安装公司办公室操作手册(项目)-精

1、安装公司办公室操作手册（项目）一、文件管理（一）外来文件收文流程：项目文书登记文书根据文件内容拟办并传递至分管领导分管领导批示文书根据批示进行文件传递责任部门/责任人承办传阅与处理处理情况反馈。（二）项目内部发文流程：主办部门拟文主办部门经理审核文书核稿分管领导审批文书发文。（三）工作要求：1、项目文书负责外来文件的登记、传阅，并督促各部门与项目相关人员及时收看协同平台中的文件（包括两级机关办公例会纪要）；2、项目文书每天应定时登陆协同平台，根据公文中分公司领导批示意见，督促项目员工及时处理并落实文件有关要求。传阅文件处理时间不能超过2个工作日，有承办要求的文件，承办时间不应超过3个工作日（特

2、殊原因需向本单位分管领导说明实际情况并征得上一级分管领导及主管部门的同意）。3、项目文书应按月将本项目的公文处理情况，每月10日前发送给分公司综合办公室。对于需要落实或具体承办的要求、工作的落实与承办情况应进行说明；4、项目应建立发文台账，涉及到经济纠纷、责任及风险的对外发文，项目须报分公司审批。必要时，由分公司报公司审批；5、项目管理体系文件、施工标准、规程规范等必须是有效版本。失效文件可以做为资料保存，但应撤出工作场所；6、所有管理人员均应严格执行有关保密规定，严禁泄露公司有关机密；（四）应形成记录：1、收文登记2、发文登记3、公文处理卡4、本单位月度公文处理情况记录二、印章管理（一）印章

3、刻制及发放流程：1、以公司名义承接项目印章刻制及发放：分公司提交成立项目经理部报告至人力资源部公司人力资源部正式印发成立项目经理部文件项目部提交印章刻制申请报告分公司经理批准公司总经理批准经理办公室刻制并留取印模分公司综合办公室登记并留取印模项目指定印章管理员员领用。2、以局名义承接项目印章刻制及发放：分公司提交成立项目经理部报告（文件中注明申请启用项目经理部印章）至人力资源部公司向局报送成立项目经理部报告局正式印发成立项目经理部文件局长办公室刻制项目印章公司经理办公室领用、留取印模后放发至项目所属分公司分公司综合办公室登记并留取印模项目指定印章管理员员领用（二）印章使用流程：用印人填写公章（

4、法人委托书）使用登记表项目经理批准印章保管员用印。（三）印章管理要求：1、公司各类印章由公司总部经理办公室统一刻制，分公司及项目无权自行刻制公章；2、项目经理部应明确专人负责印章管理工作，并督促所属项目明确印章管理员，负责印章的日常保管、使用工作。项目经理/联营单位不得保管印章。3、印章管理员发生变动时应办理交接手续。4、印章管理员应与公司签订印章保管、使用责任书，项目经理/项目总工、商务负责人应同时在印章保管、使用责任书上签字；5、项目印章管理员应不定期对包括项目经理部班子成员在内的所有管理人员进行印章管理交底。印章交底应该常态化，对于新进场的员工应进行交底。6、对于违规使用印章、给公司造成

5、经济损失及不良影响者，公司将严肃查处，必要时追究其法律责任；7、项目竣工后，项目经理部应及时将印章交送分公司综合办公室印章管理员，并办理印章交接手续。分公司综合办公室应及时将回收印章交送公司经理办公室。8、以局承接项目应妥善保管自开工以来项目所有印章交底、交接及使用记录，以备局进行检查。（四）应形成记录：1、印章刻制申请2、印章保管、使用责任书3、印章管理交底记录4、公司公章及法人委托书使用申请表5、公章（法人委托书）使用登记表6、印章交接记录7、印章领用收缴登记表三、会议管理（一）时间要求：项目应每周召开项目例会，每月召开成本分析会。（二）会议资料要求：1、文书应做好项目例会记录，并根据需要

6、形成会议纪要；2、文书应配合做好成本分析会记录、会议纪要及其他会议资料的编制。（三）应形成记录：会议记录、会议纪要等四、办公用品管理（一）项目办公室应做好办公用品的采购和管理工作；（二）管理要求：1、个人消耗品原则上采取包干制度，不再统一购买与领用。但综合办应根据实际情况，购买分公司机关会议、投标等活动所需要的消耗品，并满足分公司领导的办公需求。2、项目购买耐用品应向分公司综合办提交书面申报报告，经分公司领导批准后方可购买。项目耐用品可以由分公司综合办统一购买，也可由项目购买。3、单价超过5000元的耐用品应按照固定资产的采购程序进行采购，并填写设备申请购买审批表。4、项目应建立并完善耐用品台

7、账，并报送分公司综合办公室备案。（三）应形成记录及资料：1、办公用品需求计划表2、办公用品台账3、办公用品处理表4、办公设备调剂单5、设备申请购买审批表五、信息报送（一）各项目每周五上午应将本项目重大信息报公司经理办公室；（二）重大信息信息报送范围：本单位日常生产经营中的重大决策及影响；本单位对上级单位（包括局）重要会议精神的贯彻落实情况；上级领导交办事项的落实情况；国家领导人、中央各部委、各省市主要领导、总公司领导及局领导、公司领导、业主及开发商视察指导或者调研的重要信息；项目开工、竣工、移交以及项目施工过程中的重要事项等信息，如刷新行业记录，攻克尖端技术难题或填补某项国内空白，进行科技研发

8、自主创新获取的国家技术专利等情况；项目施工过程中的先进经验和重要举措；参加全国、本行业和所在省市有重要影响的重要会议以及获得国家、省、市及总公司各项荣誉的信息；本单位出现不稳定因素，如集体上访、申请游行、重大事故等突发事件；其它有重要影响的信息。（三）重大信息深度开发：各项目应配合分公司做好重大信息的深度开发工作，重点做好项目先进先进管理经验、管理创新举措、科技创新成果的经验提炼与总结，并形成典型材料。（四）应形成记录及资料：1、本单位每周重大信息2、典型材料六、督办工作（一）项目办公室/文书为本单位督办工作牵头部门/责任人。（二）督办范围：1、局、公司工作会精神学习；2、公司工作会需督办事项

9、；3、分公司工作会需督办事项；4、公文及外来文件有关要求的落实；5、各部门年度及月度工作计划的完成情况；6、领导及上级单位交办的重要事项。（三）督办要求：1、项目办公室/文书应根据公司、分公司具体要求，做好有关工作及要求的督办，并及时将各项工作的推进情况反馈至公司、分公司有关部门。2、公文督办要求参见文件管理有关要求。3、领导及上级交办的重要事项应形成督办台账。（四）应形成记录：1、本单位月度公文处理情况2、其他重要事项督办台账七、车辆、住房、食堂、接待、后勤服务等（一）车辆管理1、除偏远的基础设施项目可配置交通车辆外，新成立的处于市区的项目经理部不配置小车。2、公司配置了交通用车的偏远基础设

10、施项目其班子成员交通补贴按普通交通补贴标准减半执行，其他管理人员按相对应的普通交通补贴标准执行。（二）住房管理1、对于不能搭设临建和甲方不提供宿舍的项目，可以租房, 租房面积与价格应严格执行公司有关规定；住房面积标准、因个人或家庭原因需单独租房享受补贴等规定或见公司行政管理分册之住房管理办法，以及关于改善员工生活环境和生活条件等相关事项的通知等文件。2、项目应建立租房台账，租房情况发生变动时应报分公司综合办公室备案。（三）接待1、项目办公室负责本项目的内、外部接待工作。接待标准参见公司行政管理分册之接待管理办法。2、项目办公室应根据需要，做好内部出差人员的车票订购、交通、食宿安排等工作。3、项

11、目办公室应建立公司内部人员出差在项目食堂商务用餐登记台账。（四）食堂管理1、项目办公室负责项目食堂管理工作。2、食堂工作人员应持有健康证明（或体检证明等可以证明其无传染性疾病的证明），并保证厨房排油烟、排水系统的畅通，做好餐具消毒与餐厅清洁工作，不得采购过期、变质或者三无食品。项目办公室应保留食堂健康证明原件。3、项目办公室应及时了解员工对食堂的意见与建议，与炊事员积极沟通，尽可能满足员工的用餐需要。（五）项目施工过程资料及档案管理1、项目办公室应督促并协助项目管理人员及时做好施工过程资料的编制、收集、整理，施工资料应与施工进度同步，尽可能避免事后补资料现象。2、项目办公室应及时收集项目施工过

12、程及竣工后的照片并报分公司综合办公室。3、工程施工档案在办理完工程交工手续后二个月内，各项目资料员将工程资料按工程档案收集及保管期限表中所要求内容整理完毕且简单装订成册后交公司项目管理部，由项目管理部检查确认资料齐全后移交公司档案员。同时，项目资料员应将工程资料的卷内目录电子版交一份至公司档案室。（六）办公区管理项目办公室应建立机关办公用纸及办公、生活水、电台账，每月对项目办公用纸及生活用水、电情况进行检查，督促并配合项目环保员做好节能降耗相关工作。（六）应形成记录：1、用车登记表2、车辆维修申请表3、车辆行驶台账4、租房台账5、商务用餐台账6、节能降耗月度检查记录八、本操作手册未尽事宜参见公

13、司行政管理分册及其他有关管理制度。附表目录：1、收文登记表2、发文登记表3、公文处理卡4、印章刻制申请表5、印章交接登记表6、印章保管、使用责任书7、印章管理交底记录8、公司公章及法人委托书使用申请表9、公章（法人委托书）使用登记表10、印章领用收缴登记表11、办公用品需求计划表12、办公用品台账13、办公用品处理表14、办公设备调剂单15、设备申请购买审批表16、工作督办表17、 检查表收文登记表序号日期来文单位文件号文件名称份数套数印号处理结果备注发文登记表序号日期文件号文件名称收文单位份数套数印号文件持有者传递方式处理结果备注公 文 处 理 卡收文日期： 年 月 日来文机关收文编号阅者、

14、承办者（签名）拟办意见承办结果领导批示印章刻制申请表申 请 单位申请印章名称申 请 事 由领 导 批 示备 注 年 月 日印章交接登记表印章责任人交出时间印章接管人接收时间印章名称、印模交出人： 接管人： 年 月 日 年 月 日印章保管、使用责任书 为加强公司对印章的管理，公司授权 （单位） （姓名）负责保管印章 （印章名称，印模附后），并负责该印章的施印工作。遵照中建五局安装印章管理规定有关要求，特制定本责任书。一、印章保管人应具有较好的政治素质，忠诚企业1、印章保管人应有较强事业心、责任心，原则性强，办事有公心。2、印章保管人应严格做到遵章守法，严格按照国家有关法律法规和企业各项管理制度办

15、事。3、印章保管人应加强学习，了解国家有关法律法规、熟悉企业各项制度规定和各类授权规定，不断提高自己的业务能力。二、印章保管人必须严格遵守以下具体规定：1、必须认真保管好印章，确保印章不因保管不善而损坏和遗失。2、必须确保用印单位的用印需要。3、必须严格按照用印审批程序和领导审批权限用印。4、无相应权限领导的批准，印章保管人不得委托他人代盖印章，不得自己随意将印章带出办公室或交他人拿走使用。5、若遇必须将印章带出使用的情况，应由印章保管人本人严格按照印章使用的审批程序获得批准后带出使用。6、按照目标管理的要求，印章保管人必须做到印章使用登记率100%，差错率为0。三、印章保管人拥有的相应权利：

16、1、在施印时有权对所印文字的内容进行审阅。2、对不符合审批程序或超越审批权限的用印需要有权要求用印人重新办理有关审批手续。四、印章保管人因工作失误应承担相应责任1、如因自身管理原因遗失、损坏印章应承担行政责任和相应的经济赔偿。2、印章保管人未经领导批准或不按领导批示擅自用印，一经发现立即进行行政处罚，给企业带来经济和社会信誉损失的，要承担相应的经济和法律责任。五、本责任书一式两份，公司经理办公室、印章保管责任人各执一份，双方盖章(签字)即行生效。印 模 印章保管人： 单位负责人：年 月 日公司（盖章） 年 月 日 （注：单位负责人栏由分公司经理及三总师/项目经理及项目总工、商务负责人签字）印章

17、管理交底记录单位：时间交底内容：1、公司所有印章由公司经理办公室统一刻制，任何单位不得自行刻制单位印章；2、本单位印章保管员为 ，任何人使用单位印章必须先在公章(法人委托书)使用登记表上登记，经单位负责人批准后，才能由印章保管员用印；3、签定工程合同、借贷、担保、开具法人委托书等经济合同用章时，必须经公司总经理签字，由公司经理办公室统一盖章；4、严禁将分公司与项目印章用于签定合同、对外担保等经济活动；违反规定者将严肃查处，情节严重者将送交司法机关惩处；5、分公司配有公司公章和法人委托书，投标报价及竣工备案资料需要使用公司公章、法人委托书时，必须先经过公司审批同意，且经分公司经理签字方能盖章。不

18、涉及到经济、责任及风险的对外发文或者资料需要使用公司公章时，无需报公司，经分公司经理批准即可；6、印章保管必须安全可靠，加锁保存，严禁委托他人代管。不准将印章带至办公场所以外地方，确因工作需要，需将印章带出的，应报单位负责人批准，做好登记，并明确由本单位工作人员保管和用印；7、印章移交须办理手续，工程项目竣工结算完后，应及时将有关的所有印章上交至公司经理办公室；8、其他注意事项：交底人：接受交底人：公司公章及法人委托书使用申请表 J申请单位：申请人：申请时间申请原因：年 月 日分公司经理意见：年 月 日公司部门意见：年 月 日公司分管领导意见：年 月 日公司总经理意见：年 月 日公司董事长意见：年 月 日公章(法人委托书)使用登记表时间文件内容公章名称/法人委托书申请人批准人备注 印章领用收缴登记