会议会务服务工作流程

1、会议会务服务工作流程1、小型会务工作的服务流程1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提 前 30 分钟到岗。2）到岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。3）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证 有一个舒适整洁的会议环境，协助工作人员提前布置好会场。4）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10 分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。5）参会人员进入会场后， 服务员应举止大方地为他们递上茶水， 并每隔 15 分钟加茶水一次。6） 服务工作要细致周到， 服务中要做到三轻（走路轻、 讲话轻、动作轻）。7）会议快结束时

2、， 服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。8）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关 好灯、音响、空调、门窗等。2、中、大型及重要会议的会务工作服务流程1）在接到会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向相关领导 汇报。第 1 页2）会务人员根据会议需要，提前准备好横幅、绿摆、鲜花、果盘等。3）提前对会议室进行检查，与会议主办方保持联系，对座位、 名位牌、 会标等进行核对， 对影视、 音响、 灯光、 花卉、 绿摆、 茶水、 卫生、通道等进行检查，要求达标后，对会议室封闭管理，不准无关 人员进入会场。4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提 前 50 分钟到岗。5）到

3、岗后，首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时报告修理。6）仔细做好会议室的桌子、椅子、凳子的清洁卫生工作，保证 有一个舒适整洁的会议环境。7）提前将消毒完毕的茶杯摆放好，准备好茶叶和开水，提前10 分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员。8）如需要控制电梯，则提前安排人员控制。9）参会人员进入会场后， 服务员应举止大方地为他们递上茶水， 并每隔 15 分钟加茶水一次。10）服务工作要细致周到， 服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、 动作轻），若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交代的事情。11）会议快结束时， 服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员。12）

4、会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关第 2 页好灯、音响、空调、门窗等。13） 会务部在会议期间应与保安部加强联系， 防止无关人员骚扰 会场，并注意会议期间的用电设备安全，保证消防通道的畅通，紧急 情况下，应有服务人员在场进行疏导。3、会议接待服务流程3.1 目的规范会议接待工作流程， 切实把会议接待工作提高到一个崭新的服务水平。3.2 适用范围适用于所有会议接待工作流程的控制与管理。3.3 职责3.3.1 项目部项目经理负责本工作流程的监督与落实执行情况；3.3.2 客服员负责本工作流程的具体实施与会议接待的全面管理工作；3.3.3 会议接待服务员负责执行好本规程。3.3.4

5、 会议工作规程3.4 会议类型3A 级：国家、省部级领导和客户要求的部门2A 级：市级领导、来访的重要客户；外省、市级的参观团。A 级：同行业市级参观团、区级领导；3.4.1 准备工作第 3 页3A 级： 总经理或总经理指定人员提前 24 小时、 6 小时、 3 小时、1 小时、 30 分钟分别与主要接待方负责人进行对接。2A 级：项目部项目经理提前6 小时、 3 小时、 1 小时、 30 分钟与主要接待方进行对接。A 级：客服部负责人提前3 小时、 1 小时与通知方进行对接。3.4.2 宣传准备3A 级：主要接待方提前与电视台联系，记者现场采访、摄像； 公司安排专人进行拍照；提前准备横幅、指

6、示牌；确定行程路线、欢 迎鲜花形式。2A 级:公司安排专人进行拍照； 提前准备横幅、指示牌； 用花盆、 装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。A 级：提前准备指示牌用花盆、装饰花、绿色植物布置大厅等公共区域。3.4.3 人员准备3A 级：各级管理人员按分工做好秩序维护、水电保障、设备 运行安全等工作；客服部安排迎宾、引领、会议室服务、休息区服 务和应急服务。2A 级：客服部安排专人负责会议服务、休息区服务；A 级：客服部安排专人负责会议服务；3.4.4 物料准备3A 级：会议摆台用品：台布、A4 纸、 笔、矿泉水、茶水、果盘、 接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生第 4

7、页间配备用品：洗手液、抽取纸。2A 级：会议摆台用品：台布、A4 纸、 笔、矿泉水、茶水、果盘、 接碟、抽取纸、果签、烟缸等。根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。A 级： 会议摆台用品： 台布、 A4 纸、 笔、 茶水、 抽取纸、 烟缸等。 根据会议通知单要求准备用品。卫生间配备用品：洗手液、抽取纸。3.4.5 检查准备：3A 级：客服部负责人提前 6 小时检查物料准备、人员准备，组 织人员进行演练操作，分别提前 1 小时、 30 分钟、 10 分钟检查物料准备、人员准备情况。2A 级：客服部负责人分别提前 1 小时、 30 分钟检查物料准备、人员准备情况。A 级： 客

8、服部负责人分别提前 1 小时、 30 分钟检查物料准备、人员准备情况。3.4.6 日常会务工作 （A 级）（1）会议接待服务人员必须注意自己的仪表，穿好工作服，提 前 15 分钟到岗；（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常（提 前半小时打开灯光;提前 1 小时打开空调；影视音响设备由会议主办方负责协调主管设备人员）及时与会议接待主管和客户方协调。（3）仔细检查会议室的桌子、椅子等会议使用物品的清洁卫生 工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；第 5 页（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备茶叶，打好开水，提前15 分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（5）参会人员进入会场后，

9、服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔 15 分钟加茶水一次；（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（7）会议主管必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情 况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（9）会议结束后， 及时做好会议室的清洁卫生工作， 并关好灯、音响、空调、门窗等。3.4.7 2A 级、 3A 级中、大型及重要会议的会务工作（1）客服部接到 2A，3A 及重要会议通知后，作出详尽的会议安排及时向项目部项目经理汇报；（2）客服部主管根据会议需要，若要悬挂横幅则通知会议预定 单位提前一天

10、准备好横幅;提前两小时安排摆放好鲜花；（3）提前一天对会议室全面检查， 应与会议主办单位保持联系， 对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯 光、花卉摆设、茶水准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标 后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，第 6 页提前 1 小时到岗；（5）仔细检查会议室的桌子、椅子等的清洁卫生工作，保证有 一个舒适整洁的会议环境；（6）提前 1 小时按会议要求进行摆台，准备茶叶，打好开水， 提前 15 分钟再会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶 水，香巾并每隔 15 分钟加茶水一次，并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好 领导交待的事情；（9）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（10） 客服领班必须到场监督服务员工作， 巡视会议室的准备情 况和会议的进行情况，以便有突发事情及时应对；（11） 会议快结束时， 服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（12） 会议结束后， 及时做好茶杯及通知保洁做好会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门窗等；3.4.8 客服在会议期间应加强与