记账、结账和账簿输出ppt课件

1、一、功能与作用一、功能与作用1. “记账也称记账也称“过账、过账、“登账，记过账的凭证就登账，记过账的凭证就可以在各种明细账、日记账出现。可以在各种明细账、日记账出现。2. “记账功能比较重要，凭证一旦记账不能再修正。记账功能比较重要，凭证一旦记账不能再修正。因此可将因此可将“记账功能限定为专人运用。建议由审记账功能限定为专人运用。建议由审核凭证人员做核凭证人员做“记账任务。记账任务。3. 输入的凭证存放在输入的凭证存放在“记账凭证库。记账后已审核记账凭证库。记账后已审核签章的凭证从签章的凭证从“记账凭证库转移到记账凭证库转移到“各种账册数各种账册数据库。所以已记账的凭证在据库。所以已记账的凭

2、证在“记账凭证库中不记账凭证库中不再存在，也就不能被修正、查询、打印了。再存在，也就不能被修正、查询、打印了。4. 记账的同时还对各科目的本月发生额进展累加，记账的同时还对各科目的本月发生额进展累加，产生各科目最新的本月发生额和累计发生额。根产生各科目最新的本月发生额和累计发生额。根据期初余额也就能求出最新的余额。各科目的发据期初余额也就能求出最新的余额。各科目的发生额和余额在计算机中用一个称之为生额和余额在计算机中用一个称之为“科目汇总、科目汇总、余额表简称余额表简称“科目表的数据库存放。科目表的数据库存放。5. 每月可多次运用记账功能，分批地将凭证记入各每月可多次运用记账功能，分批地将凭证

3、记入各种账册。业务多的企业可每天记一次账。种账册。业务多的企业可每天记一次账。6. 假设凭证中有银行账或往来账科目，相应的经济假设凭证中有银行账或往来账科目，相应的经济业务将被转移到业务将被转移到“日记账未达账项和日记账未达账项和“往来业务往来业务账中登记，可用银行账和往来账管理中描画的账中登记，可用银行账和往来账管理中描画的方法核销这些业务。方法核销这些业务。 留意：假设核算单位参数设置时已设置为留意：假设核算单位参数设置时已设置为“实时记实时记帐，那么本功能不能运用，只需设置为帐，那么本功能不能运用，只需设置为“成批记成批记帐时，本功能才有作用。帐时，本功能才有作用。二、屏幕格式二、屏幕格

4、式P184图图8-2三、操作阐明三、操作阐明1. 选择记哪年哪月的账选择记哪年哪月的账 选择记账后，就必需确定记哪个月的账。由于安选择记账后，就必需确定记哪个月的账。由于安易会计软件允许跨月输凭证，因此就有选记哪个易会计软件允许跨月输凭证，因此就有选记哪个月账的必要。选好记账月份，计算机将进一步提月账的必要。选好记账月份，计算机将进一步提问问“能否真的记账？，假设希望不记账能否真的记账？，假设希望不记账,可单击可单击“取消钮。取消钮。 留意：这里选择记帐的年份和月份指会计期间，留意：这里选择记帐的年份和月份指会计期间，而非日历日期。而非日历日期。2. 记账过程记账过程1记账过程由计算机在短时间

5、里自动完成，不记账过程由计算机在短时间里自动完成，不需求人工干予。需求人工干予。2记账开场时，屏幕显示记账开场时，屏幕显示“正在维护数据，请稍正在维护数据，请稍候候。此时计算机自动维护记账前的各种凭。此时计算机自动维护记账前的各种凭证和账簿，一旦记账过程被非法中断如掉电，证和账簿，一旦记账过程被非法中断如掉电，计算机能自动根据维护的数据恢复到记账前的形计算机能自动根据维护的数据恢复到记账前的形状。状。3维护完数据后，就开场转移已审核的凭证，维护完数据后，就开场转移已审核的凭证，同时根据这些凭证进展汇总同时根据这些凭证进展汇总 ，产生各科目最新的，产生各科目最新的本月发生额等。此时屏幕将显示正在

6、记账的凭证本月发生额等。此时屏幕将显示正在记账的凭证号和已记账的凭证张数。号和已记账的凭证张数。四、记完账的凭证的查询、打印和汇总四、记完账的凭证的查询、打印和汇总四、如何修正记帐后的凭证四、如何修正记帐后的凭证 凭证一经记帐，就不能经过凭证一经记帐，就不能经过“凭证输入与修正凭证输入与修正命令来修正了。所以要求在记帐前仔细检查命令来修正了。所以要求在记帐前仔细检查每一张凭证，确保准确无误后再进展记帐。万每一张凭证，确保准确无误后再进展记帐。万一还存在错误，那么可用以下方法修正：一还存在错误，那么可用以下方法修正：1. 红字更正法冲红法红字更正法冲红法 这是对记帐凭证存在错误的一种修正方法。其

7、步这是对记帐凭证存在错误的一种修正方法。其步骤为：骤为：1记下错误凭证的内容；记下错误凭证的内容；2选择选择“凭证输入与修正命令做一张反凭证；凭证输入与修正命令做一张反凭证；3再做一张正确的凭证；再做一张正确的凭证；4将反凭证和正确凭证记帐。将反凭证和正确凭证记帐。 也可在也可在“凭证输入与修正时选择凭证输入与修正时选择“其他按钮，其他按钮，然后再选择然后再选择“冲销已记帐凭证功能来做反凭证。冲销已记帐凭证功能来做反凭证。 留意：反凭证可将错误凭证的借贷方互换或将金留意：反凭证可将错误凭证的借贷方互换或将金额的正负号互换得到，但这两种方法对当月的额的正负号互换得到，但这两种方法对当月的累积发生

8、额的影响是不同。见累积发生额的影响是不同。见P186图图8-3(b)、8-4例。例。2. 补充登记法补充登记法 对因借、贷金额均少输入而产生错误的记帐凭对因借、贷金额均少输入而产生错误的记帐凭证可选择此法来修正。详细方法为：证可选择此法来修正。详细方法为： 记下错误记下错误凭证的内容，然后选择凭证的内容，然后选择“凭证输入与修正命令凭证输入与修正命令再做一张凭证，将少输入的金额补上，并将其再做一张凭证，将少输入的金额补上，并将其审核、记帐。审核、记帐。一、功能与作用一、功能与作用1. 结某个月的账意味着该月有关凭证均已全部输入结某个月的账意味着该月有关凭证均已全部输入终了，并全部记账，计算机在

9、此根底上产生结账终了，并全部记账，计算机在此根底上产生结账凭证。某个月结完账后将不能再输入该月的凭证。凭证。某个月结完账后将不能再输入该月的凭证。2. 结账必需逐月进展，上月未结账那么不允许结本结账必需逐月进展，上月未结账那么不允许结本月的账。月的账。3. 结账后产生的报表、打印的账册才是完好的。结结账后产生的报表、打印的账册才是完好的。结账前打印的账册、编制的报表不一定能反映该月账前打印的账册、编制的报表不一定能反映该月的全部业务。的全部业务。4. 系统根据核算单位参数设置中的月末自动结转汇系统根据核算单位参数设置中的月末自动结转汇兑损益、自动结转期间损益标志完成会计月末的兑损益、自动结转期

10、间损益标志完成会计月末的结转功能。对行政事业预算版期末结转本期收支结转功能。对行政事业预算版期末结转本期收支类科目的余额。类科目的余额。5. 第第12期结账时，将月末余额转入下年年初。假设期结账时，将月末余额转入下年年初。假设有有13期时，当期时，当13期结账时，将更新下年年初余额。期结账时，将更新下年年初余额。 建议：结账前做一次数据备份。假设结账不正确建议：结账前做一次数据备份。假设结账不正确可以恢复重做。可以恢复重做。二、屏幕格式P188图8-6三、操作阐明1. 确认结哪年哪月的账 进入结账功能后，用户首先要确认结哪年的账。输入年号后，屏幕右边列出该年各月结账的情况并停留在允许结账的月份

11、上，此时用户必需确认“真的要结该月的账吗Y/N?，单击确认，那么表示允许结本月的账，计算机将开场结账。 留意：这里讲的年月均指会计期间，而不是日历日期。2. 结账过程(1)结账由计算机自动完成，无需人工干予。(2)结账开场后先维护结账前的数据，不测中断断电后能由计算机自动恢复到结账前的形状。(3)假设设置了结账用的自动转账分录，结账时首先根据这些分录逐张自动编制凭证并登记入账。假设编制的凭证金额全为0.00或借贷不平衡，那么不存入。(4)假设在核算单位参数设置时，设置了结帐时自动结转汇兑损益和损益科目，那么计算时机自动编制汇兑损益和其它损益结转凭证并自动记帐。(5)假设结帐月份有冲回凭证，那么

12、结帐时自动编制下月的反方向凭证。(6)1 至 11 月份的结账时间比较短，12月份的结账时间较长, 12月份结账相当于年结。(7)结完12月份的账会自动产生下年度的空账。留意：只需结完12月的账，才干将年底余额转至下年初。结完12月份的账后，请检查下年度1月份的期初余额能否正确。假设有13个会计期，那么当13期结账后，会重新更新下年年初余额，此时也应该检查 1月份的期初余额能否正确。(8)结完某月账后系统弹出窗口恳求确认能否结账，假设选“是那么系统保管结账结果，否那么系统将恢复到未结账的形状。一、日记账一、日记账 功能与作用：显示及打印会计科目在一定期间的功能与作用：显示及打印会计科目在一定期

13、间的日记账。日记账。二、日报单二、日报单 功能与作用：功能与作用：1. 显示及打印会计科目在某几日内的经济业务，格显示及打印会计科目在某几日内的经济业务，格式与日记账一样。式与日记账一样。2. 本功能主要用于本功能主要用于“现金或现金或“银行存款等需求每银行存款等需求每天检查余额的账簿。如不需求每天检查余额，那天检查余额的账簿。如不需求每天检查余额，那么可用日记账输出。么可用日记账输出。3. 输出格式分四种即三栏式、复币式、数量金额式、输出格式分四种即三栏式、复币式、数量金额式、数量外币式。与手工不同，安易账务系统中任何数量外币式。与手工不同，安易账务系统中任何科目均可输出日报单。科目均可输出

14、日报单。三、明细账三、明细账 明细账操作方式与日记账一样，不同点只是明细明细账操作方式与日记账一样，不同点只是明细账的格式中不含日小计。账的格式中不含日小计。四、多栏帐四、多栏帐功能与作用：功能与作用：1. 凡是下带明细科目的总账科目，均可以将明细科凡是下带明细科目的总账科目，均可以将明细科目作为栏目，用多栏账格式输出。目作为栏目，用多栏账格式输出。2. 显示、打印多栏账。假设栏目太多自动拆开分成显示、打印多栏账。假设栏目太多自动拆开分成多页打印。多栏账显示不受栏目限制，但打印最多页打印。多栏账显示不受栏目限制，但打印最多多99栏，每页打印的栏目数根据用户所选纸张及栏，每页打印的栏目数根据用户所选纸张及缩放比例自动陈列。缩放比例自动陈列。五、总账及试算平衡表五、总账及试算平衡表功能与作用：功能与作