阜阳师范学院公文处理细则试行)解读

1、阜阳师范学院公文处理细则（试行）解读2015年4月9日校办公室 吴 磊o 一、出台背景o 二、公文概述o 三、公文种类o 四、公文格式o 五、电子政务常见问题解析o 六、公文管理目 录一、出台背景o 上级公文处理相关文件的修订。 党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例 党政机关公文格式国家标准党政机关公文格式国家标准 关于公文处理的若干规定关于公文处理的若干规定o 我校现行公文与新条例之间的冲突。举例二、公文概述o 公文是指实施领导、履行职能、处理公务公文是指实施领导、履行职能、处理公务时时制发的制发的具有特定效力和规范体式的文书，是具有特定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家

2、的方针政策，指导、布传达和贯彻党和国家的方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。报和交流情况等的重要工具。o 公文的质量，直接反映单位的思想深度、政公文的质量，直接反映单位的思想深度、政策水平和对重大问题分析掌控能力，直接体策水平和对重大问题分析掌控能力，直接体现单位人员的能力素质和工作水准。现单位人员的能力素质和工作水准。二、公文概述o 公文处理工作是指公文公文处理工作是指公文拟制拟制、办理办理、管理管理等等一系列相互关联、衔接有序的工作。一系列相互关联、衔接有序的工作。学校一级文件发文流程图学校一级文件发文流程

3、图二、公文概述公文的分类按来源分按来源分: : 收文、发文收文、发文按行文关系分按行文关系分: : 上行文、平行文、下行文上行文、平行文、下行文按阅读范围分按阅读范围分: : 公布性文件、内部文件、密级文件公布性文件、内部文件、密级文件三、公文种类条例规定的公文种类主要有（15个）： 决议、决定、命令（令）、公报、决议、决定、命令（令）、公报、 公告、通告、意见、通知、通报、公告、通告、意见、通知、通报、 报告、请示、批复、议案、函、纪要。报告、请示、批复、议案、函、纪要。三、公文种类学校常用的公文种类有（11个）： 决议。决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。适用于会议讨论通过的重大决策事

4、项。 决定。决定。适用于对适用于对重要事项重要事项作出决策和部署、奖惩有关单作出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 通告。通告。运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事运用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。项。 意见。意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知。通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 通报。通报。适用于表彰先进、批评错误、

5、传达重要精神和适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。告知重要情况。 报告。报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。上级机关的询问。三、公文种类三、公文种类 请示。请示。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 批复。批复。适用于答复下级单位的请示事项。适用于答复下级单位的请示事项。 函。函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。问题、请求批准和答复审批事项。 纪要。纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。适用于记载会议

6、主要情况和议定事项。文种选用常见问题o 使用非法定文种：总结、要点、方案、计划、安排等 xxxx处处20152015年工作要点年工作要点 xx xx处处20142014年度工作要点年度工作要点 关于印发关于印发 xx xx处处20152015年工作要点年工作要点的通知的通知o 文种作为标题：函、通知、请示、报告p 文种重叠：请示报告、请示函、通知的通知的通知 o 错用文种：报告当请示，请示当函，通知决定混用 报告和请示的异同辨析 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 1.行文目的不同。报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 2.公文内容不

7、同。请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。请示应当一文一事。文种选用常见问题文种选用常见问题关于请市领导出席关于请市领导出席XXXXXXXX活动的活动的报告报告关于关于申请申请XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的的请示请示关于关于呈报呈报XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的的报告报告关于召开第关于召开第XXXX届党代会的届党代会的请示报告请示报告关于请求解决阜阳大学争创过程中有关问题关于请求解决阜阳大学争创过程中有关问题的的报告报告文种选用常见问题中共上海市教育纪律检查工作委员会关于

8、中共上海市教育纪律检查工作委员会关于转发转发中中共上海市纪委共上海市纪委 监察委关于监察委关于转发转发中共中央纪委中共中央纪委 监监察部关于察部关于转发转发北京市纪委北京市纪委 监察局关于严明纪律监察局关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知通知的的通知通知的的通知通知 的的通知通知( (沪教纪沪教纪200320038 8号号) )四、公文格式o 严格执行党政机关公文格式国家标严格执行党政机关公文格式国家标准（准（GB/T 97042012GB/T 97042012）p A4A4型公文用纸页边及版心尺寸型公文用纸页边及版心尺寸 图图1 1 图图2

9、 2 A4 A4纸：纸：210mm210mm297mm297mm 天头天头( (上白边上白边) )：37371mm1mm 订口订口( (左白边左白边) )： 28 281mm1mm 版心：版心：156mm156mm225mm225mm（不含页码）（不含页码） 每页：每页：2222行行2828字行字行616616字字 一行：一个汉字的高度加一行：一个汉字的高度加3 3号汉字高度的号汉字高度的7/87/8的距离的距离字号、字体、印制、装订o 标标 题：题：2 2号小标宋号小标宋（行距推荐使用固定值行距推荐使用固定值3232磅）磅）o 正正 文：文：3 3号仿宋号仿宋（推（推荐使用仿宋荐使用仿宋_G

10、B2312_GB2312，行距固定值，行距固定值2828磅）磅）o 印印 制：双面印刷制：双面印刷o 装装 订：左侧装订订：左侧装订（骑马订或平订）（骑马订或平订）四、公文格式正文中的层次序数 文中结构层次序数一般依次用汉字文中结构层次序数一般依次用汉字“一一”、汉字加圆括号、汉字加圆括号“（一）（一）”、阿拉伯数字阿拉伯数字“1”1”、阿拉伯数字加圆括号、阿拉伯数字加圆括号“（1 1）”，不得逆向使用。，不得逆向使用。 层次序数：第一层层次序数：第一层 “ “一、一、”（黑体，作为小标题时句尾无标点）（黑体，作为小标题时句尾无标点） 第二层第二层 “ “（一）（一）”（楷体，作为小标题时句尾

11、标点可有可无）（楷体，作为小标题时句尾标点可有可无） 第三层第三层 “ “ 1.”1.”（仿宋，无论是否作为小标题，要有标点）（仿宋，无论是否作为小标题，要有标点） 第四层第四层 “ “（1 1）”（仿宋，必须有标点）（仿宋，必须有标点）四、公文格式o 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。部分。o 公文一般由公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人度、发文机关标志、发文字号、签发人、标、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注

12、、附件、署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成机关、印发机关和印发日期、页码等组成。o 增加了增加了“页码页码”，去掉了，去掉了“主题词主题词”。四、公文格式版头秘密等级发文字号紧急程度发文机关标志份号标题主送机关主体正文主体版记附件说明印章成文日期附注抄送机关印发机关印发日期二维条码1.1.份号份号。公文印制份数的顺序。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。号。涉密公文应当标注份号。2.2.密级和保密期限密级和保密期限。公文的秘。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注文应当根据涉密程度分别标注“绝密

13、绝密”“”“机密机密”“”“秘密秘密”和和保密期限。保密期限。3.3.紧急程度紧急程度。公文送达和办。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注度，紧急公文应当分别标注“特急特急”“”“加急加急”，电报应，电报应当分别标注当分别标注“特提特提”“”“特特急急”“”“加急加急”“”“平急平急”。示例4.4.发文机关标志发文机关标志。由发文机关全。由发文机关全称或者规范化简称加称或者规范化简称加“文件文件”二字组成，也可以使用发文二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志联合行文时，发文机关标志可以并用

14、联合发文机关名称，可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称也可以单独用主办机关名称。o 以以中共阜阳师范学院委员会中共阜阳师范学院委员会名义行文的各类公文，使名义行文的各类公文，使用用“中共阜阳师范学院委员会文件中共阜阳师范学院委员会文件”发文机关标志。发文机关标志。o 以以阜阳师范学院阜阳师范学院名义行文的各类公文，使用名义行文的各类公文，使用“阜阳师阜阳师范学院文件范学院文件”发文机关标志。发文机关标志。o 以以学校名义学校名义发发“函函”，使用，使用“阜阳师范学院阜阳师范学院”发文机发文机关标志。关标志。o 以以部门名义部门名义行文的公文，用部门的发文机关标志（如行文的公文，用

15、部门的发文机关标志（如“中共阜阳师范学院办公室文件中共阜阳师范学院办公室文件”）。）。 5. 5.发文字号发文字号。编排在发文机关标志下空二行位编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布置，居中排布。年份、发文顺序。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号全称，用六角括号“”（非非、【】【】）括入；发文顺序号不括入；发文顺序号不加加“第第”字，不编虚位（即字，不编虚位（即1 1不不编为编为0101），在阿拉伯数字后加），在阿拉伯数字后加“号号”字。字。 上行文上行文的发文字号居的发文字号居左空一字左空一字编编排，与最后一个签发人姓名处在排，与最后一个

16、签发人姓名处在同一行。同一行。6.6.签发人签发人。上行文上行文应当标注签发人姓名。应当标注签发人姓名。由由“签发人签发人”三字加全角冒号三字加全角冒号和签发人姓名组成，居和签发人姓名组成，居右空一右空一字，编排在发文机关标志下空字，编排在发文机关标志下空二行位置。二行位置。“签发人签发人”三字用三字用3 3号仿宋体字，号仿宋体字，签发人姓名用签发人姓名用3 3号号楷体字。楷体字。7.7.标题标题。由发文机关名称、事由发文机关名称、事由和文种组成由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列

17、应当使用梯形或菱形。中共中共 委员会委员会关于 请示 ： 委2012x号签发人：xxx（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）梯形标题举 例8.8.主送机关主送机关。公文的主要受理机关。公文的主要受理机关应当使用机关全称、规范化简称或应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。学校普发性公文的主送机关统一表述为“各党总支，各单位、各部门”“各单位，各部门”。9.9.正文正文。公文的主体，用来表。公文的主体，用来表述公文的内容。述公文的内容。用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空

18、二字，回行顶格。10.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。举例11.11.发文机关署名发文机关署名。署发文机关全。署发文机关全称或者规范化简称。称或者规范化简称。12.12.成文日期成文日期。署会议通过或者发。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。责人签发的日期。用阿拉伯数用阿

19、拉伯数字标注字标注。13.13.印章印章。公文中有发文机关署名。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。并与署名机关相符。有特定发有特定发文机关标志的普发性公文和电文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章报可以不加盖印章。加盖印章的公文加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得不得出现空白印章出现空白印章。 单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 联合行文时，一般将

20、各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公

21、文加盖签发人签名章的公文 在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。 签名章一般用红色。14.14.附注附注。公文印发传达范围等。公文印发传达范围等需要需要说明的事项说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。15.15.附件附件。公文正文的说明、补。公文正文的说明、补充或者参考资料。充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。示例16.16.抄送机关抄送机关。除主送机关外需要执行。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。型机关统称。17.17.印发机关和印发日期印发机关和印发日期。公文的送印公文的送印机关和送印日期机关和送印日期。 用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，后加“印发”二字。18.18.页码页码。公文页数