信息交流管制程序OK

1、SHP-EP-4431 信息交流管制程序1 目的建立适当的沟通过程，确保与管理体系有效性有关的信息得到及时的沟通。2 适用范围与本公司管理体系有效性有关的信息均属本范围。3 权责3.1 管理部是质量环境职业健康安全信息的管理部门，负责与上级主管部门和行业主管部门的信息接收、传递和处理，负责信息的分析汇总并向管理者代表汇报。3.2 各部门主管负责本部门内部的信息沟通。全体员工积极参与公司内部各种形式的沟通。4 定义 无5 工作程序5.1 职业健康安全事务的协商5.1.1 公司和各部门应通过宣传教育让全体员工知道谁是职业健康安全的员工代表，并组织员工或其代表积极参与下列活动：a) 管理方针有关职业

2、健康安全方面的内容和程序的制定、修订和评审；b) 商讨影响工作场所职业健康安全的任何变化；c) 协商职业健康安全事务。5.1.2 协商前，要做好职业健康安全事务协商计划，按计划进行。并将协商计划和结果通报相关方，以得到他们的理解和支持。5.1.3 员工或其代表参与协商的方式有：口头或书面意见和建议，参与会议讨论等。5.1.4 管理部收集员工的意见和建议，将这些意见反馈给相关部门，并监督其处理。5.2 公司鼓励员工及相关人员支持公司的管理方针和积极参与相关的活动，期望并要求部门、人员就质量环境职业健康安全的信息进行沟通。5.3 信息分为内部信息和外部信息，各部门(班组)将信息内容及时沟通。5.4

3、 沟通形式：各部门依据体系文件规定记录、收集、传递并处理日常信息。除此之外，为促使体系信息得到及时的沟通，达到全员参与、实现目标的目的，本公司采用如下的沟通形式：a) 晨会； b) 例会； c) 全体员工大会； d) 内审首末/次会议； e) 管理评审会议； f) 内部宣传；g) 外部宣传。5.5 内部信息交流5.5.1 内部信息包括以下内容a) 公司的管理方针、管理体系运行情况。b) 管理体系运行中产生的信息由其产生单位及时传递到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。c) 获取和更新法律及其它要求，及时地传递到相关部门。d) 管理目标、指标和管理方案完成情况和效果。e) 内审、管理评审、外

4、审结果。f) 管理体系培训情况。g) 各部门间的日常联络、常规报表、其它信息通报等。h) 管理体系各运行控制程序执行情况。5.5.2 内部信息交流的实施a) 管理方针以板报、员工手册为宣传工具公诸于众。b) 活动过程中产生的信息由产生单位及时传递到直接主管部门，要求答复的必须在3日之内予以答复。c) 紧急状态下的环境职业健康安全信息（如火灾、伤亡、环保设施失灵等）按应急准备与响应管制程序规定进行信息交流。d) 不符合、纠正与预防措施实施单位必须在整改过程中将信息传递到相关部门。e) 传递接收方必须做好记录。f) 发生重大信息应立即传递到总经理或管理者代表，一般信息应及时传递到部门负责人。5.6

5、 外部信息交流5.6.1 管理部将收到上级主管部门的文件呈总经理后做出相关处理。5.6.2 外部检查、参观、访问总经理室接待安排并将结果报总经理。5.6.3 公司其它部门若收到有关的法律、法规和标准，应及时传递到管理部，具体执行法律法规和其它要求管制程序。5.6.4 顾客、相关方的信息（包括上级主管部门、社区居民、顾客投诉抱怨）由管理部接收，填写来人、来函、来电记录表。并会同相关部门提出处理意见或建议，填写外部信息联络单，报主管领导批准，形成处理决定。当顾客、相关方要求答复时，应在3日内将处理结果通告对方。5.6.5 向供方传达有关管理方针及目标由各对应部门负责。5.6.6 顾客、相关方要求提供信息时，各有关单位将公司的管理方针及有关要求传递给顾客、相关方。5.6.7 管理者代表决定公司重要环境因素的交流范围、种类及方式，发生重要环境因素外部交流时，填写重要环境因素外部交流单6