账务处理中心用户手册

1、 校园一卡通账务处理中心用户手册 校园一卡通系统文档编号:YHSC-CMS-008文档名称:用户手册模块名称:财务处理中心版本:6.0密级:公开作者:日期: 目 录1.模块介绍22.使用环境配置23.运行软件23.1.数据库连接配置23.2.用户登录33.3.修改结算标志33.4.进行结算33.5.打印日结报表43.6.打印部门结算表43.7.打印月结算表53.8.结算后期处理54.手工补账处理65.自动补账处理66.异常账户处理77.账务查询77.1.未结算交易查询77.2.已结算交易查询87.3.冲补账明细查询87.4.个人账户查询87.5.不能处理记录查询88.系统设置98.1.系统参数

2、设置98.2.修改登陆密码91. 模块介绍项目/系统名称校园一卡通系统版本号6.0模块名称账务处理中心模块功能描述账务处理中心是校园一卡通系统的账务处理部分，主要负责对系统所有日常交易进行账务结算，对不平的交易账户进行补账、冲账等处理。并提供了丰富的报表和查询，负责系统各商户进行对账和划账管理。2. 使用环境配置软件环境服务器OS: Windows 2000 Server数据库: MS SQL Server 2000 sp3工作站OS: Windows 2000 Professional硬件环境工作站与服务器通过局域网连接，网络带宽100M参考资料校园一卡通系统总体设计方案书账务处理中心详细设

3、计方案书3. 运行软件3.1. 数据库连接配置第一次运行卡务管理中心，系统会弹出数据库设置窗口，如图3.1.1所示：图3.1.1输入相关参数：服务器名： 中心数据库服务器的IP地址或者计算机名称。数据库名：中心数据库数据库的名字,默认设置是CardMs。用户名： 中心数据库cardms的数据库用户名, 超级用户默认是SA。用户密码： 中心数据库 cardms的数据库用户相对应的用户密码。确认参数设置正确后,点击【确定】按钮，如果参数设置正确系统将显示用户登陆界面，如图3.2.1所示：如果参数设置错误，系统将弹出数据库连接错误提示框，如图3.1.2所示,点击【重试】按钮，系统重新回到数据库设置界

4、面；点击【取消】按钮退出系统。图3.1.23.2. 用户登录进入到用户登陆界面，如图3.2.1所示： 选择自己的登陆用户,输入登陆密码后点击登陆按钮登陆系统,点击【退出】按钮退出系统。登陆用户和登陆密码都正确后进入到系统主界面，如图4.1.0所示：如果找不到自己的登陆用户，请联系系统管理员。如果忘记登陆密码，请联系系统管理员。图3.2.13.3. 修改结算标志设置交易状态，是交易状态还是日结状态。当要进行日结时要确保状态为正在日结。状态的设置还会影响到其他的操作，例如发卡时就要求是交易状态。单击【日结状态设置】按钮，打开结算标志设置窗口，如图4.1.1所示。 图4.1.1 图4.1.2单击【确

5、定】按钮可在正在日结及交易状态之间转换。如图4.1.2所示。 3.4. 进行结算结算前检查，删除重复记录，进行交易结算，对序号不连续的记录、交易设备不存在的记录、卡号不存的记录等错误记录进行错误标志处理。单击【进行交易结算】按钮，打开交易结算窗口，如图4.2.1所示。如果日结状态设置为交易状态，则不能进行交易结算，需将状态设为正在日结才行。单击【结算】按钮进行日结，交易设备不存在的、卡号不存在的记录放不能处理表中。处理完成后将显示处理交易笔数显示在“结算交易记录”处。结算的详细过程状态将在结算进程中显示。图4.2.1结算完成后，进度条显示100%，系统提示“已经完成交易结算”，点击【退出】按钮

6、即可。如图4.2.2所示。图4.2.23.5. 打印日结报表按日期打印已日结交易汇总报表。单击【打印日结报表】按钮，打开日报表打印窗口，如图4.3.1所示。图4.3.1输入或选择某一日期，一般为当天日期，然后选择报表种类为结算日报表。单击【预览】按钮打开日报表预览窗口，如图4.3.2所示。图4.3.2按打印机图标即可将图示报表打印输出，单击【】可浏览下一页，单击【】可浏览上一页，单击【|】可浏览最后一页，单击【|】可浏览第一页，单击【关闭】可关闭窗口返回。报表浏览窗口都有以上功能，后面遇此种情况不再赘述。3.6. 打印部门结算表按日期打印已所有部门的交易结算报表。单击【打印部门结算表】按钮，打

7、开日报表打印窗口，如图4.4.1所示。图4.4.1选择起始日期和终止日期，然后选择报表种类为部门汇总报表。单击【预览】按钮打开部门汇总报表预览窗口，如图4.4.2所示。图4.4.2图4.4.3如图4.4.3所示，选择起始日期和终止日期，然后选择报表种类为部门对账细则报表。单击【预览】按钮打开部门对账细则报表预览窗口，如图4.4.4所示。图4.4.43.7. 打印月结算表按月份打印已交易结算月报表。单击【打印月结算表】按钮，打开月结算报表打印窗口，如图4.5.1所示。图4.5.1选择需打印的年份合月份，单击【查询】按钮打开月结算报表预览窗口，如图4.5.2所示。图4.5.23.8. 结算后期处理

8、对经过交易结算后有错误标志的交易记录进行错误再标志。单击菜【结算后期处理】按钮打开结算后处理窗口，如图4.6.1所示。如果日结状态设置为交易状态，则不能进行结算后处理，需将状态设为正在日结才行。图4.6.1单击【开始】按钮，在进程条中将显示处理进程，并在相应处显示相关信息。结算后处理完成后，系统提示“已经完成结算后处理”信息，如图4.6.2所示，单击【退出】关闭窗口。图4.6.24. 手工补账处理补卡时，根据交易流水号断号情况添加缺漏的交易记录，并使断号前后金额持平，使交易流水号连续。单击【手工补账处理】按钮，打开手工补账窗口，如图5.1.1所示。 图5.1.1输入或选择起止日期和查询项后，单

9、击【查询】按钮，以查找该段时间内需补账的记录。双击要补账的记录，打开自动调整交易记录窗口，如图5.1.2所示。图5.1.2窗口下部分显示该卡账户所有的交易记录，但光标停在第一条交易序号断号记录上“00000002”，我们可以看到交易序号“00000001”之前的交易序号都是连续的，正常情况下后面跟的交易序号应为“00000002”，但实际却是“000000003”，这样就说明第1笔交易到3笔交易之间出现了断交易现象，这可能是其他交易还未上送，当断交易大于等于10条时都只补10条。冲补账信息栏自动显示补账信息：“交易金额”取断号前后的差额“30=240-10-200”，交易时间取补账时间，单击【

10、确定】系统自动生成1条交易记录（交易序号为“00000002”，补的交易金额为“30”。补完一个账户后，系统自动显示第二个需要处理的账户，单击【确定】按钮即可。当然也可单击【<上一条】或【>下一条】进行选择，经过补账后的交易可以进行正常日结。5. 自动补账处理系统根据交易流水号断号情况自动补充缺漏的交易记录，并使断号前后金额持平，使交易流水号连续。单击【自动补账处理】按钮，打开自动补账窗口，如图6.1.1所示。图6.1.1系统自动计算需补账的记录数量，点击【开始】按钮，即可开始自动补账，完成后系统提示“已经完成自动补账处理”，点击【关闭】按钮关闭窗口即可。6. 异常账户处理对于已确

11、定为异常的账户，可进行更详细的分析和补账处理。单击【异常账户处理】按钮，打开异常账户处理窗口，如图7.1.1所示。图7.1.1查询项后，单击【查询】按钮，以查找需处理的账户。双击要处理的账户，打开处理错交易窗口，如图7.1.2所示。图7.1.2系统自动列出该账户的非正常交易记录，以供分析和处理，分析后手工输入一条正确的冲补账记录，点击【确定】按钮即可完成该账户的异常记录处理。7. 账务查询7.1. 未结算交易查询按卡号、账号、姓名进行未结算交易记录的查询。单击菜单【未结算交易查询】，打开未结算交易查询窗口，如图8.1.1所示。图8.1.1选择起始日期和终止日期、交易类型和查询项，再输入查询值，

12、单击【查询】按钮，将显示该持卡人员未结算交易记录。点击【导出】按钮导出已出现处理的交易记录列表。7.2. 已结算交易查询按卡号、账号、姓名、人员编号进行个人历史交易记录的查询，此记录为已日结交易记录。单击菜单【已结算交易查询】，打开已结算交易查询窗口，如图8.1.2所示。图8.1.2选择或输入起止日期，选择查询项（卡号、账号、姓名、人员编号），输入查询值，单击查询按钮，将显示该持卡人员的历史交易记录，点选不同的交易记录，将在窗口下部详细信息栏显示相应的信息。单周全部查询将显示该段时间内所有持卡人员的历史交易记录。7.3. 冲补账明细查询按结算时间段来打印冲补账明细报表。单击菜单【冲补账明细查询

13、】，打开冲补账明细查询窗口，如图8.3.1所示。图8.3.1输入或选择起止日期，选择交易状态为冲账或是补账，单击【查询】按钮将会显示查询结果，单击【导出】按钮可将查询结果导出到文件中。7.4. 个人账户查询按卡号、账号或姓名对持卡账户进行查询。单击【个人账户查询】按钮，打开个人账户查询窗口，如图8.4.1所示。图8.4.1选择查询项（卡号、账号、姓名），输入相应的值，单击【查询】按钮将会显示查询结果，单击【导出】按钮可将查询结果导出到文件中。7.5. 不能处理记录查询按卡号查询经过结算处理后的需手工处理的记录。单击【不能处理记录查询】按钮，打开不能处理记录查询，如图8.5.1所示。图8.5.1选择查询项（卡号），输入要查询的卡号，单击【查询】按钮将会显示查询结果，单击【导出】按钮可将查询结果导出到文件中。8. 系统设置8.1. 系统参数设置通过设置查询超时和每次查询返回的记录条数，可优化查询的执行效