商务沟通与谈判教案05第五章商务沟通的主要手段与技巧(下)

1、2021/4/21商务沟通与谈判第五章 商务沟通的主要手段与技巧（下）2021/4/2三、考核要求（一）求职面试1、理解：求职面试的基本步骤2、简单应用：主试者和应聘者应注意的沟通问题（二）演讲1、识记：（1）演讲的定义；（2）演讲的类型2、理解：（1）演讲的作用；（2）演讲的准备3、简单应用：演讲的技巧（三）会议1、理解：会议的类型2、简单应用：会议组织的流程（四）信函理解：信函的写作技巧和方法2021/4/2一、学习目的和要求 通过本章学习，掌握求职面试、演讲、会议和信函的概念和作用，了解四种沟通方式存在的问题，明确各种方式运用技巧。二、考核知识点2021/4/2第一节求职面试一.招聘面试

2、的基本步骤、 招聘前的准备工作主要有：（1）组织结构设计和调整 （2）岗位职责和岗位描述（3）发布招聘信息 （4）应聘者初步筛选（5）面试场所的准备和面试人员的安排2021/4/2岗位工作分析明确招聘目的准备面试问题动机特质自我概念知识技能拟订评价标准实施面试挑选适合的应聘者 面试方从面试中可以获得的资料有：（1）观察应聘者的稳定性 （2）研究应聘者以往的成就（3）应聘者自主能力 （4）对事业的忠心度（5）与同事相处的能力 （6）应聘者的领导能力向应聘者介绍岗位工作的职责树立良好企业形象2021/4/2注意缓解面试的紧张气氛紧紧围绕面试的目的不要轻视应聘者注意应聘者的非语言行为消除晕轮效应防止

3、顺序效应防止与我相似的心理因素避免自我定义的心理效应2021/4/2准备一份出色的简历搜集应聘公司的信息充分准备面试中的各类问题合适的着装时刻保持诚信不要对原公司作出负面评价 2021/4/2补充：怎样写求职信 以招聘公司要求的方式提供他们所需要的信息,但是应该包括那些你想告诉他们的有关你自己的相关信息,用最完美的方式表述这些信息 个人简历的主要内容由三个部分组成：（1）开头部分：介绍一般情况（简洁明了）（2）中间部分：教育状况、资格、能力（3）结尾部分：推荐信、证书等2021/4/2（1）内容必须真实 （2）目标一定明确（3）简洁而且厚实（一到两页即可） （4）采用倒叙方法（5）只写相关经验

4、 （6）不同企业内容不同（7）面试时再加上证书2021/4/2一,你想要什么样的工作 对于很多人来说,失业率和就业形势的严峻表明,在找工作时挑三拣四是不明智的.确实,经常是雇主有资格作出选择,而不是由求职者来选择.但是,你依然应仔细地考虑你想从事而又能胜任的工作,否则你可能匆匆忙忙地申请一些你并不适合的工作,结果必然导致求职的失败. 1.你是怎样的人 2.个性测试和职业指导测试二,有哪些工作 1.寻找一切可能的信息的来源 报纸,就业指导办公室,职业介绍所 2.什么工作适合你 在以下方面为同学提供指导:事先对面试进行全面考虑,了解自己的长处和短处,在面试中尽力表现自己. 2021/4/2第一 面

5、试前的准备 一,求职前的准备了解组织 1.收集一些背景信息 至少要知道一个组织是干什么的.是零售,制造,批发还是提供服务 它制造,销售或批发什么 它提供什么服务 2.收集信息的渠道 3.组织本身,在申请工作之前,你就可能了解了该组织的一些情况,可以索要各种报告,资料. 4.查询网络.现在的job web有许多提供职业计划信息和资料的求职网站,但确实需要分辨能力 5.使用图书馆.查企业名录,职业展望手册,工作评价年鉴,可以找出职业责任,资格要求,工资,就业趋势等有用的信息. 6.留意分类广告;等等 2021/4/2二,准备了解自己 1.在面试的过程中,人们都愿意突出自己的优点,淡化自己的缺点,可

6、如何有效的做到这一点呢 2.如何以尽可能的有利的方式来承认自己的缺点,并用可以弥补它的优点来加以平衡. 3.也有可能事先你认为是优点而面试者认为是缺点,也有可能相反. 总之自己的特点要正视,而且还要考虑如何应对.第二 面试过程 面试前需要做一些准备工作：（1）心理准备 （2）了解招聘单位的基本情况和职位要求（3）为面试中可能遇到的一些问题做好准备 （4）形象准备 2021/4/2一,初试与复试 初试只是淘汰那些未能达到最低要求的求职者.可能通过电话或计算机来完成,电话虽然只有几分钟,决不能草率. 复试中,那些训练有素的面试者尽量去寻找任何不利信息来淘汰候选人,而求职者尽量少犯错误,展示长处而不

7、被淘汰. 面试一般分一对一面试和连续的和集体的面试 2021/4/22021/4/22021/4/22021/4/2面试结束后应该注意：（1）重申自己的任职资格 （2）重申自己的求职意愿（3）配合考官自然地结束面试 （4）礼貌地向考官告辞（5）对考场工作人员表示感谢面试中的禁忌主要有：（1）忌不良用语 （2）忌不良习惯（3）忌不良态度 （4）忌不良表现2021/4/2 对未来的被面试者最经常的忠告是保持自我,但是如果到现在为止,你在面试中一直无法成功地保持自我,或许就该分析一下自己在面试前,面试中和面试后的所作所为.如果遵循本章的建议并尽可能的多练习,准备做自我批评和接受别人的意见,直到保持自

8、我意味着为得到工作而作正确的事,你的自信心将会大大增加. 2021/4/2思考与练习 . 2021/4/2一、演讲的基本含义和分类演讲的基本含义 演讲又叫讲演或演说，是指在公众场所，以有声语言为主要手段，以体态语言为辅助手段，针对某个具体问题，鲜明、完整地发表自己的见解和主张，阐明事理或抒发情感，进行宣传鼓动的一种语言交际活动。商务演讲定义：又叫讲演或演说，是指商务人员在特定时间和环境下，借助有声语言和体态语言，对谈判对象发表意见、抒发情感，从而达到沟通目的及实现商务沟通谈判成功的一种正式口头沟通活动。2021/4/2按演讲的功能:告知型演讲,说服型演讲,激发型演讲,娱乐型演讲按演讲的内容按演

9、讲的内容:公关型演讲公关型演讲,动员型演讲动员型演讲,经验介绍型演讲经验介绍型演讲,1.总结型演讲总结型演讲2021/4/2演讲的表现形式演讲的听众演讲的性质演讲的结构演讲的作用2021/4/2对演讲者的作用:吸引顾客,树立企业形象,传达企业目标对受众的作用:确定投资方向,确定合作对象,唤起受众的行动2021/4/2.演讲准备的内容演讲的题目注意几点：题目要富有建设性题目醒目、精炼到位避免烦琐、空泛的标题避免晦涩体现演讲者创新和远见2021/4/2演讲的对象演讲成功的诀窍是站在听众的立场上考虑问题的! 要分析听众构成：听众人数听众年龄听众受教育程度听众职业2021/4/2演讲的条件与演讲相关的

10、条件、因素：固定条件：会场及舞台； 可变条件演讲的选材2021/4/2演讲的结构1.开场白：好的开端是成功的一半,设计一个简短,有吸引力的开场白是十分重要的.开场白类型借用型反问型号召型叙事型数据型故事型2021/4/2开头有多种方法，通常用的主要有： 1开门见山，提示主题。这种开头是一开讲，就进入正题，直接提示演讲的中心。例 如宋庆龄在接受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位仪式上的讲话的开头：“我为接 受加拿大维多利亚大学荣誉法学博士学位感到荣幸。”运用这种方法，必须先明晰地把握演 讲的中心，把要向听众提示的论点摆出来，使听众一听就知道讲的中心是什么，注意力马上 集中起来。2021/4/22

11、自我介绍法。3情感沟通法。 4环境烘托法除了以上几种方法，还有：释题式、悬念式、警策式、幽默式、双关式、抒情式等。2021/4/22.演讲的主题部分 在正文中要向人们展示一个清晰的结构,并设法保持听众的兴趣. 层次灵活衔接a)修辞2021/4/23.演讲结尾， 演讲稿的结尾是主体内容发展的必然结果。结尾通常可分复述型目标型号召型 好的结尾应收拢全篇，卒章显志，干脆利落，简洁有力，切忌画蛇添足，节外生枝。 2021/4/2演讲的时间分配 开头结尾：各10%主题：80%2021/4/2演讲的演讲的技巧技巧现场控制技巧以问题引导受众参与以共同语言构成共鸣顺势调整结构非语言的控制补白的技巧解答的技巧重

12、述问题将问题转移至所有人保持专业语调开场技巧情绪控制技巧控制节奏充满激情适度幽默控制语调仪表控制技巧2021/4/2第三节会议会议的概念和分类会议的特征1)群体性2)目的性3)耗时性2021/4/2会议组织的一般流程n会前准备明确会议必要性明确会议主题拟定会议议程准备会议资料确定会议主持人明确与会人员预定会议场所通知与会人员到位布置会议室 ，不要随便选择一个房间,马虎了事 会场的环境与会议目的的一致 精心设计会场中的家具 椅子的摆放要讲究 是否需要一些视觉教具 保证室内温度令人感觉舒适.2021/4/2会议期间的安排2021/4/2领导在会议中的工作主要有：（1）会前的工作：明确会议目的、议程

13、、参会人员、会议时间和地点（2）会议过程中的工作：低调，让大家发言（3）会后的工作：组织实施决策，并监督2021/4/2 3、提高会议成效的办法有：（1）严格遵守会议的开始时间 （2）开头就会议的要旨做简洁说明（3）把会议事项的进行顺序与时间分配预先告知与会者（4）在会议进行中要注意发言内容是否偏离了议题，是否某个人的发言过于冗长等（5）应当引导在预定时间内做出结论（6）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间（7）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认2021/4/2会议中禁忌的事项主要有：（1）发言时不可长篇大论 （2）不可从头到尾沉默到底（3）不可取用不正确的资料 （4

14、）不要尽谈些期待性的预测（5）不可做人身攻击 （6）不可打断他人的发言（7）不可不懂装懂，胡言乱语 （8）不要谈到抽象论或观念论（9）不可对发言者吹毛求疵 （10）不要中途离席2021/4/2 会后的整理和总结5、会议记录的重要性在于：（1）为大家提供具体可见的关注点 （2）让与会者知道做了啥决策、怎么做的（3）防止脑子信息超载 （4）保证你的观点其他人已经听到（5）任务项目、执行者和时间等要求可以明确下来，以免日后扯皮2021/4/22021/4/22021/4/22021/4/2第四节 信函信函的概念 商务信函包括备忘录、信件和电子邮件。是最常用的商务沟通方式。商务信函的特点第一是内容简洁

15、其次目的目前2021/4/2信函的种类正面性信函负面性信函,洽谈性信函,宣传性信函2021/4/2信函的作用与意义特征1)传递信息,表达情感的手段2)更加清晰,有条理地表达自己的思想3)写信是一种笔端的问候,读信人可以感受到对方一种特殊的,加深人们的印象4)信函有发信人的签名盖章,是有效的法律文件2021/4/2信函的写作技巧和方法 1)慎重中不乏尊重2)富有技术的开头3)简练到位的内容4)恰 当的结尾2021/4/2补充1.有关写作商务书信的方法和建议 书信的布局和样式 一封信在达到收信人手中时,便开始了他作为写信人所在的机构的代表的工作,不管信的内容经过怎样的精心计划和组织,收信人必然会受

16、信函的总体外观所影响(甚至信封) 2021/4/2书信的结构 1.信头 包括标识和寄信人的地址. 2.日期 3.存档号码 4.收信人的名字,职务和地址 5.称谓和结束语 6.主题行 7.签名 8.信的正文 2021/4/2其他的写作工作 一,电子邮件e-mail 1.电子邮件的特征 与电话的共有特征 信息能无限制地搁置等待 与书面交流的共有特征 信息在语言上经常是不正式的 2.有效使用电子邮件的方法 在设计信息时,应考虑以下问题:屏幕长度,格式,大小写,主题句 2021/4/2电子邮件的风格 如同书面记录一样,你的电子邮件信息会随着你的读者和目的及反映出的地方电子信件风格规范的不同而不同 正确

17、, 正式, 幽默, 4.电子邮件礼仪 垃圾信件的防止 媒介切换:如果在交流中发现紧张情形,转换到另一种媒介,特别是面对面去解决和缓和紧张. 信息变动:除非清楚地标明自己的改动之处,否则千万不要改动别人的信息后将其发出. 身份:清楚地提供你的和接收者的身份,尤其是在使用不同的e-mail网络的人沟通时,更应十分注意 2021/4/2备忘录 备忘录原本是记住的意思.在商务沟通中的有着更为广泛的用途,包含着协助记忆的意思,当然在书面交流中,它还提供书面记录的优点.他们被用来相互之间传递信息,咨询以及指令,而且篇幅较长的备忘录能起到报告的功用. 1.备忘录的特征 一般会省去礼貌和恭维的结束语;备忘录的

18、信息要尽可能简短,通常只有一个条款. 主要包括:送达(收函人的名字),发送人,日期,标题. 2.备忘录的风格 信息的性质 消息的前后照应 收函人的个性和地位 收函人和发函人的关系 2021/4/2表格设计和调查问卷设计 1.使用表格的便利 它能使你从不同的人那里得到相同的信息;它能让你从相同的渠道得到许多信息;它意味着比较信息更加容易;它也使得到和参照规定条款信息更加容易. 实际上,表格提供了一种寻求特殊信息的工具,通过它你可以得到你需要的信息,排除你不要的信息,当一份表格设计得不合理时,对每个使用者都会带来问题. 2021/4/22.如何设计表格 表格设计是一门艺术,而且不是轻易就可以实现的事情.使用计算机处理的日益增多,从事此项工作就要经过特殊的训练.要考虑几个因素:表格的分布,尽可能让它吸引人,做得较为简洁,提供真正需要的信息,尽可能容易被填写;表格的安排,要按逻辑顺序排列你的问题和指令,避免交叉参考和不分地点地解释信息. 202