中小企业办公自动化系统(XPOA)的设计思考

1、中小企业办公自动化系统（XPOA）的设计思考摘要:在许多中小型公司，员工普遍使用计算机和一些办公软件来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，更需要提高整体工作效率。利用计算机技术和网络通讯技术，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化系统，为管理部门提供现代化的综合信息服务，实现管理自动化和事务处理自动化,以提高办公效率和管理水平，实现企业各部门日常业务工作的规范化、电子化、标准化。因此，需要在公司内开发一个自动化办公系统,借助公司局域网实现办公的网络化和自动化，提高工作效率，而企业从中获得的利益不仅仅是经济上的，还有振奋了的士气和优化了的企业形象。关键词

2、:企业办公自动化设计公自动化系统不仅仅是办公无纸化，也不仅仅是办公过程的电子化、数字化，它应该在信息利用、协同工作、决策支持等方面发挥出巨大的作用，它要完成的工作包括信息统计分析、知识管理、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。XPOA的设计是基于Web的办公自动化系统，它采用Internet标准技术、以通用浏览器为前端的最新一代办公系统，涵盖日常办公管理的基本流程，具有很强的通用性，为公司营造具有综合信息处理能力的现代化网络办公环境，以使领导决策、公务处理、个人事务处理建立在更为现代化、信息化的工具与手段之上，真正实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，同时,对企业

3、信息化管理具有非常大的意义。1办公自动化系统的理论和技术分析建设信息化系统的总体目标是：以先进的计算机和通信技术为主要手段,以实现企业关键办公应用为导向，搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台。通过网络技术，实现办公司的办公、资源共享、高效协同的事务处理机制，为企业建立一个即时有效的信息交流通道,建立高质量和合高效率的信息网络，为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段，实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理。”虽然办公自动化系统具有一定的通用性，但在不同的0A发展年代和不同软硬件发展阶段，办公自动化系统所能实现的功能相差甚远。早期办公自动化系统主要负责文字处理、表格编制、文档管理

4、、行文管理等一般性事务工作。随着计算机软硬件技术和Internet的迅猛发展，办公自动化系统内容不断扩展，系统不断升级，真正意义上的办公自动化系统要体现资源共享、协同工作、决策支持等方面功能。在对现代办公自动化系统进行了深入分析研究后，认为系统应该采用B/S体系结构和J2EE开发架构并以PHP作为主要开发语言，MySQL作为后台数据库。2系统需求分析系统需求分析就是对所开发项目进行全面调研，主要是对用户的需求调查与分析，以确定系统实现目标，这是系统建设的重要环节。中小企业相对大型企业来说规模较小，但其在功能上对系统的需求却是十分全面的。大体可分为：一方面是通过网络发布通知消息、收发E-mail

5、为主的方式，让公司所有员工及时知晓各种信息，并管理个人工作日程安排、请假申请、物品申领、查询通知等日常办公功能；另一方面是面向公司业务的办公面管理。就是采用信息技术处理企业办公业务，使企业员工能够及时方便地共享信息资源、交流工作心得，高效办公工作，实现公司上下协同工作。当前很多中小企业决策者都认识到,在现有人员和设备的基础上，利用自动化办公管理系统，能提咼工作效率，使企业的管理适应市场要求，在竞争中立于不败之地。通过对中小企业的需求分析，应用后将一改传统的纸面办公效率低下、重复劳动、通讯手段落后的状况，不仅可以加快日常工作的处理速度，而且可以提供更快更准确的信息以供领导作出正确的决策。同时,该

6、系统的建成将会使领导和业务人员对信息的使用发生质的变化，信息已不再是放在档案柜中不便查询的死信息”。3系统功能模块分析中小企业虽然规模较小、员工较少，但为了快速的提高工作效率,加强自己的竞争力，适应企业管理信息化的要求。在设计办公自动化系统的功能时要建立于自己情况相符合的办公自动化信息系统，具有各自企业的特色，总体来说要不仅要包括企业日常办公的常用功能，还应该包含日常办公中的许多功能，同时还包括部分业务协作功能。大部分办公自动化系统在充分进行用户需求分析的基础上根据用户需求确定系统的八大模块功能。(如图1)集中式管理是Internet时代集企业的必然选择。而集中式管理的重要技术手段,就是通过统一的企业综合管理门户，将企业内部的业务应用进行整合与关联，实现真正的多组织、多业务、跨地域的面向未来的信息化应用模式。中小企业办公自动化系统作为一个企业应用的开发平台，平台本身所提供的固定功能涵盖了内部通信、信息发布、业务流程自动化、集中的文档管理、分布式办公等基本功能，构建了企业应用的基础。参考文献1 臧文科，刘希玉，李雪修.基于软构件的智能网络办公系统的研究与实现J.计算机应用研究，2004,9.2 盼旭,杨宗凯.基于工作流对象的网络办公软件设计J.计算机工程与应