件各市公司主送省公司的文件,必须统一为公司文件(如:深圳公司用“广东移动深”的公司文件)。请示、报告、通知、通报2公司请示以部门名义向公司作请示。最终必须经本公司领导出具(签署)审批意见。部门领导签署的只是同意呈批意见。请示3部门请示以室或个人名义向部门作请示,最终必须经本部门领导出

35、具(签署)审批意见。请示4公司内部报告以部门名义向公司作报告。本公司领导可(不)出具(签署)审批意见。5部门内部报告以室或个人名义向部门作报告。最终必须经本部门领导(不)出具(签署)审批意见。办公自动化办公自动化文种应用文种应用第四十页,共49页。 序号OA拟稿形式应用适用文种6公司通知属于全局性的需要公司领导参加的会议的通知;其他发送给外单位的比较紧急、时效性短、不太重要的公文以公司名义对内向各部门发布通知。由公司领导签发。通知、函7部门通知 1. 属于部门召集的专业会议的通知;传达部门决定的紧急事项 由部门领导签发。通知、函8部门联系单部门之间联系、办理工作。由部门领导签发 。函9业务通报

36、用于公司(各部门)总结、通报本专业、公司级业务的周期性的工作情况。由公司分管领导签发。 市公司的业务通报,可同时抄送省公司相关专业部门。市公司的业务通报,可同时抄送省公司相关专业部门。通报10部门业务通报各部门总结、通报本专业的周期性的工作情况。由部门领导签发。通报办公自动化办公自动化文种应用文种应用第四十一页,共49页。序号OA拟稿形式应用适用文种11公司会议通知适用于公司例行性会议的召开。对会议内容(议程)等不需作详细描述,只需强调会议时间、地点、议题和具体参加人员。通知12部门会议通知适用于部门例行性会议的召开。其他同上。通知13公司函件对不相隶属的外单位行文,特别是平级单位,强调公司名

37、义或有存档必要,公司领导签发 。 注意区分:向上级主管部门报告或发文用红头文件函、报告14公司会议纪要公司级会议的纪要。由主持会议的公司领导签发 。会议纪要15部门会议纪要部门级会议的纪要。由会议牵头部门领导签发 。会议纪要16公司公告让所有员工周知的部门内部业务,形式不拘办公自动化办公自动化文种应用文种应用第四十二页,共49页。 序号注意事项1称谓称谓:部门的称谓,统一为“各部门、工会各部门、工会”2排序排序:先外后内、先大后小。(如:华为公司,惠州分公司,省公司徐总、王副总、企业发展部、网络部)3格式:格式:正文字体必须使用OA默认的仿宋仿宋GB-2312小三号字体小三号字体,行间距为1.

38、5倍行距倍行距。若由其他文档拷贝而来,必须调整为指定的格式。4红头文件的使用:红头文件的使用:(1)凡涉及公司重大经营活动、规章制度、处理决定; (2)对公司的上级单位或主管部门发送请示、报告。向省公司发送向省公司发送“请示请示” 。(3)外部单位来文为红头文件,复文则必须用红头文。5其他:(1)公函要目的明确、注重实效。(2)逐级行文,一般不得越级请示、报告。(3)坚持党政分开行文的原则。办公自动化办公自动化案例剖析及本卷须案例剖析及本卷须知知第四十三页,共49页。 办公自动化办公自动化错例剖析及错例剖析及Q&A一、发文单位名称不标准1、公司内部机构名称不正确。对本公司的部门称谓错误,如:?关于发布2005年1-2月客户投诉分析报告及相关处理建议的通知?中出现“营销帐务中心

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