基于Web的高校办公自动化系统的研究与设计

1、 基于Web的高校办公自动化系统的设计与实现摘 要: 基于高校办公自动化的需求,采用ASP技术及MSSQLServer2000数据库技术设计了基于Web结构的高校办公自动化系统,该系统规范化!标准化程度高,能够支持公文运作的全过程.本文针对系统的设计方案!系统特点及其具体的实现方法进行了论述.关 键 词: Web结构;高校办公自动化;ASPDesignandImplementationofOfficeAutomationSystemBasedonWebinHignerEducationUnitsGAOYan2xia(ZhongyuanInstituteofTechnology,Zhengzho

2、u450007,China) Abstract: Takingintoaccountthesituationtoexecutetheofficeautomationinhighereducationunits,ASPtechnologyandMSSQLServer2000databasetechnologywillformasystemtorunweb2basedofficeautomationinhighereducationunits.Thesystemhashighlyuniformityandstandardizationandsupportsthewholeproceduretopr

3、ocesstheofficialdocuments.Thisarticlehasdescribedthedesignmethods,featuresandpracticalmeasuresofthissystem.Keywords: Webstructure;officeautomationinhighereducationunits;ASP基于Web的办公自动化系统软件开发 摘要 公办自动化系统对于提高企业的管理水平具有重要意义.随着网络技术的发展和企业信息量的增加,必需要有合理的方法进行信息的管理.基于技术开发了用于信息管理的企业办公自动化软件,介绍了设计目标!主要功能模块!实现的关键技术

4、以及特点,实现了与生产过程数据库的集成.开发平台选用了,采用多达7级的系统访问权限控制手段和数字签名技术,有力地保证了系统的安全.由于采用了/的软件架构,使得软件的模块增加!维护等工作变得相对简单.实际企业的应用结果表明本套软件提高了企业的办公效率!节约了办公成本.关键词 办公自动化,/结构The Exp to iture of an O ffice Autom anon System Softwarebased on the W eb B rowser Abstract Office automation is very important to improve the management

5、 level ofcntcxprisc, W ith the net technologydeveloped and increasing cntcxprisc knowledge, a proper method for information management should Sc proposedThis paper developsits primary modulesa set of office automation system software Sascd on WcS technology The goal of the software andare introduced

6、 in this paper This paper present the characteristics of the software and discussessonic of the key implement technologies The integration with the process relation dataSasc is also realized in the soft-ware The security of the software system is assured with the help of the developing platform一Lotu

7、s Domino-whichprovides a controlled means for system visiting purview of seven layers and digital signature technology Bccausc ofthe B/S structure adopted it will Sc easy to extend additional modules for the software with simple maintenance, Theapplied results in sonic companies show that the office

8、 automation software improves official efficiency and much offi-cial cost has Sccn savedKey words office automation Wc' B/S structure随着信息经济的发展以及行政管理事务的增多,办公机构需要处理的信息量也越来越大,传统的手工作业方式已远远不能适应社会信息化和社会经济发展的需要,因此,许多国家和地区都在积极发展办公自动化技术,以适应信息化社会的需求"办公自动化(0A-0fficeAutomation)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的

9、办公方式,是信息化社会的产物"通过网络,企!事业单位和机构内部的人员可跨越时间!跨越地域协同工作"由于办公人员可以用现代化的技术!设备和科学管理手段来提高工作质量和效率,实现管理现代化和决策科学化,因此越来越引起人们广泛的重视"二!办公自动化的作用和意义现代办公自动化系统已经不仅仅局限于减轻办公人员的工作量,而是要从繁琐的事务中解放出来,用更多的精力去关注最重要的工作,从而提高工作效率,增强其综合业务能力"办公自动化是一项具有重大意义的系统工程,它带来的效益主要表现在以下几点:适应信息社会的需要"使办公人员节省大量的工作时间,提高工作效率和工作

10、质量,减少办公费用"提高快速响应能力"如核对数据!查阅资料!统计报表等,可利用计算机的快速处理能力,在短时间内获取需要的信息"提高决策的准确性和科学性"由于计算机处理信息准确!及时!可靠,大大地减少了手工工作产生的错误和遗漏,为决策提供可靠的科学数据依据"节省能源和交通工具,充分利用人力资源,节约办公费用"办公自动化可以促进办公制度和管理制度的改革,促进管理现代化的实现"总之,办公自动化可以使办公人员用现代化的技术装备和科学管理手段来提高工作质量和效率,使人类社会摆脱落后的传统办公方式"它的推广应用不仅能取得巨大的

11、经济效益,而且对社会生活的各个方面将产生深远的影响"1设计原则1.1系统实用性系统设计综合了先进性和实用性!开放性与兼容性!安全性与灵活性等原则,以管理信息为体,面向机关日常业务!面向辅助领导决策!面向为社会服务,实现信息共享和协同工作,推进无纸化办公进程"同时,系统操作简单!方便,工作人员能够从手工操作平滑过渡到使用电脑操作"1.2安全可靠性采用分类授权!权限校验!存取控制等技术,以保证整个办公自动化系统的安全;通过RAID技术和备份机制,确保系统数据安全可靠"在公文流转过程中,每一个环节的修改!批注!签名等手写痕迹能够完整!真实地保存下来,在文件正式

12、形成之后,要与正文一起归档"1.3技术先进性采用基于Browser/Server的三层结构,客户端必须通过中间事务层与数据相连接,保证了数据的安全和事务处理的高效性"系统功能的实现集中在中间事务层,使得系统的修改!扩充和维护更加便利,降低了开发难度,减少了系统成本"客户端采用浏览器作为平台,保证了系统通用性和客户端的零维护"1.4系统可维护性由于所有应用服务架构于中间事务层之上,使得系统可以根据应用需求的变化和应用范围的扩大,方便地进行扩展和升级,能够自行定义各类业务的工作流程和公文流转格式,保证系统具有较高的适应性"3功能模块根据机关工作需求

13、,本系统将实现如下功能模块"3.1公文处理通过办公自动化管理系统,将各类文件的接收!批办等处理过程和起草!核稿!签发!存档等发文的各个环节交由计算机协助处理,使管理过程更加方便!快捷和科学"本模块含收文管理和发文管理两大功能"收文管理主要是对外来公文进行登记和处理以及来文的转发,收文登记员直接输入或接受电子公文,登记后将收文发送给领导批示或阅读,处理结束后由归档员进行归档"发文管理处理内部制发的公文,实现拟稿!审核!核稿!签收!会签!指示!电子签名!办理!盖章!退文!退稿!备查!提交归档!打印!送印!分发!销毁等业务操作"3.2档案管理档案管理

14、分文件归档!新增案卷!案卷修改!案卷删除!拆封案卷!封存案卷!文件移卷!案卷查询!借阅管理!案卷借阅等十个功能"文件归档是将已处理完毕的文件放入案卷中"新增案卷!案卷修改!案卷删除!拆封案卷!封存案卷!文件移卷是对案卷的一些基本操作"案卷借阅主要是实现一般用户对档案借阅的功能,借阅者可以通过输入查询条件来查找案卷,办理借阅,并可打印借阅清单"3.3计划管理及工作安排计划管理及工作安排的主要功能是编制和发送科室及个人的工作计划,并可对工作安排进行监督!考评"其主要功能包括:安排工作计划!填写工作日志!考评任务日志!查询工作计划!查任务日志&quo

15、t;3.4网站信息管理网站是政府机关的窗口,发布各种政策法规!热点新闻!工作动态及需要公示的信息,机关工作人员可以在办公自动化系统中方便地浏览本机关网站,具有网站信息管理权限的相关处室!人员可以根据实际需要对网站的相关栏目进行动态维护更新"3.5电子邮件本系统采用MicrosoftExchange2000Server作为邮件服务器软件"Exchange2000Server和MicrosoftWin2dows2000的无缝集成可以满足机关电子邮件服务的需要"Exchange能够使各种规模的组织机构提高工作效率,降低成本,并能够及时传播信息"通过与Micro

16、softOutlook2000相结合,Exchange将提供可靠的!可伸缩的!易用管理的消息和协作基础架构"3.6意见和建议本模块可实现工作人员提出意见和建议的功能"机关工作人员可通过此模块将自己的意见和建议发送到领导信箱或其他人员,以增进横向和纵向的交流"意见和建议可以由系统发送到其他员工!部门领导或单位领导;对方在作出相应的处理后可方便地回复该意见和建议,告知处理结果"3.7会议管理系统对常规会议和临时会议提供了计划!准备!记录和查询功能"在会议召开前进行会议准备,包括安排会议的参加人员!时间!场地!内容议题,准备会议文件等;会议结束后要对

17、出席情况!议题讨论结果!会议决议等内容作记录"3.8人事管理建立机关工作人员信息库,详细记录职务!职称!学历!工资!考核!培训!岗位流动等情况;人事管理部门对信息库及时进行维护更新,这样可自动生成各种人事统计报表,有条件地查询各类人员,并提供网上评选先进!干部任前公示!考核测评等功能"3.9财务管理对机关财务工作进行有效管理,对经费的收支!预算实施有效监控"主要包括:经费年度预算和使用情况;工资发放情况;各种帐务信息的汇总;有关领导和授权人员对经费使用情况进行审查等"3.10资产管理通过建立固定资产信息库对固定资产进行管理"用户可以对现有的固定

18、资产进行查询!增加!修改!删除或者按资产类别和部门进行统计"除了具体的固定资产外,用户还可以对固定资产的类别进行增删"3.11车辆管理对车辆基本信息!出车情况!维修保养情况及时输入本系统"用车必须在工作站上填写出车申请,包括用车人员!随车人员!出车时间!出车事由等"有关科室对所有车辆的基本信息!派车情况进行管理,对车辆行驶里程作好记录"3.12领导辅助决策本模块专门为领导设计,可提供上述各类管理模块的数据查询和分析结果,如公文处理数量!按时办理数量!过期办理数量!各种财务报表!用车情况!资产管理等信息,并用图表!文字等形式显示或打印出来&quo

19、t;3.13系统管理系统管理模块的权限是系统管理员,这为整个系统提供了一个良好的设备环境,其中包括部门设置!人员注册!数据维护!添加用户!修改用户权限,以及设置用户密码!权限浏览!设置部门权限等"2 高校办公自动化系统的部分实现公文管理子系统是该办公自动化系统的核心部分.收文和发文的流程3如图2所示.图2 公文处理流程为了实现文件的传阅,我们在页面中定义了一个功能按钮:/指定阅办人0,将按钮的类型设置为dbut2tond,将按钮的ONCLICK设置为dpopwin()d,当用户点击按钮时,系统执行popwin()函数,将弹出处理页面.由于在ASP中,各种脚本语言可以任意使用,原则是实

20、现功能的简便,在这里我们选用Javascript脚本实现这个功能,代码如下:<scriptlanuage=javascript>functionpopwin(id)window.open(dybp.aspd,dd,dheight=200,width=440,resizable=yes,scrollbars=yes,status=no,toolbar=no,menubar=no,location=nod);</script>当用户点击/指定阅办人0按钮时,系统弹出/指定阅办人0页面,把d&session(dreceiveIDd)作为传递的参数,从收文处理信息数据库

21、中选取收文处理信息,取出数据库中已经处理这项收文的人员的id,这样做是为了实现透明性,让有权分阅的用户知道那些人员已经收到此项收文,避免了相同信息的重复发送.当然,为了信息的保密,我们也在此加入了用户级别的判断,让没有分阅这项公文的人员看不到具体是那些人员处理了此项事务.如果是无关用户,页面将中断显示,给出错误信息提示;相反,如果是正常权限的用户,那么页面将给出处理这项公文的所有的用户信息.代码实现如下:<%sql=dselect*fromCorrespondwhereFileID=d&session(dreceiveIDd)setrs=conn.execute(sql)Ifrs

22、.eofandrs.bofthen%>对不起,你不能指定阅办人<%response.endelse%><palign=dcenterd><b>文件已经送往下列相关人员</b></p><%ifrs.eofandrs.bofthenresponse.writed<fontcolor=.red.>还没有相关的收文处理信息</font>delsedowhilenot(rs.eoforrs.bof)%>&nbsp<fontsize=d3dface=d楷体GB2312d><%=r

23、s(dDealerd)%></font>&nbsp<%rs.movenext loop%>在这个页面中,还有一个form表单,用来处理有权用户指定阅办人的信息.指定阅办人时,选择所传送的部门和负责办理的人的职务,系统将在用户信息数据库ZGUser中自动寻找符合条件的用户,并且在收文处理信息数据库correspond中添加与此对应的数据库记录.那么获得处理此项公文的人员就获得了处理的权限:即批阅这项公文,如果用户的权限足够高,还可以继续指定其他的阅办人.系统接到有权用户指定的阅办人的信息,将在ZGUser中自动搜寻符合条件的用户,使用下面的sql语句可以实现

24、这个功能.sql=dselect*fromZGuserwhereuserDepart=.d&request(ddepartmentd)&d.anduserJob=.d&request(dsponsord)&d.d如果没有合适的人员记录,系统返回错误信息,否则将自动在收文处理信息数据库correspond中插入一条记录,使收文文件和处理用户相关联,同时,在用户界面上,将提示这项收文已经成功送达这个用户.这样就实现了指定阅办人的功能.5 系统的特点(1)先进性:由于采用目前最为流行的基于/结构的开发模式!2000操作系统,基于可靠的5开发平台,因而确保了本系统的先进

25、性.(2)实用性:用户端由于采用标准的浏览器,界面统一友好,易于办公人员操作.整个程序只需在服务器端安装,所以用户只需经过简单培训,就可以完全熟练使用办公自动化系统.(3)安全性:从系统本身角度看,由于5具有采用多达7级的系统访问权限控制手段和数字签名技术,符合2级安全标准;另外,系统管理员可以根据办公人员的身份进行权限控制,从而限制不够级别的用户权限,加强安全性.(4)可扩展性:由于服务器能够很方便地实现二次开发,根据用户需求,很方便地扩展系统的功能.4 结 语该系统基本实现了文件网上传递,大大提高了用户的公文处理!档案管理及其它日常工作的效率和质量,节省人力资源,为信息的综合利用提供了方便的手段;系统界面友好!使用方便!