公司印章使用管理规定

1、公司印章使用管理规定1.总则1.1公章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公章使用的安全化、合理化，保障公司的利益不受损失并提高工作效率，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理规定。1.2本规定适用于公司各类公章的日常使用、管理、保存等工作。2.管理权限及责任2.1人力资源部负责制定公章使用管理规定，并负责公司各类公章的日常使用管理工作。2.2公章使用中出现错误或对公司造成损失的根据使用申请记录追查相关人员责任。3.公章的使用范围3.1公司的公章主要包括公章（行政章）、专项业务章（合同章、财务章、人事章、办公室专用章、各职能部门专用章）等。3.2公司所有公章必须按规定范围使用，各部门

2、须列明本部门需使用印章的类别、性质及样板，呈公司总经办审核批准后交人力资源部备案方为有效，除此不得超出范围使用。3.2.1行政章的使用范围主要为：公司对外签发的文件。公司与相关单位联合签发的文件。由公司出具的证明及有关材料。公司对外提供的财务报告。公司章程、协议。协议（合同）资金担保承诺书。3.2.2公司合同专用章的使用范围主要为：对外投资、合资、合作协议。各类经济合同等。3.2.3公司的法人个人名章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、人事任免等各类文件。3.2.4财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。3.2.5公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。4.公章的保管4.

3、1公章的管理4.1.1公司所有公章须有记录，注明公章名称、枚数、启用日期、管理人、图样等信息。公章记录由总经办指定负责人存档。4.1.2公章、合同专用章、人事章、办公室专用章均由人力资源部负责管理。4.1.3财务专用章、法人个人名章，由财务部指定人员负责管理。4.1.4各职能部门专用章，由各部门指定人员负责管理。4.1.5涉及公章管理的部门，须将公章管理人员名单报总经办指定负责人备案。4.1.6公章管理人如因工作变动，应及时上缴公章，并与新公章管理人办理交接手续。4.2公章的保管4.2.1公章的保管应做到安全、隐蔽、使用方便。公章管理人原则上应将各类公章放置保险柜内保存。公章不可私自委托他人代

4、管。4.2.2为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留公章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。4.2.3公章管理人必须切实负责，不得将公章随意放置或转交他人。4.2.4公章保管人出差或请假时，应委托专人暂时代为保管公章，并办理相关交接手续，且需要及时知会总经办领导。4.2.5公章应及时维护、确保其清晰、端正。4.2.6公章保管有异常现象或遗失，应保护现场，公章管理人应及时向总经办报告，并备案，配合查处。5.公章的使用流程5.1公章只限于发布公司内部文件、通告、内部制度、外部单位、政府部门等对外发文，及有关合同、协议、担保、证明等事项，为维

5、护公司利益严禁个人未经批准擅自挪用、借用公章。5.2对外公章使用最终审批人为总经理。5.3任何类型公章的使用一律实行登记、审批制度。使用人因对公业务需要按实际情况，使用不同类型的公章时，应统一填写公司公章使用申请表。交由部门负责人、分管总经理、非常规类文件（未到人力资源部备案的文件类型）需经过总经理审批后方可盖章使用。5.4各职能部门专用章的管理应按公章管理的原则执行，部门内用章均需经过部门负责人及分管总经理审批后，公章管理人方可登记盖章。盖章后应复印资料，留档备查。资料由各部门公章管理人每月月底交人力资源部归档。5.5紧急情况下（如遇合同签订、银行过户或其他与公司重大利益有关等重要事项，）若

6、不能及时签批公章使用申请的，公章保管人应电话联系总经理，确认最终审批结果，在加盖公章。事后应补签审批手续。5.6任何公章只能在办公区域内使用，严禁任何人将公章带离工作区域。如确因工作需要或有重要事项须将公章带往异地使用的，需在公章使用申请表上注明需要外带，并说明原因，由总经理签批后方可带出。公章外出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。6. 使用时注意事项6.1以公司名义签订的合同、协议、订购单等，由专业人员审核，公司分管总经理批准后方可盖章。（对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与公章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。）6.2私人取物、取款、挂

7、失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由人力资源部严格审批，符合要求后办理并执行登记制度，可加盖公章。6.3任何公章管理人员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公章。已经填写完毕，字迹须清晰、正确的，方可盖章。6.4对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经人力资源部审核，提交分管总经理审批后方可盖章。7 违反使用管理规定应承担的责任7.1条公章使用责任人（签字人）对公章富有经济、行政、法律责任责。如公章使用申请人假公济私，未经批准利用公章办理个人事务的，每次扣减奖金100 元。给公司造成经济损失的应予以赔偿，造成重大损失或严重后果的承担法律责任。7.2公

8、章管理人应以身作则，不得利用职务便利未经批准私自使用公章，违者扣减奖金100 元/次，给公司造成经济损失的应予以赔偿。造成重大损失或严重后果的承担法律责任。7.3公章管理人因故意或疏忽造成公章遗失的，应立即报告上级领导采取补救措施。如有必要应到当地新闻媒体通告注销、挂失。同时，公司有权追究公章保管当事人的行政、经济责任，给予处分。 佛山宝润金属制品有限公司 2012年8月4日附件一：公章使用管理流程图公章使用申请人提出申请填写公章使用申请表部门负责人审核分管总经理审核非常规类文件需经总经理审批公章管理人凭审批单进行登记盖章重要文件加盖公章后须复印一份人交公章管理人存档备查附件二：公章使用申请表公章使用申请表申请日期申请部门申请人使用范围需盖章的资料内容（文件名）收文单位盖章份数公章名称经办人是否外带口 是 口 否外带使用地外带事由审批意见栏部