机关公文写作实务

1、机关公文写作实务主讲：赵兴伟 2016.3.92012年4月16日，中办、国办联合下发了党政机关公文处理工作条例2012年6月29日，国家质检总局和国家标准委正式批准发布了党政机关公文格式（GB/T97042012）2015年12月9日，药交所印发重庆药品交易所公文处理办法（渝药交发201554号）参考文件新条例确定了党政机关文种有15个：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。党政机关通用的文种有10个：决定、公报、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要党的机关一般不使用命令（令）、议案、公告、通告。行政机关一般不使用决议。公文种类

2、通知与通报 均属告知性公文。 不同点：通知的内容侧重于直提要求、明确界限；通报的内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步工作要求（如指导性通报）， 也可以不提任何要求（如情况性通报）， 而通知（指示性）有工作的意见与要求。 通知可用来批转、转发、印发公文， 通报则无此功用。文种区别意见与报告 不同点：在行文方向上，报告仅用作上行文，意见则可多方向行文，既可作上行文使用，也可作下行文和平行文使用；意见用于对重要问题提出见解和处理办法，报告则主要是汇报工作，反映情况，答复上级询问； 意见作为上行文时，一般按办件的程序和 要求办理，报告一般只作为阅知性公文处理。文种区别意见与请

3、示 不同点：在行文方向上，请示仅用作上行文，而意见则可用作上行文、下行文、平行文。意见若为上行文，只能用于对重要问题提出见解和处理办法的建议，而请示则无此限制，对符合请示条件的所有请求指示和批准的事项均可涉及；意见必须对重要问题表态并提出处理 问题的办法，请示则可以直接提出问题， 请求上级机关指示、批准。文种区别请示与报告 共同点：都是上行文。 不同点： 一是对上级要求不同。报告不要求上级答复，而请示则要求上级答复。 二是行文时间不同。报告是事中或事后行文， 而请示只能是事前行文。文种区别请示与函共同点：它们的适用范围中都有请求批准的功用。不同点： 一是在行文时间上，函是视内容可事前、事中、事

4、后行文，而请示只能事前行文。 二是在行文方向上，函主要用于平行文，而请示 只能用于上行文。 三是在行文结果上，收文机关收到函后，一般 只能用函答复，而上级机关收到请示后，无论 对请示事项是否同意，要给予答复，有时用 下行文批复，有时授权办公厅（室）用函来答复。文种区别决定、命令（令）、通报 共同点：适用范围都有表彰先进的内容； 决定与通报这两个文种还可用于批评错误过失。 用于表彰先进。 用于批评、惩戒错误。 文种区别 使用非法定文种。 不选用法规中规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议、答复等文种，如公文标题为：“关于接待XXX的计划”。 文种重叠。比如请示报告、意见

5、报告、请示函等， 又如转发通知类公文，因转发环节多，经常 出现“通知的通知的通知”。文种选择问题 生造文种。比如情况报告、总结报告、申请报告、任免通知、汇报等，甚至把批转、转发也拿来当文种使用。 文种作为公文标题。比如将函、通知（会议通知或开会通知）、请示、报告等作为公文标题，违背法规中有关标题应包括发文机关、公文主要内容和文种 三部份内容的原则要求。文种选择问题 文种混用。主要表现为请示报告不分、决定决议相混、公告与通告乱用、决议和会议纪要等同等等。 错用文种。有两种情况比较普遍。 一是平级机关之间行文使用请示文种。 二是将报告当作请示使用。 文种选择问题 依据法规的规定和要求正确选用文种

6、依据发文机关的职能权限正确选用文种 依据行文隶属关系或业务指导关系正确选用文种 依据行文的目的、要求正确选用文种 按照文种的适用对象正确选用文种文种选择依据适用范围：通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项以及批转、转发公文。主要特点：适用范围广、使用频率高、是专项性强。通知关于开展市属国有重点企业运营管理情况专题调研的通知重庆市卫生和计划生育委员会办公室关于做好低价药采购工作的通知适用范围：向上级机关汇报工作反映情况回复上级机关的询问主要特点：广泛性陈述性单向性事后性报告关于落实市领导对化医控股请求开展公立医疗机构医疗器械等集中配送批示精神办理情况的报告适用范围：请示用

7、于向上级机关请求指示、批准。主要特点：一是内容针对性、规定性。二是逐级请示，不得越级行文。三是单一性，一事一请示。四是呈批性，原则上主送一个主管的上级机关。五是请示者和受理者必须是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。六是事前性，必须是事前请示，不能先斩后奏。 请示关于成立重庆市紧缺药品集中带量采购工作小组的请示适用范围：函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。主要特点：一是广泛性。平行机关和不相隶属机关都可使用。二是灵活性。凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、召开会议、报送材料均可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项等。三是单一性。一函一事、简短明了。函重庆市人民政府关于恳请支持重庆药品交易所建设全国性药品交易平台的函适用范围：纪要用于记载会议主要情况和议定事项。主要特点：一是纪实性（客观性）。如实记载会议情况和议定事项以及会议存在的分歧意见和问题等。二是概括性（提要性）。纪要不同于记录，纪要要集中地反映会议的精神实质，具有高度的概括性。三是内部性。会议纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。纪要纪要药品价格改革工作专题会议纪要所有公文原则上通过OA流转。有的单位网上查收文件不及时，或未按时限要求办理。多个单位办理