文件的5S管理培训教材

1、1-封面中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司2017年11月12日中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司2-一、前言办公室办公室5S5S包括多方面内容，文件管理是主要项目包括多方面内容，文件管理是主要项目之一，文件之一，文件5S5S活动的目的主要是为了提高办公事务活动的目的主要是为了提高办公事务效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作效率、减少查找文件的时间，创建干净整洁的工作环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。环境，同时也体现了公司整体管理水平的高低。衡量文件衡量文件5S5S活动水准的一个重要指标就是找出文活动水准的一个重要指标就是找出文件所需的时间。件所需的时间。文件的

2、文件的5S5S活动是从废弃开始的。活动是从废弃开始的。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司3-二、纸质文件5S目的 文件、信息的共享和有效利用；文件、信息的共享和有效利用； 减少寻找文件的时间，提高工作效率；减少寻找文件的时间，提高工作效率；办公室空间的有效利用；办公室空间的有效利用； 办公环境的改善；办公环境的改善； 提高办公事务效率。提高办公事务效率。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司4-三、纸质文件5S的原则 文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管；管； 对原件实施管理：不随意复印或使用复印件；对原件实施管理：不随意复印或使用复印

3、件； 分类归档管理：不要使文件私有化；分类归档管理：不要使文件私有化； 文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司5-四、纸质文件的5S整理1S 整理整理2S 整顿整顿3S 清扫清扫4S 清洁清洁5S 素养素养文件的文件的整理整理一般可以按照以下几个步骤进行：一般可以按照以下几个步骤进行：设定废弃文件的对象和废弃基准：文件是有生命周期的。设定废弃文件的对象和废弃基准：文件是有生命周期的。财务文件财务文件永久保存；永久保存；品质文件品质文件为了进行品质追溯，保存一定时间。为了进行品质追溯，保存一定时间。长期不用的文件

4、、无效或旧版文件以及其他没有保存价值的文长期不用的文件、无效或旧版文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。件都是整理和废弃的对象。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司6-四、纸质文件的5S整顿1S 整理整理2S 整顿整顿3S 清扫清扫4S 清洁清洁5S 素养素养文件的文件的整顿整顿：文件的分类归档管理，目的：建立一个：文件的分类归档管理，目的：建立一个简洁的文件体系，以便达到对文件进行高效管理。简洁的文件体系，以便达到对文件进行高效管理。根据业务内容进行分类：程序文件、管理办法、通知等；根据业务内容进行分类：程序文件、管理办法、通知等；设定文件分类管理基准：年度、项目。设定文

5、件分类管理基准：年度、项目。使用工具：文件袋、文件夹、文件柜等。使用工具：文件袋、文件夹、文件柜等。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司7-四、纸质文件的5S清扫1S 整理整理2S 整顿整顿3S 清扫清扫4S 清洁清洁5S 素养素养文件的文件的清扫清扫：维护对归档的文件特别是经常使用或中、：维护对归档的文件特别是经常使用或中、长期保存的文件和文件柜要定期进行长期保存的文件和文件柜要定期进行清扫清扫维护。维护。损坏或遗失的文件要进行及时的修补；损坏或遗失的文件要进行及时的修补；发行新版本时，要及时回收销毁旧版本。发行新版本时，要及时回收销毁旧版本。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司

6、8-四、纸质文件的5S清洁1S 整理整理2S 整顿整顿3S 清扫清扫4S 清洁清洁5S 素养素养文件的文件的清洁清洁：明确文件管理责任人。一般地，安排经：明确文件管理责任人。一般地，安排经常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好常使用此文档的员工承担清洁和维护的责任较好 。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司9-四、纸质文件的5S素养1S 整理整理2S 整顿整顿3S 清扫清扫4S 清洁清洁5S 素养素养文件的素养：养成好的习惯文件的素养：养成好的习惯 时时要求员工能很好地维护文件的时时要求员工能很好地维护文件的5S5S状态，做到状态，做到爱护地使用文件，使用完后及时归位，按规定要求复爱

7、护地使用文件，使用完后及时归位，按规定要求复印和发放文件，培养工良好的习惯。印和发放文件，培养工良好的习惯。中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司10-五、电脑文件的管理为什么要做好电脑的文件管理？为什么要做好电脑的文件管理？中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司11-五、电脑文件的混乱现象中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司12-五、电脑文件的三要素中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司13-五、电脑文件的存放路径QQ记录的所在的地方记录的所在的地方：分区：分区/文件夹文件夹/子文件夹子文件夹/文件名，如：文件名，如：C:UsersyangdDocumentsQQEIM F

8、iles3001395532硬盘硬盘树身树身分区分区（CDEFCDEF盘）盘）大的枝桠大的枝桠文件夹文件夹分枝，内嵌分枝，内嵌文件夹文件夹小枝桠小枝桠文件文件树叶树叶中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司14-五、电脑文件的属性能看的！能看的！能改的！能改的！只能看！只能看！不能改！不能改！防修改！防修改！一般你看不到一般你看不到设置了才能看设置了才能看可防错误删除可防错误删除中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司15-五、电脑文件的分类电脑文件的分类，可根据纸质文件的类别划分。电脑文件的分类，可根据纸质文件的类别划分。对于音频、视频、图片等分类，可根据事件的发生对于音频、视频、图片等分类，可根据事件的发生时间、部门、事件名称进行分类。时间、部门、事件名称进行分类。n例如：例如：2017年年3月月4日安装车间培训图片日安装车间培训图片中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司16-六、3月3-4日检查情况中 山 市 贵 宝 电 器 有 限 公 司