招标档案整理规范

1、招标档案整理规范招标档案整理规范 根据中华人民共和国档案法和国家的有关根据中华人民共和国档案法和国家的有关规定，为了加强招投标档案管理，进一步规范和统规定，为了加强招投标档案管理，进一步规范和统一招投标档案的立卷归档标准。一招投标档案的立卷归档标准。 一、档案的定义：一、档案的定义： 二、档案的管理二、档案的管理 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本地区档案机构移交，集中管理，任何个人不得据定期向本地区档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。

2、三、科技档案三、科技档案四、城建档案四、城建档案 城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表表 、声像、电子等各种载体的文件材料、声像、电子等各种载体的文件材料。五、五、建设工程建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位，它由一个或若干个具有内在联系的单设工程基本单位，它由一个或若干个具有

3、内在联系的单位工程所组成。位工程所组成。六、招投标档案六、招投标档案 在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、在招投标活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录。七、电子档案七、电子档案 在建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档在建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。案保存的电子文件及其元数据。 八八、城建档案的保密级划分及规定城建档案的保密级划分及规定 密级划分为：绝密、机密、秘密、内部四种。密级划分为：绝密、机密、秘密、内部四种。 （解释各密级解释各密级1-61-

4、6条）条） 招投标档案的密级属于内部级招投标档案的密级属于内部级九、档案的整理九、档案的整理 按按GB/T50328-GB/T50328-2014-2014的规定与要求进行整理、立卷、归档。的规定与要求进行整理、立卷、归档。 1 1、整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、整理：按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、 排列、编目，使之有序化的过程。排列、编目，使之有序化的过程。 2、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。、案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 4、归档：文件形成部门或形成单位完成其工作后，将形成的文、归档：文件形成部门或形成单位完成其工

5、作后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或城建档案管理件整理立卷后，按规定向本单位档案室或城建档案管理 机构移交机构移交的过程。的过程。 十、归档文件质量要求十、归档文件质量要求 1 1、归档的纸质文件应为原件。、归档的纸质文件应为原件。 2 2、归档的文件内容必须真实、准确。、归档的文件内容必须真实、准确。 3 3、归档的文件应字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续完备、归档的文件应字迹清楚，图样清晰，签字盖章手续完备。4、归档的电子文件应采用开放式格式或通用格式进行存储。、归档的电子文件应采用开放式格式或通用格式进行存储。5 5、归档的电子文件的内容必须与其纸质档案一致。归档的电子文件

6、的内容必须与其纸质档案一致。文件类别文件类别格格 式式文本（表格）文件 WPS Word Exel PDF 图像文件 JPEG TIF图形文件 DWG PDF 影像文件 MPEG3 MPEC4 AVI声音文件 MP3 MP4 WAV 十一、立卷的流程、原则和方法立卷的流程：立卷的流程： 1 1、对属于归档范围的文件进行分类，确定归入案卷的文件材、对属于归档范围的文件进行分类，确定归入案卷的文件材料。料。 2 2、对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒。、对卷内文件材料进行排列、编目、装订、装盒。 3 3、排列所有案卷，形成案卷目录。、排列所有案卷，形成案卷目录。立卷应遵循的原则：立卷应遵循的

7、原则： 立卷应立卷应遵循文件的自然形成规律和工程专业和特点，遵循文件的自然形成规律和工程专业和特点， 保持卷保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。立卷的要求：立卷的要求： 1、案卷内不应有重份文件。印刷成册的文件宜保持原状。、案卷内不应有重份文件。印刷成册的文件宜保持原状。 2、电子文件的立卷和排序可按纸质文件进行。、电子文件的立卷和排序可按纸质文件进行。案卷的编目：案卷的编目： 1 1、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号、卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号 ，页号从页号从“1”“1”开始。开始。 2 2、页号编写位置

8、：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。正面在右下角，背面在左下角。 1、案卷不宜未过厚，文字材料卷厚度不宜超过、案卷不宜未过厚，文字材料卷厚度不宜超过20MM 。3、印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，、印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。不必重新编写页码。 4 4、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5 5、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录、卷内目录排列在卷内文件首页之前，式样宜符合附录

9、1 1的要求；的要求； 6 6、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，、责任者应填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用应选择两个主要责任者，其余用“等等”代替；代替； 7 7、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设、文件编号应填写文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号；备、项目代号；8 8、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内、文件题名应填写文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加容拟写标题，拟写标题外应加“ ”“ ”符号；符号；9 9、日期应填写文件的形成日期或文件的起止

10、日期，竣工图应填写、日期应填写文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中编制日期。日期中“年年”应用四位数字表示，应用四位数字表示，“月月”和和“日日”应应分别用两位数字表示，如：分别用两位数字表示，如：20152015年年5 5月月1 1日应填写为日应填写为“20150501”“20150501”；1010、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填、页次应填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件应填写起止页号；写起止页号；1111、备注应填写需要说明的问题。、备注应填写需要说明的问题。1212、卷内备考表应排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合附录、卷内备考表应

11、排列在卷内文件的尾页之后，式样宜符合附录2 2的要求；的要求；1313、 卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片卷内备考表应标明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数、电子文件页数及立卷单位对案卷情况的说明；张数、电子文件页数及立卷单位对案卷情况的说明；1414、主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等需、主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等需要说明的，没有需要说明的事项可不填写说明；要说明的，没有需要说明的事项可不填写说明；1515、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按、立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签

12、名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。立卷、审核时间填写。1616、案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录、案卷封面采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合附录3 3的要求。的要求。1717、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。量中的排序。18、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。19、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责

13、任者。、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。20、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。、起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。21、案卷封皮为硬质纸板，胶水用硫磷酸酯和富马酸二甲酯；、案卷封皮为硬质纸板，胶水用硫磷酸酯和富马酸二甲酯；案卷封面的样式应按附录案卷封面的样式应按附录E执行；执行；22、卷内目录、卷内备考表宜采用、卷内目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸制作，幅面以上白色书写纸制作，幅面应统一采用应统一采用A4幅面。幅面。23、每本案卷内应有案卷封面、卷内目录、每本案卷内应有案卷封面、卷内目录、297mm210mm大小大小的若干芯页和卷内备考表组成。的

14、若干芯页和卷内备考表组成。案卷装订与装具案卷装订与装具 1 1、文件材料必须装订，文字材料装订时，、文件材料必须装订，文字材料装订时，须剔出订书针，采用须剔出订书针，采用三孔一线线绳或热熔胶粘，装订时不应破坏文件的内容，三孔一线线绳或热熔胶粘，装订时不应破坏文件的内容，并应保并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。持整齐、牢固，便于保管和利用。 2 2、案卷装具采用卷盒，卷盒的外表尺寸应为、案卷装具采用卷盒，卷盒的外表尺寸应为310mm220mm310mm220mm，厚，厚度可为度可为40mm40mm，卷盒应采用无酸纸制作。，卷盒应采用无酸纸制作。 案卷目录编制案卷目录编制 1 1、案卷应按本规程

15、附录、案卷应按本规程附录A A、附录、附录B B的类别和顺序排列。的类别和顺序排列。 2 2、案卷目录的编制应符合下列规定、案卷目录的编制应符合下列规定 3 3、案卷目录式样宜符合附录、案卷目录式样宜符合附录G G的要求；的要求； 2 2、编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者；、编制单位应填写负责立卷的法人组织或主要责任者； 3 3、 编制日期应填写卷内文件的起止日期。编制日期应填写卷内文件的起止日期。 档 号 档案馆代 号 存 放 地 址 案 卷 题 名 喀什市老城区核心区基础设施改造工程（第一标段： 道路）招投标文件 编 制 单 位 喀什市危旧房改造综合治理指挥部 编 制 日 期

16、2009年12月 密 级 秘 密 保管期限 长 期 共 10 卷 第 1 卷 本卷共 105 页 总 登 记 号 喀 什 市 城 乡 建 设 档 案 馆 案 卷 目 录类别：D-3总卷号档案号案 卷 标 题建设单位年代密级保管期限张 数存放地址备注图纸文字照片喀什市一号小区新建会所工程招标文件 喀什市危旧房改造综合治理指挥部2009秘密永久248喀什市一号小区新建会所工程技术标秘密永久106喀什市一号小区新建会所工程招标文件秘密永久64喀什市老城区危旧房改造综合治理项目 道路、排水工程招标备案表秘密永久100喀什市老城区危旧房改造项目1-7标段 道路、排水工程清单拦标价秘密永久101喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 招标文件 秘密永久54喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 投标文件（商务标 ） 秘密永久111喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （一标段：5#、28#片区）道路、排水工程 投标文件（技术标 ） 秘密永久82喀什市老城区危旧房改造综合治理工程 （二标段：9-3#、15#、