学生会第五届第二任团学秘书部干事培训PPT

1、公共管理学院团委学生会公共管理学院团委学生会秘书部干事培训秘书部干事培训1.公文的简单排版公文的简单排版2.常委会会议材料的简单排版常委会会议材料的简单排版3.通知及电话的相关事宜通知及电话的相关事宜4.日常办的礼貌用语等相关事项日常办的礼貌用语等相关事项公文的三种发文字号公文的三种发文字号1.公管青发：常规性正式公文，主要是制度公管青发：常规性正式公文，主要是制度 性文件性文件2.公管青秘：常规性正式文件，主要是工作安排公管青秘：常规性正式文件，主要是工作安排等短期性文件等短期性文件3.公管青：挂院网的非正式公文公管青：挂院网的非正式公文 一、公管青发的排版一、公管青发的排版（一）发文字号（

2、一）发文字号1.位置：居中、表头下方空位置：居中、表头下方空2行、字体大小行、字体大小 为为3号号2.汉字字体：仿宋汉字字体：仿宋GB2312 数字字体：数字字体：Times New Roman3.符号：六角号符号：六角号 （在英文半角状态下输入在英文半角状态下输入） （二）标题（二）标题1.位置：发文字号下空两行、字体大小位置：发文字号下空两行、字体大小3号、号、居中居中2.字体：宋体、加粗、二号字体：宋体、加粗、二号3.行距：固定值行距：固定值36磅磅（三）抬头（三）抬头1.位置：位置： 标题下方空一行、字体大小标题下方空一行、字体大小3号、号、顶格书写顶格书写2.字体：字体： 仿宋仿宋G

3、B2312、三号、三号、冒号冒号半角状半角状态下输入态下输入（四）根据实际提出的一些说明或要求（四）根据实际提出的一些说明或要求1.字体：仿宋字体：仿宋GB2312、三号、三号2.行距：单倍行距行距：单倍行距3.段落：首行缩进段落：首行缩进2个字符个字符 ( (五）签发日期五）签发日期1.位置：说明下方空位置：说明下方空3行、大小行、大小3号、右对齐号、右对齐且右缩进且右缩进6个字符个字符2.字体：仿宋字体：仿宋GB2312、 3号号3.注意：年份为注意：年份为“二一二一”的表达方式，的表达方式，月份月份不能为阿拉伯数字不能为阿拉伯数字（六）正文（六）正文1.标题：宋体、二号、加粗、居中、单倍

4、行距标题：宋体、二号、加粗、居中、单倍行距2.正文内容：正文内容：（）位置：标题下空一行、大小（）位置：标题下空一行、大小号号（）字体：仿宋（）字体：仿宋GB2312、号号（）段落：两端对齐首行缩进（）段落：两端对齐首行缩进个字符、个字符、行距为单倍行距或行距为单倍行距或1.5倍行距倍行距（可视情况作适度调整可视情况作适度调整）（）副标题：黑体、（）副标题：黑体、号号（七）主题词（七）主题词1.字体：宋体、字体：宋体、号号2.词间距：词间距：个字符个字符（八）版面（八）版面页边距：上页边距：上 6.2cm 下下 3.5cm 内内2.8cm 外外2.6cm页眉：页眉：1.5cm 页脚：页脚：2.

5、5cm方向：纵向方向：纵向 装订线：左装订线：左（九）补充（九）补充1.数字字体都是数字字体都是Times New Roman2.符号都需在半角状态下输入符号都需在半角状态下输入3.公文页数始终是公文页数始终是双双数数4.序号：序号：“一、一、（一）（一） 1、 （1） ” 二、公管青秘的排版二、公管青秘的排版1.公管青秘的排版与公管青发的排版大致相同，公管青秘的排版与公管青发的排版大致相同，但也存在不同之处。但也存在不同之处。2.不同不同（1）发文字号）发文字号位置：表头下方、右对齐位置：表头下方、右对齐（2）标题）标题位置：发文字号下方空一行、大小位置：发文字号下方空一行、大小号号行距：单

6、倍行距行距：单倍行距（3）版面）版面页边距：上页边距：上 3cm 下下 2.6cm 内内2.6cm 外外2.4cm页眉：页眉：1.5cm 页脚：页脚：1.6cm三、常用文体排版标准三、常用文体排版标准（一）页面设置（一）页面设置 文件页面设置按以下路径打开：文件文件页面设置按以下路径打开：文件/页面设置页面设置（此为（此为office2003版本下的打开方式，版本下的打开方式，office2007版版本略有不同，在此不赘述）本略有不同，在此不赘述）1、页边距：、页边距：上下左右都为上下左右都为2.4cm 装订线装订线0cm，装订线位置：左，装订线位置：左2、版式：、版式：（1）距边界：页眉）距

7、边界：页眉1.2cm，页脚：，页脚：1.2cm（2）文本对其方式：两端对齐）文本对其方式：两端对齐 3、纸张 标准A4纸 4、行距 1.0倍或1.5倍行距，可视具体情况选择。 备注：在word默认情况下，一般只需要设置页边距和行距两项数据指标。 三、正文内容格式要求三、正文内容格式要求 1、标题：华文中宋，三号，加粗居中； 2、标题下空五号大小一行； 3、数字、字母字体：Times New Roman，时间的冒号在半角状态下输入； 4、二级标题：标题前空两格，标题为黑体、五号、加粗； 5、正文：宋体、五号，首行缩进两个字符； 6、正文各部分内容之间视情况空出五号大小一行； 7、正文结束后，在落

8、款和日期前空出五号大小三行，特殊情况下可视情况调整； 8、落款和日期不采用右对齐的段落格式，而是输入空格，直到自动跳至下一行前为止；年份为“二一”的表达方式，月份不能为阿拉伯数字，其位置处于落款中下方左右； 9、各级标题的序号从高级到低级一次是“一、（一） 1、 （1） 1 ”，其下如果还有列项，则用小写英文字母表示。如果级别不多，则可在第二级是使用“1、”，然后再使用后面的序号。 四、通知及电话相关事宜四、通知及电话相关事宜（一）发通知和打电话时应注意礼貌，以个人名义发信息或打（一）发通知和打电话时应注意礼貌，以个人名义发信息或打电话时应先表明身份。再说通知事宜。电话时应先表明身份。再说通知

9、事宜。如：师兄如：师兄/师姐你好！我是（公管学院团学）秘书部的干事师姐你好！我是（公管学院团学）秘书部的干事。现有一份。现有一份活动的邀请函，已放到你的宿舍楼下，活动的邀请函，已放到你的宿舍楼下，请你尽快领取。谢谢！请你尽快领取。谢谢！（二）若是对团学内部的群发短信，则开头应为（二）若是对团学内部的群发短信，则开头应为“常委常委/部长部长/委委员你好！员你好！”；结尾应为；结尾应为“收到请回，谢谢！收到请回，谢谢！”署名应为署名应为“团学团学秘书部秘书部”。如：常委你好！明天（如：常委你好！明天（月月日）日）时将在团学办公室召开时将在团学办公室召开会，请准时出席。收到请回，谢谢！会，请准时出席

10、。收到请回，谢谢！ 团学秘书部团学秘书部（三）某些通知，如：（三）某些通知，如：“团学各个部门的通知团学各个部门的通知”、“秘书部内秘书部内部人员通知部人员通知”、“秘书部例会通知秘书部例会通知”等，由专门人员负责，其等，由专门人员负责，其他人员不得发送。他人员不得发送。（四）以（四）以“团学秘书部团学秘书部”为名义的通知，应在发送完毕后，告为名义的通知，应在发送完毕后，告知负责登记的同事，登记通知发送的时间和内容等相关信息。知负责登记的同事，登记通知发送的时间和内容等相关信息。五、日常办公的礼貌用语及相关事宜五、日常办公的礼貌用语及相关事宜（一）注意礼貌，见到老师、师兄、师姐们需问好。（一）注意礼貌，见到老师、师兄、师姐们需问好。（二）当老师或师兄、师姐们有需要时，应主动帮忙。（二）当老师或师兄、师姐们有需要时，应主动帮忙。（三）值班应准时，按时签到、签走。（三）值班应准时，按时签到、签走。（四）值班时应及时了解近两天活动室的借用情况、（四）值班时应及时了解近两天活动室的借用情况、（五）每个班次值班的人员，应及时了解上一班同事所（五）每个班次值班的人员，应及时了解上一班同事所交代的任务，并及时完成。交代的任务，并及时完成。（六）查看近期公文，派发给当天值班的同事。（