浅析商务英语信函语言的经济性原则

1、目 录中文摘要、关键词 (1)英文摘要、关键词 (1)一、 引言(2)二、 语言经济性原则的概述(2)（一）语言经济性原则的定义 (2)（二）语言经济性原则的表现特征 (3) 1一般均衡准则 (3)2前提共识准则 (3) 3择近准则 (4)4 言语生效准则 (5)5 从众准则 (5)三、 商务英语信函语言所体现的经济性原则(6)（一）简洁平易 (6)（二）亲切体谅 (6)四、写作具有经济性的商务英语信函的基本技巧(7)（一）表达正确 (7)（二）力求简洁 (8)（三）表述清晰具体 (9)（四） 使用专业术语（10)五、结语 (10)参考文献 (11)致谢 (12) 浅析商务英语信函语言的经济性

2、原则 摘要：商务英语信函是最常见的一种商务英语应用文，它在商务活动中起着巨大的作用，而经济性原则影响言语的表达和理解，所以语言的经济性在商务英语信函中运用得极为广泛。商务英语信函语言的经济性原则具有“一般均衡准则、前提共识准则、择近准则、言语生效准则、从众准则”等表现特征。其经济性原则体现在简洁平易和亲切体谅的语言风格上 ，故写作具有经济性的商务英语信函要求“表达正确、力求简洁、表述清晰具体、使用专业术语”。研究商务英语信函的经济性原则就是为写好有价值的商务信函奠定基础。关键词：商务英语信函；语言经济性 ；写作技巧A Brief Analysis of the Economy of Langu

3、age Use In Business English Letter Abstract: Business English letter is one of the most common business English practical writings. It plays a great role in business activities. Principle of economical language influences on verbal expression and understanding. Therefore, the economy of language is

4、much widely used in business English letter. The representations of principle of economical language are “general equilibrium, common context, familiar topics, utmost utility and popularity in writing”. The reflections of economy of language use in business English letter are “conciseness，plain，geni

5、ality and consideration”. As a result, the basic writing skills for an economical business English letter are “expressing correctly and clearly, striving for concision, and using professional terminology”. The purpose of studying the economy of language use in business English letter is to lay the f

6、oundation for writing meaningful business English letter.Key words: business English letter；economy of language ；writing skills一、引 言言语交流是人类特有的一种活动, 它具有多种功能, 其中最重要的是传递信息。语言交际活动是一种有目的的活动, 它所要传递的是交际者的意图。在言语交流中, 信息传递者总是采用一定的方式或手段, 把一定的信息传递给一定的信息接收者。在语言学上, 传递信息的方式或手段被称为言语载体, 比如演讲、书报、信函等。商务英语是以英语作为语言媒介、以商

7、务知识为核心的一种专用英语(English for Specific Purposes 即ESP), 属应用语言学的范畴。它的形成既是世界经济形势发展的需要, 又是语言学的革命。近年来随着全球经济的发展和我国加入世贸组织, 对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛, 尤其是英文信函作为国际贸易买卖双方联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径和通讯手段, 贯穿于外贸业务的全部流程, 起着非常关键的桥梁作用，其内容涉及业务的洽谈或安排、有关协议或合同的签订等重要环节。由于商务信函在国际贸易中可作为买卖双方商务往来的法律凭证及解决争端的法律依据, 所以其对语言的准确性和规范性要求很高,

8、 其质量好坏会影响到企业的形象, 甚至影响到生意的成功。因此，从事对外贸易业务的工作人员必须具备的基本素质就是能够写好一封有意义的商务信函，铺设好沟通的轨道, 以提高沟通的效果, 最终达到双方交流的顺畅。而一封好的商务信函必须言简意赅、专业正式和亲切体谅,这样才能达到把握良好商机的目的。在现代社会中，在商言商、视效率为金钱的各国商界互相联系时都强调沟通的速度、质量与效果，而语言的经济性原则就是要求人们在保证语言完成交际功能的前提下,对言语活动中力量的消耗做出合乎经济要求的安排，因此语言的经济性在商务英语信函中运用得极为广泛。二、语言经济性原则的概述（一）语言经济性原则的定义语言经济性原则也称省

9、力原则，揭示的是在语言使用中尽可能减少交际双方的力量消耗,以经济省力的形式来完成语言表达的功能，即人们总是试图找到最佳效果和最便捷手段之间的平衡点,总是倾向于追求收益最大化而花费最小化。陈新仁特别指出，语言经济性原则具体是通过逻辑缩约、语法省略和语音简略体现出来的。逻辑缩约包括隐含判断的使用、前提的使用等；语法省略包括结构省略和代用式的使用等；语音简略包括同化、省音、连读等。此外，不同人从不同角度对语言经济性原则有着不同的理解。譬如，关联理论倡导者Sperber 与Wilson 从交际中听者角度将经济原则表述为“人类在理解话语时表现出的一种以付出尽可能小的(话语处理) 努力, 以期获得最大(语

10、境) 效果的倾向性”。向明友认为,语言是否符合经济性原则,并不是简单地以用词多寡为依据,语用行为中,只有经过优化配置的言语才称得上经济。（二） 语言经济性原则的表现特征1 一般均衡准则一般均衡准则是指在语量均衡和信息量均衡两个局部均衡基础上的系统均衡,它是在保持信息量不变乃至增加的前提下尽可能地减少语量投入，是语量投入、信息量投入与其需求之间的一般均衡状态。通俗讲是指在语言交际中只有实现发话人的言语供给和受话人言语需求的平衡,所供给言语的总效应才能达到最大化。一封卓有成效的商务信函,首先必须对读者提供所有需要的信息,或答复读者所提出的一切问题和要求,并且用简洁的语言把信息完整地传递给对方。例如

11、：在确认信中须开门见山,就对方来信进行确认（e.g.: Thank you for your letter of May 30 and we are pleased to conform having covered the above shipment with the Peoples Insurance Co. of China against All Risk for $6500.）, 还要说明具体细节，如有条款最好一一列明，这样对方对信函的内容就一目了然了（e.g.: The main subject of negotiation for both sides are Articles

12、 and Quantities, Unit Price, Payment Period, Settlement of Account, Quality of Products and Replacement, Sales Districts, Commission Rate, as follows: ）, 最后当然还须用诚恳、愉快、充满信心的语气展望今后的合作（e.g.: We shall inform you of the time of our arrival in the States and hope that the discussion will be successful and

13、 an agreement will be signed at an early date. ）。2 前提共识准则前提共识准则是指在语言交际中交际者双方所具备的相关的共知经验。在以职业划分的团体环境中,通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言,这种语言包括专业术语和业务行话。澳大利亚学者Robert Hodge (霍奇) 和Gunther Kress (克莱斯)等认为,语言表述结构是以意识形态为根据, 一定的社会、文化群体,以及从事的相关活动,具有极为固定的语言表达形式。商务英语信函是在商务活动的特定领域所使用的应用文,拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体,大量使用习语或行话是商务英

14、语信函区别于其它文体的显著特征,涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的专业词汇都可能在商务信函中出现。例如专业词汇：Marginal cost（ 边际成本），General goods (一般商品), Efficient market (有效市场), Short-covering（空头补进），Corporate champion (龙头企业), Underwriter (保险商),F.O.B（船上交货价格，离岸价）, B /L（提 单）,W.P.A(水渍险) ，T.P.N.D(偷窃、提货不着险)，Open policy(预约保单),Average(海损费用)。业务行话：As contracted

15、, we can allow 5% more or less at sellers option. （按合同规定,我们允许5%的溢短装,由卖方选择）；As agreed, the terms of payment for the above orders are L/C at 60 days sight or D/P sight draft.(双方认可的关于以上订单的支付方式是60天远期的信用证或者即期付款交单)。3 择近准则择近准则即人们在语言交际中由于受省力动机的支配,容易选择自己最熟悉、最了解的话题,在推定话语前提时,也倾向于根据自己的经验下结论。同样,人们在运用商务信函进行商务交流时,

16、也尽可能使所写的内容能回答来信中的相关问题和要求。例如在下面的一封同意赔偿信函中，首先直接告知同意理赔的好消息，接着说明情况表示同意赔偿或以30%的折扣处理水泥，最后用积极的语言结束，重新树立客户对产品的信心并展望再次交易。整封信直截了当，丝毫不拖泥带水，使客户看到了商家理赔的诚意，于是就能保持双方的良好情谊。Dear Sir,We show great concern for the problem mentioned in your letter. Through investigation, we find the cement supplied to you is of the qua

17、lity inferior to that offered by Mr. Chen.We are quite prepared to have this cement returned, carriage forward, but as you seem to be in a position to use it, we would like to make a special allowance of 30% if you have definitely decided to retain the whole consignment.Thank you for your confidence

18、 in us and we are looking forward to more chances to do business with you.Yours faithfully,xxxx4 言语生效准则人们通常都是以言行事,所以言语在行事的过程中起着承载信息、调节关系的作用,用于调节关系的言语最终目的是改善受话人的心理状态,使其心理处于一种乐于行事的积极状态。在商务信函交际中,如果笔者想激发对方做出对自己有意义的举动,行文时必须注意用体谅和礼貌的方式。这就是所谓的言语生效准则。例如我们可以试着比较一下下面各组句子，看看每组中哪个句子更容易让人接受: (a)You did not enclo

19、se the check with your letter. (b)The check was not enclosed with your order. (a) We cannot understand why you have had trouble with this article. (b) We presume that there must be some reasons for your having trouble with this article. (a) We are looking forward to receiving your early reply. (b) Y

20、our early reply will be greatly appreciated.细读一下我们会发现每组的（b）句更符合言语生效准则，因为它们的语气婉转，让人很容易接受。5 从众准则随着社会的发展,科学技术的进步,商务信函的形式越来越丰富。尤其是Internet的普及,电子邮件已经越来越多地渗透到人们的工作、生活中。与以往的书面磋商形式相比,电子邮件的书写在语言上更具有时代气息,也更容易被理解和接受。因此，在撰写商务信函时应紧跟时代步伐,尽量避免那些陈旧的商业术语或套话,而用简明的现代英语表达。此乃从众准则。例如我们应尽量避免使用老式开头如：As per instructions in

21、your letter of；This will acknowledge receipt of your letter；Reference is made to your letter of；We have at hand your letter；Enclosed please find(Attached you will find)而采用新式开头如：Thank you for；We enclose；We are pleased to；Here are；Enclosed is 。这样会使整封信函看起来清新明快，富有时代气息。 三、商务英语信函语言所体现的经济性原则随着时代的发展需要，现代英语语

22、言的演变和发展产生了很大的变化，于是商务英语信函也达到了很大的发展。在现代商务信函中，经济性原则的体现越来越明显，其体现出的经济性原则就是其在整体风格和用词上更显现出简洁平易和亲切体谅的特点。简洁平易，所以才能迅捷地传递人们的思想情感，提高办事效率；亲切体谅，所以才能提高表达效果以把握良好商机。下面就从这两个方面对其所体现的经济性原则进行探讨。（一）简洁平易简洁平易原则是语言经济性原则的具体表述之一。简洁平易指的是言简意赅，行文随和平易。现代人喜欢开门见山、自然随和的风格，生意人更是如此。在商务信函的行文中，写信人尽可能地将交易的详细事项整理后简洁地向读信人陈述，而不是毫无重点、罗嗦冗长地写上

23、好几张，这样就能让读信人很清楚地了解和领会写信人的意图，从而快捷迅速地做出反应，于是就迅捷地传递了人们的思想、情感，减少了时间浪费， 提高了工作效率。试比较下列两句： We wish to acknowledge receipt of your letter dated August 15 with the check for U.S. $5000 enclosed and wish to thank you for same. We appreciate your letter of August 15 and the check for U.S. $5000 you sent with i

24、t. 这两个句子的意思虽然相同，但第二句的用词简明扼要，句长只是第一句的一半，这样既能避免用词的麻烦又能节省时间，相信读者会欢迎这种言简意赅的信函。（二）亲切体谅亲切体谅原则是另一个语言经济性原则的具体表述。商业社会竞争激烈，每家公司、每位商人往往会遇到预想不到的麻烦和困难。这就要求写信人能设身处地地为对方着想，顾及对方的要求、愿望和感情，以人为本，这样的信函才能切中要害、打动对方。特别是在促销信、广告和讨价还价、催款索款信函中，就更应该保持亲切体谅的口吻，对收信人晓之以理，动之以情。只有这样才能引起读信人的共鸣，有效地达到初始目的。此外，当今社会商务繁忙，每天都有大量信件出入，因此一定要确保

25、所送信息被及时归类并得到相应的重视。语言经济性原则要求写信人选择恰当的语气和措词以便读信人能愉快地接受所传送的内容，这样才能在激烈的国际竞争中把握商机。请比较下面两句： We allow you to get 20% discount. You can earn a discount of 20%.第一句主语为“We”，强调自己的态度，用“allow”一词，有高高在上之嫌，似乎有“我们给予你方恩惠”之意。而第二句主语为“you”，着重对方的利益，用“earn”一词代替“allow”一词，避免了写信人被看作处于“行使权利”的优越感位置，可说服对方心悦诚服地接受建议。四、写作具有经济性的商务英语信

26、函的基本技巧商务英语信函较之一般的私人信函在格式、语言、功能上有着更加严格的要求, 需要精心撰写，字斟句酌。怎样使商务英语信函的表达具有经济性呢？应该从以下四个基本写作方法入手, 突出商务英语信函的写作特点, 强调其独特的写作风格。 （一） 表达正确商业书信必须写得正确,也只有正确了才能谈它的经济性。因为收信人的职称、收信人的姓名、收信人的地址、交货时间、交货地点、交易条件、品名、颜色、尺码、单价、数量、品质、型号、包装等方面信息准确与否, 直接关系着公司的经济利益和企业形象, 影响着企业将来的发展。对商务信函而言,其正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语法等方面的错误，传递的信息（如时间、地

27、点、价格、货号、数量、信用证号码等）准确无误，而且指要使用正确的格式，要使用得当的、正式的、规范的语言，要正确理解和运用商业术语并采用合适的写作技巧或方法等等。例如：一些表示证书或文件的单词如“application”,“policy”,“order”,“statement”等，都有单复数之分；有些名词如“knitwear”,“chinaware”,“stationery”,“pottery”等是代表商品的集合名词，通常不加s；有些名词如“arrangements”, “circumstances”,“particulars”,“proceeds”常以复数形式出现。省略语“Ill”,“were

28、”等, 显得太过口语化, 欠正式, 商务信函中应改写成“I shall”,“We are”；还有像“Looking forward to your early reply. ”和“Nice to receive your enquiry. ”等, 这样的句子在语法上也是不规范的, 应该分别加上主语和谓语, 以使句子结构完整。（二） 力求简洁 在当今提倡效率的时代，时间就是金钱。作为商务作者,在工作中无暇顾及创造色彩斑斓的词语；作为商务读者，也不想浪费时间去解读费解的话语。要达此目的就要选用简洁的词, 抛弃臃肿浮夸的词，这样才能使信函简明有力,不拖泥带水。具体来说,应注意以下几点: 直入主题。

29、在信函开头堆砌一些华丽的辞藻也许一开始会吸引人的注意力。但是, 如果不能很快的进入主题, 让对方知道能给他带来什么好处, 对方会很快失去兴趣, 很可能就不会接着看下去了。所以, 应该避免在信函开头写一些不相干或者含糊不清的字句。单词方面。 尽量使用日常词汇，使用简短、具体的单词，避免生僻、花哨、过长或陈旧的词语。例如: peruse 可用read 代替，inst . 可用this month代替, prox. 可用next month代替，concur可用agree代替， commence可用start代替， endeavor可用try代替，purchase可用buy代替，equitable可

30、用fair代替， verification可用proof代替， subsequently可用later代替。当然, 并不是说短的词总是最好的。例如:人们更熟悉“beneficial”而不熟悉“ salutary”。一些对“negligent”更熟悉而不熟悉“derelict”。而“think”通常比“deem”要好。总之, 大家要记住是要让文章更容易读懂, 而不是纯粹为了省空间。句子方面。 尽量多用单词，少用短语或从句；尽量使用简短的句子，避免不必要的重复；尽量多使用主动语态及人称主语；少用陈腐的客套话而多用现代英语。例如: 可将give consideration to改为 consider

31、，in the event that改为 if, in regard to 改为about , prior to the start of 改为before。 再如：We have begun to export our machines to foreign countries. 其中, “export”指向国外出口,再加上“to foreign countries”, 就造成不必要的重复。所以, 此句应为we have begun to export our machines。又如:The review of the proposals was conducted by Ms. Wu这句话

32、是被动语态的句子。若改为主动语态： Ms. Wu received the proposals全句字数减少了一半。但是这并不是表示不可用被动语态，有些情况下为了礼貌，在指出对方所犯过失时最好使用被动态。如：Obviously, this mistake has been overlooked. 段落安排方面。 段落不要太长，段落重点应根据所传送信息的性质安排。一个段落最好只有一个主题, 只说明一个问题。在每个段落之间最好空出一行, 突出每一段提出的问题, 这样既显得美观又容易引起读者的注意。根据商务信函的性质，信函构思一般分为三大类型。第一类为传递正面信息的信函，第二类为传递负面信息的信函，第

33、三类为传递说服信息的信函。由于信息的性质、作用不同，我们在撰写信函时就应采取不同的策略和方法。一般来说，传递正面信息的信函采用直接构思法，也称演绎法；传递负面信息的信函采用间接构思法，也称归纳法。如此安排的话会使信函看起来既简洁明了又颇具说服力。（三） 表述清晰具体表述清晰具体要求写信人清晰而又详尽地表达内容,特别是要求对方做出明确反应的信, 或是答复对方提出的要求或问题的信函, 或是报盘、承诺等, 要用词确切, 恰到好处, 各条款、观点应明确、不抽象、不笼统, 与表达的意思相符。为了达到具体这一目的，一方面可以使用具体的修饰词，如：“The brakes stop a car within

34、a short distance.”句中对产品的介绍是笼统和模糊的。读者不禁会问: 这是什么型号的刹车? 可以刹住什么车?短距离是多远的距离? 这些不交代清楚, 客户怎么可能和你洽谈生意。 因此应改为:“The type SMO2 power brakes can stop a 4- ton car traveling 65 miles an hour within 300 feet. ” 另一方面避免使用抽象化的词，如“The price of gas has really skyrocketed recently.”句中的“skyrocket”。此外，要避免使用含有不同词义或词义模糊的词语

35、。如：“As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco , we have bimonthly direction services.”其中“bimonthly” 一词含有两个意思, 即每月两次和两月一次,这对于读者来说,就可能感到迷惑不解,应该改写为:“We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco. ”(我们每月有两班从香港到旧金山的直航。)或者: “We have semimonthly direct sailings fr

36、om Hong Kong to San Francisco.”(我们每半个月有一班从香港到旧金山的直航。)，还要注意修饰语的不同位置，还要注意代词的所指以及关系代词与先行词之间的关系，因为同一修饰语放到句中的不同位置，会导致句子的含义不同，如果表述不清晰会让读信人因写信人的费解的言语而浪费时间。如：“The L/C must reach us no later than September 1st for arranging shipment.”（为了安排装船，信用证不得迟于9 月1 日到达我方）。“TheL/C must reach us for arranging shipment no

37、later than September 1st.”（信用证到达我方，以便于不迟于9 月1 日的装船）。（四） 使用专业术语一些专业术语以约定俗成的缩略词出现在商务英语信函中,有助于增强语言的专业性、简洁性,以有限的形式表达出较多的信息,符合语言经济性的要求。所以在表达业务行话时尽量套用专业的词语和句式,以保持外贸信函的语言特色和行文习惯。例如：We have drawn a sight draft on you against the documents for the amount of invoice through the Bank of Asia.（我们已根据这些单据通过亚洲银行向你方开出发票金额的即期汇票。）其中“a sight draft”、“documents”、“the amount of invoice”等都是外贸专业的词汇, 而“根据向某人开出金额为的汇票”,则套用句型“draw a draft on somebody against something for the amount of ”。五、结 语综上所述,商务写作要求