办文办会的若干问题(2011[1]531)

1、 二二一一年六月一一年六月公文办理公文办理（一）概念（一）概念 文书文书 概念最为广泛，它是一切机关、社会团概念最为广泛，它是一切机关、社会团体、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的体、企事业单位和个人形成并使用的文字材料的统称，包含了公务文书和私人文书。统称，包含了公务文书和私人文书。 公文公文 是公务文书的简称，有广义和狭义之分。是公务文书的简称，有广义和狭义之分。广义的公文：指党政机关、社会团体、企事业单广义的公文：指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。位为处理公务而形成的文字材料。 文件文件 即狭义公文，通常是指即狭义公文，通常是指中国共产党机中国共产党机关公文

2、处理条例关公文处理条例规定的规定的1414种党的机关公文和种党的机关公文和国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法规定的规定的1313类类1414种种行政公文。行政公文。文书分类：文书分类：文文 书书公务文书公务文书私人文书私人文书通用公文通用公文专用公文专用公文法定法定公文公文法规法规公文公文事务事务公文公文党的机关公文（党的机关公文（14）行政公文（行政公文（13）条例、规章、办法条例、规章、办法计划、事迹材料计划、事迹材料总结、调查报告总结、调查报告指挥类指挥类规范类规范类报请类报请类知照类知照类录纪类录纪类计划类计划类信函类信函类契约类契约类法律文书、军事文书法律文书、军事文书

3、外事文书、财经文书外事文书、财经文书个人之间的合同、契约、条据、遗嘱、个人之间的合同、契约、条据、遗嘱、书信、请柬、家族的宗谱、协约等书信、请柬、家族的宗谱、协约等（二）特点（二）特点鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性特定的时限性语言的平实性（三）（三） 功能功能n法规功能法规功能:发布法律、法规、规章及规范性文件的发布法律、法规、规章及规范性文件的有效形式。有效形式。n指导功能指导功能:上级机关对下级指导工作的重要手段。上级机关对下级指导工作的重要手段。n沟通功能沟通功能:沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。沟通机关之间横向联系的桥梁纽带。n宣教功能宣教功能:宣传教育干部群众的权威材料。宣传教

4、育干部群众的权威材料。n凭证功能凭证功能:社会活动的真实记录。社会活动的真实记录。（四）（四） 种类种类 中共中央办公厅中共中央办公厅19961996年年5 5月月3 3日印发的日印发的中国共产党机关中国共产党机关公文处理条例公文处理条例规定，党的机关公文有规定，党的机关公文有1414个文种：决议、决定、个文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。规定、函、会议纪要。 国务院国务院20002000年年8 8月月2424日印发的日印发的国家行政机关公文处理办国家行政机关公文处理办法法规定，国家

5、行政机关共有规定，国家行政机关共有1313个文种：命令（令）、议案、个文种：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。函、会议纪要。 相同的公文种类有相同的公文种类有9 9个（个（决定、意见、通知、通报、报告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要请示、批复、函、会议纪要）；不相同的，党的机关）；不相同的，党的机关5 5个（个（决决议、指示、公报、条例、规定议、指示、公报、条例、规定），行政机关），行政机关4 4个（个（命令和令、命令和令、公告、通告、议案公告、通告、议案）。）。1

6、 1按行文方向：按行文方向： 上行文上行文：下级机关向上级机关报送的公文，如请示、：下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告、意见。报告、意见。 下行文下行文：上级机关向所属下级机关的行文，如命令：上级机关向所属下级机关的行文，如命令（令）、决议、决定、指示、公告、通告、条例、规定、（令）、决议、决定、指示、公告、通告、条例、规定、通知、通报、批复、意见、会议纪要。通知、通报、批复、意见、会议纪要。 平行文平行文：同级机关或不同隶属机关之间的行文，如：同级机关或不同隶属机关之间的行文，如议案、意见、函等。议案、意见、函等。 通知、会议纪要有时也可作平行文。意见根据其内通知、会议纪要有时也可作

7、平行文。意见根据其内容，三者皆可。容，三者皆可。2 2按时限要求：按时限要求： 特急公文、急办公文、常规公文特急公文、急办公文、常规公文3 3按机密程度：按机密程度： 绝密、机密、秘密、普通绝密、机密、秘密、普通广义公文除上述法定公文外，还有一般公文：广义公文除上述法定公文外，还有一般公文： （1 1）法规性公文：规定、细则、办法等。）法规性公文：规定、细则、办法等。 （2 2）事务性公文：计划、总结、简报、调查报告、述职报）事务性公文：计划、总结、简报、调查报告、述职报告、会议记录、大事记、电话记录等。告、会议记录、大事记、电话记录等。 一般公文的的种类不能作为党政机关的公文文种，如要一般公

8、文的的种类不能作为党政机关的公文文种，如要行文，通常要用法定公文文种予以公布、印发、转发；如法行文，通常要用法定公文文种予以公布、印发、转发；如法规性公文，要由权力机关用公告形式公布或发布，或由行政规性公文，要由权力机关用公告形式公布或发布，或由行政机关用令的形式公布。机关用令的形式公布。 党的机关公文种类及适用范围党的机关公文种类及适用范围: : 决议决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 决定决定用于对重要事项作出决策和安排。用于对重要事项作出决策和安排。 指示指示用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。则

9、和要求。 意见意见用于对重要问题提出见解和处理办法。用于对重要问题提出见解和处理办法。 通知通知用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。执行或者周知的事项。 通报通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。流重要情况。 公报公报用于公开发布重要决定或者重大事件。用于公开发布重要决定或者重大事件。

10、 报告报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。建议，答复上级机关的询问。 请示请示用于向上级机关请求指示、批准。用于向上级机关请求指示、批准。 批复批复用于答复下级机关的请示。用于答复下级机关的请示。 条例条例用于党的中央组织制定规范党组织的工作、用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。活动和党员行为的规章制度。 规定规定用于对特定范围内的工作和事务制定具有约用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。束力的行为规范。 函函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，用于机关之间商洽工作、询问和答复

11、问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 会议纪要会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。用于记载会议主要精神和议定事项。 行政机关公文种类及适用范围行政机关公文种类及适用范围: : 命令命令（令）（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。宣布重大强制性措施；嘉奖有关单位和人员。 决定决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决

12、定事项。 公告公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 通告通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。项。 通知通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。周知或者执行的事项，任免人员。 通报通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。情况。 议案议案 适用于各级人民政

13、府按照法律程序向同级人民代适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 报告报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。级机关的询问。 请示请示 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 批复批复 适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。 意见意见 适用于对重要事项提出见解和处理办法。适用于对重要事项提出见解和处理办法。 函函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和

14、答复问题，请求批准和答复审批事项。问题，请求批准和答复审批事项。 会议纪要会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。（五）行文规则（五）行文规则 行文规则是党政机关公文处理必须遵循的基本准行文规则是党政机关公文处理必须遵循的基本准则，它反映了行文关系，决定文种的选择和公文的法则，它反映了行文关系，决定文种的选择和公文的法定效力，必须认真学习、准确理解、坚决贯彻执行。定效力，必须认真学习、准确理解、坚决贯彻执行。 1.1.确有必要，注重实效的规则确有必要，注重实效的规则 （1 1）能不发的尽量不发；）能不发的尽量不发； （2 2）能以部门发文的不请求党委、

15、政府或办公厅（室）能以部门发文的不请求党委、政府或办公厅（室）发文；发文； （3 3）能联合发文不有关部门单独发文；）能联合发文不有关部门单独发文； （4 4）传达上级文件不照搬照抄；）传达上级文件不照搬照抄； （5 5）文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。）文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。 存在问题：文件多、文字长；部门文件政府发。存在问题：文件多、文字长；部门文件政府发。 2.2.主办为主，充分协调的规则主办为主，充分协调的规则 公文中请示本级党委、行政或上级党委、行政的事公文中请示本级党委、行政或上级党委、行政的事项，涉及其他部门职责的，或需要联合行文的：项，涉及其他部门职责的，或需要联合行

16、文的： （1 1）主办部门主动征求有关部门意见，协办部门要）主办部门主动征求有关部门意见，协办部门要积极予以配合；积极予以配合； （2 2）意见不一致时，主办部门主要负责人要出面协）意见不一致时，主办部门主要负责人要出面协调；调； （3 3）仍不一致时，主办部门应列明理由和依据，经）仍不一致时，主办部门应列明理由和依据，经有关部门主要负责人会签后，上报党委、行政协调处理。有关部门主要负责人会签后，上报党委、行政协调处理。 存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责存在问题：不协调、难协调、矛盾上交；主要负责人出面少；不说明理由。人出面少；不说明理由。 3.3.按隶属关系和职权范围行文的规则按

17、隶属关系和职权范围行文的规则 （1 1）党委、政府不越级受理上行文；上级机关不越权行）党委、政府不越级受理上行文；上级机关不越权行文处理属下级职权范围的事项；下级机关职权范围的事项不文处理属下级职权范围的事项；下级机关职权范围的事项不应请示上级，不制发与上级规定相悖的公文。应请示上级，不制发与上级规定相悖的公文。 （2 2）在发文机关和行文内容上不得超越权限。）在发文机关和行文内容上不得超越权限。 （3 3）在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行文的）在行文方向上，要注意上行文、下行文和平行文的使用对象。使用对象。 （4 4）在文种的使用上，要注意各文种的适用范围。）在文种的使用上，要注意各

18、文种的适用范围。 函、意见可以上行、下行和平行；通知、纪要可以平行函、意见可以上行、下行和平行；通知、纪要可以平行和下行；议案一般平行；报告、请示上行；其余和下行；议案一般平行；报告、请示上行；其余6 6类类7 7个文种个文种下行。下行。4.4.明确时限，按时办文的规则明确时限，按时办文的规则 （1 1）在规定时限办文或按时回复，不能回复的，要说）在规定时限办文或按时回复，不能回复的，要说明理由；明理由； （2 2）部门之间征求意见或会签文件时，协办部门应在）部门之间征求意见或会签文件时，协办部门应在5 5个工作日内予以回复，特殊情况不能回复的，应主动与个工作日内予以回复，特殊情况不能回复的，

19、应主动与主办部门联系，否则为失职，主办部门可视其为无意见而主办部门联系，否则为失职，主办部门可视其为无意见而继续办文；继续办文； （3 3）各地各部门请示党委、政府批准的事项，应提前）各地各部门请示党委、政府批准的事项，应提前上报，一般事项不少于两周，紧急事项不少于上报，一般事项不少于两周，紧急事项不少于5 5 个工作日，个工作日，特别紧急的事项，应在文中说明紧急的原因和本部门办理特别紧急的事项，应在文中说明紧急的原因和本部门办理的经过。的经过。 存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因。存在问题：不明确时限；不按时办文；不说明原因。5.“5.“请示请示”应一文一事的规则应一文一事的规则

20、（1 1）一般只送一个主送机关；）一般只送一个主送机关； （2 2）请示问题涉及其他部门的，用抄送形式；）请示问题涉及其他部门的，用抄送形式； （3 3）请示不能同时抄送下级机关。）请示不能同时抄送下级机关。 存在问题：一文多事、多头主送。存在问题：一文多事、多头主送。 6. 6.党委、行政部门一般不向下级党委、行政行文党委、行政部门一般不向下级党委、行政行文的规则的规则 （1 1）党委、行政各部门除以函的形式商洽工作、询问和答）党委、行政各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下级党委、行政正式行文；复问题、审批事项外，一般不得向下级党委、行政正式行文； （2 2）

21、如需行文，应报请本级党委、行政批转或由本级党委、）如需行文，应报请本级党委、行政批转或由本级党委、行政办公室转发行政办公室转发; ; （3 3）特殊情况确需向下一级党委、政府行文的，应报经本）特殊情况确需向下一级党委、政府行文的，应报经本级党委、行政批准，并在文中注明经党委、行政同意。级党委、行政批准，并在文中注明经党委、行政同意。 存在问题：对下级党委、行政行下行文；未经批准越权正存在问题：对下级党委、行政行下行文；未经批准越权正式行文。式行文。 7. 7.党委、行政部门内设机构一般不对外行文党委、行政部门内设机构一般不对外行文的规则的规则 （1 1）部门内设机构除办公室外，不得向本部门机关

22、以）部门内设机构除办公室外，不得向本部门机关以外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审外的其他机关制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应由部门审批下达的事项；批下达应由部门审批下达的事项； （2 2）部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系，）部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系，只能以信函的形式行文。只能以信函的形式行文。 存在问题：越权行文、越权审批。存在问题：越权行文、越权审批。 8.8.上行文由主要负责人签发的规则上行文由主要负责人签发的规则 （1 1）各部门主送党委、行政的请示、意见、报告，必）各部门主送党委、行政的请示、意见、报告，必须由发文单位的主要负责人签

23、发；须由发文单位的主要负责人签发； （2 2）主要负责人指各级党政机关的正职或主持工作的）主要负责人指各级党政机关的正职或主持工作的负责人；负责人； （3 3）特殊情况（主要负责人处出学习、考察或离职）特殊情况（主要负责人处出学习、考察或离职）可由主持工作的负责人签发，发文单位应随文书面说明情可由主持工作的负责人签发，发文单位应随文书面说明情况。况。 存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签发存在问题：多个副职签发文件；或主持工作副职签发不说明原因。不说明原因。 二、公文格式（一）规定（一）规定 公文处理指公文的办理、管理、整理和归档公文处理指公文的办理、管理、整理和归档等一系列相互关联、

24、衔接有序的工作。它包括公等一系列相互关联、衔接有序的工作。它包括公文的起草、审核、签发、收发文、立卷、归档和文的起草、审核、签发、收发文、立卷、归档和销毁等内容。销毁等内容。 中共中央、中央办公厅，国务院、国务院办中共中央、中央办公厅，国务院、国务院办公厅，省政府、省政府办公厅，省委、省政府办公厅，省政府、省政府办公厅，省委、省政府办公厅、省教育厅近几年先后制定下发了公厅、省教育厅近几年先后制定下发了2020多个有多个有关公文处理的规定。关公文处理的规定。1.1.中共中央办公厅主要是中共中央办公厅主要是2 2个个 （1 1）中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例。中共中央办。中共

25、中央办公厅公厅19961996年年5 5月月3 3日以中办发日以中办发199619961414号文件印发。共十号文件印发。共十二章四十条。二章四十条。 （2 2）公文主题词表公文主题词表。中共中央办公厅秘书局。中共中央办公厅秘书局19931993年年5 5月印发，月印发，19981998年年8 8月重新修订。月重新修订。 2.2.国务院、国务院办公厅主要是国务院、国务院办公厅主要是2 2个个 国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法（国务院（国务院20002000年年8 8月月2424日发布）；日发布）； 国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式（国务院办公（国务院办公厅提出，国家质量

26、技术监督局厅提出，国家质量技术监督局19991999年年1212月月2727日发布）；日发布）； 3.3.省委系统省委系统1 1个个 关于大力精简文件切实提高公文处理质量和效率的意见关于大力精简文件切实提高公文处理质量和效率的意见（浙委办（浙委办200420043232号）号） 4.4.省政府系统主要是省政府系统主要是3 3个个 （1 1）关于贯彻国家行政机关公文处理办法的意见（浙）关于贯彻国家行政机关公文处理办法的意见（浙政发政发200120015 5号）；号）； （2 2）关于进一步加强公文审核把关的意见（浙政发）关于进一步加强公文审核把关的意见（浙政发200620061515号）号）;

27、; （3 3）浙江省人民政府工作规则浙江省人民政府工作规则（浙政发（浙政发20082008 2727号。号。5. .省教育厅省教育厅1 1个个 关于教育系统公文处理若干意见关于教育系统公文处理若干意见（浙教办（浙教办20012001230230号），号），20012001年年7 7月月6 6日印发。日印发。6.6.我校我校1 1个个 浙江师范大学公文处理办法浙江师范大学公文处理办法（浙师党办（浙师党办200520051 1号），号），20052005年年1 1月月4 4日印发。日印发。 （二）公文格式（二）公文格式 公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、主公文格式是公文的门面和形象，分为眉首、

28、主体、版记三部分，由约项基本要素组成。党政体、版记三部分，由约项基本要素组成。党政机关的公文必须保持庄重、大方的形象和统一、规机关的公文必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手特定的效用在形式上的重要体现，也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。公文格式是否段逐步信息化、规范化的客观需要。公文格式是否统一、规范，直接反映了党政机关公文处理水平和统一、规范，直接反映了党政机关公文处理水平和工作态度。工作态度。眉首眉首主体主体版记版记 1. 1.眉首部分眉首部分 （1

29、 1）公文份数序号；）公文份数序号； （2 2）秘密等级和保密）秘密等级和保密期限；期限； （3 3）紧急程度；）紧急程度； （4 4）发文机关标识；）发文机关标识； （5 5）发文字号；）发文字号； （6 6）签发人。）签发人。眉首眉首公文份数序号公文份数序号：党的机关秘：党的机关秘密级以上、行政机关机密级密级以上、行政机关机密级以上公文要标注份数序号。以上公文要标注份数序号。用阿拉伯数码顶格标于公文用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角第一行。编号不版心左上角第一行。编号不应少于应少于2 2位，位，1010以下数字前加以下数字前加“0”0”，如，如“0101、02”02”。秘密等级和保密期限秘

30、密等级和保密期限：秘密：秘密等级是公文保密程度的一种等级是公文保密程度的一种标志；用标志；用3 3号黑体标，党的机号黑体标，党的机关标于版心左上角，行政机关标于版心左上角，行政机关标于右上角；秘密等级依关标于右上角；秘密等级依次为次为“绝密绝密”、“机密机密”、“秘秘密密”。保密期限是对公文秘级。保密期限是对公文秘级的时效规定，中间用隔开。的时效规定，中间用隔开。如如“秘密十年秘密十年”、“机密机密二二十年十年”。紧急程度紧急程度：是对公文送达时：是对公文送达时限的要求，一般分为限的要求，一般分为“特急特急”、“急件急件”。特急件必须立即传。特急件必须立即传递并办理，急件也应马上办递并办理，急

31、件也应马上办理。党的机关公文标于左上理。党的机关公文标于左上角秘密等级下一行，行政机角秘密等级下一行，行政机关公文标于右上角秘密等级关公文标于右上角秘密等级下一行。注：公文标注紧急下一行。注：公文标注紧急程度的，一般在标题中不应程度的，一般在标题中不应出现出现“紧急紧急”字样；标题中如字样；标题中如果已出现果已出现“紧急紧急”字样，则不字样，则不再标注紧急程度。再标注紧急程度。发文机关标识：发文机关标识：即文件的即文件的“红红头头”，由，由“发文机关全称或规发文机关全称或规范范简称简称+ +文件文件”组成，一般用小组成，一般用小标标宋字体、红字，字号一般应小宋字体、红字，字号一般应小于国务院文

32、件，以显示其最高于国务院文件，以显示其最高行政机关地位。行政机关地位。注意点一注意点一：联合行文应将主办单位：联合行文应将主办单位名称排在前面，名称排在前面，“文件文件”二字置于发二字置于发文机关名称右侧居中。党政机关与文机关名称右侧居中。党政机关与同级的其他团体发文，发文机关的同级的其他团体发文，发文机关的排 列 顺 序 一 般 为 党 、 政 、 军排 列 顺 序 一 般 为 党 、 政 、 军、群。、群。注意点二注意点二：平行文和下行文，发文：平行文和下行文，发文机关标识于版心上面三分之一处，机关标识于版心上面三分之一处，即发文机关标识距上页边即发文机关标识距上页边62mm62mm；上；

33、上行文必须留出行文必须留出55mm55mm的空白供上级机的空白供上级机关批示文件用，即发文机关标识距关批示文件用，即发文机关标识距上页边为上页边为117mm117mm。发文字号：发文字号：简称文号，是公文制简称文号，是公文制发单位按发文顺序编列的公文代发单位按发文顺序编列的公文代号，主要是便于对公文的统计、号，主要是便于对公文的统计、查询和引用。由查询和引用。由“机关代字机关代字+ +年份年份+ +发文序号发文序号”组成。组成。注意点一注意点一：年份一定要用全称，并：年份一定要用全称，并用括起来，不能用（），也不用括起来，不能用（），也不能用能用 。注意点二注意点二：发文序号是公文的流水：发文

34、序号是公文的流水号，不能标号，不能标0101、0202，只能标，只能标1 1、2 2、3 3、4 4。联合行文标主办单位的发文字。联合行文标主办单位的发文字号。号。注意点三注意点三：发文字号下：发文字号下4mm4mm处印一条处印一条与版心同宽的红色反线。党的机关与版心同宽的红色反线。党的机关中间断开并加，行政机关为一条中间断开并加，行政机关为一条实线。实线。签 发 人签 发 人 ： 上 行 文 的 要 素 ，： 上 行 文 的 要 素 ，表示对上行文的请示事项负表示对上行文的请示事项负责，一般为发文单位主要负责，一般为发文单位主要负责人，即正职或主持工作副责人，即正职或主持工作副职。职。多个发

35、文机关就要标注多个签多个发文机关就要标注多个签发人。发人。与发文字号平行，标于发文字与发文字号平行，标于发文字号右侧。发文字号左空号右侧。发文字号左空1 1字，字，签发人右空签发人右空1 1字。字。“签发人签发人”用用3 3号仿宋，签发人姓名用号仿宋，签发人姓名用3 3号楷号楷体。体。主体主体 2.2.主体部分主体部分 （1 1）公文标题；）公文标题； （2 2）主送机关；）主送机关； （3 3）公文正文；）公文正文； （4 4）附件及说明；）附件及说明； （5 5）成文日期；）成文日期； （6 6）印章；）印章； （7 7）附注。）附注。公文标题公文标题：一般由：一般由“发文机关发文机关+

36、+事由事由+ +文种文种”组成。基本格式组成。基本格式为为“* * * * *关于关于* * * * * *的的* * * *”。标。标于于红色反线下空红色反线下空2 2行，用行，用2 2号小标号小标宋体。宋体。注意点注意点：标题排列要美观、对称。不标题排列要美观、对称。不能断句。能断句。 标 题 中 除 法 规 、 规 章 加标 题 中 除 法 规 、 规 章 加书名号外，一般不用标点。书名号外，一般不用标点。发文机关过多时，可以省略。发文机关过多时，可以省略。公文的发文机关：只能是单公文的发文机关：只能是单位或本单位的办公机构（办公位或本单位的办公机构（办公室、厅），内设机构不能对外室、厅

37、），内设机构不能对外行文。避免重复。在批转和转行文。避免重复。在批转和转发公文时，防止介词和文种的发公文时，防止介词和文种的重叠。重叠。主送机关主送机关：是公文的主要行文对：是公文的主要行文对象。主送机关应标明全称、规范象。主送机关应标明全称、规范简称或同类型机关的统称。标于简称或同类型机关的统称。标于标题下空标题下空1 1行，用行，用3 3号仿宋顶格号仿宋顶格写，回行时仍用顶格。写，回行时仍用顶格。注意点注意点：如 主 送 机 关 过 多 使 公 文 首 页如 主 送 机 关 过 多 使 公 文 首 页不能显示正文，可将主送机关移不能显示正文，可将主送机关移至版记主题词之下、抄送机关之至版记

38、主题词之下、抄送机关之上。上。上行文一般主送一个上级机关，上行文一般主送一个上级机关，不能多头主送。不能多头主送。党的机关公文的决议、决定、条党的机关公文的决议、决定、条例、规定等不标明主送机关，通常例、规定等不标明主送机关，通常用附注标明发放范围或在版记部分用附注标明发放范围或在版记部分用用“发发”字标明发放范围；行政机关字标明发放范围；行政机关公文的令、纪要、意见（省政府规公文的令、纪要、意见（省政府规定）不标明主送机关；用分送标明定）不标明主送机关；用分送标明主送、抄送范围。主送、抄送范围。 公文正文公文正文：这是公文的核心。：这是公文的核心。位于主送机关下位于主送机关下1 1行，每自然

39、行，每自然段左空段左空2 2字。数字、年份不能字。数字、年份不能回行。序号就按一、（一）、回行。序号就按一、（一）、1 1、（、（1 1）的顺序排列。）的顺序排列。附件及说明附件及说明：公文如有附件，：公文如有附件，应在正文之下空应在正文之下空1 1行，左空行，左空2 2字，用字，用3 3号仿宋标识。附件名号仿宋标识。附件名称后不加标点。转发公文不必称后不加标点。转发公文不必加注附件说明。加注附件说明。成文日期成文日期：指公文的生效时：指公文的生效时间，一般以领导人最后批准签间，一般以领导人最后批准签发的日期为准。联合行文的，发的日期为准。联合行文的，以最后签发领导人的签发日期以最后签发领导人

40、的签发日期为准。行政公文用汉字书写，为准。行政公文用汉字书写，党的机关用阿拉伯数字书写。党的机关用阿拉伯数字书写。标注于正文下方，右空标注于正文下方，右空4 4字，字，与正文空白不能过大，一般盖与正文空白不能过大，一般盖章后印章与正文相距章后印章与正文相距1 1行字以行字以内，以防止变造公文。内，以防止变造公文。印章：这是公文生效的标志，印章：这是公文生效的标志，是发文机关确认公文效力的凭是发文机关确认公文效力的凭证。盖法分为下套和中套式。证。盖法分为下套和中套式。 1. 1.落款处（成文日期之上）不署发落款处（成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。文机关名称，只标识成文日期。 2.

41、2.成文日期横向距离右空成文日期横向距离右空4 4字，纵向字，纵向距离依印章的大小而定，其标准为印章距离依印章的大小而定，其标准为印章加盖在成文日期上，上距正文加盖在成文日期上，上距正文1 1 行之内。行之内。 3.“3.“下套下套”方式：适用于带有国徽、方式：适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。加盖时印章印章下弧没有文字的印章。加盖时印章的图案和文字不压成文日期，仅以下弧的图案和文字不压成文日期，仅以下弧压在成文日期上。压在成文日期上。 4.“4.“中套中套”方式：适用于印章下弧方式：适用于印章下弧有文字的印章。印章的中心线压在成文有文字的印章。印章的中心线压在成文日期上。日期上。 注意

42、点一（只盖一个印章的单一机关发文）注意点一（只盖一个印章的单一机关发文）联合行文的用印：联合行文的用印： 两 个 单 位 联 合两 个 单 位 联 合 行文应将成文日期拉行文应将成文日期拉开，左右各空开，左右各空7 7字，字，主办单位印章在前，主办单位印章在前，两个印章均压成文日两个印章均压成文日期，相距不超过期，相距不超过3 MM3 MM。 注意点二：两个印章的位置和用印要求注意点二：两个印章的位置和用印要求 联合行文的用印：联合行文的用印： 三个以上单位联合行三个以上单位联合行文，上行时，行文单位都文，上行时，行文单位都要署单位名称，将印章加要署单位名称，将印章加盖在单位名称上；印章每盖在

43、单位名称上；印章每排最多排最多3 3 个；最后个；最后1 1排的排的1 1个或个或2 2个印章，应居中排个印章，应居中排布；成文日期标识在最后布；成文日期标识在最后1 1排印章之下空排印章之下空1 1行的位置，行的位置，右空右空2 2个字。个字。 只采用一种加盖方式；只采用一种加盖方式；每排印章的中心线对齐。每排印章的中心线对齐。注意点三：三个以上印章的位置和用印要求注意点三：三个以上印章的位置和用印要求附注：指公文中需要说明的事附注：指公文中需要说明的事项。如用于表示公文的阅读传项。如用于表示公文的阅读传达范围等。达范围等。 请示和上行文应在成文日请示和上行文应在成文日期之下空期之下空1 1

44、行、左空行、左空2 2字标注联字标注联系人和联系电话，并用（系人和联系电话，并用（ ）括起来。括起来。版记版记 3.3.版记部分版记部分 （1 1）主题词；）主题词； （2 2）抄送机关；）抄送机关； （3 3）印发机关和印发）印发机关和印发日期。日期。主题词主题词：是体现公文主题特征及：是体现公文主题特征及其归属类别的名词性词组，主要其归属类别的名词性词组，主要是方便计算机检索。一般应参照是方便计算机检索。一般应参照主管机关发布的主题词表标注。主管机关发布的主题词表标注。按类别词、类属词、文种的顺序按类别词、类属词、文种的顺序排列。排列。 每份文件主题词控制在每份文件主题词控制在1010个个

45、以内，一般以以内，一般以3-53-5个词为宜。个词为宜。“主主题词题词”三字用三字用3 3号黑体，居左顶号黑体，居左顶格，后用冒号；词目用格，后用冒号；词目用3 3号小标号小标宋，词目之间空宋，词目之间空1 1字。字。抄送机关抄送机关：指除主送机关之后需：指除主送机关之后需要执行或知晓公文内容的其他机要执行或知晓公文内容的其他机关，包括上级、下级或不相隶属关，包括上级、下级或不相隶属的单位。的单位。 在主题词下在主题词下1 1行标识，左空行标识，左空1 1字，中间用逗号，回行时与冒号字，中间用逗号，回行时与冒号后面的抄送机关对齐，最后一个后面的抄送机关对齐，最后一个抄送机关标句号。注意机关的顺

46、抄送机关标句号。注意机关的顺序。序。列抄送机关注意点：列抄送机关注意点： 抄送非抄报，即使抄送给上抄送非抄报，即使抄送给上级机关，也不用级机关，也不用“抄报抄报”。向上。向上级级机关的请示，不可同时抄送给同机关的请示，不可同时抄送给同级和下级机关。级和下级机关。印发机关和印发日期印发机关和印发日期： 印发机关是指导公文的印制印发机关是指导公文的印制主管部门，一般指办公室或文秘主管部门，一般指办公室或文秘部门。部门。 印发日期以公文付印的日期印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。为准，用阿拉伯数字标识。 两者标于抄送机关之下，印两者标于抄送机关之下，印发机关左空发机关左空1 1字，印发

47、时间右空字，印发时间右空1 1字。不能写打字人、校对人或印字。不能写打字人、校对人或印数。此外，党的机关还有数。此外，党的机关还有“共印共印份份”这一要素。报送省委、这一要素。报送省委、省政府办公厅的公文省政府办公厅的公文, ,还应在版还应在版记下方规定位置印制二维条码。记下方规定位置印制二维条码。上行文格式示例上行文格式示例（1 1）发文机关一般用全）发文机关一般用全称，后不加文件二字；称，后不加文件二字；（2 2）在发文机关）在发文机关4MM4MM之之下印一条上粗下细的武下印一条上粗下细的武文线，在距下页边文线，在距下页边20MM20MM处印一条下粗上细的文处印一条下粗上细的文武线，线的长

48、度为武线，线的长度为170MM170MM；（3 3）份数序号、秘密等）份数序号、秘密等级、紧急程度标在武文级、紧急程度标在武文线下左上角顶格，发文线下左上角顶格，发文字号标在武文线下右上字号标在武文线下右上角顶格。角顶格。4.4.公文的信函格式公文的信函格式（1 1）发文字号、签）发文字号、签发人位置出错；发人位置出错；（2 2）会签人要素出）会签人要素出错；错；（3 3）标题中经贸委）标题中经贸委应用全称；应用全称；（4 4）签发人均为副）签发人均为副职，且未说明理由；职，且未说明理由；（5 5）文种为上行文，）文种为上行文，与主送单位不符。与主送单位不符。 错误实例评析错误实例评析 请示报

49、告不分请示报告不分: : 请示性公文请示性公文用报告类公文；用报告类公文；也违背报告不得也违背报告不得请示性事项的规请示性事项的规定。这是目前较定。这是目前较为普遍的现象。为普遍的现象。由于报告类公文由于报告类公文上级机关通常作上级机关通常作阅件处理，这样阅件处理，这样就极可能误事，就极可能误事，起码也影响办文起码也影响办文效率。效率。眉首格式、排版格式眉首格式、排版格式不规范：不规范：1.1.眉首未占首页的五眉首未占首页的五分之三位置；分之三位置；2.2.发文机关标识未加发文机关标识未加“文件文件”； 3.3.发文字号位置不准发文字号位置不准确，未用六角括号确，未用六角括号; ;4.4.公文

50、标题字号不规公文标题字号不规范范; ;5.5.排版版面过于拥挤。排版版面过于拥挤。用印、时间、版记用印、时间、版记不规范：不规范：1.1.印章加盖方式不印章加盖方式不规范，应用下套方规范，应用下套方式；式；2. 2. 生效时间行政生效时间行政机关公文应用汉字；机关公文应用汉字；3.“3.“抄送抄送”要素错要素错为为“抄报抄报”，且未，且未空一格。空一格。 不符合信函格式不符合信函格式要求：要求： 1.1.未标发文字号；未标发文字号；2.2.签发人位置不签发人位置不正确；正确；3.3.文种应为文种应为“报报告告 ” ， 而 不 是， 而 不 是“汇报汇报”；4.4.标题排列不美标题排列不美观；观

51、； 1.1.发文标识不规发文标识不规范。未用红头文范。未用红头文件。件。2.2.用印位置、方用印位置、方式和落款时间不式和落款时间不规范。规范。3.3.版记部分位置版记部分位置出错。应置于最出错。应置于最后一面最下方的后一面最下方的规定位置。规定位置。1.“1.“附件附件”二字不二字不全全”；序号应用阿；序号应用阿拉伯数字和圆点标拉伯数字和圆点标点符号；点符号；2.2.附件说明中会议附件说明中会议纪要和执行通知书纪要和执行通知书后应注明发文字号；后应注明发文字号；3.3.上行文应加盖印上行文应加盖印章。章。签发人字迹难辩认: 这份文件眉首、版记部份格式都不规范：眉首部份未按上行这份文件眉首、版

52、记部份格式都不规范：眉首部份未按上行文格式用大版头（占首页五分之三）、未标注签发人；版记部份主文格式用大版头（占首页五分之三）、未标注签发人；版记部份主题词不规范；用抄报、分送、打字、校对、共印题词不规范；用抄报、分送、打字、校对、共印1010份等要素均是错份等要素均是错误的。将厅局作为公文印发机关也不妥当，应当是厅局办公室。误的。将厅局作为公文印发机关也不妥当，应当是厅局办公室。 这份文件用这份文件用“建议建议”做文种是错误的，应当用做文种是错误的，应当用“意见意见”文种；主送机关将省政府办公厅与省发改委、省监察厅并列文种；主送机关将省政府办公厅与省发改委、省监察厅并列也不妥当；印章加盖方式

53、不对；版记部份缺主题词，用也不妥当；印章加盖方式不对；版记部份缺主题词，用“报报”、“抄抄”、“发发”、“共印共印4040份份”、“校对校对”等要素等要素也是错误的。也是错误的。 这份文件首页漏印，印刷、分发过程把关不严，属无这份文件首页漏印，印刷、分发过程把关不严，属无效文件；印章位置也不准确。效文件；印章位置也不准确。公文格式不规范：眉首部分缺乏要素。公文格式不规范：眉首部分缺乏要素。 三、公文写法三、公文写法 主旨主旨公文的灵魂公文的灵魂材料材料公文的血肉公文的血肉结构结构公文的骨架公文的骨架语言语言公文的面貌公文的面貌 ( (一一) )公文主旨公文主旨 公文主旨是公文所表达的中心思想或

54、基本观点。确立公文公文主旨是公文所表达的中心思想或基本观点。确立公文主旨应当做到正确、集中、鲜明和新颖。主旨应当做到正确、集中、鲜明和新颖。 正确。符合法律和党的方针政策；符合客观实际。正确。符合法律和党的方针政策；符合客观实际。 集中。一个中心；一般集中。一个中心；一般“一文一事一文一事”。 鲜明。表明态度；达到目的。鲜明。表明态度；达到目的。 新颖。创新；新情况、新问题，新办法、新措施。新颖。创新；新情况、新问题，新办法、新措施。 1. 1.公文主旨公文主旨“三要素三要素” （1 1）中心思想）中心思想 （2 2）原委背景）原委背景 （3 3）行文目的）行文目的 2.2.公文的主旨来源公文

55、的主旨来源 （1 1）领导意图）领导意图 （2 2）工作实践）工作实践 （3 3）文件文献）文件文献（二）公文材料（二）公文材料 作者用来表现主旨的事实和依据作者用来表现主旨的事实和依据 理性材料和事实材料；理性材料和事实材料； 直接材料和间接材料；直接材料和间接材料； 现实材料和历史材料；现实材料和历史材料； 具体材料和概括材料。具体材料和概括材料。 （三（三) )公文结构公文结构1.1.公文的结构方式具有程式化的特点：公文的结构方式具有程式化的特点：“五个要素五个要素三个部分三个部分”（1 1）五个要素：）五个要素： 依据依据公文制作的原由、背景、政策、理论、法公文制作的原由、背景、政策、

56、理论、法 规等；规等；目的目的公文达到什么意图；公文达到什么意图；文种承启语文种承启语以文种为动词的过渡性语言；以文种为动词的过渡性语言；事项事项公文的具体内容，是公文的重点；公文的具体内容，是公文的重点；要求要求提出希望、要求。提出希望、要求。（2 2）三个部分：开头；主体；结尾。）三个部分：开头；主体；结尾。关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定关于表彰袁汉辉同学和华师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府，省府直属单位：各市、县、自治县人民政府，省府直属单位： 袁汉辉同学在第袁汉辉同学在第3434届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东省争届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌，为广东

57、省争了光。了光。为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省为表彰袁汉辉同学及华师大附中等单位的突出成绩，为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，的数学奥林匹克竞赛活动，培养青少年热爱科学、勇于进取的精神，省省人民政府决定：人民政府决定： （一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元；（一）给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元； （二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元；（二）给予华师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元； （三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖（三）给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和

58、奖金各五千元。金各五千元。 希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成希望袁汉辉同学和受表彰的单位，戒骄戒躁，再接再厉，争取更大成绩。绩。 广东省人民政府广东省人民政府 一九九三年八月十五日一九九三年八月十五日 在上例中：在上例中： 所标的内容为依据；所标的内容为依据；所标的内容为目的；所标的内容为目的；所标的内容为文种承启语；所标的内容为文种承启语；所标的内容为事项；所标的内容为事项；所标的内容为要求。所标的内容为要求。 A.开头部分。开头部分。 开门见山、直切主题、统领全文、一目了然。开门见山、直切主题、统领全文、一目了然。 1.根据式根据式。简要说明行文的依据。如。简要

59、说明行文的依据。如“根据根据”、“遵照遵照”等。等。 2.目的式目的式。直叙行文目的。如。直叙行文目的。如“为了为了”、“为为”等。等。 3.导语式导语式。简要揭示公文的主旨。常用于。简要揭示公文的主旨。常用于“请示请示”、“报告报告”、“调查报告调查报告”、“总结总结”、“纪要纪要”等。等。 4.表态式表态式。直接表明态度。多用于。直接表明态度。多用于“批复批复”、复、复“函函”等。等。 5.致意式致意式。多用于礼仪文书。如贺信、贺词、贺电。多用于礼仪文书。如贺信、贺词、贺电。 6.综合式综合式。通常是下行文中对上述某几种方法的综合。通常是下行文中对上述某几种方法的综合运用。运用。 B.B.

60、主体部分。主体部分。 主体部分是正文的核心内容。应紧扣主题，观点明主体部分是正文的核心内容。应紧扣主题，观点明确，段落清楚，层次分明。确，段落清楚，层次分明。 1.纵向组合结构。纵向组合结构。一是直叙式。通常按时间先后、一是直叙式。通常按时间先后、 以事情发展过程为序纵向展开。用于内容比较单一，叙以事情发展过程为序纵向展开。用于内容比较单一，叙事性强的文种。二是递进式。按提出问题（翔实、简事性强的文种。二是递进式。按提出问题（翔实、简明）、分析问题（有理有据）、解决问题（明确具体、明）、分析问题（有理有据）、解决问题（明确具体、切实可行）的思路安排结构。常用于论理性较强的文种。切实可行）的思路