10秘书工作手册ppt课件

1、秘书工作手册秘书工作手册行政篇行政篇本卷须知：本卷须知：n如遇申请当日是双休日则提前申请，未按时申如遇申请当日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。请并无充分理由，行政部不予处理。n名片制作一般需要七个工作日，请秘书申请一名片制作一般需要七个工作日，请秘书申请一些空白名片，作好应急准备例如有新来员些空白名片，作好应急准备例如有新来员工）。工）。n分行各业务员必须在工作一个月后，方能申请分行各业务员必须在工作一个月后，方能申请名片。名片。n名片上的最低职位为名片上的最低职位为“物业顾问物业顾问”。例：各营业部每月二次的办公用品申请各营业部每月二次的办公用品申请 l营业一部北

2、部及二部及每月营业一部北部及二部及每月5日及日及20日；日；l营业一部南部及商业部每月营业一部南部及商业部每月10日及日及25日；日；l由秘书正确填写由秘书正确填写办公用品申购表办公用品申购表，并由分，并由分行经理及区域总监或以上级签字同意后，传真行经理及区域总监或以上级签字同意后，传真至行政部。至行政部。 本卷须知：本卷须知：o如遇申请日是双休日则提前申请，未按时申如遇申请日是双休日则提前申请，未按时申请并无充分理由，行政部不予处理。请并无充分理由，行政部不予处理。o除办公用品外的其它物品填写除办公用品外的其它物品填写申购表申购表。并需详细写清楚物品的规格、数量及用处。并需详细写清楚物品的规

3、格、数量及用处。o办公用品的发放一般需要四个工作日。办公用品的发放一般需要四个工作日。例：例：办公用品的保管与发放办公用品的保管与发放秘书应申请适量的办公用品备用，以备不时秘书应申请适量的办公用品备用，以备不时之需，用弃墨盒必须回收给行政部小俞。之需，用弃墨盒必须回收给行政部小俞。秘书需严格控制办公用品的领用，杜绝浪费秘书需严格控制办公用品的领用，杜绝浪费现象。现象。秘书应按实登记办公用品的本月新增、本月秘书应按实登记办公用品的本月新增、本月发放及结余，并登记于发放及结余，并登记于分分 行行 办办 公公 用用 品品 汇汇 总总 表表。上个月的结合就是本月的当月。上个月的结合就是本月的当月余额。

4、余额。秘书应于每月最后一天将秘书应于每月最后一天将email至行政部。至行政部。办公用品的保管与发放办公用品的保管与发放办公用品必须由个人领用，由秘书协助依实办公用品必须由个人领用，由秘书协助依实登记于登记于办公用品领用表办公用品领用表。领用物品由。领用物品由领用人自己管理及负责。如遗失或损坏，须领用人自己管理及负责。如遗失或损坏，须由领用人按价赔偿或者自行修复，赔偿价格由领用人按价赔偿或者自行修复，赔偿价格请询问行政部小俞。请询问行政部小俞。若员工离职，秘书必须对其领用的物品进行若员工离职，秘书必须对其领用的物品进行清点，除消耗品如笔、胶水等以外，其清点，除消耗品如笔、胶水等以外，其余物品一

5、律交还该分行秘书包括打孔机、余物品一律交还该分行秘书包括打孔机、计算器等），如有遗失，由个人负责赔偿，计算器等），如有遗失，由个人负责赔偿，并从当月工资中扣除，并由秘书请当事人在并从当月工资中扣除，并由秘书请当事人在离职表上签字确认。离职表上签字确认。例：例：办公家具、办公设备的保养与维修申请办公家具、办公设备的保养与维修申请 各分行内的办公家具、办公设备属于各各分行内的办公家具、办公设备属于各分行的共同领用物品，各分行内员工作分行的共同领用物品，各分行内员工作为使用人有责任对这些物品进行维护及为使用人有责任对这些物品进行维护及保养，并定期检查物品的完好性，如出保养，并定期检查物品的完好性，如

6、出现损坏，应及时告之秘书，由秘书填写现损坏，应及时告之秘书，由秘书填写 传真至行政部。传真至行政部。例：本卷须知：本卷须知：l维修范围包括办公家具办公桌、办公椅、活动柜维修范围包括办公家具办公桌、办公椅、活动柜等等 ）、办公设备复印机、传真机、打印机、点钞机、）、办公设备复印机、传真机、打印机、点钞机、考勤机）、办公用品白板、松木板）（除银行考勤机）、办公用品白板、松木板）（除银行机，出现问题可以找财务部）机，出现问题可以找财务部）l办公家具维修时间一般需要一周左右办公家具维修时间一般需要一周左右l办公设备维修时间一般需要三天左右办公设备维修时间一般需要三天左右 l维修好之后请秘书签字回传至行

7、政部维修好之后请秘书签字回传至行政部长途电话的使用规定长途电话的使用规定n秘书需根据分行员工使用情况填写秘书需根据分行员工使用情况填写换领新卡换领新卡n使用长途电话需本着节约的原则，规定每次每使用长途电话需本着节约的原则，规定每次每组最多申领组最多申领2张，每月申请二次。张，每月申请二次。n本卷须知：本卷须知：n严禁用于私人用途，如有发现一律严惩。严禁用于私人用途，如有发现一律严惩。例：快递的使用规定快递的使用规定 秘书需清楚、正确地填写秘书需清楚、正确地填写中所中所有内容，并需经理签字后方才能叫快递。有内容，并需经理签字后方才能叫快递。 每月最后一天必需将每月最后一天必需将传真至行传真至行政

8、部，如有发现政部，如有发现与快递回单有与快递回单有出入之处，一律由分行自行支付费用。出入之处，一律由分行自行支付费用。 各分行遵循各分行遵循“谁的事谁付费的原则分摊快递费。谁的事谁付费的原则分摊快递费。本卷须知：本卷须知：l快递登记一览表快递登记一览表必须在叫快递之前填写，没必须在叫快递之前填写，没有经理签字一律不予报销。有经理签字一律不予报销。l公司有统一的快递公司，如叫其它快递，公司一公司有统一的快递公司，如叫其它快递，公司一律不予结帐。律不予结帐。l结算周期为一个月即结算周期为一个月即1日至日至31日）日）l公司采用统一结账，请各分行不要直接付费给快公司采用统一结账，请各分行不要直接付费

9、给快递公司。递公司。例：各分行的水电费及电话费各分行的水电费及电话费l每月中旬各分行将会收到水电费及电话费，收到每月中旬各分行将会收到水电费及电话费，收到后请秘书在交费截止日期之前交到总公司行政小后请秘书在交费截止日期之前交到总公司行政小顾收。顾收。l有部分分行所收到的电话账单为银行托收凭证，有部分分行所收到的电话账单为银行托收凭证，同样在发到后交到总公司行政小顾。同样在发到后交到总公司行政小顾。l部分从经理备用金中支付的水电费及电话费也必部分从经理备用金中支付的水电费及电话费也必须致电行政部小顾。（物业管理费交财务部）须致电行政部小顾。（物业管理费交财务部）行政机关检察注意事项行政机关检察注

10、意事项l在各分行如有所属行政机关工商局、房地产协在各分行如有所属行政机关工商局、房地产协会、街道、派出所等前来店面检查，请各分秘会、街道、派出所等前来店面检查，请各分秘书及经理礼貌接待，并他们的要求记录下来，并书及经理礼貌接待，并他们的要求记录下来，并致电行政部致电行政部Grace处。处。l如有分行不能解决的问题，请致电行政部如有分行不能解决的问题，请致电行政部Grace处。处。l如各分行有收到红头文件，请及时将原件交给总如各分行有收到红头文件，请及时将原件交给总经办助理经办助理Yelinna，如因延时上交所产生的后果由，如因延时上交所产生的后果由各分行自行负责。各分行自行负责。各分行钥匙分配

11、情况各分行钥匙分配情况l各分行秘书必须依实填写各分行秘书必须依实填写分行钥匙分配情况分行钥匙分配情况表表，并由接收人签字，传真到行政部，并由接收人签字，传真到行政部Grace处处存档。存档。l各分行钥匙必须备份一套在行政部存档，如有所各分行钥匙必须备份一套在行政部存档，如有所更换，须及时交到行政部。更换，须及时交到行政部。l保险箱钥匙及密码也必须交一份到行政部存档。保险箱钥匙及密码也必须交一份到行政部存档。l如有变动请重新填写表单并及时传真到行政部。如有变动请重新填写表单并及时传真到行政部。例：数码相机的使用及保管数码相机的使用及保管l个别分行有数码相机个别分行有数码相机l分行内有员工因工作需要借用数码相机的分行内有员工因工作需要借用数码相机的必须到秘书处写借条，用完后及时归还，必须到秘书处写借条，用完后及时归还，并必须保证数码相机的完好性。并必须保证数码相机的完好性。l数码相机一律不允许带回家私用。当天借数码相机一律不允许带回家私用。当天借用必须当天归还。用必须当天归还。例：安全设施报警器l各分行都装有报警器。l各分行需在门口张贴警示句。l秘书必须正确填写分行报警器安装