流程优化培训课件 (0209)

1、流程优化实操示范课件流程优化实操示范课件 流程的基本认识流程的基本认识 流程梳理的方法流程梳理的方法 工作计划安排工作计划安排 1 2 3 目录目录 流程是把一个或多个输入转化为对顾客有用的输出的活动 。 Michael Hammer 流程是一系列结构化的可测量的活动集合，并为特定的市场或特定的 顾客产生特定的输出。 T.H.Davenport（流程再造） 流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。 ISO9000 流程其实就是“工作流转的过程”的缩写，这些工作需要多个部门、 多个岗位的参与和配合，这些部门、岗位之间会有工作的承接、流 转，因此流程也可以说是“跨部门、跨岗位工作流转

2、的过程”。流程定义及概念流程定义及概念什么是流程什么是流程3活动活动活动活动活动活动连接方式连接方式输出输出输入输入若干活动若干活动（供应商）（供应商）（客户）（客户）创造价创造价值值流程的流程的五特征五特征u 可以被准确衡量的投入；u 可以被准确衡量的产出；u 可以被准确衡量的品质；u 可以被准确衡量的成本；u 可以被准确重复的过程。 流程的特征流程的特征流程的流程的六要素六要素u输入（资源） u输出（结果）u活动 u活动的连接方式（结构）u顾客 u价值 流程的基本认识流程的基本认识 流程梳理的方法流程梳理的方法 工作计划安排工作计划安排 1 2 3 目录目录.界定流程范围界定流程范围.梳理

3、流程的业务活动梳理流程的业务活动绘制流程图绘制流程图流程描述流程描述是否达到是否达到目标要求目标要求结束结束修改方案修改方案是是否否.合理设置流程环节合理设置流程环节流程流程梳理的步骤梳理的步骤步骤一：界定流程的范围步骤一：界定流程的范围工作任务：明确流程所规范的业务活动，确定流程的起点和重点工作任务：明确流程所规范的业务活动，确定流程的起点和重点。具体包括：u 流程起点的输入是什么？流程的终点是什么？u 流程的目的是什么？u 流程输入及输出物事什么？u 流程涉及的部门或者岗位包括哪些？Q1.2.1部门计划制定Q1.2.2资源准备Q1.2.3目标落实Q1.2.4其他Q1.1.1经营环境分析Q1

4、.1.2经营目标确定Q1.1.3目标分解Q其他一级流程二级流程1.1经营计划确定1.3经营计划落实检查1.2经营计划部署Q1.3.1经营信息收集分析Q1.3.2目标差距分析Q1.3.3绩效考核Q1.3.4其他三级流程1.4经营计划调整1.战略管理2.经营管理4. IT管理3.绩效管理5. 物流管理6. 其他工作思路：工作思路：对公司的业务活动进行逐层分解，从业务类型到业务活动。工作成果：流程清单工作成果：流程清单举 例步骤二：梳理流程的主要业务活动步骤二：梳理流程的主要业务活动1、目标拟定2、经营计划大纲3、经营方案设计公司审核目标分解方案下发工作方法：工作方法：1、通过观察、人员调查、工作经

5、验总结等方式梳理该流程所需要的业务活动；2、对业务活动按照发生的先后秩序进行排列，并用箭头连接，形成流程框架。流程调查表流程调查表流程起点：流程起点：董事会提出年度经营目标流程存在的目的：流程存在的目的：规范公司经营计划及目标制定的过程，提高经营目标的可操作性流程终点：流程终点：输出年度经营计划及目标文档，下发各部门输入：输入：董事会提出的年度经营目标关键活动：关键活动：输出：输出：年度经营计划文案上游流程：上游流程：无下游流程：下游流程：年度经营计划及目标调整管理流程辅助信息：辅助信息：公司战略规划行业市场调研报告经营分析报告ITIT信息：信息：经营信息收集管理系统管理制度：管理制度：经营信

6、息管理制度部门工作计划管理制度1、目标拟定2、经营计划大纲3、经营方案设计公司审核目标分解方案下发流程所涉及业务活动梳理工具流程所涉及业务活动梳理工具举 例1、提出目标2、讨论目标1、公司经营计划大纲2、部门大纲3、汇总审批1、经营方案设计1、总经理审核2、董事会审批1、经营目标分解2、部门经营计划3、汇总审批1、部门落实步骤三：合理设置流程环节步骤三：合理设置流程环节1、目标拟定2、经营计划大纲3、经营方案设计公司审核目标分解方案下发什么是流程的环节？什么是流程的环节？流程的环节就是该流程所要经历的业务活动，各环节具有时序性和独立性。环节也可以分解，但环节的时序不能打乱。如何合理设置流程的环

7、节？如何合理设置流程的环节？如何缩短流程运行周期如何缩短流程运行周期如何减少流程环节如何减少流程环节需要重点关注的环节需要重点关注的环节u将串行活动变成并行活动u调节各环节的地理位置，或导入IT应用；u根据控制对象金额的大小，进行分层授权审批；u将不同环节的串行审批变成并行审批。u去除不重要活动，减少流程步骤；u合并内部的界面（环节）；u将需要客户参与的流程活动尽量整合在一起；u同一职位承担多项工作；u取消重复审批点；u操作级、重要活动编制操作规程；u需要审核及监督的节点u流程中的决策点；u根据发生错误的机率来决定检查、评审点设置的必要性；u用以强化控制的关键点、规避风险的关键点需设置环节。举

8、 例步骤四：画流程图步骤四：画流程图流程的基本逻辑关系流程的基本逻辑关系同一时间发生的同一活动时的排列同一时间发生的同一活动时的排列XOR:一个或另一个，但不是全部发生OR:一个或另一个, 或者两者, 信息流可能发生 (和/或)AND两个信息流都一定发生课程申请记录登记登记信息X XO OR R拒绝登记接受登记接受拒绝信息拒绝信息拒绝信息接受信息决策环节的逻辑关系决策环节的逻辑关系003A部门经营计划大纲003B部门经营计划大纲002公司经营计划大纲006部门经营计划004公司经营计划005审核不通过通过存在多种情况的逻辑关系存在多种情况的逻辑关系003部门经营计划大纲004经营环境调查002

9、公司经营计划大纲同一时间发生的不同活动时的排列同一时间发生的不同活动时的排列项目数据库/存档单文档/文件执行程序签合同决策环节离页起始、终止程序多文档/文件流程需展开的相关流程表示流程动作或信息的流动方向流程图的标识流程图的标识1、每个活动用一个方框表示，用词组表示活动内容；活动框根据时间顺序排列；3、不同角色在同时完成一个活动的时候采取并列的方式4、用决策符和返回符号表示返工的情况步骤技术研发部其他部门工程管理部开始提出经营目标否审批结束董事会是综合管理部门总经理讨论经营目标参与讨论经营目标确定经营目标编制年度经营计划大纲部门年度经营计划大纲建议编制部门经营计划大纲建议编制部门经营计划大纲建

10、议审核汇总审批否编制年度经营计划审核汇总编制年度经营计划审核汇总审核审批经营计划下发执行是是是否否123456789102、不同角色在同一时间完成不同活动的时候采取并列的方式，但用不同的序号表示；流程的基本逻辑关系示例流程的基本逻辑关系示例流程图示例：经营计划制定管理流程流程图示例：经营计划制定管理流程举 例步骤五：流程描述步骤五：流程描述流程描述的原则：流程描述的原则：l有明确定义的开端和结束l有输入必有输出l在整个企业组织中“流动”l不局限于单一的功能和部门流程描述的内容：流程描述的内容：“5W1H”例：经营计划及目标拟定管理流程描述表例：经营计划及目标拟定管理流程描述表流程名称和编号流程

11、名称和编号流程负责人流程负责人经营计划及目标制定管理流程公司总经理综合管理部经理各部门负责人描述描述规范公司经营计划及经营目标的拟定及分解驱动事件驱动事件开始事件：董事会提出经营目标事件结束流程：经营计划及目标下发各部门附加事件：经营环境调研输入输入项目（项目（ITEMS）和来源）和来源董事会提出经营目标输出输出项目（项目（ITEMS）和客户）和客户年度经营计划及目标文案下发举 例流程单元流程单元流程单元负责人流程单元负责人提出经营目标讨论经营目标各部门提出经营大纲部门经营大纲审核、汇总编制公司年度经营计划及目标文案公司年度经营计划及目标文案审批各部门编制部门年度经营计划及目标文案各部门年度经

12、营计划及目标文案审批文案下发执行董事会提出目标总经理组织讨论、综合管理部参与各部门负责人拟定部门经营计划大纲总经理审核、董事长审批综合管理部汇总总经理审核、董事长审批部门负责人负责编制本部门文案总经理审批综合管理部下发流程目标流程目标业务风险业务风险年度经营计划及目标拟定科学、合理，出台及时各部门目标与公司战略目标有差异各部门之间协调不及时关键控制点关键控制点成功的标准成功的标准公司目标提出部门目标提出部门之间的协作接上页例：经营计划及目标拟定管理流程描述表（续）例：经营计划及目标拟定管理流程描述表（续）举 例 2011jfc item advice15涉及部门涉及部门涉及部门涉及部门涉及部门

13、涉及部门责任职位责任职位重要输出重要输出说说 明明流程名称：流程名称：管理部门：管理部门：适用范围：适用范围：流程编号：流程编号：流程目的：流程目的：版本：版本：V1.0模版流程模板流程模板流程名称：流程名称：经营计划及预算编制流程管理部门：管理部门：综合管理部适用范围：适用范围：适用于清泉水业技术研发项目管理流程编号：流程编号：A-01-01流程目的：流程目的：规范经营计划及预算编制审批程序，确保预算目标落实版本：版本：V1.0举 例步骤技术研发部其他部门工程管理部开始提出经营目标否审批结束董事会是综合管理部门总经理讨论经营目标参与讨论经营目标确定经营目标编制年度经营计划大纲部门年度经营计划

14、大纲建议编制部门经营计划大纲建议编制部门经营计划大纲建议审核汇总审批否编制年度经营计划编制年度经营计划审核汇总审核审批经营计划下发执行是是是否否12345678910责任职位重要输出流程说明董事长总经理/综合管理部经理综合管理部经理各部门经理综合管理部经理总经理董事长综合管理部经理、各部门经理总经理董事长各部门经理经营目标公司年度经营计划大纲公司年度经营计划1、集团董事会会根据公司战略目标提出年度经营目标；2、公司总经理组织各部门人员讨论；3、综合管理部根据讨论结果起草经营计划大纲；4、各部门根据公司经营计划大纲起草部门经营计划大纲建议；5、综合管理部审核后汇总；6、公司总经理审核、董事长审批各部门经营计划大纲建议；7、各部门根据经营计划大纲建议起草部门经营计划文案；8、综合管理部审核汇总；9、公司总经理、董事长审批；10、综合管理部印发经营计划。 流程的基本认识流程的基本认识 流程梳理的方法流程梳理的方法 工作计划安排工作计划安排 1 2 3 目录目录下阶段工作内容与安排下阶段工作内容与安排序号工作内容责任人1组建流程优化小组2拟定流程清单3讨论、修订流程清单4填写流程信息调查表5整理流程信息调查表6编制流程草案7讨论、优化流程草案8