审核管理与发证

1、于洪江交通部海事局审核中心电话：010-6529325813693132407l1、审核发证规则和程序审核标准和方法；l2、审核报告的审定及发证审核发证机构所做的工作；l3、审核员管理：评估、考核、注册；l4、其他：临时增加DOC副本、多船旗管理、审核组审核费用的管理等等。l第一章概述l标准-审核发证的标准l1、回答公司（船舶）具备什么条件l2、经过什么样得手续才可以发证l3、发什么样的证l目的：l为实施ISM/NSM规则，实现国际公约国内立法化，确定公司发证标准、方法（规范行为、明确权利、责任和义务）和程序。l参考依据：l1、ISM规则、IMO的实施指南l2、我国实施规则的具体情况监督管理、

2、分工问题等。l1、审核管理机构交通部海事局l2、审核发证机构：l指定机构直属机构；l授权机构地方海事局；l认可机构中国船级社。l公司初次审核年度审核跟踪审核附加审核临时审核换证审核l船舶初次审核中间审核换证审核临时审核l分五种情况来说明l初次审核l年度审核l跟踪审核l附加审核l临时审核l3个条件l1、具有独立法人资格(依据公司法)l2、已建立文件化的安全管理体系l3、安全管理体系已在公司船舶（相关的船种至少1艘）运行3个月l1）送谁-向谁递交申请l2）递交的材料-4方面的材料l安全管理手册；lSMS文件清单；lSMS有效性评价及管理复查报告；l船舶管理协议（船舶管理公司）。l1、受理申请；l2

3、、准备审核l3、实施审核：l预审l正式审核l5项内容l是否管辖范围：船籍港管辖；l是否符合申请条件：3个条件；l申请材料是否齐全：4个材料；l安全管理手册是否全面阐述公司如何实施SMS；lSMS是否可能符合ISM或NSM规则。l材料审查通过-l准备审核-安排审核组；l不通过-公司可以补充、修改或重新提交申请。l审核组派出l1、审核内容-文件审核包括：覆盖性-ISMNSM符合性-国际国内强制性规定2、公司义务：提供文件及材料3、结果：通过-进入式审核；不通过-公司采取纠正措施，重新申请。l（通常情况预审和正式审核一起进行）1、文件审核：以预审中发现问题为主2、活动审核：对公司机关运行SMS的客观

4、证据记录、台帐等；3、代表船审核：每个相关船种至少1艘船舶）有效运行SMS的客观证据、记录、台帐等；4、审核报告：综合审核情况确定审核结论，评价SMS运行有效性。1、通过审核的公司符合证明及副本DOC（10个工作日内）；2、代表船直接发安全管理证书SMC；3、不通过审核的3个月后重新申请（应采取纠正措施）；4、对于因故DOC被收回/失效的6个月后重新申请。l审核申请l时间：DOC周年日之前3个半月l附带的材料：1、SMS修改情况说明；2、SMS有效性评价/管理性复查报告。l注意；SMS组织机构及文件重大修改应报所在地海事机构和审核发证机构。1、文件符合性：SMS采取纠正或修改的与ISM/NSM

5、符合性；2、活动审核：运行SMS的证据，包括船舶、岸上；3、审核报告：总体评价SMS运行有效性。l审核通过：签发DOC年度签注页l有问题：进行跟踪审核-6个月内提出申请。特别情况的说明：l关于代表船审核：4次年度审核要求覆盖全部船种；l关于分支机构审核：4次年度审核要求覆盖全部分支机构；l关于完成时间：年度审核要求在DOC周年日前或后3个月内完成。 1.时限:申请-提前3至6个月“符合证明”有效期完成(有效期届满前)2.申请材料5方面的材料：1)最新版的安全管理手册2)对原体系的修改说明（如有时）3)安全管理体系文件清单4)有效性评价或管理复查报告（对最新体系的）5)船舶管理协议（如有代管船）

6、。3.审核过程-内容、范围和方法同初次审核相同；（缺预审）4.审核结论1)通过-发新的“符合证明”2)通过但有不符合规定情况-也可以发新的“符合证明”，应按要求进行纠正，必要实施是跟踪审核3)不通过6个月后再申请初次审核。l原因-年度审核和换证审核中发现:有严重不符合规定的情况；有大量一般不符合规定的情况且审核发证机构认为已严重影响到安全管理体系运行的有效性。l时限-要求公司在6个月内提出申请（指定期限内）l内容:客观证据-对不符合规定情况的纠正措施；有效性-采取纠正措施后，安全管理体系的运行情况。l审核结论:通过审核符合证明继续有效没有提交跟踪审核申请或审核没有通过-收回符合证明l是仅对持有

7、符合证明的公司实施的审核;l原因-有五项原因可导致附加审核:公司发生重大事故；公司连续发生事故；所管船舶在FSC/PSC检查中连续被滞留；直接利害关系人举报公司SMS存在重大问题；公司发生其他影响SMS运行有效性的重大事件。l附加审核范围:覆盖引发附加审核的原因影响符合性和有效性的所有相关方面发现严重不符合规定情况，可扩大审核范围，直至实施全面审核。l审核结论:通过-维持证书有效性,符合规定情况的处理，与年度审核和换证审核相同;不通过-收回证书。l其他:拒不接受审核的公司，符合证明作为失效处理；审核不需要公司申请，由审核发证机构自行安排。l1、原因不同；年审换证存在不符合/问题跟踪；五种原因附

8、加l2、申请规定不同；跟踪-要求申请l3、性质不一样；跟踪是附属的；附加是独立的l4、审核的范围不一样；跟踪针对l附加可扩大l5、证书的处理方式不一样。收回跟踪l新建公司l新增船种l条件3个条件具有独立法人资格已建立文件化SMS实施计划-6个月内实施符合ISM/NSM要求的SMSl申请材料-四个方面材料安全管理手册SMS文件清单计划实施SMS的计划船舶管理协议（代管船舶时）l核材料审查：四个方面内容管辖范围审核申请条件审核材料是否齐全安全管理手册是否阐述如何实施SMSl材料审查通过，安排审核组实施审核；不通过，应补充、修改或重新提交申请。l审核过程：二方面内容SMS与ISM/NSM的符合性可能

9、性-6个月内实施SMS的可能性。l临时DOC有效期6至12个月，经临时审核的公司只能在有效期内申请初次审核，不得再次申请临时审。l对船舶的审核包括：l初次审核；l中间审核；l换证审核；l临时审核。1、申请递交：1）向谁递交申请：审核发证机构-具有相应审核发证权；2）委托受理申请的机构审核发证机构所委托；3）抄送申请要求：船籍港船舶登记机关DOC的发证机关（如果没有向其递交船舶审核申请）。2、船舶具备的条件（3个条件）1）“DOC”已取得并适合该船种；2）SMS文件已配备到船；3）SMS已运行3个月以上。3、递交的申请材料（2种材料）1）SMS文件清单（与该船有关的）；2）有效性评价或管理复查报

10、告。4、材料审查（3方面内容）1）管辖范围是否本机构管辖范围；2）申请条件是否符合；3）材料齐全所递交的申请材料是否齐全材料审查未通过的公司可以补充、修改或重新提交申请。5、审核内容包括三项：lDOC是否适合该船种；lSMS文件审核是否适合于该船；lSMS活动审核在船上运行是否有效。6、审核结论：l通过审核并经审核发证机构审定发SMC证书；l不通过或经审核发证机构审定不同意发证的应采取纠正措施3个月后重新申请。7、其他：lSMC证书有效期5年服从于中间审核；lSMC失效的3个月内可申请初次审核。1、中间审核时间第23个月至第30个月之间（SMC签发后）2、申请材料（两项）：1）SMS文件修改说

11、明（如有）；2）SMS运行的有效性评价或管理性复查报告。3、审核内容（两项）：1）SMS文件修改的适合性；2）SMS运行的有效性。4、审核结论：通过审核组审核，审核组长在SMC上予以中间审核签注。5、其他1）中间审核和签注应在SMC第2和第3个周年日之间完成；2）审核中发现的不符合规定的情况，按要求进行纠正。l时间：之前3-6个月提出l申请材料：有三条SMS文件清单（与该船有关的）有效性评价或管理复查报告SMS文件修改说明（与该船有关的）l审核内容-内容、范围和方法与初次审核相同l审核结论：审核通过的换发新SMC；没通过的6个月后再次申请初次审核。l其他：换证审核及发证时限在SMC有效期内；不

12、符和规定的情况应按要求纠正。l新造船舶；l新承担一艘船舶的安全管理责任；l更换船旗。l船舶具备的条件公司取得的DOC或临时DOC适用于该船种船舶已配备SMS文件l申请材料SMS文件清单（与该船有关的）；l3个月内公司对该船实施内部审核的计划l材料审核3方面是否属于受理机构的管辖范围船舶是否符合条件申请材料是否齐全l1、DOC或临时DOC覆盖该船种；l2、公司在该船运行的SMS覆盖了ISM/NSM；l3、三个月内审计划已做好；l4、船长及高级船员熟悉SMS及运行计划；l5、开航前指令已下达；l6、SMS信息已提供（熟悉的语言）。l审核内容2方面DOC是否适合该船种SMS文件是否适合该船l审核结论

13、通过审核发临时SMC；不通过可以采取措施重新申请。l其他临时SMC有效期为6个月，可以延期6个月；不得再次申请临时审核，在临时SMC有效期内，必须申请初次审核并取得SMC。1、不因通过审核而解除责任的规定2、审核过程中公司应提供的方便：提供工作便利提供证据材料与审核员合作3、管理公司的责任义务若干准则将做规定：应坚持安全第一和环境保护的原则同意承担ISM/NSM所规定的所有责任和义务具有最终决定权主要对审核员的要求：l公正高效和监督检查原则l保密原则l投诉和调换原则l处罚原则1、总共十三章。除一、二、三章外，其余各章均为审核具体事务；2、目的：过程控制；统一行为；保证质量。3、适用范围：海事机

14、构；授权或认可机构可参照自行制定报备。l部海事局负责全面管理；部海事局授权CCS对国际航行船舶审核发证；部海事局委托审核中心具体管理；l部海事局指定-片区海事局：负责对本地区航运公司安全管理体系的审核发证工作协调管理；具体管理国内航运公司安全管理体系的审核发证工作-国内航运公司安全管理体系审核组的指派；DOC及SMC的签发；l片区海事局指定-当地海事机构：负责受理申请；审查申请材料；l审核组-具体审核；对指派机构负责；提交审核报告。l公司初次审核发证（第四章）；l年度审核与签注（第五章）；l换证审核（第六章）；l跟踪审核（第七章）；l附加审核（第八章）；l临时审核（第九章）。l1、受理申请；l

15、2、准备审核；l3、实施审核：l预审；（包括）l正式审核；（包括）1、当地海事机构收到公司审核的申请后,应依据审核发证规则的规定立即对申请材料进行审查。2、对通过审查的（当地海事机构）应填写：1）安全管理体系审核发证登记表（格式A）2）申请材料审查报告（格式B）并于五个工作日内将申请材料审查报告报送审核发证机构。应报送部局审核中心的，需经由片区海事机构转送。3、审核发证机构和当地海事机构均应建立公司审核档案。、列出审核计划（下月的）；2、确定审核时间，确定审核组组成；3、提前一周须完成的事项：审核安排方案（格式C）-制订；接受审核通知（格式D）-向公司发；接待审核组通知（格式E）或协助审核通知

16、（格式F）（必要时）-向当地海事机构发；审核员商调函（格式G）-审核员所在单位。4、审核员应按审核安排方案赴指定地点参加审核；5、实施审核前，当地海事机构应向审核组提供有关对公司日常监督管理的材料或情况。1、预审采取审核组集中看文件的方式（时间2天，可增加1天）；2、预审按以下过程进行：l开预备会-主要内容是介绍申请材料审查情况和预审工作内容，确定预审阶段审核计划（格式H），分配审核任务；l向通报计划-明确需要被审核方配合的事宜；l实施预审（文件审核）-填写文件审核记录（格式J）；l如发现送审的文件存在重大问题，可在召开审核组全体会议研究后，中止审核。3、文件审核结束后的工作：l审核组编写预审

17、阶段安全管理体系审核报告（格式U）-交由当地海事机构报送审核发证机构（复制一份交被审公司）；l预审未通过的，审核组应向公司通报有关情况，并提供“问题清单”；l预审通过的，审核组应与公司初步商定正式审核时间。预审与正式审核可连续进行（可以不要审核报告）。1、正式审核原则上由对该公司进行预审的审核组按照审核安排方案实施；2、正式审核的方式：l查看文件；l检查安全管理体系运行的各种记录及其它客观证据；l访谈公司相关人员；l观察并审核具体部门和具体管理活动等。3、审核时间：3天内，预审与正式审核连续进行的，5天内。1、召开审核组预备会-回顾预审工作情况、确定正式审核阶段审核计划、分配审核任务；2、实施

18、文件审核-填写文件审核记录；3、召开首次会议；4、实施活动审核-填写活动审核记录（K）；5、代表船审核-船舶审核报告（代表船）（格式V）。6、召开审核组会议-综合分析、研究审核中搜集到的客观证据，确认并汇总审核中发现的不符合规定的情况，总体评估SMS与ISM/NSM的覆盖性和符合性、公司安全管理活动SMS的符合性、SMS运行的有效性。7、编写审核报告，开具不符合规定的情况报告（格式N）。不符合规定的情况报告中的不符合描述、审核员意见、审核组长意见、纠正措施及其确认栏签字确认等均应在召开末次会议前填写完成。8、召开末次会议，由审核组长简要总结审核情况并宣布审核意见，公司领导表态。参加末次会议的人

19、员原则上同首次会议，时间限定在一小时以内。9、全部审核工作结束后，审核组应将审核报告及审核所形成的其它材料交由当地海事机构报送审核发证机构（复制一份交被审公司）。l首次会议(时间一小时以内)的内容包括：l1、审核组与公司分别介绍各自与会人员；l2、被审核方简要介绍建立和实施安全管理体系及备审情况；l3、审核组简要介绍审核依据、方法、计划安排和有关要求；l4、审核组宣布审核纪律；l5、其它有关事宜。l1、审查审核报告材料是否齐全；l2、审核过程是否符合规则规定，是否依据审核计划实施；l3、审核的范围、内容是否达到要求；l4、审核文书是否符合要求；l5、不符合的事实、依据、性质以及描述是否准确；l

20、6、审核报告是否如实反映了公司SMS的符合性和运行的有效性。l审核员工作情况的评估：l1、审核组的评估-组长的评估（组长由派出机构评估）；l2、公司反应情况直接邮寄北京；l3、日常的评估-派出机构评估；l-可能直接与本人见面；l4、年底评估、注册。l公司年度审核l年度审核与初次审核流程上的区别在于“实施预审”，其余基本相同。l1、受理申请；l2、准备审核；l3、实施审核。l换证审核程序与初次审核相同。l跟踪审核申请的受理、审核的准备与实施按照年度审核的有关规定进行，与年度审核的流程一致。l附加审核的程序-需要重新制定。由审核发证机构根据审核需要参照本程序关于年度审核的流程制定程序，报部海事局核

21、准后实施。l受理申请；l准备审核；l实施审核。l受理申请l1当地海事机构收到公司关于船舶的审核申请后，应依据审核发证规则的规定立即对申请材料进行审查。l2对通过审查的,当地海事机构应填写安全管理体系审核发证登记表，形成申请材料审查报告，并于五个工作日内将申请材料审查报告报送审核发证机构。l3审核发证机构和当地海事机构均应建立船舶审核档案，并在该船所属公司的审核档案中登记有关内容。l准备审核l1审核发证机构接到申请材料审查报告后，应与船舶所属公司根据船期情况商定审核时间和地点，并提前一周提出审核安排方案，通知当地海事机构，向公司发接受审核通知，同时发出审核员商调函。l2审核员应按审核安排方案赴指定地点参加审核组的工作。l3实施审核前，审核组应向船籍港船舶登记机关了解对该船日常监督管理的情况。l船舶审核方式：l检查船上各种相关记录；l访谈相关船员；l观察有关操作活动等，在一天内完成。l船舶审核按以下过程进行：l1审核组长主持召开审核组预备会，讨论确定审核计划，并向审核员分配工作任务。l2审核组熟悉有关体系文件。l3召开首次会议-时间限定在30分钟-内容参照公司审核的首次会议内容；l4活动审核-并填写活动审核记录；l5召开审核组会议-综合分析、研究审核中搜集到的客观证据，确认并汇总审核中发现的不符合规定的情况，总体评估船上安全管理活动