商务英语写作课件chapter3__4

1、 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Chapter 3 Inquiries and Requests 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Reasons for writing a request letter:lto obtain information;lto receive printed matter;lto receive sample products;lto order merchandise;lto engage service;lto make reservations;lto seek special favors. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社

2、General Plan for Direct Order1. Begin directly with the objectiveeither a specific question or a general request for information.2. Include necessary explanationwherever it fits.3. If a number of questions are involved, list the questions by numbers or bullets, or leave space between questions. 4. E

3、nd with goodwill words adapted to each particular situation. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 What is an inquiry?lIn international trade, inquiries are usually made by the buyers to get information about the goods to be ordered. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Generally a detailed inquiry includes many parts:lthe name and

4、 descriptions of commodity;lquality or specifications;lquantity;lterms of price (FOB, CFR, CIF, etc.)lterms of payment (by L/C, D/P, etc. )ltime of shipment;lpacking method;l 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 FOBl（Free On Board的首字母缩写），也称“离岸价”，是国际贸易中常用的贸易术语之一。按离岸价进行的交易，买方负责派船接运货物，卖方应在合同规定的装运港和规定的期限内将货物装上买方指定的船只，并

5、及时通知买方。货物在装船时越过船舷，风险即由卖方转移至买方。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 CFRl成本加运费(COST AND FREIGHT)lCFR/CNF 是COST AND FREIGHT三个单词的其中一个字母组合而成,中文意思为成本加运费,指定目的港l是指卖方必须在合同规定的装运期内，在装运港将货物交至运往指定目的港的船上，负担货物的一切费用和货物灭失或损坏的风险，并负责租船或订舱，支付抵达目的港的正常运费。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 CIFlCost Insurance and Freight（成本、保险费加运费) 这一价格术语习惯上又称为“到岸价格”

6、，按照国际贸易惯例的一般解释，在C.I.F.条件下，买卖双方的责任如下： l卖方责任：(1)负责租船或订舱，在合同规定的装运港期限内，将货物装上船并支付到目的港的运费，装船后通知买方；(2)负责货物装上船以前的一切费用和风险；(3)负责办理保险，支付保险费；(4)负责办理出口手续，提供出口国政府或有关方面签发的证件；(5)负责提供有关货运单据，包括正式的保险单据。买方责任：(1)负担货物装上船以后的一切费用和风险；(2)接受卖方提供的有关货运单据，并按合同规定支付货款；(3)办理在目的港收货的进口手续。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Letter of Credit，L/Cl信用证

7、（Letter of Credit，L/C），是指开证银行应申请人的要求并按其指示向第三方开立的载有一定金额的，在一定的期限内凭符合规定的单据付款的书面保证文件。信用证是国际贸易中最主要、最常用的支付方式。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 D/Pl即是Documents against Payment 付款交单，分为即期和远期两种。 即期交单（D/P Sight）指出口方开具即期汇票，由代收行向进口方提示，进口方见票后即须付款，货款付清时，进口方取得货运单据。远期交单（D/P after sight or after date),指出口方开具远期汇票，由代收行向进口方提示，经进口方承

8、兑后，于汇票到期日或汇票到期日以前，进口方付款赎单。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl1. We visited your stand at the Canton Fair and are now writing you to inquire about your silk neckties.我们参观了你方设在广我们参观了你方设在广交会上的展位，现特致交会上的展位，现特致函向你方询问有关丝制函向你方询问有关丝制领带的情况。领带的情况。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Useful Sentence Patternsl1.

9、 Would you please/ Could you please/ Will you please?l2. We are interested in/ We are in the market for/ We would like tol3. We will appreciate it very much if 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Useful ExpressionslCanton Fair: Chinas (Spring / Autumn) Export Commodities Fair 广交会：中国（春季广交会：中国（春季/秋季）出口商品交易会秋季）出口商品交易

10、会 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl2. We are interested in / in the market for / potential buyers of / considering buying / ready to purchase your mens shirts displayed in your showroom.我们对你方货品展览室里陈列的男式衬衫很感兴趣。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl3. Your advertisement in th

11、e latest issue of China Foreign Trade interests us, and we would like to receive full details of your commodities.我们对贵方在最新一期中国对外贸易上所刊登的广告很感兴趣，并希望得知该商品的详细情况。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl4. Please send us five copies of your latest catalogues at your earliest convenience.请尽早寄来最新目录5

12、份。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl5. Perhaps at the same time you could quote us your lowest / best / prevailing / competitive prices for the above-mentioned goods.也许与此同时你方能报给我们上述商品的最低价。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl6. We would also like to know your terms of paym

13、ent.我们还想了解你方的支付条件。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl7. Your products are of great interest to one of our clients in Tianjin, who wishes to have your quotations for the items specified below.我们一位天津的客户对你方的产品很感兴趣，并希望了解下列项目的报价。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl8. If terms a

14、nd delivery date are satisfactory, we should expect to place regular / trial / large / considerable / substantial orders with you.如果交易条件和交货日期合意的话，相信我们会定期向你方订货。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl9. Please advise if you are able to offer / provide / supply / furnish this product and incl

15、ude lead time, packaging and price FOB China port and CIF Chicago.请告知你方是否能供应这种商品，包括订货与交货之间的时间、包装、FOB中国港口和CIF芝加哥的价格。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Translate the inquiry into English敬启者：敬启者： 纽约的琼斯纽约的琼斯 史密斯公司告知我们，你史密斯公司告知我们，你们是各类棉布床单和枕套的出口商。请你寄们是各类棉布床单和枕套的出口商。请你寄给我们各种产品的详细资料，包括型号、颜给我们各种产品的详细资料，包括型号、颜色和价格以及所用各种品

16、质原料的样品。色和价格以及所用各种品质原料的样品。 我们是本地最大的纺织品经销商。相信我们是本地最大的纺织品经销商。相信所提到的这种产品如在我地定价适当市场将所提到的这种产品如在我地定价适当市场将会看好。会看好。 报价时，请说明你方的支付条件和就每报价时，请说明你方的支付条件和就每种商品购买量不少于种商品购买量不少于100100打所能给予的折扣。打所能给予的折扣。所报的价格应包括保险和到利物浦的运费。所报的价格应包括保险和到利物浦的运费。诚挚问候。诚挚问候。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample versionDear Sirs, Messrs Johns & Smith o

17、f New York inform us that you are exporters of all cotton bed-sheets and pillowcases. We would like you to send us details of your various ranges, including sizes, colors and prices, as well as samples of the different qualities of material used. We are the largest dealer in textiles 外语教学与研究出版社外语教学与

18、研究出版社 Sample version page 2here and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind mentioned When quoting, please state your terms of payment and discount you would allow on purchases of quantities of not less than 100 dozen of individual items. Price quoted

19、 should include insurance and freight to Liverpool. Yours faithfully, 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Messrs l收货人 MessieurslMessrs后面的是写公司的具体名称和地址。是尊称的 M/S在一般情况下是法语Messrs.的缩写,其后可直接跟公司名或姓氏,但它有时也可表示Motor ship.从上述语意理解起来应取前意,即以Messrs.表示对对方的尊称 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Chapter 4 Replies 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Direct plan f

20、or writing a reply1. Express thanks for receiving the inquiry.2. Supply all the information concerning the matter, and refer both to enclosures and to samples, catalogues and other items being sent by separate post.3. Provide additional information, such as market quotation and marketability of the

21、goods concerned, in order to attract the prospects.4. Finish the letter with hope by encouraging customers to place orders but not force them to. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Guidelines for replying to a routine request1. Begin with the answer or state that you are complying with the request.2. Show thanks

22、or sincere interest in the request and the person.3. Present the most important information in a positive way.4. Focus on the readers benefits associated with the information.5. Provide additional helpful information and tell the reader what actions you will take for him or her.6. End the letter wit

23、h confidence and courtesy. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl1. We have received / are in receipt of / acknowledge / wish to thank you for your inquiry dated March 20, 2006.我们收到了你方我们收到了你方2006年年3月月20日的询盘。日的询盘。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl2. We are enclosing / mailing

24、 to you / sending you with this letter / attaching to this letter our illustrated catalogue and export prices. 随函附寄给贵方我们的产品插图目录及出口报价单。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl3. We are pleased to forward you the samples of our products with their quotations and discounts for your reference.很

25、高兴寄去我们产品的样品、价格和折扣率，很高兴寄去我们产品的样品、价格和折扣率，供你方参考供你方参考。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl4. We shall make delivery of the goods upon receipt of / immediately after we receive / as soon as we have / shortly after we receive / once we receive your order.一旦收到你方订单，我们将立即发货。一旦收到你方订单，我们将立即发货。 外语教

26、学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl5. Please note that we can only accept payment by L/C in our business dealings with developing countries.请注意，我们与发展中国家做生意时只接受信用证付款方式。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl6. In reply to / In response to / With respect to / With reference to your

27、 letter dated October 17 inquiring about our “Zhonghua” pencils, we are sending you the samples you requested under separate cover.复你方复你方10月月17日询问我日询问我“中华中华”牌铅笔的牌铅笔的函，我们将另寄去你方所需的样品。函，我们将另寄去你方所需的样品。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Patterns and Substitutionsl7. We have the products of fine materials and high cra

28、ftsmanship and shall be ready to grant / give / allow / make you a 20% special discount for a quantity of more than 100 dozen.我们的产品原料优良，加工精细。如果订货超过100打，我们愿给你方20%的特别折扣。 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Homework: translation practice敬启者：敬启者： 感谢你公司感谢你公司8月月1日寄来的询价单，该函及所日寄来的询价单，该函及所附的样品均已收悉。附的样品均已收悉。 根据对该样品检验的结果，我们向

29、你公司保根据对该样品检验的结果，我们向你公司保证，我公司能够制造与该样品相同型号与品质的证，我公司能够制造与该样品相同型号与品质的产品。产品。 基于你公司每年基于你公司每年100 000双的需求量，我报双的需求量，我报盘如下：盘如下： 价格：价格：CIF大连每双大连每双25美元美元 包装：塑料袋，外包装纸板箱包装：塑料袋，外包装纸板箱 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Homework (continued)支付：即期的不可撤销的保兑信用证支付：即期的不可撤销的保兑信用证交货：收到订单后的交货：收到订单后的90天内，即天内，即11、 12月船期月船期我们可向你公司保证，此种价格是基于上述我们可向你公司保证，此种价格是基于上述数量的最低价。其他技术性事项可参阅我公司的数量的最低价。其他技术性事项可参阅我公司的商品手册。商品手册。希望尽早收到你方订单。希望尽早收到你方订单。诚挚问候。诚挚问候。附件：商