公文的规则与格式规范

1、公文的规则与格式规范1远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英公文概要2远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英大道衰而有书大道衰而有书利害萌而有契利害萌而有契u 公文的概念公文的概念 社会组织在公务活动中形成的具有法定社会组织在公务活动中形成的具有法定效力效力和规范和规范体式体式的的书面书面文件。文件。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英3 法定作者法定作者 法定权威法定权威 现行效应现行效应 规范体式规范体式 特定的处理程序特定的处理程序 领导指挥领导指挥 规范约束规范约束 联系知照联系知照 宣传告诫宣传告诫 依据凭证依据凭证 公文的特点及作用远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英4u 公文公文1515类类 决议、决议、决

2、定、命令、公报、公告、通告决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 正式公文与事务性公文的区分：计划、正式公文与事务性公文的区分：计划、总结、调查材料、简报。总结、调查材料、简报。2012.42012.4中共中央办公厅中共中央办公厅党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例u 公文分类的作用公文分类的作用体现事项性质、有助识别处理，提高沟通效率。体现事项性质、有助识别处理，提高沟通效率。公文类别远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英5u 常用文种常用文种 报告报告 请示请示 批复批复 通知通知 通报通报

3、决议决议 意见意见 纪要纪要 函函公文类别远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英6行文规则1. 行文的必要性2. 行文关系 文种：上行文、下行文、平行文文种：上行文、下行文、平行文 不得越级（送出机构、受文机构）不得越级（送出机构、受文机构） 上行文主送一个单位，不得抄送下级上行文主送一个单位，不得抄送下级3. 请示：一文一事，一事一请。 不得在报告中夹带请示事项。不得在报告中夹带请示事项。4. 上行文注明签发人5. 发文程序 拟稿拟稿审核审核签发签发制版制版校对校对用印用印发出发出远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英7u 向保监局报送文件的几个要求向保监局报送文件的几个要求1. 1. 文种：请示、报告文种

4、：请示、报告2. 2. 主送：保监局办公室主送：保监局办公室/ /保监局部门保监局部门3. 3. 报送途径：报送途径： 所有文件通过保监会电子文件传输系统报送所有文件通过保监会电子文件传输系统报送（行政审批类及部分报告类公文还需报送纸质版）（行政审批类及部分报告类公文还需报送纸质版） 关于印发关于印发中国保监会电子文件传输系统管理中国保监会电子文件传输系统管理暂行办法暂行办法的通知（保监厅发的通知（保监厅发201220127575号）号）关于规范保险公司使用电子文件传输系统报送文关于规范保险公司使用电子文件传输系统报送文件有关事项的通知（保监厅发件有关事项的通知（保监厅发20142014707

5、0号）号）行文规则远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英8公文构成要素1. 份号份号2. 秘密等级、保密期限秘密等级、保密期限3. 紧急程度紧急程度4. 发文单位标识发文单位标识5. 发文字号发文字号 6. 签发人签发人7. 标题标题 8. 主送单位主送单位 9. 正文正文 远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英9公文构成要素10. 印章（齐印章（齐年盖月）年盖月）11. 单位署名单位署名12. 成文日期成文日期 13. 附注附注 14. 抄送单位抄送单位 15. 印发单位印发单位 16. 印发日期印发日期 17. 页码页码 远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英1018. 附件说明附件说明 19. 附件附件 公文构

6、成要素远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英11 用纸用纸钉口：钉口：28mm28mm297mm297mmA 4A 4天头：天头：37mm37mm210mm210mm（每页（每页2222行、行、 每行每行2828字）字）156mm156mm225mm225mm 字体、字号字体、字号公文要素公文要素字体、字号字体、字号1. 份号、秘密等级、 保密期限、紧急程度黑体 3号2. 发文机关标识小标宋体3. 发文字号仿宋3号4. 签发人仿宋3号、楷体3号5. 标题宋体2号（加粗）6. 正文仿宋3号7. 附件说明仿宋3号8. 单位署名仿宋3号9. 成文日期仿宋3号（阿拉伯数字）10. 附注仿宋3号11. 抄送单位

7、仿宋4号12. 发文单位仿宋4号13. 印发日期仿宋4号（阿拉伯数字）14. 页码宋体4号（奇右偶左）公文构成要素远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英12范例范例1-1-保监会文件保监会文件远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英13范例范例2-2-上行文上行文远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英14范例范例3-3-下行文下行文远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英15范例范例4-4-条线文件条线文件远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英16 散会后一块儿吃晚饭散会后一块儿吃晚饭 把钱装进自己的腰包把钱装进自己的腰包 过去的事情就不追究过去的事情就不追究 不管三七二十一不管三七二十一 会后共进晚餐会后共进晚餐 中饱私囊中饱私囊 既

8、往不咎既往不咎 无所顾忌无所顾忌 1. 1. 准确：有一说一，有二说二。准确：有一说一，有二说二。2. 2. 严密：遵循逻辑要求和事物的联系，不能自相矛盾。严密：遵循逻辑要求和事物的联系，不能自相矛盾。3. 3. 简洁：删掉可有可无的字、词、句。简洁：删掉可有可无的字、词、句。4. 4. 直白：不作夸饰，不用、少用形容词，不用夸张标点符号。直白：不作夸饰，不用、少用形容词，不用夸张标点符号。5. 5. 书面：用书面语，避免使用口语、俗语。书面：用书面语，避免使用口语、俗语。公文用语远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英17公文审核要点文文 种：种：根据行文方向和内容审核使用的文种是否恰当。根据行文方向

9、和内容审核使用的文种是否恰当。字字 号：号：审核字号的使用，富保寿内发、富保寿内、富保寿内函及条线发文。审核编审核字号的使用，富保寿内发、富保寿内、富保寿内函及条线发文。审核编号是否准确。号是否准确。签签 批批 人：人：审核签发人的有无和准确。上行文一般签发人为总经理。审核签发人的有无和准确。上行文一般签发人为总经理。标标 题：题：标题拟写的规范，换行是否恰当。标题拟写的规范，换行是否恰当。主主 送：送：主送单位是否适当，称谓使用是否规范。主送单位是否适当，称谓使用是否规范。正正 文：文：用词用字是否规范，层次标识是否正确，有无别字和过于夸张、不适语句。用词用字是否规范，层次标识是否正确，有无

10、别字和过于夸张、不适语句。附附 件：件：附件标识是否规范，与附件的名称是否一致，附件是否齐全完整。附件标识是否规范，与附件的名称是否一致，附件是否齐全完整。单位署名：单位署名：单位署名是否规范，简称是否正确。单位署名是否规范，简称是否正确。成文日期：成文日期：与签发人签发日期是否一致；特殊情况的成文日期主办部门有无备注说明。与签发人签发日期是否一致；特殊情况的成文日期主办部门有无备注说明。抄抄 送：送：抄送对象是否适当，称谓使用是否规范。抄送对象是否适当，称谓使用是否规范。印发日期：印发日期：印发日期应等同或晚于成文日期。印发日期应等同或晚于成文日期。页页 码：码：是否标识了页码，页码是否正确

11、，位置是否准确。是否标识了页码，页码是否正确，位置是否准确。u发文文字审核要点发文文字审核要点远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英18关于邮件（日常使用频率最高的公文形式）主送主送标标 题题发发 送送抄送抄送附件附件 正文正文个人邮箱、部门邮箱、公司邮箱？个人邮箱、部门邮箱、公司邮箱？发送范围的准确：主送、抄送。发送范围的准确：主送、抄送。（主送（主送收件人排序原则：先机构后分公司、先收件人排序原则：先机构后分公司、先一线再后援、先客体后主体。一线再后援、先客体后主体。 各中支负责人、分公司各部门负责人、各中支负责人、分公司各部门负责人、中层其他副职、四级机构负责人、各机中层其他副职、四级机构负责人

12、、各机构业务条线部门负责人、各机构后援部构业务条线部门负责人、各机构后援部门负责人、分公司室主任、普通员工、门负责人、分公司室主任、普通员工、本部门相关员工本部门相关员工 ） 机构排序为成立先后顺序或正副职，机构排序为成立先后顺序或正副职，要要注意及时按照人事变动情况调整收件人注意及时按照人事变动情况调整收件人列表或顺序。列表或顺序。标题及正文文字的规范，必须有邮件主标题及正文文字的规范，必须有邮件主题。题。附件及附件格式。正式文件用附件及附件格式。正式文件用PDFPDF版。版。公司、部门邮箱发文前的审批。公司、部门邮箱发文前的审批。发出前的检查。发出前的检查。邮件错误发送后撤回就是事故。邮件

13、错误发送后撤回就是事故。邮箱使用关注事项邮箱使用关注事项远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英说文解字说文解字远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英 标题不当，缺少动词标题不当，缺少动词 文题不符文题不符 出现多余标点，审核不出现多余标点，审核不严严 严正文字体不规范严正文字体不规范 远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英 口语化，不精练口语化，不精练措辞不当，语言组织零散措辞不当，语言组织零散远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英 错别字，严谨程度不够错别字，严谨程度不够口语化，用词重复，缺乏精炼口语化，用词重复，缺乏精炼远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英 没有邮件主题，不知是何内容没有邮件主题，不知是何内容远见 责任 胸怀

14、发展鹏飞菁英 标题中标点符号使用不准确标题中标点符号使用不准确正文字号大小不一正文字号大小不一表述过于口语化表述过于口语化名单无所属机构，让阅读名单无所属机构，让阅读对象不易获得明确信息对象不易获得明确信息远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不够简洁和严密，标题不够简洁和严密，“的的”字位置错误字位置错误远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题中不应出现特殊标点符号标题中不应出现特殊标点符号远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题的文种不符合规范标题的文种不符合规范正文表述书面化，严谨度不足正文表述书面化，严谨度不足文不对题，主题是文不对题，主题是“说明说明”，正文是，正文是“告知告知”远见 责任 胸怀 发

15、展鹏飞菁英 正文字体不规范正文字体不规范远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题字体不规范，语法严重错误标题字体不规范，语法严重错误正文字体不规范，原因不清晰。正文字体不规范，原因不清晰。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题应为标题应为* * *方案追踪，否则有歧义方案追踪，否则有歧义远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不规范，语法缺失标题不规范，语法缺失名词动词模糊不清名词动词模糊不清文题不符文题不符正文字体不规范正文字体不规范远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不规范，标点符号使用不正确标题不规范，标点符号使用不正确标题不规范，字体错误、语法缺失标题不规范，字体错误、语法缺失正文字体不规范正文字体不规

16、范远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不规范，语法错误，谓宾倒置标题不规范，语法错误，谓宾倒置正文字体不规范，表述前后矛盾正文字体不规范，表述前后矛盾远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英正文字体不规范，表述不简洁明了正文字体不规范，表述不简洁明了远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英正文字体不规范，表述口语化正文字体不规范，表述口语化通知事项目的和原由不明确通知事项目的和原由不明确远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题表述不规范，转述即可标题表述不规范，转述即可正文表述口语化，两次出现网络聊天字符正文表述口语化，两次出现网络聊天字符远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题表述严重错误，文题不符标题表述严重错误，文题不符

17、中午下发通知，四个小时之后要求反馈，中午下发通知，四个小时之后要求反馈，时间过紧，导致公文不严肃时间过紧，导致公文不严肃远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不规范，表述单一，目的不明标题不规范，表述单一，目的不明正文字体不规范，标点缺失正文字体不规范，标点缺失远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题不规范，出现了引号之外的标点，标题不规范，出现了引号之外的标点，并且信息表述繁琐，出现断裂。并且信息表述繁琐，出现断裂。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题重要信息缺失，动词消失标题重要信息缺失，动词消失正文字体不规范正文字体不规范远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标题表述严重不规范标题表述严重不规范正文字体不规

18、范正文字体不规范远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英正文字体不规范正文字体不规范自用尊称不妥自用尊称不妥远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英标准邮件公文范例标准邮件公文范例远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英49公文总体要求以正确的以正确的文种文种拟文；拟文；以标准的以标准的格式格式行文；行文；以规范的以规范的流程流程批文；批文；以准确的以准确的范围范围发文。发文。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英50OA公文系统模板的概念模板的概念 即对每一种审批事项，按照公司审批

19、制度建立一个审批界面及其相应的流程。p 固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（160160条）条）p 通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。 内部请示内部请示 上报内请上报内请 发文发文 收文收文文文 种种远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英51新OA系统设置原则与特点1.1.固化重要审批流程固化重要审批流程根据公司发布的最新OA审批流程，固化了160条事项审批流。2.2.精简审批及流转环节精简审批及流转环节取消了原流转节点，实现审批的自动流转；尽量减少审批节点，充分发

20、挥抄送、会签功能；在统一流程中合并事项审批、用印、发文功能。4.4.突出主办职责突出主办职责部门负责人对公文处理负直接第一责任，会签其他部门的主动权都在主办部门负责人节点。3.3.设置固定、通用模板设置固定、通用模板固定模板：审批流程（环节）按公司规定固定设置。（160条）通用模板：审批流程中会签、最终签批人可以由主办部门指定。5.5.审批意见必须明确审批意见必须明确设置“同意”、“不同意”功能键，审批人签批意见必须明确。签署“不同意”意见的内请，将直接结束。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英52OA审批风险常见缺陷常见缺陷1.1.内请事项描述不清内请事项描述不清2.2.支持性附件不全支持性附件不

21、全3.3.授权不当授权不当4.4.事项真实性缺乏鉴别事项真实性缺乏鉴别远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英53OA审批风险u支持性附件不全支持性附件不全地址变更地址变更 保监局批文保监局批文负责人变更负责人变更 保监局任职资格批文、保监局任职资格批文、公司任职文件公司任职文件远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英OA审批风险u 授权不当授权不当 授权事项不明确；授权事项不明确； 授权范围不准确；授权范围不准确； 授权期限不合理。授权期限不合理。远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英55OA审批风险远见 责任 胸怀 发展鹏飞菁英56OA审批风险u申请事项真实性的鉴别：内请中的虚列费用申请事项真实性的鉴别：内请中的虚列费用项目项目示例示例虚列会议、培虚列会议、培训费用训费用1. *中支13年8月76日报销在*酒店举办内勤培训班费用9,200元；经查该培训班实际未举办，款项转入酒店并扣除1