行政管理制度.

1、行政管理制度办公室2010年1月15日目 录 公文管理规定 档案管理规定 印章管理规定 名片管理规定 办公用品及设备管理规定 办公用车管理规定 值班管理规定 保密管理规定 会议管理规定 行政办公规范管理规定 商务公出管理规定 商务接待管理规定一、 公文管理规定1 定义2 公文办理 公文必须限时办理，在规定时间内予以批复； 3 公文审批 所属公司对外各类公文应逐级报至系统总部总经理审批，报分管业务副总 裁批准后方可发出。 4 公文保存与查阅 （1）处理完毕的纸质公文由发起部门或公司档案管理专员进行归档保存。 （2）文件必须以纸质文档和电子文档两种形式保存。 二、档案管理规定1 管理机构与职责 （

2、1）统一领导、集中和分级管理。股份公司档案室为档案管理部门； （2）股份公司各部室及所属各公司分管行政副总经理分管档案工作。规划 院、酒店建设公司、商管公司系统总部及各项目公司在不增编前提 下，设专职档案管理员。股份公司各部室和各地商管公司设兼职档案 管理员。 2 档案的收集整理与归档 （1）归档文件由承办人办理完毕后10个工作日内将原件移交所在部室档案 管理员。 （2）各部室档案在办理完毕后的第二年3月31日前移交公司档案室。 （3）项目竣工验收后1个月内向股份公司档案室报送一套工程项目竣工资料。 项目经营期结束前一个月内，项目公司档案整体移交股份公司档案室。 （4）项目公司档案管理，按项目

3、系统档案管理办法执行。项目获得的政 府批文、开发证照应在获取后的2个工作日内由经办人向项目公司档案室 移交。证照正本应在保险柜中保存，证照借用、更改、更换或收回等变 动时须报分管业务副总裁批准。二、档案管理规定（5）对外签署的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，在签署 后 5个工作日内报送公司档案室一份原件。（6）员工调离职，在办理档案移交手续后方可办理调离职手续。事后如出 现问题，追究审批人的责任。3 档案的借阅与利用 查阅有关投资、财务、成本、证照、合同等涉密重要文件必须经股份公司分管副总裁、分管行政副总裁批准。 4 档案的销毁 档案销毁应写出鉴定报告并编制销毁清册，报分管业务副总

4、裁、分管行政 副总裁审批，必要时报总裁审批。 二、档案管理规定5 罚则 （1） 股份公司办公室对各系统、各公司档案工作有检查、处罚权。对 档案管理工作不达标公司，该公司的年度奖金将按照档案管理权重 所占比例进行扣减。 （2） 对下列行为，股份公司办公室将视情节轻重对责任人给予通报批评 、降级或降职直至解除劳动关系： 档案管理混乱，造成文件材料损毁、丢失； 对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿； 未经许可擅自提供、抄录、公布、出卖、转让、销毁档案； 其他严重违反档案管理制度的行为。三、印章管理规定1 印章分类 股份公司（含所属各公司）有效印章的分类包括行政公章、业务专用章和法人代表手章： （1

5、）股份公司行政公章 大连万达商业地产股份有限公司公章； 大连万达商业地产股份有限公司北京分公司公章。 （2）股份公司业务专用章 董事会印章、监事会印章、审计委员会印章、财务专用章、劳动人 事专用章、人力资源部专用章 。 股份公司法人代表手章 （3）股份公司所属各公司公章、财务专用章、法人代表手章。 （4）不得另外刻制各类印章。各公司的公章、财务专用章、法人名章只允 许刻制一套。如遇特殊情况需刻制除上述有效印章以外其他印章，需 上报至股份公司办公室与投资证券部会签，再逐级报至分管业务副总 裁、分管行政副总裁、总裁审批，否则按私刻印章追究当事人责任。三、印章管理规定2 印章保管（1）印章实行专人保

6、管制。公章、财务专用章、法人代表手章不得由同 一个人保管；（2）股份公司行政公章由股份公司办公室副主任保管；股份公司董事会 印章、监事会印章、审计委员会印章由投资证券部总经理保管；股 份公司劳动人事专用章、人力资源部专用章由人力资源总经理保管（3）股份公司财务专用章由财务部总经理保管；所属公司财务专用章由 公司财务负责人保管；法人代表手章由公司财务部出纳员保管。（4）所属公司公章由公司行政部经理保管，公司总经理为公章保管的第 一责任人；（5）未经分管领导同意，不得擅自改变印章保管人。3 印章使用 （1）股份公司行政公章使用审批 非经济合同类文件，报股份公司分管业务副总裁批准； 经济合同类文件，

7、报股份公司分管业务副总裁、分管财务副总 裁批准； 经董事长及总裁批准后的对内对外红头公文及合同； 三、印章管理规定 （2）所属公司行政公章使用审批。 按规定流程报部门负责人审核、分管副总经理审批、公司总经理批 准后方可使用公章。（3）行政公章、财务专用章原则上不得带到公司办公区域以外使用。如 特殊需要使用，必须履行审批手续。股份公司报分管行政副总裁批 准，所属公司报公司总经理批准，并由两人同时在场使用。4 罚则 对未按股份公司规定审批及复核流程，刻制、保管、使用及销毁印 章的行为，公司将视情节轻重对责任人给予通报批评、降级或降职直 至解除劳动关系。四、名片管理规定1 印制范围2 印制要求（1）

8、名片按股份公司统一要求的版式、规格、字体 、颜色印制；（2）名片上只许印制公司规定的内容，包括公司全称、部门、工作职务 、办公地址、电话、传真、邮编、网址、电子邮件地址等。3 印制审批4 使用要求五、办公用品及设备管理规定1 普通办公用品管理2 低值易耗品管理3 办公设施设备管理 办公设施设备是指单价在2000元以上，且使用年限在两年以上的固 定资产。固定资产购置及管理参照财务管理相关制度。4 笔记本电脑配置管理规定 （1）股份公司总部正式员工可配置办公笔记本电脑。公司承担电脑 总价60。（2）签订两年协议，公司不再承担笔记本电脑维修保养工作。协议 期内离职或被辞退的员工须归还公司承担电脑的费

9、用。（3）自购买之日起满四年后，如需要可重新申请购置笔记本电脑。 原购置电脑归个人。（4）股份公司所属各项目公司配置笔记本电脑不超过6台，各酒店项 目部、各地商管公司配置笔记本电脑不超过2台（包括已购置） ，已配 置笔记本电脑的员工，公司不再提供台式电脑。 六、办公用车管理规定 1 购车审批 股份公司及所属各公司配置办公用车。除股份公司及特殊批复外，所 属各公司原则上只配置一台办公用车。并按固定资产购置审批流程及 配置要求逐级上报，由股份公司分管行政副总裁和分管财务副总裁批 准后方可购买。单车购置价格超五十万须报总裁批准。2 用车程序3 工作要求4 维修保养 股份公司车辆单次维修保养费三万元（

10、含）以上，上报至股份公司分 管行政副总裁批准；所属公司车辆单次维修保养费金额三万元（含） 以上上报分管业务副总裁批准。 六、办公用车管理规定5 费用控制（1）办公车辆总费用实行年审制，每台办公用车综合费用每年最多不超 过六万元。如费用超标，所属公司需向股份公司办公室提交车辆费 用超标报告，说明超标原因，办公室将对超出费用予以审核。（2）股份公司及所属各公司办公用车行驶总里程超过十五万公里以上且 车况较差，可更换办公用车，原车处理按规定报股份公司分管财务 副总裁批准。七、值班管理制度1 基本规定 （1）公司在节假日（指元旦、春节、清明、“五一”、端午、中秋、“十 一”及其他需要值班的时间），必须

11、按照要求安排值班。 （2）全体员工均有值班的责任，必须服从股份公司办公室（所属各公 司行政部）的值班安排。 2 值班安排 （1）每个工作日及节假日，股份公司必须有一名行政职务为副总裁以 上领导值班。所属各公司必须有一名行政职务为副总经理以上领 导值班。 （2）各商业管理公司、酒店、各地产物业公司总经理在 “十一”、“春节” 期间须在岗值班。八、保密管理规定 1 基本规定 （1）全体员工都有保守企业秘密的义务，员工与公司签订劳动合同的 同时与公司签订保密协议。 （2）对于违反保密管理规定而给公司造成损失，公司将对当事人及相 关负责人按规定处理。2 保密范围（1）公司发展战略、经营计划、资金计划及

12、经营管理中的重大决策；（2）内部掌握的合同、协议、意向书、可行性报告及合作信息；（3）重要财务信息和数据；（4）成本招投标等信息；（5）尚未进入市场或尚未公开的销售定价及相关各类销售信息；（6）员工人事档案、未公开的各类人力资源信息；（7）各类投资、资本运作信息和数据；（8）项目发展决策及相关信息；（9）其他经公司确定应保密的事项。九、会议管理规定1 会议类型2 会议准备（1）会议需要外地公司人员参加时，至少提前一天通知参会人员；（2）跨部门、公司需要多方参加的会议，通知应至少提前三天下发。 3 会议组织及与会要求 会议召集方指定专人做好会议纪要。如需要，会议纪要由会议召集方主管领导签发后及时

13、下发到参会人员；4 会议室使用规定十、行政办公规范管理规定 1 基本规定 股份公司办公室和所属各公司行政部为行政办公规范管理制定、实施 、监督部门。2 员工礼仪规范 （1）办公职业装要求（西装、套装） （2）办公语言规范（交往、接待、电话） （3）行为规范3 办公环境规范 会客要求、文件资料摆放、物品存放、就餐、吸烟等；4 办公工作纪律 高管人员手机必须24小时开机、会议期间关闭手机、 非接待需要中午 不得饮酒；十一、商务公出管理规定1 差旅费报销 （1）报销仅限于：交通费（飞机、火车、轮船、长途汽车、机场大巴 、市内轨道交通）、住宿费（住宿费用、电话费、洗衣费、上网 费、传真费、复印费、打印费）、工作餐费（每顿标准不超过 100元/人 ）。 （2）出差期间未发生住宿费用时，住宿费报销限额为正常报销限额的 四分之一（出差地为探亲所在地的除外）。 2 出租车费报销管理规定 （1）薪酬级别高管级（含）以上人员不得报销任何出租车费； （2）员工因工作需要可以打出租车。总部各部室每月出租车费报销额 度不得超过1000元。规划院、酒店建设公司、商管系统总部每月 出租车费报销额度不得超过2000元。 （3）各地公司员工因工作需要用车且办公车辆调配不开时可以打出租 车。各地项目公司每月出租车费报销额度不得超过2000元（含酒 店项目部300元） 。