现代应用文(第二章)

1、第一节第一节 行政公文概述行政公文概述第二节第二节 通通 知知第三节第三节 通通 报报 第四节第四节 请请 示示第五节第五节 报报 告告第六节第六节 函函第七节第七节 会议纪要会议纪要第一节第一节 行政公文概述行政公文概述n一、公文的涵义一、公文的涵义n 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的形成的具有法定效力和规范体式的文书具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政，是依法行政和进行公务活动的和进行公务活动的重要工具重要工具. .n公文具有广义和狭义之分公文具有广义和狭义之分。n广义的公文广义的公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合是党政机

2、关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，商洽工作，发布法规和规章，实施管理，规范行为，商洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。记载和传递公务信息等的重要工具。n狭义的公文狭义的公文是由是由党中央、国务院党中央、国务院分别批准颁布的党的分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，它是机关公文和行政机关公文，它是法定公文法定公文。 二、公文的特点二、公文的特点（一）政治性（一）政治性 ( (二

3、二) ) 公务性公务性 ( (三三) ) 法定性法定性 ( (四四) ) 规范性规范性 ( (五五) ) 时效性时效性三、公文的作用三、公文的作用( (一一) ) 领导指导和宣传教育作用领导指导和宣传教育作用( (二二) ) 规范行为的作用规范行为的作用( (三三) ) 处理公务和记载凭证作用处理公务和记载凭证作用 四、公文的种类四、公文的种类 在使用公文和处理公文的过程中，根据需要，可按照不同的标准、从不同的角度把公文分为不同的种类。( (一一) )按适用范围来划分按适用范围来划分 按照公文的适用范围和用途划分，办法规定行政机关公文有13种，即： 命令(令)； 决定、 公告、 通告、 通知、

4、 通报、 议案、 报告、 请示、 批复、意见、 函、会议纪要。( (二二) ) 按行文关系分按行文关系分按照公文在各级机关之间的运行方向，可将行文分为三类：上行文、平行文和下行上行文、平行文和下行文文( (三三) ) 按保密要求分按保密要求分按照公文的保密级划分，可分为普通件、秘密件、机密件、绝密件( (四四) ) 按办理时限分按办理时限分按照公文送达、办理的时限要求划分，可分为特急件、急件、平件；电报分为特提、特急、加急、平急和一般文件。五、公文的书面格式五、公文的书面格式(一一) 眉首部分眉首部分1公文管理标识( (包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度包括公文份数序号、秘密等级和

5、保密期限、紧急程度) )2发文机关标识3发文字号( (发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文字号由发文机关代字、年份和序号组成) )4签发人( (签发人姓名居右空签发人姓名居右空1 1字字) )( (二二) ) 主体部分主体部分1.公文标题一般由“发文机关+事由+文种”组成。如：XX职业学院+关于组织动漫考察团出访韩国的+请示位置：红色反线下空2行，用2号小标宋体字注意点:避免重复 标题排列要美观、对称。不能断句 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。2.主送机关即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关，即发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关，也称受文机关也称受文机

6、关上行文上行文一般只写一个主送机关一般只写一个主送机关下行文下行文分专发性的下行文和普发性下行文分专发性的下行文和普发性下行文. .专发性下行文专发性下行文的主送机关必须标明的主送机关必须标明普发性下行文普发性下行文的主送机关则不只一个，在排列机关的主送机关则不只一个，在排列机关名称时，必须确定一个合理的名称时，必须确定一个合理的 排列顺序，有时也排列顺序，有时也可不写主送机关可不写主送机关( (二二) ) 主体部分主体部分( (二二) ) 主体部分主体部分3.正文主送机关名称下一行，每自然段左空主送机关名称下一行，每自然段左空2 2字，字，回行顶格回行顶格数字、年份不能回行。数字、年份不能回

7、行。序号序号按一、（一）、按一、（一）、1 1、（、（1 1）的顺序排列）的顺序排列注注：联合行文机关过多时，必须保证公文首页：联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。显示正文。( (二二) ) 主体部分主体部分4.附件 是附在文件之后，对文件是附在文件之后，对文件内容起说明和补充作用的文内容起说明和补充作用的文字材料，它包括转发、报送字材料，它包括转发、报送的文件，随文颁发的规章、的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报告、制度，以及文件中的报告、数据、人员名单等，它是文数据、人员名单等，它是文件的有机组成部分。件的有机组成部分。( (二二) ) 主体部分主体部分n5成文时间 n是

8、指公文形成的时间，这是公文生效的时间标志。n单位单独行文，以领导签发文件的日期为准n经会议通过生效的文件，以会议通过的日期为准n联合行文，以最后签发单位领导人签发的日期为准n电报，以发出日期为准n一般事务性的文件，以印制时间为准n成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；( (二二) ) 主体部分主体部分n6生效标识n指加盖机关印章n（1）单一发文印章n单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间n（2）联合行文印章( (二二) ) 主体部分主体部分n7附注n所注内容主要是本文件发送、传达的范围和需所注内容主要是本文件发送、传达的范围和需要注意的事项要注意的事项n公文如

9、有附注，用公文如有附注，用3 3号仿宋体字，居左空号仿宋体字，居左空2 2字加字加圆括号标识在成文时间下一行圆括号标识在成文时间下一行( (三三) ) 版记部分版记部分n1主题词n2抄送机关n3印发机关和印发时间n4版记中的反线n5版记的位置六、公文的特定格式六、公文的特定格式n（一）信函式格式（一）信函式格式n（二）命令格式（二）命令格式n（三）会议纪要格式（三）会议纪要格式七、公文的印装格式七、公文的印装格式n( (一一) ) 排写要求排写要求 1用纸要求n 2排版规格n 3关于页码n( (二二) ) 用字、标点符号要求用字、标点符号要求n( (三三) ) 装订要求装订要求 八、公文的行文

10、关系公文的行文关系n( (一一) ) 直接隶属关系直接隶属关系n( (二二) ) 间接关系间接关系n( (三三) ) 业务指导关系业务指导关系n( (四四) ) 平行关系平行关系n( (五五) ) 不相隶属关系不相隶属关系九、公文的行文规则九、公文的行文规则行文规则：是指机关行文必须遵守的具体规定或准则1、根据各自的隶属关系和职权范围确定。 各级党政机关，都不得超越职权范围行文。2、联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 应尽可能减少党、政、军机关的联合行文。3对下级党委或政府行文。4部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向 下行文。5向下级机关或本系统的重要行文，应当抄送直接 上级机关。6向

11、上级机关请示问题，应当一文一事，只写一个主送机关。7不得越级向上级机关行文8受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关9平行或不相隶属的机关之间，一般使用函行文；不能使用上行文 （如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。10经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依 照执行，可不再行文。11对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈。 报机关。十、公文的拟写要求和制发程序十、公文的拟写要求和制发程序（一）拟写公文的基本要求（一）拟写公文的基本要求1. 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。2. 情况确实、观点明确、条理清

12、楚、文字精炼、书写工整、标点正准确，篇幅力求简短。3. 人名、地名、数字、引文要准确，引文应当先引标题，后引发文字号。4. 结构层次序数。5. 用词用字准确、规范。6公文中的数字7. 公文由本机关领导人签发8. 审批公文主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批 人圈阅，应当视为同意9. 草拟修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿订线外书写。（一）拟写公文的基本要求（一）拟写公文的基本要求审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的 法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种作用、公文格式等是否符合条例和办法的有关规定。十、公文的拟

13、写要求和制发程序十、公文的拟写要求和制发程序十、公文的拟写要求和制发程序十、公文的拟写要求和制发程序（二）公文的制发程序（二）公文的制发程序1.拟稿2.会商。3.审核。4.签发。5.缮印、校对。6.用印。7.分发。8.传递。9.归档。 第二节第二节 通通 知知一、通知的含义一、通知的含义通知是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，即传达上级机关的指示、发布规章；发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部时使用的公文。通知是各级党政机关，企事业单位使用最普遍的一种文种。二、通知的特点二、通知的特点 （一）应用范围广（一）应用范围广 （二）使用频率高（二）使

14、用频率高 （三）时效性强（三）时效性强第二节第二节 通通 知知第二节第二节 通通 知知三、通知的分类三、通知的分类按内容和作用划分，通知可以分为：批转、转发性通知发布性通知，指示性通知告知性通知会议性通知第二节第二节 通通 知知四、通知的写作四、通知的写作通知一般由标题、发文机关、正文、落款、日期几部分构成。标题：“发文机关+事由+文种”或“事由+文种”主送机关：正文：“发文原由+通知事项+执行要求”；落款：位于正文右下方；成文日期：一般位于落款下 第二节第二节 通通 知知不同类型的通知具有不同的写法：（一）批转、转发性通知（一）批转、转发性通知（二）发布性通知（二）发布性通知（三）告知性通知

15、（三）告知性通知（四）指示性通知（四）指示性通知（五）会议性通知（五）会议性通知（六）任免或聘用性通知（六）任免或聘用性通知第三节第三节 通通 报报 一、通报的含义一、通报的含义通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况时使用的公文，属下行文。 二、通报的种类和作用二、通报的种类和作用（一）（一）表彰性通报表彰性通报：主要用于表彰先进人物、先进集体，介绍先进经验，达到激励先进、推广经验、指导工作的目的。（二）（二）批评性通报批评性通报：主要用于对工作中出现的影响较大的错误事件、错误的作法进行通报批评，借以告诫和教育人们吸取教训，引以为戒。（三）（三）情况通报情况通报：主要用于向干部群众传达重

16、要精神或重要情况。使广大干部群众及时了解工作中存在的带普遍性的问题或出现的新情况和新问题。以便统一认识，统一行动，推动工作的顺利进行。第三节第三节 通通 报报 第三节第三节 通通 报报三、通报的写作：三、通报的写作：通报的结构是：标题+主送机关+正文（+附件）+署名+成文日期（一）标题（一）标题（二）（二） 发文机关发文机关（除普发性通报外，其他通报应该标明主送机关。）（三）正文（三）正文（通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成）。（四）署名和日期（四）署名和日期第三节第三节 通通 报报n1表彰性通报的正文。n（1）表彰先进人物、先进集体的通报正文。n（2）介绍先进经验的通报正文。n2

17、批评性通报的正文。n（1）情况概述。n（2）分析原因。n（3）处理办法。n（4）提出要求或发出警戒。n3情况通报的正文。n（1）通报的相关情况。n（2）分析情况和提出要求。第三节第三节 通通 报报n四、撰写通报应注意的问题四、撰写通报应注意的问题 n（一）通报的内容必须真实一）通报的内容必须真实n（二）通报决定要恰如其分（二）通报决定要恰如其分n（三）通报的语言要简洁、庄重（三）通报的语言要简洁、庄重 第四节第四节 请请 示示n一、请示的概念和适用范围一、请示的概念和适用范围n（一）请示的概念（一）请示的概念n请示请示“适用于向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、批准批准”的公文。请示

18、为上行文，具的公文。请示为上行文，具有有强制回复强制回复的性质。的性质。第四节第四节 请请 示示n一、请示的概念和适用范围一、请示的概念和适用范围n（二）请示的适用范围（二）请示的适用范围下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示；下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示； 下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示；下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予

19、解答时，要用请示；下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。 第四节第四节 请请 示示n二、请示的特点及种类二、请示的特点及种类n（一）请示的特点（一）请示的特点n 1求复性。n 2单一性。n 3针对性。n 4时效性。第四节第四节 请请 示示n二、请示的特点及种类二、请示的特点及种类n（二）请示的种类（二）请示的种类n1请求指示的请示 n2请求批准的请示n（1）请求批准有关规定、方案、规划n（2）请求审批某些项目、指标 n（3）求批转有关办法、措施第四节第四节 请请 示示n三、请示的结构和写法三、请示的结构和写法n请示的结构为：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

20、n（一）标题（一）标题 1发文机关+事由+文种。n 2事由+文种。n（二）主送机关（二）主送机关 1. 主送机关只能有一个。n 2.“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以n 机关名义向上级机关负责人请示”。 n（三）正文三）正文 （1缘由。2事项。 3结语。）n（四）四）落款（落款（一般包括署名和成文时间两个项目内容。）第四节第四节 请请 示示n四、撰写请示应四、撰写请示应注意注意的问题的问题n（一）一文一事（一）一文一事n（二）单头请示（二）单头请示n（三）不越级请示三）不越级请示n（四）不抄送下级（四）不抄送下级第五节第五节 报报 告告n一、报告的概念和种类一、报告的概念和种类n（一）

21、报告的概念（一）报告的概念n报告是报告是“适用于向上级机关汇报工作，反映情适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问况，答复上级机关的询问”的公文。的公文。报告为上报告为上行文。行文。第五节第五节 报报 告告n一、报告的概念和种类一、报告的概念和种类n（二）报告的种类（二）报告的种类n 1呈报报告 n 2呈转报告n n 3答复报告 第五节第五节 报报 告告n二、报告的特点二、报告的特点n（一）单向性（一）单向性n（二）陈述性（二）陈述性n（三）汇报性。（三）汇报性。第五节第五节 报报 告告n三、报告的结构、内容和写法三、报告的结构、内容和写法 n报告的结构是：标题+主送机关+正文+

22、落款+成文日期。n（一）标题（一）标题n1发文机关+事由+文种n2事由+文种构成n（二）主送机关（二）主送机关n主送机关应为负责受理报告的上级机关n（三）正文（三）正文n1开头n2主体n3结语n报告的结束语常用“特此报告”；n答复报告多用“专此报告”；n递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。 n（四）落款与成文日期（四）落款与成文日期第五节第五节 报报 告告n四、报告和请示的区别四、报告和请示的区别n（一）行文时间不同（一）行文时间不同n（二）行文的目的、作用不同（二）行文的目的、作用不同n（三）主送机关数量可以不同（三）主送机关数量可以不同n（四）写法不同（四）写法不同n（五）结尾用语不同（五

23、）结尾用语不同n（六）受文机关处理方式不同（六）受文机关处理方式不同第五节第五节 报报 告告n五、报告的五、报告的写作要求写作要求n（一）报告事项真实（一）报告事项真实n（二）报告时间及时（二）报告时间及时n（三）报告中不得夹带请示事项（三）报告中不得夹带请示事项第六节第六节 函函n一、函的含义一、函的含义n函适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。第六节第六节 函函n二、函的特点二、函的特点n（一）沟通性（一）沟通性n（二）灵活性（二）灵活性n 1行文关系灵活n 2格式灵活。n 3写法上灵活。第六节第六节 函函n三、函的分类三、函的分类n（一）按（一）按性质

24、性质分：分：n 可以分为公函和便函两种。n（二）按发文（二）按发文目的目的分：分：n 可以分为发函和复函两种n（三）从（三）从内容和用途内容和用途分：分：n 商洽函、问答函请批、批答函第六节第六节 函函n四、函的写作四、函的写作n公函的格式一般有标题、发文字号、主送机关、正文、落款。n（一）标题（一）标题n（二）发文字号（二）发文字号n（三）主送机关（三）主送机关n（四）正文（四）正文（一般由开头+主体+结尾+结语组成。） n（五）落款（五）落款（包括署名和成文时间两项内容，并加盖公章。）第六节第六节 函函n五、函的五、函的写作要求写作要求n首先要注意行文简洁明确，语言要朴素自然，把握分寸。n其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。第七节第七节 会议