2019GJB文件控制程序

1、文件控制程序发布日期：2015年3月1日实施日期：2019年6月1日xxX艮公司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题审签、发放修改日期2019.6审签单序号职责签名日期1编制2019.62审核3批准发放状态记录厅P持文部门份数分发号文档格式备注1总经理1/电子版2管代1/电子版3综合管理部101纸制版4生产制造中心102纸制版5计划财务部103纸制版6技术质量部104纸制版7经营发展部105纸制版XX必司文件编号AW/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题修订记录修改日期2019.6修订记录文件名称文件控制工序文件编号AW/Q

2、P-01序号史改章下更改日期更改单编号更改后标记XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.61 .目的与范围对与公司质量管理体系有关的文件进行管控制，确保各相关场所使用文件的有效和适用。本程序适用于公司与质量管理体系有关的文件的控制管理，包括电子媒介形式的文件资料。2 .术语和定义本程序采用GB/T19000-2016质量管理体系基础和术语、GJB9001c-2017质量管理体系要求及GJB1405A-2006装备质量管理术语确立的术语和定义。3职责3.1内部文件（编制、审核、批准）权责表文件层级文件类别编制审核批准收

3、发控制质量方针、质量目标管理者代表总经理总经理综合管理部一级质量手册技术质量部管理者代表总经理二级程序文件技质部组织三级管理标准相关部门或科室部门最高领导总经理岗位说明书部门或科室主管部门主管副总作业规范或指导书部门或科室主管部门主管副总各部门文件管控人员技术资料/设计文件部门最高领导管理者代表四级记录/表单随相应的二、三级文件一同审批其他外来义件相关部门及部门主管注：1.设计和工艺文件为四级签字，即经审核后须由检验部门（必要时还可增加其他相关部门）进行会签，以保证文件的适用性和可实施性。2.程序文件由各职能部门负责自行编写，技术质量部负责检查内容的完整规范性，合格后上报管理者代表审核，经总经

4、理批准后生效。3.2 综合管理部主要负责对公司一二层级文件、管理性文件、内外公文处理、外来法律法规类等文件的管理、控制和销毁工作。3.3 按照“谁主管，谁负责”的原则，各部门主管负责组织对本部门相关业务信息的收XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6集、分析整理、编制、传递和妥善保护，并对所提供的成文信息进行审核。3.4 各部文件管控人员负责对本部门或相关的成文信息的管理、控制和销毁工作。4,定义与分类公司环境和质量文件包含（但不仅限于）有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试/试验/检验数据报告、

5、各种变更文件及公司各类经营管理标准、工作标准等。4.1 按文件性质分类4.1.1 一级文件-手册质量手册：是形成文件的质量方针、目标和管理方案，规定管理体系文件的基本结构及其相互之间的作用。管理手册：是环境/职业健康安全管理的纲领性文件（使用执行Q/8DJH1001-2013中航西安制动下发的环境/职业健康安全管理体系相关文件标准）。4.1.2 二级文件-程序程序文件：是手册的支持性文件，也是体系运行的基本文件，用于各项体系要素及所涉及的活动的目的、范围、职责、控制要求等。4.1.3 三级文件-作业规范、标准作业文件：分为管理类、技术类和行政类文件。具体如下：a）管理类文件：如质量策划形成的文

6、件包括质量计划、岗位职责、规章制度等文件，以及标准和顾客要求而形成的其他管理性文件；b）技术类文件：如产品设计图纸、工艺文件、作业指导书、产品标准、检验准则、试验规程，以及其他有关产品生产过程中的技术文件；c）行政性文件：如与质量管理体系有关的聘任书、奖罚通报等。4.1.4 四级文件-记录/表单记录/表单：应使用固定格式，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及相关数据、资讯的收集和传递，以控制作业过程或证明作业符合要求的文件记录。4.1.5 其他-外来文件各个单位因业务需求所使用的各类法律法规、行业标准、顾客提供的图样及知识产XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2

7、015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6权类资料和第三方提供的有关资料或证明文件等。4.2 按文件载体分类：a）纸介质文件；b）非纸介质文件5工作程序5.1 文件的编制5.1.1 书写规定5.1.1.1 二、三级程序和管理性文件依照下列标题模式编写：（1）目的和范围；（2）引用文件；（3）权责；（4）定义（也可根据实际需求编写标题）（5）工作程序；（6）相关文件；（7）相关表单；（8）附录。5.1.1.2 文件页次格式：表单格式采用“第X页共X页”；文章页码：新版文件的页码依次为：1、2、3等，当某页的内容发生更改，需要换页时该页码标注依次为：1A、1B;2A2B等。5.1.1.3

8、 标题格式文章层次一般不超过四级，其标题均在文章左侧顶格书写，“层级以下”标题首字与上级标题空两格对其，字体规格如下所示：第一级“1.”-“序号和标题”内容均为黑体“四号”字，字体左侧顶格；第二级“1.1”-“序号”为黑体“四号”字，“标题”为宋体正文“小四”字；第三级“1.1.1-“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字；第四级-“1.1.1.1-“序号”为黑体“小四”字，“标题”为宋体正文“小四”字;层级以下：一般先“a）,b）,c）”，再”1）,2）,3）”以此类推，字体为宋体“小四”号字。5.1.2 文件的制定需经“3.1权责表”相关权责主管核准后方可实施，以确保文件的必

9、要、充分、完整性和适应性。XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.65.2 文件的编号5.2.1 文件类型代码文件类型质量手册程序文件作业规范/指导书技木质重文件代码QMQPSPSOP文件类型外来义件管理标准岗位说明公司代码用（XX）表不；文件代码WLMSJS5.2.2部门代码部门管理者代表综合管理部经营管理部计划财务部技术质量部部门代号MCZHJYCWJZ部门研发中心生产制造中心21车间51车间保密办部门代号YFZZ2151BM5.2.3编号规则a）编号字体使用要求：“3.1内部文件（编制、审核、批准）权责表”中“

10、一、二级”编号使用黑体字，流水号用两位阿拉伯数字表示；“三、四级和外来文件”编号使用宋体字，流水号用三位阿拉伯数字表示。b）“一、二级”文件初始版本号为A,升级版本后变更变更版本号按RC以此类推；文件经修订次数号初始为“0”，后期经修订后“修订次数号”按编号“1、2、3”以此类推进行编制。c）页码的编制：新版文件的页码依次为：1、2、3等，当某页的内容发生更改，需要换页时该页码标注依次为：1A、1B;2A2B等。d）各类文件编号：“三、四级和外来文件”编号不加公司代码，流水号用三位阿拉伯数字表示。示例：1）质量手册:XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3

11、月1日标题文件控制程序修改日期2019.62）程序文件:程序文件表单：警芈（编号使用宋体字）流水号表单程序文件编号3）作业文件：-程序文件代码原则上只更换原有单位或部门的代码，各单位（部门）的编号规则方法不变。I可按原有编号规则编制IZH枫-001-2018|（箱号所用宋体字）TT1一版本发布年（4位）流水号（3位）具体文件编号（23位）部门代码4）记录/表单：记录编号在记录控制程序中规定。部门代码XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.65）外来文件：识别处理部门为外来文件（除3.2条款中综合管理部受理文件以外）的

12、受理、归档部门（编号使用柞字）年度（2位）流水号（3位）识别处理部门代码（23位）外来文件代码5.2.4文件的编制、审核、批准、发放（流程图见附录）a）质量手册由技术质量部负责编制，管理者代表负责审核，经总经理批准后由综合管理部负责登记备案、发放和管控。b）程序文件由技术质量部负责组织相关部门编制，管理者代表负责审核，经总经理批准后由综合管理部负责登记备案、发放和管控。c）作业文件（如生产作业、设备维护维修类作业文件）由相关部门人员编制，部门或科室主管负责人审核，报各部门主管副总经理批准，由相关部门自行登记备案、发放和管控。d）设计文件一般应履行编制、审核、会签（含标检）、批准手续，应确保设计

13、输出的文件符合技术协议、合同及顾客的要求。e）工艺文件编制、审核、会签、批准、发放遵守工艺管理制度的规定，应确保工艺文件符合设计文件的要求，并协调一致。f）为确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本，各部门都应建立各自的“受控文件目录”对文件进行控制。5.3 文件的修订的方法和要求5.3.1 文件的修订a）各部门对体系文件（如质量手册、程序文件、管理性文件、作业指导书等）认为需更改时，填写文件更改审批表并注明更改前后内容和、更改原因、是否需要经过验证、验证结果等项目，经主管领导确认后，按“3.1内部文件责权表”的规定进行审批；审批合格后填写下发文件更改单，由原编制单位负责进行修改；文件经换

14、页、换版更XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6改后的审批手续与原文件相同。b）文件更改时应将更改的修订情况、日期、页次及版次等内容记录于修订页的“修订记录”栏，文件更改的版本和版次按本程序“5.2.3编号规则”执行。三阶文件修订时可在“首页的修订栏”或“修订记录”中反映修订情况、日期、页次及版次。c）质量手册、程序文件、管理性文件编制或修订完成后，由综合管理部负责对文件编号、版本核对，确认无误后在文件总表上记录并下发。d）新文件批准出版后，所有被撤换的旧版文件应收回，以确保现场使用文件的有效性和唯一性。e）工艺

15、文件的修订、更改按工艺管理制度执行。f）记录表格的更改及作废按记录控制程序执行。5.3.2 文件的修订方法a） “一、二、三级文件”的版次修订次数为5次或一次修订内容超出文件总量的30%寸（含单页），须升级换版（单页换页）。b） “一、二级文件”只采用换页修改，三级及以下可采用文件中签章修改，但达到修订次数后需经升级换版。c）手写更改的方法是：用单实线划去更改前内容，写上更改后内容，更改人签字并进行标识，如（，），单页更改超过五处，应进行换页更改；d）勘误性更改，一般采取手写更改。5.3.3 文件修订的条件5.3.3.1 质量手册在如下情况时应给予相应的修订：a）依据的国家标准或法律法规已修改

16、；b）公司组织机构已变化或质量方针已变更；c）质量管理体系有了改进；d）修订次数为5次或一次修订内容超出文件总量的30%寸；e）手册中存在多处不适用或其它必要时。5.3.3.2 程序文件在质量手册更改后或在军品质量管理体系运行中需进行修改时。5.3.3.3 三层文件的更改由编制部门根据需求提出并更改。XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.65.4 文件的会审5.4.1 文件新制或修订后，由文件编制部门将文件连同文稿会审意见表送相关部门进行会审，以确保文件的适用性、有效性。5.4.2 各部门将会审意见填写在文稿会审意

17、见表内，并连同文件一并返还给文件编制部门，以便进一步修改完善。5.5 文件的评审当公司的组织架构、产品、工作流程等内外部环境发生变化时，相关部门应对相关文件进行评审。管理代表应每年对质量手册、程序文件和管理性作业指导书评审一次，确定文件是否需要更改。5.6 文件发放、回收、作废和管理5.6.1 文件的发放与回收5.6.1.1 手册、程序文件和行政管理性文件的文本文件由综合管理部负责分发到经营发展部、技术质量部、计划财务部、生产制造中心、研发中心、21车间与51车间各一份。各类作业指导书、规范、规定、制度、办法以及技术图纸等三层级文件由各部门负责只将文本文件分发给需要使用的相关部门。5.6.1.

18、2 由综合管理部和各部门文控人员负责对应各层级文件的复印、发放和管理，受控文件需要在复印件的正面右上角位置加盖红色“受控”印章并编出分发号；文件接收人在文件资料发放/回收登记表中签收（还需标明签收时间和份数）；文件分发或回收后应及时登记并更新“文件总表”（或台帐）。5.6.1.3 电子版文件资料下发时，由文控人员负责将审批后的最新版本受控文件转换成PDFB式文档，存放于公司公共盘中，再由各部门人员拷贝后参考使用。5.6.1.4 文件原件由文控人员在文件的背面加盖红色“文件原稿”印章后归档保存。5.6.1.5 临时文件需注明有效期限，并下发前需加盖“临时”印章；临时文件有效期一般不得超过3个月。

19、5.6.1.6 各部门收到新版文件后应在一个工作日内将旧版文件交回文控人员，文控人员应在需要回收的旧版文件原稿背面加盖“文件回收记录”印章并对回收到的文件进行签收；对无法正常回收旧版文件的部门，按5.11“文件/资料管控处罚条例”执行处罚。涉及XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6涉密文件的必须按保密程序要求，及时上报保密办进行处理。5.6.1.7 综合管理部每年定期更新文件（汇）总表，并根据文件总表核对检查各部文件管控情况。5.6.1.8 员工在离职、退休或工作调动时，必须将所保管的文件资料和账册做完整交接，否

20、则不予办理相关手续。5.6.2 受控文件的发放和管理5.6.2.1 文件受控管理的方法a）加盖受控印章；b）鲜（红色或蓝色）章有效，复印无效；c）发放/借阅/回收均需登记；d）发放采取编号管理；e）原件归档保存，发放时复印加盖受控印章。5.6.2.2 印章的授权、建档管理a）印章的授权、建档管理由综合管理部负责，印章授权的批准由总经理负责。b）专人注册领取使用，其他人员无权使用。c）印章管理者因故需转交使用权时，必须由总经理书面批准授权。d）印章应有编号，若遗失后应及时报告，由综合管理部负责补发新印章，并将原印章及编号作废。e）印章的使用、文件发放/回收均需建档登记并保持记录。5.6.2.3

21、受控文件的发放和回收a）文件的编制或发放部门持签署完整的文件原件和复印件，交相应的文控人员管理。b）文控人员保留原件，在复印件的正面右上角位置加盖红色“受控”印章，并编制填写受控分发号；文件按册发放时，可只在封皮上盖“受控”文件印章填写使用部门编号。c）受控文件发放按3.1权责表由相关部门负责，发放时登记填写文件资料发放/回收登记表，使用单位必须在登记表上签收。d）当文件因修订、作废等原因回收时，需核对回收文件的编号是否与下发时编号相对应一致，编号核对无误后在回收文件上加盖“作废”印章，并在“文件资料发放/回收登记表”对应编号的回收栏中签注回收人和日期。e）因文件丢失、缺页、破（污）损、私图乱

22、改等情况影响使用的，可申请重新制作补发的新文件，但相关下发部门应重新编制登记分发号，并在“文件资料发放/回收登记XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6表”和补发文件上注明已丢失文件的分发号失效及失效原因。f）涉密文件借阅、发放都必须需单独建账登记，以便保密核查和管理。g）因文件丢失、缺页、破（污）损、私图乱改等情况，按“文件/资料管控处罚条例”进行处理；涉及涉密文件的必须按保密程序要求，及时上报保密办进行处理。h）各部门文控人员每月应核对下方资料的有效性，达到使用寿命的文件资料需按规定时效时间进行回收，防止无效使

23、用。5.6.2.4 对承载媒体不是纸张的文件（如磁盘）的控制，也应参照上述规定执行。5.6.2.5 非受控文件经部门负责人批准后，由部门文控人员负责登记分发或张贴公布。必要时可在文件封面加盖“非受控文件”章以示区别。非受控文件在文件变更时不予更换和回收。5.6.3 文件的申请5.6.3.1 如所使用的文件不慎丢失、破损而影响使用时，应由部门负责人员以文件/资料借阅申请表提出，并说明原因与用途，经相应权责部门领导核准后补发，发放时也应参照5.6的相关要求执行。5.6.3.2 需向公司以外的组织提供体系文件时，应填写文件/资料借阅申请表经管理代表审后交综合管理部编号登记后发放，发放文件时须按5.6

24、相关要求进行管控。涉密信息或资料必须经保密办审核批准。5.7 文件的保存、作废与销毁5.7.1 文件的保存对所保留的证据性、技术性的文件资料应予识别编号和保护，防止非预期的更改和使用。a）与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方；b）各部门文件由各部门保管，技术质量部每年对各部门文件保管情况进行检查；c）任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰可辨、易检索。5.7.2 非纸介质的技术、设备、电脑程序等文件由技术质量部负责管理并备份，贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防消磁等。5.7.3 对经过纸介质批准而存入电脑中的文件要进行加密控

25、制使用，使用人应只能“阅读”，不得进行修改和复制。XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.65.7.4 对产品质量形成过程中需要保存的文件，设计、工艺文件由技术质量部负责进行建档管理；质量文件及记录由检验室负责进行建档管理。5.7.5 文件的作废与销毁a）各部门因需决定取消或废止某文件时，由部门负责人提请填写文件/资料借阅中请表，经核、批准（按内部文件权责表3.1）后，通知相应部门回收和销毁失效文件；涉密文件必须由保密办审批并负责销毁处理。b）所有失效文件由相应部门文控人员负责及时回收处理，并在失效作废文件上加盖“作

26、废”印章，防止作废文件的二次使用。c）设计、工艺、技术、设备、首件鉴定资料（含试制、试验、检验报告）及其他需要保留的档案性已失效或作废的文件，只销毁复印件，原件必须保留，并建档登记和标识。涉及军品项目的检验报告等过程记录保存时间与产品同寿。d）销毁失效或作废文件前，由相关部门文控人员负责填写“文件资料销毁清单”，经各部门主管领导审核，管理者代表批准后，由综合管理部负责监督记录，由相关部门文控人员负责进行销毁。e）文件资料的销毁必须采用粉碎机粉碎或焚烧的方式，确保其不可恢复。5.7.6 文件的借阅、复制a）借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写“文件/资料借阅申请表”，由借阅者的部门负责人审

27、批后借阅、复制；文件的复制必须由文控人员编号、登记后下发；涉密文件资料的借阅还需经保密办审批、登记后下发。b）所有受控文件不允许带“受控章”复印。受控文件不允许私自借他人或复印给他人，一旦发现按5.11条款给以处罚，造成技术泄密、经济或其他重大损失的将追究其法律责任。5.8 外来文件的控制5.8.1 技术质量部负责识别公司适用的法律法规文件，采用的国家（际）标准、国家军用标准及行业标准、地方标准和有关的其它标准、规定以及顾客的规范、图样等，建立公司“法律法规与标准一览表”，定期发布目录并提供有关文件、标准。5.8.2 顾客提供的技术文件、图纸资料及其更改通知，由技术质量部在25个工作日内完成评审，填写在“外来文件登记表”后分发、实施，并记录顾客更改通知在生产XXX淞司文件编号XX/QP-01版次/修订状态B/0首次发布日期2015年3月1日标题文件控制程序修改日期2019.6中实施的日期、时间。5.8.3 经营管理部负责收集顾客的资料和供方提供的有关凭证资料。5.8.4 为保证外来文件现行有效，技术质量部应每半年要对外来文件进行检索，保证外来文件适用、有效并处于受控状态。5.10 记录要求5.10.1 记录是一种特殊文件，各部门在编制程序文件和三级文件时应根据质量活动过程所需提供的证据的记载，设计编制相应地记录表样，记录表样应符合过程的程序要求和管