用友ERP培训教程账务系统初始化及日常处理

1、第5章 账务系统初始化及日常处理学习目标 了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。5.1 账务系统概述 账务系统是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是根本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系

2、统开始的。 对于实际业务比拟简单、数据量较少的小型企业，只使用账务系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可。如果企业业务比拟复杂，建议使用账务系统提供的各种辅助功能进行管理，如工程、部门、个人往来、客户与供给商往来管理等。 账务处理是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。 账务处理系统的业务流程 由于各单位的情况不同，所采用的会计凭证和账簿种类、格式、记账方法、记账程序也有所不

3、同，从而形成了不同的账务处理形式，主要包括:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式等。不同的账务处理形式有不同的处理流程，其差异主要在于登记总账的方法和依据不同。目前，我国会计实务中采用最多的是科目汇总表核算形式。科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤:1根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的根底上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。2登记日记账。出纳根据收款凭证和付款凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。3登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分

4、类账。4根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。5编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图5-1所示。 原始凭证记账凭证原始凭证汇总原始凭证科目汇总表会计报表银行对账单汇总填制编制登记汇总登记登记核对核对核对核对有关部门明细账总账现金日记账表银行日记账表银行图5-1 会计业务处理流程图 账务处理系统特点1时序性强。账务处理系统有严格的业务处理顺序。从填制记账凭证、审核记账凭证，登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行。2数据量大。账

5、务处理系统涉及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对其他管理系统而言处理的数据量较大。3数据接口多。账务处理系统是整个会计电算化信息系统数据交换的核心，它与会计电算化信息系统其他子系统之间存在数据接口。一方面账务处理系统从其他管理子系统取得大量数据，如固定资产管理系统为账务处理系统提供大量原始凭证及记账凭证;另一方面其他子系统也从账务处理系统取得数据，如工资管理系统从账务处理系统取得账户设置等信息，账务处理系统与其他管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统。4通用性强。账务处理系统比拟容易实现通用化。这主要是由于账务处理系统在数据处理过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准

6、那么，如会计法、会计准那么、会计制度、会计根底工作标准等;另一方面必须遵循一定的会计原理和规那么，如复式记账方法、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等等。正是由于账务处理系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务处理核算软件。 账务处理系统的目标 一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容:1及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。2高效、正确地完成记账过程。3随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。4建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理

7、系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。 账务处理系统数据流程 账务处理系统的数据流程可描述如下:1会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。2会计人员对临时凭证文件进行审核。3根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。4根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。5根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。 账务处理系统数据流程图，如图5-2所示。会计部门录入凭证临时记账凭证文件审核汇总文件录入对账单输出账表历史

8、凭证文件登记企业银行对账文件银行对账输出对账单文件 图5-2 账务处理系统数据流程图 账务处理系统的功能 一般来说，账务处理系统的根本功能应包括系统设置初始化、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其根本功能模块结构如图5-3所示。账务处理系统系统维护打印输出查 询记账结账凭证管理系统设置数据备份记账凭证凭证查询登记账簿凭证输入科目设置数据恢复打印账簿账簿查询结 账凭证审核凭证类别科目余额科目汇总自动转账账簿设置其他查询初始余额其他设置图5-3 账务处理系统根本功能模块结构图 5.2 账务系统的初始化 总账系统的启动 总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统

9、改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的根底设置之上，具体操作步骤如下:1进入操作系统之后，单击“开始“程序“用友U8管理软件“财务系统“总账;2如图5-4，选择账套“888沈阳市华旭集团，选择会计年度“2005，输入操作日期“2005-06-26，用户名“李乐及相应的密码，然后单击“确定。 图5-4注册总账 设置业务处理控制参数凭证 具体操作步骤如下：如图5-5所示，在“设置菜单中单击“选项。 图5-5 选项凭证如图5-5所示，单击“凭证选项卡，在“制单控制中，选中“制单序时控制、“支票控制、“资金及往来赤字控制

10、及“允许修改、作废他人填制的凭证复选框。在“凭证控制中，选择“打印凭证页脚姓名、“凭证审核控制到用户、“出纳凭证必须经由出纳签字复选框。 在“外币核算中，选择“固定汇率单项选择按钮。选中“预算控制方式，单击“确定。 “制单序时控制是指系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现凭证假丧失现象。如有特殊需要，可将其改为不按序时制单，那么在制单时凭证号必须按日期顺序排列。 选择了“资金及往来赤字控制，那么在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 假设某科目为其他系统的受控科目，一般来说，为了防止重复制单，应只允许其受控系统来使用该科目进行制单，

11、总账系统是不能使用此科目进行制单的，所以在这里不选“可以使用其他系统受控科目。但如果希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，那么应选择此项。 选择“支票控制，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票的功能。 “出纳凭证必须经由出纳签字是指出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对一次。 选择“制单权限控制到科目，还应通过“明细权限去设置相应制单科目权限。选择“凭证审核控制到用户，还应通过“明细权限去设置用户审核权限。选择“明细账查询权限控制到

12、科目，还应通过“明细权限去设置明细账科目查询权限见“账薄选项。 “固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定汇率折算本位币金额。“浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。在此设置只决定制单时使用何种汇率，具体汇率应在外币设置时输入。账簿 具体操作步骤如下: 如图5-6所示，单击“账簿选项卡。明细账打印方式选择“按年排页。 图5-6 选项账薄 按月排页:即打印时从所选月份范围的起始月份起将明细账按顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页。这样假设选择月份范围不是第一个月，那么打印结果的页号必然从“1页开始。 按年排页:即打印时从本会计年度的第一个会计月份开始将明细账按顺序排页

13、，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打印月份在全年总排序页中的页号。这样，假设所选择月份范围不是第一个月，那么打印结果的页号有可能不是从“1页开始。会计日历 具体操作步骤如下:如图5-7所示，单击“会计日历选项卡。确定会计日历，确定会计年度为2005年，启用日期为2005年6月1日。 图5-7 选项会计日历 启用日期不能在账套启用日期之前。录入汇率后不能修改启用日期。已录入期初余额包括辅助期初余额后，不能修改启用日期。已制单的月份不能修改启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改启用日期。新年度进入系统后，不能修改启用日期。其他 具体操作步骤如下:如图5-8所示，单击“其他选项卡

14、。小数位均输入“2。在“部门排序方式、“个人排序方式和“工程排序方式中，均选择“按编码排序单项选择按钮，单击“确定。 图5-8 建账选项其他 账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显示，假设要修改，可到“系统管理中去修改。 设置会计科目 具体操作步骤如下:在“总账系统窗口中，“设置菜单下，单击“会计科目，翻开“会计科目对话框，如图5-9所示。 图5-9“会计科目对话框 单击“增加按钮，进入“会计科目新增对话框。如图5-9所示，输入科目编码“130101，输入科目名称“报刊费，选择账页格式为“金额式，如果有辅助核算的科目可以选择辅助核算选项，单击“确定。 如果所用的会计科目与所

15、在行业会计制度规定的一级会计科目根本上一致，那么可以在建立账套时选择预置标准会计科目。这样在会计科目初始设置时只需对局部不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行增加处理即可。如果所使用的会计科目与会计制度规定的会计科目相差较多，那么可在系统初始化设置时选择不预留行业会计科目，这样可以根据自身的需要自行设置全部的会计科目。增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规那么，编码不能重复，不能越级;科目一经使用，即已输入余额或凭证，不允许作科目升级处理，即只能增加同级科目，而不能再增设下级科目。 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改

16、动即可完成增加工作。具体操作步骤如下: 如图5-10所示，在会计科目中，选择“100201工行存款后，在“编辑菜单中单击“复制，进入“会计科目_新增对话框。 图5-10 复制会计科目如图5-11所示，如果企业新增会计科目为“100202中行存款，将科目编码和名称分别改为“100202和“中行存款，单击“确定即可。 图5-11复制会计科目 如果某一科目的下级与另一个或者几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为下级。具体操作步骤如下:在会计科目中选择“编辑菜单后，单击“成批复制，弹出对话框如图5-12所示。图5-12成批复制在“成批复制对话框中，输入被复制的科目编

17、码“5101，在要复制的科目编码中输入“5401，在“数量核算复选框前打上“后单击“确认。 如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助工程等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改，被封存的科目在制单时不可以使用，只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。成批修改会计科目时，可使用“、“按钮，直接查找科目进行修改。修改会计科目具体操作步骤如下:在会计科目中单击“修改按钮，进入“会计科目修改对话框。选择要修改的内容进行修改

18、后，单击“确定即可。 当在同一张凭证中，某一方向的末级科目有多笔同向的分录，而又需要将它们按科目汇总成一笔进行打印时，那么可以将该科目设置汇总打印。具体操作步骤如下: 在会计科目中，选择科目“550301”后双击，进入“会计科目修改对话框。 如图5-13所示，单击“汇总打印，在“汇总到下拉列表框中选择“550301”后，单击“确定即可。 图5-13汇总打印如果科目已制单或已录入期初余额，那么不能删除。被指定为现金银行科目的会计科 目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加功能来完成。具体操作步骤如下: 会计科目中，选择要删除的科目后

19、，单击“删除按钮。 在弹出的对话框中，单击“确定即可。 辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。具体操作步骤如下： “会计科目窗口中，选择“113101”，单击“修改按钮。如图5-14所示，选中“辅助核算中的“客户往来复选框后，单击“确定即可。 图5-14辅助核算 指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下： 如图5-15所示的在“会计科目窗口中，选择“编辑菜单，单击“指定科目。

20、选择“银行总账科目后，在左框中选中“1002银行存款，单击“，将其添加到右侧“已选科目文本框中，单击“确认即可。 图5-15 指定会计科目 外币种类 单位如果有外币核算业务，那么需要进行外币设置。具体操作步骤如下:1在“设置中选择“外币及汇率。2如图5-16所示，单击“增加，输入币符、币名，输入汇率小数位，确定固定汇率，输入记账汇率“，单击“确认。 图5-16外币设置 设置操作权限用友ERPU8应用系统采用了集中权限管理方式，可分“在系统管理中设置功能权限和“在总账系统中进行数据权限分配两局部。在总账管理中，加强了对操作员的权限控制功能。在原有制单权限、科目权限、审核权限的根底上，增加部门等辅

21、助核算的制单、查询权限；增加凭证类别制单、查询权限。填制凭证时，增加是否可查询他人凭证控制，如不可查询他人凭证，那么在填制凭证时，应过滤掉其他人填制的凭证。1 设置功能操作权限在使用总账系统前要先在系统管理中设置相应的操作员，并赋予总账系统全部功能或部分功能的操作权限。2分配数据操作权限新建账套时选择“是否需要数据权限控制的选项，并且必须在系统管理中定义角色或用户，并分配完功能级权限后才能在这里进行“数据权限分配。具体操作步骤如下：选择“设置，单击“数据权限分配。如图5-17所示，在“权限浏览窗口，选择数据权限类型：“记录级权限或“字段级权限。选择相应的业务对象，如科目。在用户中选择“张悦。

22、执行“授权后，单击“保存。 图5-18为设置金额权限。 图5-17 设置操作权限 图5-18金额权限设置总账套打工具总账套打工具用于设置打印凭证、账簿时的套打格式。套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。用套打纸打印凭证速度快，且美观。套打调整最小单位为。具体操作步骤如下列图5-19所示。 图5-19 套打工具设置凭证类别 实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下

23、:在总账菜单中，选择“设置，单击“凭证类别。如图5-20所示，选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证后，单击“确定。图5-20 凭证类别如图5-21所示，双击“收款凭证后的“限制类型栏，选择“借方必有，在“限制科目栏中输入限制科目。图5-21设置凭证类别 如图5-22所示，在科目参照中选择“1001现金和“1002银行存款后，单击“确定。其他两种“凭证类别操作同“收款凭证。 图5-22 科目参照 设置工程目录一个单位工程核算的种类可能多种多样，如在建工程、对外投资、技术开发、融资本钱、在产品本钱、课题、合同订单为了满足企业的实际需要，可定义多类工程核算，将具有相同特性的一类工程定义成一个工程大类，

24、一个工程大类可以核算多个工程。为了便于管理，企业还可以对这些工程进行分类管理，如将存货、本钱对象、现金流量、工程本钱等作为核算的工程目录。系统要求在建立会计科目时先设置相关的工程核算科目，然后再定义工程目录。“工程目录功能用于工程大类的设置及工程目录及分类的维护。企业可以在此增加或修改工程大类、工程核算科目、工程分类、工程栏目结构，以及工程目录。预制现金流量工程，现金流量工程增加指定现金流入、现金流出方向，提供统计表、明细表的查询功能。1 定义工程大类定义工程大类的内容包括：1工程大类名称：工程大类名称是该类工程的总称，而不是会计科目名称。2定义工程级次：工程级次即工程编码规划，工程分类最多分

25、8级，总级长度不超过22位，单级长度不能超过9位。3定义工程栏目：编辑工程栏目的名称和各栏目的属性。系统默认的栏目有“工程编号、“工程名称、“是否结算及“所属分类码，用户可根据需要，编辑栏目内容。 工程大类就是工程核算的分类类别。如产品销售收入按产品工程核算，其工程大类定义为产品核算。必须将需进行工程核算的科目设置为工程大类后，才能定义工程和目录。具体操作步骤如下:在总账主菜单中选择“设置中的“编码档案后，单击“工程档案。如图5-23所示，单击“增加，进入“工程大类定义增加对话框。图5-23工程档案如图5-24所示，输入新工程大类名称“生产本钱，单击“下一步。图5-24定义工程大类如图5-25

26、所示，选择“定义工程级次后，单击“下一步。图5-25定义工程级次如图5-26所示，选择“定义工程栏目后，单击“完成。 图5-26 定义工程栏目工程大类的名称是该类工程的总称，而不是会计科目名称。如在建工程按具体工程工程核算，其工程大类名称为工程工程而不是在建工程。用于定义工程栏目所输入内容的数据类型，可为字符型、整数型、实数型、日期型。字符型是表示该数据为汉字、英文字母或数字，整数型表示该数据只能是整数，实数型表示该数据可以输入小数，日期型表示该数据为日期。已输入数据的栏目最好不要删除，否那么这些栏目的数据将无法再查到。 指定核算科目就是具体指定涉及到工程大类的科目。指定核算科目之前，必须在总

27、账系统的会计科目设置中，将需要进行工程核算的科目的辅助核算属性设置为工程核算。一个工程大类可指定多个科目，一个科目只能指定一个工程大类。具体操作步骤如下: 如图5-27所示，单击“核算科目，选择要核算的工程后，按“确定即可。 图5-27指定核算科目 为了便于统计，可以对同一工程大类下的工程进行进一步划分，这就需要进行工程分类的定义。不能隔级录入分类编码。假设某工程分类下已定义工程，那么不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除工程，再删除该工程分类或定义下级分类。非末级工程分类不能删除。具体操作步骤如下: 如图5-28所示，选中“工程分类定义单项选择按钮，单击右下角的“增加按钮。输入分类编码“1

28、”，分类名称“自行开发，单击“确定即可。 图5-28 定义工程分类 在定义工程目录中，“维护功能用于录入各个工程的名称及定义的其他数据，因此平时工程目录变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的工程删除。标识结算后的工程将不能再使用。具体操作步骤如下: 如图5-29所示，选中“工程目录单项选择按钮，进入“工程目录对话框，单击“维护。 图5-29 定义工程目录 如图5-30所示，在“工程目录维护对话框中，单击“增加，增加一条新的目录。 输入工程编号“101”，工程名称“A1软件产品，“是否结算栏为空，所属分类码选择“1自行开发，然后再单击“确定，然后单击“退出后返回。图5-30

29、“工程目录维护对话框 录入期初余额 如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额功能，将经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。 如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。具体操作步骤如下: 在“

30、总账系统菜单中，选择“设置，单击“期初余额，进入“期初余额录入窗口，如图5-31所示，将光标定在“现金1001科目的期初余额栏，输入期初余额“”。图5-31 “期初余额录入窗口只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。具体操作步骤如下:在图5-31“期初余额录入窗口中，双击“1191其他应收款科目的期初余额栏。如图5-32，5-33所示，在“个人往来期初窗口，单击“增加按钮，输入日期“2005-5-31，凭证号“付-78，部门“市场部，个人“李宁，摘要“出差借款及金额“600，单击“退出即可。图5-32

31、“个人往来期初窗口 图5-33“个人往来期初 如果某科目涉及客户供给商辅助核算，那么必须按辅助项录入期初余额。录入余额时应分别按不同情况处理。如在总账系统中进行客户、供给商往来核算，那么其操作规程与录入个人往来余额相似。如使用应收应付系统，那么应该到应收应付系统中录入客户、供给商账类的科目的明细期初余额。在总账系统中，只能录入这些科目的总余额。使用应收应付系统，假设往来科目还有其他辅助核算，如部门核算或工程核算，那么只能录入这些科目下各部门总余额或各工程的总余额。在总账系统中录入期初余额的具体操作步骤如下:在“期初余额表中双击“113101应收客户的期初余额，进入“客户往来期初余额录入窗口。如

32、图5-34所示，单击“增加按钮，修改日期为“2005-5-31，在“类别中选择“转转账凭证，输入凭证号为“118，单击“确定。 图5-34 输入日期和凭证号 如图5-35所示，在客户对话框中单击“ 按钮选择客户“万科。图5-35 选择客户如图5-36所示，输入摘要“销售商品后，单击“选入按钮。图5-36 输入摘要如图5-37所示，输入金额“，业务员选择“张洪岩，输入票号“P102，单击“退出。如果在应收应付系统中录入期初余额，那么在总账系统中，先录入单位往来科目的总余额，然后在应收应付系统中输入期初余额，最后进行总账与应收应付系统余额对账。 图5-37 输入金额及业务员4.录入供给商往来科目余

33、额 具体操作步骤如下:在“期初余额录入窗口中，在期初余额表“212101应付供给商期初余额处双击，进入“供给商往来期初对话框。如图5-38所示，单击“增加，日期为“2005-05-31，凭证号为“转-45，供给商为“海达，摘要为“购置商品，金额为“，业务员为“李宁，票号为“g001，单击“退出。 图5-38 “供给商往来期初对话框 如果某项科目涉及工程辅助核算，那么必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤如下:在“期初余额录入窗口中，双击“直接材料41010101的期初余额，进入“工程核算期初窗口。如图5-39所示，单击“增加，在“工程参照对话框中，点击“参照按钮，选择“A1软件产品，单击“确定

34、，确定余额方向“借方，输入期初余额为“155，单击“退出。 图5-39 “工程核算期初窗口 一般情况下，软件默认资产类科目的余额方向为借方，负债及所有者权益科目的余额方向为贷方。但是有一局部调整科目，如“坏账准备、“累计折旧等科目的余额方向与同类科目默认的余额方向相反。在建立会计科目时如果没有对这些科目的余额方向进行调整的话，那么就需要在此处把方向调整正确。总账科目与其下级明细科目的方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。具体操作步骤如下:如图5-40所示，将光标定在“累计折旧科目行上。 图5-40 调整余额方向单击“方向，屏幕弹出对话框，确定需调整的方向，如:借

35、贷，单击“是。 期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，那么不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额的功能。所以应进行试算平衡，具体操作步骤如下: 如图5-41所示，录入完所有余额后，在“期初余额录入对话框中单击“试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，如平衡，单击“确认返回。 图5-41试算平衡表 在录入期初数据时，不经意当中会发生总账与辅助总账、总账与明细账数据错误，为了及时做到账账核对，尽快修正错误的账务数据，企业应该进行期初对账。对账方法为总账上下级、明细账与总账之间对账，总账与辅助账之间对账。具体操作步骤如下: 如图5-42所示，单击“对账

36、按钮，在弹出的对话框中单击“开始按钮，对当前期初余额进行对账。 如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。 图5-42 对账 5.3 日常业务处理 日常业务处理主要是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询、打印输出各种账页，对部门、工程、个人往来进行管理。5.3.1 凭证处理1.填制凭证 1根本信息 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，不能超过业务日期。由于系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将出现“凭证假丧失

37、现象。如有特殊需要可将其改为按序时制单，那么在制单时凭证号必须按日期顺序排列。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。具体操作步骤如下: 在“总账系统窗口下，在菜单中选择“凭证，单击“填制凭证进入“填制凭证对话框。 如图5-43所示，单击“增加按钮，在凭证类别框中，点击“ 按钮，选择“付款凭证，输入制单日期“2005-06-28，输入附单据数。 图5-43 “填制凭证对话框如图5-44所示，输入摘要“提取现金，在科目名称处可翻开参照钮，选择“1001现金，单击“确定，输入借方金额“8000，按回车键。 图5-44 输入凭证正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的

38、会计科目在明细账、日记账中出现。当前新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。会计科目通过科目编码或科目助记码输入，科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为“零;红字以“-号表示。 2输入辅助核算信息待核银行账工程 选择了支票控制，即该结算方式设为支票管理，银行账辅助信息不能为空，而且该方 式的票号应在支票登记簿中有记录。对于实行支票管理的用户，在支票领用时，最好在支票登记簿中予以登记，以便系统能自动勾销未报的支票。假设支票登记簿中未登记该支票，那么应在支票录入对话框中登记支票借用信息，同时填上报销日期。当输入的科目需要进行部门核算时，要求选择对应的部门名称。具体操作步骤如下:

39、 “100201科目为银行科目，弹出“辅助项对话框，参照选择结算方式“现金支票，输入票号“xj001，选择发生日期“，如图5-45所示,单击“确认返回。图5-45 输入银行辅助信息输入贷方金额“8000后，单击“保存，在提示对话框中，单击“是。回到凭证输入窗口，单击“保存，系统显示“凭证已成功保存，单击“确定。3输入辅助核算信息部门辅助账科目 输入部门名称有三种方法:一是直接输入部门名称;二是输入部门代码;三是参照输入。不管采用哪种方法，都要求在部门目录中预先定义好要输入的部门，否那么系统会发出警告，要求先到部门目录中对该部门进行定义后，再进行制单。具体操作步骤如下: 如图5-46，完成凭证头

40、局部操作，输入“550305科目时，该科目为部门辅助账科目，在弹出的“辅助账对话框中输入辅助信息，参照选择部门“经理办，单击“确认返回，继续完成其他输入操作。 图5-46 部门辅助账科目 4输入辅助核算信息个人往来科目 当输入的科目需要登记个人往来账时，要求输入对应的部门和往来个人。当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，假设不输“部门名称只输“个人名称时，系统将根据所输个人名称自动输入其所属部门。具体操作步骤如下:完成借方信息输入操作后，当输入贷方信息时，119101科目为个人往来科目，需要在“辅助项对话框中输入辅助信息。选择部门“市场部，个人“李宁，选择

41、发生日期“，如图5-47所示,单击“确认。输入贷方金额“600，单击“保存。 图5-47 个人往来科目 5输入辅助核算信息单位往来科目 当输入的科目需要登记往来账时，要求输入对应的单位代码和业务员姓名。单位往来包括供给商往来和客户往来。如果往来单位不属于已定义的往来单位，那么要正确输入新往来单位的辅助信息，系统会自动追加到往来单位的目录中。具体操作步骤如下: 如图5-48所示，当输入分录贷方科目时，113101科目为单位往来科目，需要在“辅助项对话框中输入辅助项信息。 选择单位“万科，业务员“李宁，发生日期“，单击“确认。输入贷方金额为“，单击“保存即可。 图5-48 单位往来科目 6输入辅助

42、核算信息数量金额核算科目 系统根据数量单位自动计算出金额，并将金额先放在借方，如果方向不符，可将光标移动到贷方后，按空格键即可调整金额方向。假设空过辅助信息，软件仍可继续操作，不显示出错警告，但可能导致数量辅助账的对账不平。具体操作步骤如下: 当输入分录的贷方科目时，“510101科目为数量金额核算科目，需要在“辅助项对话框中输入辅助信息，如图5-49所示。 输入数量“600，单价“32，单击“确认。 图5-49数量金额核算科目 7输入辅助核算信息外币核算科目 如果还有其他辅助核算，那么先输入其他辅助核算后，再输入外币核算信息。汇率栏中内容是固定的，不能输入或修改。如使用变动汇率，汇率栏中显示

43、最近一次汇率，可以直接在汇率栏中修改。具体操作步骤如下: 如图5-50所示，当输入分录的借方科目时，“100202科目为外币核算科目，需要在凭证增加的“外币栏中输入相应的信息。 图5-50 外币核算科目 输入外币“10000，输入完毕后，系统会自动计算填列金额“81800，继续完成其他操作步骤。 8输入辅助核算信息工程核算科目 当输入的科目是工程核算科目时，屏幕弹出辅助信息输入窗口，要求输入工程核算信息。具体操作步骤如下: 如图5-51所示，当输入分录的借方科目时，“41010102科目为工程核算科目，系统要求输入相应的辅助信息，在“工程名称框中，选择“A1软件产品，单击“确认按钮。然后继续完

44、成其他操作步骤。 图5-51 工程核算科目 凭证输入时尽管系统提供了多种控制措施，但错误是在所难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，可以通过系统提供的修改功能对错误凭证进行修改:未经审核的错误凭证可以通过“制单功能直接修改;已经审核的凭证应先取消审核后，再通过“制单进行修改。如果采用制单序时控制，那么在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。如果选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，那么不能修改或作废他人填制的凭证。外部系统传过来的凭证不能在总账系统进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。如果涉及银行存款科目的分录已录入支票信息，并对该支票做报销处理，修改

45、操作将不影响“支票登记簿中的内容。具体操作步骤如下: 在“填制凭证窗口中，通过“查询功能找到要修改的凭证，将光标定在要修改的地方即可直接修改。双击要修改的辅助项，如工程，可直接修改“辅助项对话框中的相关内容。在当前金额的相反方向，按空格键可直接修改金额方向。单击“增行，可在当前分录前增加一条新的分录。 假设当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，那么在金额处按“=键即可。单击“保存，保存当前修改。 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常的凭证进行保存和管理。具体操作步骤如下:如图5-52所示，在“制单菜单中单击“冲销凭证。 图

46、5-52 冲销凭证 如图5-53所示，在对话框中选择制单月份“，选择凭证类别并输入凭证号，单击“确定，系统自动生成一张红字冲销凭证。 图5-53 冲销凭证 作废凭证仍保存凭证内容及编号，只显示“作废字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证应参与记账，否那么月末无法结账，但不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。账簿查询时，查不到作废凭证的数据。假设当前凭证已作废，可单击“编辑菜单下的“作废/恢复，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。具体操作步骤如下: 在“填制凭证中，找到要作废的凭证，在“制单菜单中单击“作废。 图5-54 凭证整理 如果作废凭证不想保存时，可通过“整理

47、凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。凭证整理只能对未记账凭证进行整理。已记账凭证作凭证整理时，应先恢复本月月初的记账状态，再作凭证整理。具体操作步骤如下:如图5-54所示，在“制单菜单中选择“整理凭证。如图5-55所示，选择要整理的月份，如“，单击“确定。 图5-55 选择凭证期间如图5-56所示，单击“全选后，单击“确定。图5-56作废凭证表如图5-57所示，单击“是即删除作废凭证并对凭证号进行了整理。 图5-57凭证整理 具体操作步骤如下: 在“填制凭证界面中，单击“查询，显示如图5-58。 选择凭证类别:“付款凭证;输入凭证号，其他栏目可为空。单击“确定，即可找到符合查询条件

48、的凭证。 图5-58 查询凭证 在各个会计分录间移动光标，备注栏将动态显示出该分录的辅助信息。 单击凭证右下方相应图标，显示当前分录是第几条分录。 单击“余额，显示当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额。 当光标定在凭证的某条分录上时，在“查看菜单中单击“联查明细账，显示该笔业务发生科目的明细账。科目自定义项内容:单击凭证右下方的图标，显示当前科目的自定义项内容。外部系统制单信息:假设当前凭证为外部系统生成的凭证，可将鼠标移到记账凭证的标题处，单击鼠标左键，显示当前凭证来自哪个子系统，凭证反映的业务类型与业务号。当光标在某一分录上时，单击凭证右下方相应的图标，那么显示生成该分录的原

49、始单据类型，单据日期及单据号。假设当前凭证是由外部系统制单生成的，那么单击“查看菜单中的“联查原始单据，将显示生成这张凭证的原始单据。假设当前凭证有多张分单，单击“查看菜单中的“查找分单，输入分单页号，可查看到该张分单。 记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以进行汇总并同时生成一张“记账凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账的凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息。在凭证汇总表中，系统提供快速定位功能和查询光标所在行专项明细账功能，如果要查询其他条件的科目汇总表，可再调用查询功能。具体操作步骤如下:在“总账系统窗口中选择“凭证

50、，单击“科目汇总，出现凭证汇总条件窗口，输入月份“，输入凭证类别“全部，选择范围“未记账凭证，其他条件为空，单击“汇总，可得如图5-59所示界面。 图5-59 汇总凭证如图5-60所示，显示2005年06月份所有未记账凭证的汇总表。 图5-60凭证汇总表 在填制、审核、出纳签字各处均可通过“打印按钮执行，但正式存档凭证的打印必须通过“凭证菜单中的“打印凭证功能完成。具体操作步骤如下:在“总账系统菜单中选择“凭证，单击“打印凭证，如图5-61所示，在凭证类别中选择“付款凭证，凭证格式为“金额式，制单人“张悦，单击“打印设置，根据需要重新调整行高和列宽，单击“打印即可。 图5-61 凭证打印 5.

51、3.2 签字审核1. 出纳签字会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在系统“选项中选择“出纳凭证必须经由出纳签字，那么应由出纳核对签字。出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可以通过“出纳签字功能对制单员填制的带有现金或银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。 出纳签字是为了加强企业现金收入和支出的管理。具体操作步骤如下: 如图5-62所示，以出纳身份进入总账系统，在“凭证菜单中，单击“出纳签字，输入月份“，单击“全部复选按钮，单击“确认。 如图5-63所示，在“出纳签字对话框中，双击某一待签字凭证或者选中后单击“确定。 图5-63 出纳签字凭证 如图5-64所示，在出现的一张凭证中单击“签字按钮，凭证底部“出纳处自动签上出纳人姓名，单击“退出。 图5-64 出纳签字凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有取消签字后才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人自己进行。在确定凭证无误时可以使用“签字菜单中的“成批出纳签字功能，