第四章采购与付款核算与管理

1、 第四章第四章 采购与付款核算与管理（重点）采购与付款核算与管理（重点）掌握手工采购与付款业务流程了解采购与付款子系统的特点理解采购与付款子系统的目标掌握IT环境下采购与付款的主要流程的分析思路掌握采购与付款子系统主要数据文件和功能结构掌握采购管理中的供应商选择方法、采购订单管理的设计方法掌握采购实时控制模式、采购结算与付款的设计方法第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求采购与付款循环的核算与管理需求 分析分析 第二节第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程环境下采购与付款子系统的流程 分析分析第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节 采购与付款

2、子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析企业从采购到付款都要经历以下几个步骤企业从采购到付款都要经历以下几个步骤 由上图可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求；选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并予以确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。 无论是工业企业还是商业企业，采购与付款业务运行的状况都会影响到企业

3、的整体运营情况。因此，认真分析采购与付款业务流程，总结其核算和管理的难度，对于利用信息技术构建采购与付款核算与管理系统具有重要的意义。 行业不同，采购与付款处理流程也会不同；就同行业来说，不同企业其采购与付款核算和管理的不同，导致其处理流程也不尽相同。有些企业因采购货物的品种多，流程非常复杂；有些企业采购业务简单，其流程也相应简单。手工环境下采购与付款业务的基本流程如下图：当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、

4、送货的条件、存货质量、售后服务等要素，选择优质供应商。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财务部门、验收部门。当货物送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财务部门，同时将相应信息传递到存货子系统。当财务部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。 借：材料或材料采购等 应交税费-应交增值税（进项税额） 贷：应付账款在付款到期时，财务部门向供应商签发支票付款。同时编制记账凭证，进行账务处理。 借：

5、应付账款 贷：银行存款主要业务活动对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点1.请购商品和劳务请购单仓库、有关部门 请购单不编号，但要经过签字批准2.编制订购单订购单采购部门完整性订购单预先编号，送至供应商及有关部门，独立检查处理3.验收商品验收单、订购单验收部门完整性 、存在或发生 验收单一式多联、预先编号4.储存已验收商品验收单上签收仓库、请购部门存在或发生保管与采购职责分离主要业务活动对应的凭证和记录相关的主要部门相关的认定重要控制点5.编制付款凭单付款凭单、验收单、订货单、供应商发票应付凭单部门存在或发生、估价或分摊、完整性预先编号，并经过适当批准6.确认与记录负债应付账款明细

6、账、应付凭单登记簿、供应商发票、验收单、订货单、卖方对账单、转账凭证应付账款部门、会计部门存在或发生、完整性、估价或分摊 记录现金收支的人员不得经手现金、有价证券和其他资产，独立检查入账及时性及金额正确性7.支付负债付款凭单、支票应付凭单部门、财务部门存在或发生、完整性、估价或分摊 支票预先编号，已签署的支票的相关凭证要注销8.记录现金、银行存款支出现金日记账、银行存款日记账、支票、付款凭证会计部门存在或发生、估价或分摊 、完整性 独立编制银行存款调节表请购部门采购部门验收部门财务部门供应商（外部部门） 企业为了满足生产需求，要采购大量的物资、材料； 商业企业为了用于销售，也要采购大量的商品；

7、 这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映；此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整地保存。因此，采购与付款核算与管理需要存储和处理大量数据。 要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动； 要保障采购质量，必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息； 当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，经过审核后方可确认； 无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证账务信息的正确反映。因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化频繁。 过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会

8、产生额外的库存管理费用； 造成资本的僵化，使周转资金紧张； 会因陈旧而变成废料，或降价出售，导致收益的恶化。 商业企业为了用于销售，也要采购大量的商品； 因此，采购与付款流程必须提供丰富的管理信息，杜绝管理不善所导致的生产缺料或物料过剩问题。 采购与付款流程为存货子系统提供货到与检验合格的信息，与存货子系统联合使用可以追踪存货的出库信息，把握存货的畅滞信息，从而减少盲目采购，避免库存积压； 并且可以将采购结算成本自动记录到存货成本（原材料、库存商品） 账中，便于财务部门及时掌握存货采购成本； 要为总账子系统提供各种账务处理信息，正确反映存货的价值变化、流动负债的增减变化，以及现金流出等消息。

9、第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理管理第六节 采购发票、采购结算与付款管理第七节 账表输出和统计分析灵活、正确地反映企业个性化特征正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制加强对资金的管理提供各种核算和管理信息充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统“数出一门，共同使用”。即一旦采购订单被确认，质检部门的验收入库业务、财务部门的发票控制与结算业务、财务部门的应付与付款业务，都以“采购订单”为依据进行相应的业务处理。整个流程采用统一的数据库。在数据库中以“

10、采购订单”文件为主数据文件，即各个部门和岗位的业务都必须从“采购订单”文件中提取数据，并对该文件中的关键属性进行确认。在关键环节设计控制点，强化实时控制。控制方式一是柔性控制，即控制者根据自己的判断进行实时控制；控制方式二是刚性控制，即设计控制准则，并将其嵌入系统，由系统进行实时控制。 为了清晰地描述采购与付款流程，我们将其细化为请购与采购流程、验收流程、发票管理流程以及应付与付款流程进行深入分析请购岗位处理请购单。当企业各部门需要采购存货时首先编制 请购单。处理请购单的方法有多种：录入请购单 请购者编制购买存货的请购单，通过录入模块将采 购订单输入计算机，并保存在请购单文件中。存货子系统自动

11、传入 存货子系统可以自动判断每项存货的再订点（最低 储量），一旦存货数量低于或等于再订点，存货子系统就 自动生成一份要求订货的记录存入请购单文件。物料需求计划（MRP）传入采购订单编制岗位进行实时控制。采购部门由专职人员从请购单文件调出请购单，从存货子系统的存货文件中获取信息，并将请购单与存货文件中的最高库存量和最低库存量进行比较。如果审核没有通过，则将不合理信息反馈给请购岗位有关人员；如果审核通过，则进入下一个环节。选择供应商。采购订单编制人员根据请购单的请求，从供应商档案文件和采购价格文件中提取数据，从订单交货文件中获取信息，系统自动按照供应商的选择条件，如供应商的交货记录、服务、价格、质

12、量等给出供应商的排名，并保存在供应商排名文件中。编制采购订单。按照采购合同的要求，编制采购订单。采购订单以请购单为基础信息，从供应商排名文件中获取排名结果，按照企业采购管理办法，选择排名靠前的供应商，并分配相应的采购数量。当所有信息编制完成时，将其保存在采购订单文件中。该文件是整个采购与付款循环的最重要的数据文件之一。采购订单审核岗位审核订单。一般来讲，为了有效地控制采购活动，将采购订单编制人员、采购订单审核和发出人员进行职责分离，降低采购风险。如果审核通过，将订单发送给供应商。 当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验：从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核

13、对如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。 当采购部门或财会部门收到供应商的发票 时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 如果企业使用了EDI(Electronic Data Interchange电子数据交换)系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。 对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时

14、刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。柔性控制:当经济业务发生时，控制者根据自己的判断进行实时控制。刚性控制:当经济业务发生时，系统根据预先设计的控制准则，由系统进行实时控制。 根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。财会人员从采购订单文件中获取那些满足条件应付期限已满、质检合格、入库的采购订单。财会人员从

15、数据库中获取请购单、入库单、采购发票，进行复查，这是对采购活动必要的控制措施。如果复查通过，自动生成付款准备通知书，存入相应的数据文件。出纳从付款准备通知书文件中获取信息，付款。付款方式可以采用通过网银系统进行网上付款，也可以签发支票付款。根据付款准备通知书生成付款单，并通过动态会计平台上的凭证模板自动生成记账凭证，传递到总账子系统的临时凭证文件中。IT环境下实现数据的高度共享和及时传递IT环境下保证数据一致性和工作高效性 IT环境下加强了统计分析能力 IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能第一节第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节第二节 ITI

16、T环境下采购与付款子系统的流程分析环境下采购与付款子系统的流程分析第三节第三节 采购与付款子系统总体结构设计采购与付款子系统总体结构设计第四节第四节 采购与付款子系统的初始设置采购与付款子系统的初始设置第五节第五节 采购与入库处理管理采购与入库处理管理第六节第六节 采购发票、采购结算与付款管理采购发票、采购结算与付款管理第七节第七节 账表输出和统计分析账表输出和统计分析 采购与付款子系统涉及大量数据编码设计的问题，例如，存货编码、存货类别编码、仓库编码、供应商编码等。因此，数据编码设计的好坏直接影响到系统运行的效率和数据的正确性。数据编码设计是任何一家企业建立信息系统时必须要做的基础工作，有些

17、企业存货品种多、仓库多、供应商多，使得编码工作需要持续几个月的时间。因此，必须认真研究编码设计问题。 有关存货编码、存货类型编码、仓库编码等设计将在存货子系统中详细讨论，下面只对供应商编码的设计进行讨论。按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。一致性原则 供应商是来自全国各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。层次性原则 供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。易用性原则 供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号

18、码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。顺序编码 是按编码对象顺序排列进行编号的一种方法。在编制顺序编码时，每一个编码对象的编码均须比前一个编码对象的编码大。位数编码 是将编码的每一位或几位赋予一定的含义进行编码的一种方法。分组编码 是按数字顺序进行分组，由某一特定号码至另一特定号码代表某一类项目的一定类别名称的一种编码方法。 请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享）数据结构设计数据结构设计 供应商档案文件的作用供应商档案文件的作用

19、存储策略存储策略 供应商档案文件作为查询用的目录文件，因此，可以采用一年一个文件。 存储方式存储方式 供应商档案文件按供应商编码建立索引文件。采购订单文件的作用 采购订单文件用于存储企业确认的各种采购订单的数据文件，该文件是整个流程的核心和基础文件。采购订单文件的数据结构设计 见教材存储策略 采购订单文件中一张采购订单只能对应一个供应商，一张采购订单又可以同时包含数笔不同内容的采购业务。存储方式 可以采用一年一个文件。第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理

20、管理第六节 采购发票、采购结算与付款管理第七节 账表输出和统计分析 由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，而且是千差万别的。因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。 初始设置工作做得完善、正确和全面是保证系统有效和正确使用的前提。那么采购与付款子系统初始设置模块应该包括哪些功能呢？为了使该子系统既可单独使用，又可与其他系统集成使用，一般来说需要提供比较全面的初始设置功能，主要包括：存货档案设置供应商档案设置采购类型设置付款条

21、件设置结算方式设置增值税税率设置期初余额处理等1、基本信息设置供应商总公司指当前供应商所隶属的最高一级的公 司，该公司必须是已经通过“供应商档案设置”功能设定的另一个供应商。在销售开票结算处理时，具有同一个供应商总公司的不同供应商的发货业务，可以汇总在一张发票中统一开票结算。 输入供应商所归属的行业，可输入汉字。 输入供应商的工商登记税号，用于销售发票的税号栏内容的屏幕显示和打印输出。输入供应商的企业法人代表的姓名。 输入供应商的开户银行的名称，如果供应商的开户银行有多个，在此处输入该企业与用户之间发生业务往来最常用的开户银行。 输入供应商在其开户银行中的账号，银行账号应对应于开户银行栏目所填

22、写的内容。（P199） 可用于采购发票的供应商地址栏内容的屏幕显示和打印输出到货地址到货地址 可用于采购到货单中到货地址栏的缺省取值，它可以与供应商地址相同，也可以不同。发运方式发运方式 可用于采购到货单中发运方式栏的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成发运方式名称。到货仓库到货仓库 可用于采购单据中仓库的缺省取值，输入系统中已存在代码时，自动转换成仓库名称3、信用信息应付余额 指供应商当前的应付账款的余额。期初的应付账款余额可以在此处由用户手工输入；采购与付款子系统启用后，应付余额由系统自动维护，用户不能修改该栏目的内容。折扣率 输入供应商在一般情况下给予的购货折扣率，可用于采购单据

23、中折扣的缺省取值。信用等级 按照用户自行设定的信用等级分级方法，依据在供应商应付款项方面的表现，输入在供应商处的信用等级。信用期限 可作为计算供应商超期应付款项的计算依据，其度量单位为“天”。付款条件 可用于采购单据中付款条件的缺省取值。最后交易日期 用户不能手工修改最后交易日期。最后交易金额 由系统自动显示供应商的最后一笔业务的交易金额，用户不能手工修改最后交易金额。最后付款日期最后付款金额 金额单位为发生实际付款业务的币种。4、其他信息分管部门 指归属分管的采购部门。专营业务员 指与供应商联系业务的业务员。发展日期 指与该供应商建立供货关系的日期停用日期 指与该供应商停止供货关系的日期使用

24、频度 计算机自动计算 采购类型设置模块的功能是根据用户管理的需要（如按采购类型进行统计），允许用户将采购类型信息输入计算机并保存。当用户在使用采购与付款子系统填制采购入库单等单据时，输入相应的采购类型，为统计分析提供依据。 例如，某企业根据管理需要设置采购类型： 采购类型编码 采购类型名称 01 生产采购 02 产品开发采购 03 委托加工采购 04 零星采购 05 进口采购 结算方式设置模块的功能是建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式，为付款业务提供信息。 典型的结算方式如下： 结算方式编码 结算方式名称 101 现金 201 现金支票 202 转账支票 301 电汇 401 商业汇票

25、 402 银行汇票 501 内部转账在设置结算方式时，应该与财务结算方式一致 付款条件即现金折扣，是指企业为了鼓励客户支付货款而允诺在一定期限内给予的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10,2/20,n/30,它的意思是客户在10内补偿货款，可得到5%的折扣，只要支付原价的95%的货款；在20天内偿还货款，可得到2%的折扣，只要支付原价的98%的货款；在30天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，可能还要支付延期付款利息或违约金。 付款条件模块的功能是为用户提供定义付款条件的屏幕，并将结果保存在相应的文件中，为采购单据处理、销售单据处理、采购结算、

26、销售结算等业务提供信息。付款条件编码 用以标识某付款条件。用户输入且录入的值必须是唯一的。付款条件编码可以用数字0-9或字符A-Z表示。付款条件表示 由系统根据用户录入的优惠天数和优惠率自动表达出来，如5/10,2/20,n/30。信用天数 这里只最大的信用天数，如超过此天数，则不仅要按全额支付货款，还可能支付延期付款利息或违约金。优惠天数1 这里指享受折扣优待的第一个时间段的最大天数，它应小于信用天数。优惠率1 指在优惠天数1范围内付款而享受的优惠率，按照百分比计算，取值范围为0-99。优惠天数2 这里指享受折扣优待的第二个时间段的最大天数，它应大于优惠天数1而小于信用天数，最大值为999。

27、优惠率2 指在优惠天数1至优惠天数2范围内付款而享受的优惠率，按照百分比计算，取值范围为0-99。优惠率2应该小于优惠率1。 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。 期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。 录入的期初余额主要包括“采购初始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统

28、的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理管理第六节 采购发票、采购结算与付款管理第七节 账表输出和统计分析采购与入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块。为了做好采购管理又将采购管理模块进一步划分为： 请购单处理 采购价格管理 选择供应商 采购订单管理 采购入库处理1、录入请购单 请购者需要购买存货时，通过录入请购单模块将需申请采购的部门、采购的存货、采购时间、交货时间等信息输入计算机，并保存在请购单文件中。2、自动获取请购单 是根据用户的需要，系统自动从存货子系统、MRP子系统等获取请购单，并保存在请购单文件中。请购单文件为编制

29、采购订单提供依据。3、审核请购单 是通过屏幕对请购单进行审核，即将请购单与存货文件中的最高储量和最低储量进行比较，审核请购单是否合理。如果请求合理，则批准请购单，并作为编制采购订单的依据。采购价格管理模块的功能是帮助用户解决：如何管理不同（相同）供应商在不同（相同）时期对不同（相同）产品的报价；如何随时提供给采购部门最新最完整的存货采购价格；如何处理存货的新老报价等问题1.提供采购价格管理屏幕。采购价格管理模块一般提供多种采购价格管理的屏幕显示格式，其中以下两种是经常使用的格式。以供应商为关键字显示该供应商所有存货报价信息以存货为关键字显示该存货不同供应商的报价信息 采购价格管理屏幕为管理者选

30、择供应商和存货提供支持。2.采购价格获取方法采购价格获取方法方法一：通过采购价格管理屏幕，将供应商提供的存货采购价格信息（纸张）一一送入计算机，并将相应数据保存在采购价格文件中。方法二：自动获取，即充分发挥计算机网络功能，管理者通过选择系统提供的“自动获取”功能指挥计算机自动从网上获取供应商的存货采购价格信息，并将相应数据存入采购价格文件。3.修改采购价格 一般来讲，采购价格管理还需要设计修改采购价格模块，以满足对采购价格调整的需要。修改采购价格的方法很多，其中，以下两种方法最常用：以“供应商+存货”为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏幕上，并允许管理者对各种存货采购价格进行修改。

31、以“存货+供应商”为关键字，从采购价格文件中自动获取信息，显示在屏幕上，并允许管理者对各种存货采购价格进行修改。 此外，还可以根据企业的特殊需求，提供其他修改采购价格信息的方法。1.选择供应商的基本原理 一般来讲，随着管理软件的不断完善，在采购与付款子系统中应该设置选择供应商模块，帮助企业科学地选择供应商。选择供应商模块主要包括两个基本功能：供应商评价指标体系设置、自动生成供应商排名。 2.2.供应商评价指标体系设置供应商评价指标体系设置现在，很多企业采用先进管理方法，设计供应商评价体系，即供应商的交货指标、服务指标、价格指标、质量指标以及各个指标的权重等，形成一个完整的评价体系，以此作为评价

32、供应商的依据。因此，系统应该增加供应商评价指标体系设置模块，其功能是允许管理者自定义评价指标的个数，并将具体指标通过屏幕输入系统保存在指标体系文件中3.3.自动生成供应商排名自动生成供应商排名 自动生成供应商排名模块从供应商评价体系文件中获取评价指标，从供应商档案文件、采购价格文件等文件获取供应商的实际信息（质量信息、交货信息、价格信息等），按照以下步骤进行排名：获取供应商的评价值计算每个指标的实际得分和相应的级别根据权重计算每个供应商的总评估值将结果保存在供应商排名文件中 采购订单是企业与供应商之间签订的一种协议 或者经济合同。主要包括： 采购什么货物 采购多少 由谁供货 什么时间到货 到货

33、地点 运输方式 价格、运费等 采购订单是经济活动中的重要组成部分，因此采购订单管理是企业采购管理尤为重要的内容。1.1.主要项目说明主要项目说明订单号订单号 必须输入，必须唯一。订单日期订单日期 订单的编制日期，自动取系统当前日期， 可以修改。计划周期计划周期 输入采购计划周期。供货单位供货单位 输入或根据供应商排名文件选择供应商到货地址到货地址 输入供应商编号后，系统自动从供应商 档案文件中取出相应的到货地址，并显 示在相应的位置。业务员业务员 输入负责该订单的采购业务员。存货编号存货编号 输入采购货物的编号。采购货物的编号 可以输入，也可以根据存货档案选择相 应的存货，同一张采购订单上不可

34、以输 入编号相同的存货。存货名称、规格型号、计量单位存货名称、规格型号、计量单位 当输入存货编号后，系统自动从存货档案文件中提取相应的存货名称、规格型号、计量单位，并显示在相应位置。数量数量 这里指订购数量，必须录入且大于零。单价单价 根据实际情况输入金额金额 可以由数量乘以单价计算出，也可直接输入。税率税率 根据实际情况输入，可输可不输。税额、价税合计税额、价税合计 不必录入，根据以下公式自动计 算出：税额=金额*税率 价税合计=金额+税额状态状态 分为三种状态：计划输入状态，没有确认之前订单都处于输入状态；审核执行状态，表示订单已经成为正式协议或合同，订单的货物正在到货入库过程中；关闭状态

35、，订单货物全部到货或订单不能继续执行。2.如何编制采购订单编制采购订单的方法有三种：录入采购订单。根据请购单编制根据供应商排名选择供应商3.审核采购订单 采购订单编制后，必须由采购订单审核岗位对订单进行审核，审核通过方可进入采购订单文件，作为正式的采购订单。采购入库处理模块的功能是当采购的存货到达企业时，用户在计算机上填制、修改、审核、打印和处理采购入库单，完成采购入库工作。采购入库单有哪些类型、如果录入等是采购管理者所关心的问题。采购入库单的类型 采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。该单据按进出仓库方向，划分入库单、退货单；按业务类型，划分为普通业务入库单、受托代销入库单（商业

36、）采购入库单录入方式p直接录入p根据采购订单生成采购入库单p根据采购发票生成采购入库单采购入库单的入口 当采购与付款子系统、存货子系统等集成使用时，为了保持数据的一致性，采购入库单入口采用以下原则：p如果采购入库单在采购与付款子系统中的采购入库模块录入，并将结果保存在入库单文件中，那么在存货子系统这里只允许修改和审核入库单p如果采购入库单在存货子系统中录入，那么就没有必要录入采购入库单。第一节 采购与付款循环的核算与管理需求分析第二节 IT环境下采购与付款子系统的流程分析第三节 采购与付款子系统总体结构设计第四节 采购与付款子系统的初始设置第五节 采购与入库处理管理第六节 采购发票、采购结算与

37、付款管理第七节 账表输出和统计分析采购发票编制模块的功能是支持用户在计算机上输入和审核采购发票，并将结果保存在发票文件中。1.1.采购发票分类采购发票分类采购发票按发票类型 专用发票 普通发票（普通、农收、废收、其他收据） 运费发票采购发票按业务性质 分为蓝字发票、红字发票2.2.采购发票格式采购发票格式一般来说，发票管理模块提供一种发票格式，通过选择发票类型，实现满足各种发票处理的需求。由于企业所处行业不同和管理需求不同，所以很多管理软件向用户提供自定义发票格式的功能，以最大限度地满足管理需求发票类型 发票号开票日期订单号供货单位代垫单位采购类型采购部门业务员备注存货编码存货名称数量单价金额

38、税率税额、价税合计4.在录入发票时考虑的问题直接录入 采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单，在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再将发票输入计算机做采购结算（报账结算）处理。此外，也可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途物资。根据入库单产生发票 如果货到入库，那么可以根据入库单和采购订单自动生成发票，加快发票的输入速度。此时执行“调入库单”或者“采购订单”命令或驱动相应的功能按钮，系统自动从入库单文件或者采购订单文件中选择与发票有关的信息，显示在屏幕上。这样可以加速发票的录入速度，发挥计算机数据共享的优势。在手工环境下在手工环境下 采

39、购发票的控制受人为影响因素比较大，其结果是无效的采购发票进入企业，财会人员被动地编制凭证，记账，导致采购过程失控，采购成本居高不下。在在ITIT环境下环境下 由于财会人员能够实时从数据库中获得采购订单、入库单等控制依据，因此，对采购发票进行实时控制成为可能。在设计采购与付款子系统时，应该改变观念，将事后控制转变为实时控制，并用实时控制的方法控制采购活动。1.用结构化描述语言PDL描述准则2.在系统中设置控制准则 当采购业务发生时，系统自动从控制准则文件中提取相应的准则，并对采购发票处理业务进行实时控制。3.实时控制原理 系统自动从采购订单文件中提取数据，从控制方法文件中提取控制准则，与采购发票

40、进行对比，并将结果显示在屏幕上。其控制基本原理如下图：采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。在IT环境下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供： “自动采购结算” “人工辅助采购结算” 将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对 发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对 如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志 如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统

41、中的入库单文件中，选择与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因如果认为原因合理，审核人员发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，生成采购结算表，并将其转换为记账凭证：借：材料或材料采购等 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：应付账款传递到总

42、账子系统付款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用1.准备付款通知书用户输入“付款到期日”区间，如15/5/200X至17/5/200X系统自动从采购发票文件中筛选出满足用户输入的付款到期日的所有发票，并将其显示在屏幕上选择准备付款的发票系统自动计算出应付金额总计取消准备付款的发票打印准备付款通知书2.2.付款付款自动付款自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字

43、段。一般付款一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息-记账凭证，传递到总账子系统。为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带-凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭证1.1.定义凭证模板定义凭证模板采购结算过程中根据采购发票、入库单等信息编制的凭证模板 借：材料或材料采购等 应交税费应交增值税（进项税额） 贷：应付账款付款过程中根据付款通知书编制的凭证模板 借：应付账款