最新.10.15编目文整及移交归档课件建设项目竣工文件

1、建设工程竣工文件归档方法和要求编目文整一 、 文件材料整理1) 文字表格材料一般按A4规格297×210装订成册根据盒子的厚度装满为宜，大于A4原始材料采用折叠方法、小于A4用衬裱方法与之一致，或单独装订成册。2) 文件装订分线装和胶粘两种均可以用，装订前去除金属物，在距左侧边15处均匀打4至5个孔上下两孔距文件上下边15，用强度较高的细线绳按线装书形式装订，套粘上“科学技术档案封面。粘封面顺序现将封面上面对齐再粘侧面(侧面可根据厚度华两道线折起)，封面后边多出局部用刀裁掉。特别强调在装订线一侧先用铅笔写上张号，在正式打张号时对照此号就不会打错了。装订后也不用涂改了，方便准确。主要原

2、那么是：不散、不丢、齐全、完整、准确。 3) 技术图纸一般不装订图册除外、四电需要装订 ，按A4图幅长297mm x宽210mm 折叠散放在卷盒内。叠图方法是先沿标题栏方向按210mm横向叠成扇形，再按297mm纵向向后折叠，并使图标外露。如需装订图纸应先将有图标横向按扇形折195mm最后留出15mm装订线 合计195+15=210mm。装订线上可加纸板找平。 图纸折叠前，准备好一块略小于A4 图纸尺寸一般为292×205mm 的模板。折叠时，先把图板放在定位线，然后按照折叠方法的编号顺序依次折叠先横向、再纵向。需要注意的是以装订成A3图纸可以对折成A4装盒，大于A3必须拆，重新折叠

3、成A4。多册装订可以不拆但必须是一个流水号。4) 每一卷盒文字材料、图纸编一个张次顺序号一个流水号，文字材料张号编在每页的右上角 ，图纸编号编在标题栏右上角，用打号机打印。图纸每张都要打张号包括封面、目录、说明等。建设单位交施工图，施工单位交竣工图如施工图没有变化可以加盖竣工图章，施工里程DK要改成竣工里程K。路局要求交两套图纸，一套站段，一套路局交原件。5) 案卷软封面、卷内目录原有图纸目录除外、备考表不编张号。卷内目录放本卷最上边、备考表放本卷最下边单放不用装订。6如房建专业执行地方标准，要尊重地标，文件排列顺序和叠图方法均要执行地标。路局认可二、目录的编制目录分为两级，1、卷内目录2.移

4、交目录卷内目录:对卷内每项内容的揭示叫卷内目录。1、1卷内目录附录1各项内容可以打印或使用碳素笔正楷填写。文面整洁、无涂改、字迹工整、清楚。 2顺序号为各种文件材料排列序号，用阿拉伯数字依次填写。 3文件编号或图号栏填写公文文号、表格编号、图样图号。4文件材料提名栏第一、二行填写此卷提名，之后按顺序填写卷内各种文字材料或图样题名。如京津城际轨道交通工程填写第1行，第2行填写声屏障根底竣工文件。第3行起打顺序号1.在写开工报告、竣工报告、施工小结、工程数量表、变更洽商、原材料检验比台账、隐蔽工程记录表、工程检查证、实验报告及检测报告、工程日志、竣工图。5张号栏填写每份文件材料首页上的张号。如开工

5、报告起号为1就写1、竣工报告起号为3就写3以此类推、工程数量表起号为6、原材料检验比台账起号为12、最后一份文件填写该文件起止张号，实验报告及检测报告起止号为121178、即“xx-xxx 或“98101”。一张纸只打一个号叫张号，两面都打叫页号6备注栏填写需要说明的事项。没有什么事可以不写7在卷内目录右下角加盖公章。8施工日志不要有空白页，如有多日的停工可用一张白纸写明原因XX年XX月因事故等原因停工注明就可以。卷 内 目 录 档号顺序号文件编号或图号文 件 材 料 题 名张 号备 注津城际轨道交通工程声屏障根底竣工文件1开工报告12竣工报告33施工小结54工程数量表75变更洽商86原材料检

6、验比台账117隐蔽工程记录表558工程检查证829实验报告及检测报告10810工程日志11111竣工图128-1292、 档案文件移交目录的填写案卷目录移交目录：对每卷目录的揭示叫案卷目录1案卷序号，写阿拉伯数字1，2，3.2形成单位：如天津工程管理部或北京铁建监理公司3形成日期：写起止日期如、4案卷标题或文件内容：只在第一行写上工程名称以后可以省略如、唐山东驼峰减速器改造工程竣工文件。第二行只写本卷内容如、建设管理综合文件或招投标文件。5案卷张数(文、蓝图、底图)：文件xx张、蓝图xx张、低图xx张6备注。三 、 备考表的编制1) 备考表附录E中写明本卷文件材料状况，包括文字材料、图样、照片

7、、其它材料张数，说明及组卷责任者等。如本案卷内共172张，其中文字资料170张，图样2张，照片 / 张，其它 / 张。2)说明栏填写本卷文件材料保管、使用以及变动的情况。如1 本竣工资料为副件，原件在xxxxx那里要写清楚。2本工程桥梁段根底为桥梁专业预留，此为本工程路基段根底。3组卷单位责任人、 组卷人、职务要求手签，日期写组卷完成日期并加盖公章。法律签署必须手签，做到每张纸都要人负责 档号 备 考 表本案卷内共 张，其中文字材料 张，图样 张，照片 张，其它 张。说明：组卷单位负责人： 组 卷 人： 职 务： 日 期： 四、案卷封面的编制1) 案卷封面各项代码用蓝或黑色数字、字母章填盖规格

8、式样见附录K，其他内容用碳素笔正楷书写或用打印机打印。2) 科学技术档案软封面中的“案卷题名、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级等工程由形成单位填写，其他工程及案卷盒的各项内容由档案部门填写。3) “单位代码、“档号用号字。后面有图标一会可以看到4) “案卷题名简明、准确，一般包括工程名称、记载内容等。如京津城际轨道交通工程声屏障根底竣工文件。字不能超过两行5) “施工里程为铁路建设工程施工设计的里程。如DK至DK105+759.6 。这是施工里程6) “竣工里程为铁路建设工程竣工后统一里程。如至K118.28 。竣工里程就这样写7) “形成单位为卷内文件材料的形成单位名称。谁形成写

9、谁如中铁电气化集团。8) “形成日期为卷内文件材料的形成起止时间，即“××××××××。第一次形成到结束如2007年5月至2021年9月。9) “保管期限按卷内文件材料保存价值填写“永久、“长期或 “短期。(一般情况都写永久)10) “密级由立卷部门依据保密规定确定。可以不写11) 卷盒脊背种类代码、分类代码、案卷号用10号字设备档案分类用5号，属类代码用5号和号字。10 310 10种 类J分 类JH属 类5ZH题 名综合案卷号2840 种 类J分 类JJK属 类5Q题 名桥梁案卷号50 30 种 类分 类属 类

10、题 名案卷号 20 25 25 25 45五 、 档案案卷目录的编制 由路局编制1) 档案案卷目录附录F各工程用碳素笔正楷书写或打印。2) 每册案卷目录包括目录索引、分类编码说明、案卷数量统计表、案卷目录。3) 案卷目录的张号用打号机打印在右上角。4) 目录中不同档号间预留一定量空格，以便插卷。六 、 案卷盒、软封面、各种表格的规格及制成材料1) 科学技术档案案卷盒规格见附录H、I、J，卷盒正面尺寸310×220，厚度分别为25、40、50，用无酸牛皮纸板双裱压制而成。25、装文件，40、装文图，50、装图纸2) 案卷软封面规格见附录G，正面尺寸为297×210，用250g

11、白色胶版纸制成。3) 卷内目录、备考表规格尺寸为297×210，案卷目录规格尺寸为297×210，用70g以上白色书写纸制作。太轻了不行。附录K标准性附录科学技术档案档号位置章及数字、字母章规格1.档号位置章规格 70201520单位代码种类代码 7 14 档 号3.5毫米就是3.5号字 。 5毫米就是5号字2.数字、字母章规格推荐 字号字高汉语拼音字母字样阿拉伯数字字样ABCDEFGH123456789055ABCDEFGH12345678901010ABCDEFGH1234567890七、 案卷保管期限确定保管期限的原那么：但凡具有长远利用价值的文件材料定为永久50年以

12、上；但凡在一定时间内具有利用价值的文件材料定为短期15年以下；界于永久和短期之间的定为长期15至50年。时间要求档案与设备同寿命10、 卷位戳的使用：卷位戳要求盖在封面、卷内目录、备考表右上角。图纸要求盖在图标右上角。并用转轮戳打入档案号。拼接戳例：(JJK·2ZH-2)打号根本原那么是种类、分类、属类和流水号。卷位戳包括：单位代号BT。种类代号J代表基建类，特别要说明的是，科技档案分为六大类：1、铁路运输档案代码Y。2、生产技术档案代码C。3、根本建设档案代码J。4、科技研究档案代码K。5、铁路标准档案代码B。6、设备仪器档案代码S。根本建设类只是其中的一类。分类代表线别、如“JJ

13、K京津城际客运专线。“JHGT京沪高铁。“·表示隔离号。属类代表阶段及专业，阶段分1阶段预可行研究2阶段可行研究3阶段初步设计4阶段施工设计5阶段竣工阶段。专业为站场、线路、房建、四电等。坡折号后面是流水号、起到借卷与还卷作用。一、移交归档 归档时间及要求1、 档案形成部门兼职档案人员负责归档文件材料的收集整理和立卷，按时向档案部门移交。路局要求交原件产权单位，维修使用站段交复印件。站段应按专业交接，如通信专业交通信段。房建专业交房管所。等专业对口。2 、 档案归档前由移交部门单位填制档案移交清册附录A、C一式二份，归档时交接双方按清册核查清楚，签字盖章，各存一份备查。3、 工程工程竣工文件交接证明书的填写、1、首先写出工程名称2、填写xx卷数。附：档案移交清册3、需要6个单位盖章和签字包括：监理单位、施工单位、建设单位、路局档案馆、铁道部档案馆、维修使用站段单位。4、 档案文件移交清册的填写、1工程名称 2共计xx卷、xx册、xx件、xx张。3本次共计：x