岗位说明书培训

1、岗位说明书培训岗位说明书培训二零一五年二零一五年4 4月月 1 工作分析相关理论介绍工作分析相关理论介绍岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明导读导读 2 三个和尚的故事三个和尚的故事 3 为什么会产生这些问题呢？为什么会产生这些问题呢？我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？我们到底该怎么办？我们到底该怎么办？ 4 要解决这些问题，首先我们该做的是要解决这些问题，首先我们该做的是: :工作分析工作分析工作因细化而卓越工作因细化而卓越

2、工作分析的输出文件就是工作分析的输出文件就是岗位说明书岗位说明书工作分析是企业人力资源管理体系搭建的基础平台，岗位说明书是人力资源管工作分析是企业人力资源管理体系搭建的基础平台，岗位说明书是人力资源管理的基础性文件理的基础性文件。 5 工作分析是什么？工作分析是什么？ 6 什么时候需要工作分析什么时候需要工作分析l当新组织建立、工作分析首次被正式引进时当新组织建立、工作分析首次被正式引进时l当组织结构进行变革，岗位随之变动时l当新的工作产生，需要设立新岗位时l当工作由于新技术、新方法或新系统的产生而发生重要变化，岗位职责随之而变时 7 工作分析常用的七种方法工作分析常用的七种方法 8 职责职责

3、任务任务权限权限技能技能任职资格任职资格工作说明工作说明岗位说明书岗位说明书能力能力知识知识n岗位说明书：岗位说明书： 对某特定的工作、岗位作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程，即获取与工作有关的详细信息的过程。简单地说，就是对现有工作内容及就是对现有工作内容及分工状况的陈述与分析，并明确岗位及职责。分工状况的陈述与分析，并明确岗位及职责。n工作说明：工作说明： 关于工作职责、任务内容的详细描述n任职资格：任职资格： 工作须具备的知识、技能、能力总而言之：总而言之：了解任职者应该做什么工作，和怎么才能做的过程了解任职者应该做什么工作，和怎么才能做的过程收集让别人对该

4、岗位做出判断的信息的过程收集让别人对该岗位做出判断的信息的过程岗位说明书是什么？岗位说明书是什么？ 9 工作分析和岗位说明书的缺失是一系列管理问题的源头工作分析和岗位说明书的缺失是一系列管理问题的源头 10 工作分析相关理论介绍工作分析相关理论介绍岗位说明书编写说明岗位说明书编写说明导读导读 11 坚持对事不对人的原则坚持对事不对人的原则坚持统一和规范的原则坚持统一和规范的原则坚持实事求是的原则坚持实事求是的原则n编写岗位说明书是以岗位为基准，针对岗位本身的要求进行编写、描述或说明，不能考虑或针对实际岗位所在员工的具体情况进行编写。n编写岗位说明书要客观、真实和公正，防止人为夸大或缩小岗位元素

5、，做到不增不减。 n编写岗位说明书对所需编写每一项内容元素要不遗不漏，并按照统一的要求，使用规范用语和标准进行编写。岗位说明书的编写原则岗位说明书的编写原则 12 此次岗位说明书所采用模板此次岗位说明书所采用模板 13 基本信息基本信息n描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限职责概述职责概述n描述该岗位的总体信息与基本资料主要工作权限主要工作权限n描述该岗位在工作中的时间要求、所使用的设备及所处的环境主要工作关系主要工作关系n描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件任职资格任职资格职责与工作任务职责与工作任务n描述该岗位的总体职责工作条件工作条件n描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位、部门

6、及岗位之间的发生的工作联系n描述该岗位的主要工作职责与工作任务内容n记录该岗位初稿修订人的信息备备 注注此次岗位说明书模板共分为八大部分此次岗位说明书模板共分为八大部分 14 岗位说明书（岗位说明书（1 1）基本信息基本信息基本信息明确了岗位在组织中的位置基本信息明确了岗位在组织中的位置将岗位置于组织的大背景下进行身份识别将岗位置于组织的大背景下进行身份识别 15 基本信息填写说明基本信息填写说明 16 岗位说明书（岗位说明书（2 2）职责概述职责概述二、职责概述二、职责概述“该岗位为什么存在”按照统一的句式要求撰写需要根据对岗位的理解撰写这部分是岗位核心职责的概括与提炼概括与提炼，应体现岗位

7、完成岗位目的所履行的核心职责内容，而非罗列所有的职责。描述中需准确把握动词动词的使用，以体现本岗位在此职责中的角色回答以下问题从而描述出岗位目的：主要或重点工作内容？完成哪些事情或流程？该岗位对企业带来的价值是什么？岗位工作生产的主要结果或业绩目标是什么？岗位在部门工作中的作用或使命是什么？示例示例例：薪酬专员的职责概述例：薪酬专员的职责概述 17 岗位说明书（岗位说明书（3 3）工作职责工作职责n工作职责：工作职责：职责是该岗位为了完成工作目标而必须履行完成的责任，描述时注意以下几点：用简洁的动宾短语动宾短语（即“动词+名词”）提炼部门岗位设置中本岗位的每一条核心职责，如“组织制定并完善财务

8、管理制度”等，并依次填入工作职责部分的每一行；所列的工作职责根据当前工作实际内容撰写，要求覆盖本岗位的全部主要职责覆盖本岗位的全部主要职责职责要围绕工作目标，从工作大类逐类来写从工作大类逐类来写；按职责重要性程度降序排列职责重要性程度降序排列，重要性相同的职责按其占用工作时间多少降序工作时间多少降序排列；职能管理、专业技术类岗位：一般按所负责的职能、专业模块、内容排列；销售坐席、客服类岗位：一般按所负责的工作流程、步骤排列；部门负责人：一般从宏观到微观顺序排列，如“制度流程制度流程- -计划计划- -具体模块具体模块- -部门管理部门管理”等；n工作任务工作任务：是职责的任务分解，是对职责的进

9、一步说明，是职责完成的过程。 18 工作职责填写示例工作职责填写示例示例示例常用动词释义：常用动词释义：组织：组织：负责统筹协调该项工作所涉及的部门或个人，具有该项工作的资源和人员调配、并对各项工作整体负责、对最终结果负责负责：负责：直接地担负责任，即对该项工作从确定方案计划到实施,具有所需的权利并对工作结果承担直接责任对工作结果承担直接责任协助：协助：是指对该项工作负部分责任参与：参与：是指对该项工作负较小责任，主要是介入、参加，含有参议其事、协力其事的意思指导：指导：指示并进行引导。负责指导的部门或个人对该项工作的结果具有检查、评估并提出改进意见的责任对该项工作的结果具有检查、评估并提出改

10、进意见的责任监督：监督：查看并进行管理。检查并对所涉及责任范围或计划事项的落实、进展和期间发生的问题进行督促整改检查：检查：为掌握工作进展情况及存在问题进行查看、查考审核：审核：审查辨析是非、曲直和完整性及准确性等，并核定（做出结论意见或建议）制定：制定：编制并定出该项工作规程或计划、方案等 19 工作职责与工作任务填写要点工作职责与工作任务填写要点n采用规范统一的句式，如采用规范统一的句式，如ITIT管理员：负责检查系统设备是否正常运转管理员：负责检查系统设备是否正常运转n各职责之间不能重复、交叉各职责之间不能重复、交叉n职责要明确，避免使用含混不清的字眼职责要明确，避免使用含混不清的字眼n

11、职责不能与上下级岗位相重复职责不能与上下级岗位相重复n职责与任务要反映岗位现状职责与任务要反映岗位现状n不要记流水帐，而要对所做的工作进行汇总、归类不要记流水帐，而要对所做的工作进行汇总、归类 20 职责概述、具体职责表述与工作任务的表述方式职责概述、具体职责表述与工作任务的表述方式职责概述职责概述各职责表述各职责表述工作任务工作任务 21 岗位说明书（岗位说明书（4 4）工作权限工作权限n岗位权限岗位权限指在履行该岗位职责，完成岗位工作任务时，必须要有的相应人、财、物上的支配权力和限制权力，是有效地完成本职责工作应享有的职务权力职务权力，分为人事权、财务权、业务权对对“人人”对人员的管理权、

12、指挥权、指导权、监督权、检查权、考核权等，例如：对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权，对班组人员的生产指挥权；对对“财财”对钱财的批准权、审核权、分配权等，例如：对本部门预算内的费用使用权；对预算外费用的审核权、申报权等等；对对“业务业务”对所负责工作任务的决策权、调配权、处置权、处理权、制止权、建议权等，例如：对生产质量事故报告的调查权和建议权；对非岗位操作人员操作本岗位设备的制止权等等；以及对相关信息的收集权、调查权、发布权、核对权、知情权等，例如：对生产成本、质量成本相关信息的知情权、核实权；对*数据、报表索取权、知情权。 22 岗位说明书（岗位说明书（5 5）工作关系工作关系

13、示例示例按接触频率由高到低填写部门：填写公司内与本职位有直接业务关系的部门全称，如果是人力资源部这种与所有部门都有直接业务关系的，则填写“各部门”按接触频率由高到低填写机构：填写公司外部与本职位有直接业务关系的机构全称，如：工商局、税务局、银行、会计师事务所、其他等 23 岗位说明书（岗位说明书（6 6）任职资格任职资格任职资格，是岗位任职资格，是岗位“最低最低”要求要求 24 任职资格填写说明任职资格填写说明n以上要求为岗位任职条件的基本要求，即以上要求为岗位任职条件的基本要求，即“门槛标准门槛标准”，而不是最高要求，因此任职条件不宜过高，而不是最高要求，因此任职条件不宜过高n以上是岗位的任

14、职要求，避免与当前任职者的条件混淆以上是岗位的任职要求，避免与当前任职者的条件混淆n部分岗位可以根据自身的岗位特点调整上述标准和要求，使任职条件更符合岗位特征部分岗位可以根据自身的岗位特点调整上述标准和要求，使任职条件更符合岗位特征n以上任职条件要求是在常规条件下任职者能够胜任岗位的常规性描述，但在实际选聘中，可能还需考虑更多因素以上任职条件要求是在常规条件下任职者能够胜任岗位的常规性描述，但在实际选聘中，可能还需考虑更多因素 25 岗位说明书（岗位说明书（7 7）工作条件工作条件示例示例 26 常见错误分析常见错误分析职责与任务没有明显的逻辑关系职责与任务没有明显的逻辑关系没有职责描述没有职责描述 27 是岗位要求不是岗位职责是岗位要求不是岗位职责常见错误分析常见错误分析格式不